Работаем с текстовыми процессорами

Форматирование с помощью образцов

Есть одна функция Word и WordPerfect, которой порой не придают значения, но она позволяет копировать примененное к выделенной области текста форматирование (шрифты, цвета, начертание и т. д.) и устанавливать его для других частей документа. В Word эта функция называется «Формат по образцу» (Format Painter), а в WordPerfect — QuickFormat (быстрый формат). Ее использование сокращает время форматирования документа. Вот как это делается.

Word 97 и 2000. Выделите блок документа, атрибуты форматирования которого вы хотите применить для другого текста. Если текст с подходящим форматированием отсутствует, то выделите и отформатируйте любой блок. На панели инструментов нажмите значок «Формат по образцу» — он похож на кисточку. (Чтобы распространить скопированное форматирование на несколько текстовых блоков, дважды щелкните мышью на значке.) Затем проведите курсором-кисточкой по тексту, который вы собираетесь отформатировать. С помощью функции «Формат по образцу» полностью копируется форматирование абзаца, включая отступ и межстрочный интервал. Можно выделить текст, набрав соответствующие клавиши на клавиатуре или как-то по-другому. Чтобы завершить действие функции, еще раз отметьте мышью значок «Формат по образцу» или нажмите клавишу .

Функция QuickFormat редактора WordPerfect позволяет отформатировать выделенные блоки текста, абзацы и таблицы

WordPerfect 8 и 9. Если требуется скопировать формат с какого-либо блока текста, а не абзаца, то выделите этот блок. А чтобы скопировать формат абзаца, щелкните на нем мышью. На панели инструментов укажите значок QuickFormat — он напоминает валик. Затем в диалоговом окне QuickFormat отметьте опцию форматирования. Редактор WordPerfect автоматически установит ее и отформатирует выделенный текст (если нужно, то можно выбрать и другой формат). Нажмите ОК.

Функция QuickFormat позволяет копировать и такое форматирование, которое используется в таблицах, — в диалоговом окне имеется необходимая для этого опция. Если вы переносите все атрибуты форматирования для блока текста, то проведите по этому тексту курсором-валиком, а если вы хотите отформатировать абзац, то просто щелкните на новом выбранном абзаце мышью. Выделить текст также можно с помощью клавиш или как-то иначе. Чтобы отключить эту функцию, еще раз щелкните мышью на значке QuickFormat.

Быстрое создание горизонтальных линий

На многих Web-узлах документы расчерчены горизонтальными линиями, чтобы можно было быстро и эффективно выделить разделы и отметить важные моменты. Думаете, создать горизонтальные линии в Word и WordPerfect — сложная задача? Это не так. Обе программы предоставляют «горячие» клавиши.

Word 98 и 2000. Функция Word «Автоформат при вводе» (AutoFormat As You Type) позволяет за считанные секунды выполнять не только простые, но и сложные горизонтальные линии. Сначала трижды введите необходимый символ и нажмите . В таблице показано, как организовать несколько типов линий в Word и WordPerfect.

Чтобы подобрать ширину сделанной таким образом линии, установите курсор непосредственно на ней и переместите расположенные на линейке маркеры отступов в необходимую позицию. Если это не сработает, то включите функцию «Автоформат». Выберите пункты «Сервис? Автозамена» (Tools?AutoCorrect) и в диалоговом окне «Автозамена» (AutoCorrect) перейдите к закладке «Автоформат при вводе» (AutoFormat As You Type). Включите опцию «К границам» (Borders) и нажмите ОК. Помните, что подобные линии могут использоваться только как цельные горизонтальные — в них нельзя включать текст или другие символы.

Чтобы удалить линии, укажите пункты «Формат?Границы и заливка» (Format?Borders and Shading) и выберите тип «Нет» (None).

WordPerfect 8 и 9. Функция Format-As-You-Go (формат при вводе) редактора WordPerfect предлагает более ограниченный набор горизонтальных линий, чем функция «Формат при вводе» редактора Word. В WordPerfect 8 или 9 введите четыре тире или четыре одинаковых символа и нажмите .

