Конвертирование документов в Word 97

В среде MS-DOS обычно применяется кодировка ASCII, а в среде Windows — ANSI. У этих кодировок совпадают те части, которые относятся к латинскому алфавиту, специальным символам, цифрам, знакам препинания и математическим операциям, а различаются — относящиеся к другим алфавитам и псевдографике. Форматирование документов во всех текстовых редакторах в среде DOS совместимо, если только не используются какие-либо их специфические особенности («собственные» специальные шрифты, управляющие команды в тексте и т. д.). В среде Windows положение другое: в большинстве редакторов форматы документов имеют принципиальные различия, причем у некоторых из них могут быть одинаковые расширения имени файла (.doc, .txt и т.д.). Поэтому при использовании различных текстовых редакторов и разных форматов документов возникают определенные проблемы. Некоторые из них и способы их разрешения рассмотрим на примере Word 97.

Преобразование документов встроенными конвертерами

При создании документов в «родном» формате Word 97 используется кодировка ANSI, устанавливается расширение .doc, специальный внутренний формат, а также образуется служебная область в начале файла (как минимум 20 Кбайт). Документы, не отвечающие этим требованиям, условно можно назвать нестандартными. При загрузке и сохранении редактор Word 97 может преобразовывать такие документы встроенными конвертерами, число «штатных» единиц которых задается при установке MS Office 97.

Чтобы обработать нестандартные документы, выберите в редакторе пункты «Сервис? Параметры», отметьте закладку «Общие» и включите опцию «Подтверждать преобразование при открытии». При открытии документа в поле «Тип файлов» диалогового окна «Открытие документа» установите значение «Все файлы (*.*)». Выключите опции «Быстрое сохранение» и «Автосохранение» («Сервис?Параметры?Сохранение). Теперь, когда вы попытаетесь вызвать нестандартный документ, появится диалоговое окно «Преобразование файла» со списком типовых форматов документа (будьте внимательны, формат, предлагаемый по умолчанию редактором, не всегда верен), из которого нужно выбрать необходимый и нажать OK.

Для большинства документов, созданных в среде DOS, а также сохраненных в среде Windows как «Текст DOS...», следует использовать формат «Текст DOS» или «Текст DOS с форматированием» (конкретный вариант подбирайте экспериментально). Если указать «Текст DOS» и открыть документ, который был сохранен в среде DOS, то редактор Word может воспринять каждую строку как отдельный абзац, что затруднит форматирование. Чтобы это исправить, можно, конечно, воспользоваться функцией «Автоформат» (выберите «Формат?Автоформат» и нажмите OK), однако вид документа может измениться до неузнаваемости. И потому будет правильнее в диалоговом окне «Преобразование файла» указать «Текст MS-DOS с форматированием» (правда, есть вероятность, что нарушится выравнивание строк по правому краю и останутся ненужные мягкие переносы).

Чтобы сохранить нестандартный документ, лучше обратиться к пунктам «Файл?Сохранить как» и в появившемся списке выбрать необходимый формат документа (кроме того, можно задать новое имя файла). Если указать формат «Текст DOS...», то документ будет сохранен в ASCII-кодировке, т. е. его можно будет обрабатывать редакторами, работающими в среде DOS (для полного сохранения параметров форматирования больше подойдет формат «Текст DOS с форматированием»). А все остальные форматы позволят сохранить документ в ANSI-кодировке.

Особенности основных форматов документов

Чтобы при сохранении документа не утратить форматирование, в Word 97 следует выбирать его «родной» формат — «Документ Word (.doc)». Если же в дальнейшем документ придется обрабатывать иным редактором и/или в другой операционной среде или минимизировать размер файла документа, например для передачи его по электронной почте, на дискетах, для резервного хранения и т. д., то только тогда следует использовать другие форматы.

Для создания документа в формате Word 6.0/7.0 в поле «Тип файла» диалогового окна «Сохранение документа» следует указать «Word 6.0/95» (расширение .doc) или «Текст в формате RTF» (расширение .rtf). Эти форматы, а также «RTF для Word 97 и 6.0/95 (.doc)» практически эквивалентны для пользователя (в смысле сохранения параметров форматирования документов) и представляют собой разновидности формата RTF (с размером служебной области от 2,5 Кбайт). Вообще, при выборе RTF все параметры форматирования сохраняются (в ANSI-кодировке), и такие документы можно редактировать в большинстве текстовых процессоров для среды Windows.

Если использовать форматы с расширениями .txt (кроме Unicode), .asc (ASCII-кодировка) и .ans (ANSI-кодировка), то будет сохранен только текст документа (в некоторых случаях может остаться минимальное форматирование, например разбиение текста на строки и/или абзацы, тип шрифта и т. д. в зависимости от конкретного формата).

Внешние конвертеры

Кроме «штатных» конвертеров, входящих в Office 97, есть и внешние, с соответствующими им форматами документов (они, как правило, адекватны уже рассмотренным). Внешние можно подразделить на встраиваемые, автономные и гибридные. Так, к последним можно отнести «Лексикон — Word 6.0/7.0/97» компании Microsoft. Он устанавливается дополнительно, имеет две модификации (16-разрядную для Windows 3.x и 32-разрядную для Windows 95/98/NT) и состоит из двух частей. Первая встраивается непосредственно в Word в виде дополнения, с помощью которого можно открывать документы «Лексикона» с автоматическим конвертированием в один из стандартных форматов Word с учетом версии последнего. Вторая часть — это независимая программа конвертирования документов из «Лексикона» в формат .rtf (преобразование происходит без открытия редактором Word документов). Данный конвертер может обработать любые DOS-тексты со стандартным шрифтом (созданные редакторами в среде как DOS, так и Windows в форматах «Текст DOS...»). Конвертер корректно преобразует абзацы (без знака конца абзаца в каждой строке), однако ненужные мягкие переносы сохраняются и иногда нарушается выравнивание строк по правому краю. Псевдографика, различные таблицы и обрамление часто конвертируются неадекватно.

С помощью «автономного» конвертера Word 97—Word 6.0/7.0 компании Microsoft можно преобразовать файлы из формата Word 97 в Word 6.0/7.0, не открывая документы.

Эти конвертеры распространяются бесплатно, их можно переписать с российского Web-узла Microsoft: http://www.microsoft.com/rus.

И все же учтите, что даже при использовании самых удачных средств конвертирования не следует надеяться на то, что преобразованный документ будет полностью адекватен исходному.