Выравнивание последней строки абзаца

Если вы работаете с выровненным по ширине текстом (строки которого доходят до обеих границ), то иногда требуется выровнять все строки абзаца, включая и последнюю, зачастую неполную. В Word 98 и 2000 можно добиться этого, нажав в конце уже выровненного по ширине абзаца вместо клавиши (создается новый абзац) комбинацию клавиш + (создается новая строка). Чтобы сделать то же самое в WordPerfect 8 и 9, щелкните мышью на значке Justify All (выровнять все) на панели инструментов Formatting (форматирование). Используйте данный способ только тогда, когда строка почти достигает правой границы. Если же это не так, то «растяните» строку, введя между словами дополнительные пробелы.

Открытие нескольких документов

Чтобы открыть в Word 97, 2000 или WordPerfect 8, 9 несколько документов, вовсе не обязательно указывать для каждого из них пункты «Файл?Открыть» (File?Open). Просто выберите один раз пункты «Файл?Открыть» и, нажимая на клавишу , щелкните мышью на каждом документе, который хотите открыть. Выберите необходимые для работы документы, нажмите кнопку «Открыть», и тогда все они одновременно откроются.

Чтобы открыть несколько документов, нужно при нажатой клавише выделить необходимые файлы, а затем отметить кнопку «Открыть»

Отступы с двух сторон

Общепринято при форматировании различных изданий выделять цитируемый текст, делая отступы от полей слева и справа. Данный формат применяется и в академических изданиях, и в периодической печати. Редакторы WordPerfect 8 и 9 предлагают простой способ решения этой проблемы. Установите курсор в начале абзаца с цитируемым текстом (либо выделите один абзац или, если нужно, несколько) и задайте комбинацию клавиш ++. Таким образом для цитируемого материала будут сделаны отступы.

Чтобы создать отступы текста от полей слева и справа, нажмите клавишу и щелкните мышью на поле «Стиль»

Для увеличения размеров этих отступов в Word 97 и 2000 необходимо либо обратиться к диалоговому окну «Абзац» (Paragraph), либо использовать линейку, на которой можно переместить маркеры отступов. Для выполнения данной операции нельзя назначить «горячиe» клавиши, однако если внимательно просмотреть стили, включенные в шаблон normal.dot, то можно подобрать необходимый стиль абзаца. Вот как это можно сделать.

Установите курсор внутри абзаца, для которого нужно выполнить левый и правый отступы, или выделите несколько абзацев. Нажмите клавишу и щелкните мышью на стрелке, расположенной рядом с полем «Стиль» (Style) на панели инструментов «Форматирование» (Formatting), — появится список не только наиболее часто используемых, но и всех доступных стилей. Найдите стиль «Цитата» (Block Text), который позволит отформатировать ваш текст должным образом, сохраняя тот же шрифт, что установлен и в стиле «Обычный» (Normal). После того как новый стиль будет применен для форматирования документа, он войдет в список используемых стилей, и его можно будет назначить для любого блока текста.

Если такое форматирование приходится делать часто, то можно написать макрос с данной последовательностью операций, а чтобы быстро вызывать его, назначить ему значок на панели инструментов. За дополнительной информацией обращайтесь к справочной системе редактора Word.

Защита документов от внесения изменений

Редакторы Word 97 и 2000 предлагают такой способ защитить документы от внесения изменений в их содержимое, при котором другие пользователи смогут открывать их, не пользуясь паролем. Увы, описание этого способа, составленное компанией Microsoft, настолько запутано, что его можно так никогда и не найти. Завершив работу с документом, проделайте следующее.

1. Выберите пункты «Сервис?Установить защиту» (Tools?Protect Document).
2. В диалоговом окне «Защита документа» (Protect Document) задайте опцию «Ввода данных в поля форм».
3. В поле «Пароль» (Password) введите любой пароль и затем нажмите ОК.
4. В диалоговом окне «Подтверждение пароля» (Confirm Password) еще раз введите пароль и снова нажмите ОК.

Если для редактирования потребуется отменить защиту, то откройте документ, отметьте пункты «Сервис?Снять защиту» (Tools?Unprotect Document), введите пароль, когда он будет запрошен, а затем нажмите ОК.

Джордж Кэмпбелл

Полная отмена форматирования в Word