Работаем с текстовыми процессорами

Макросы: сила и слабость

Никто не сомневается в непревзойденных возможностях инструмента Visual Basic for Applications для создания макросов в Word и других приложениях пакета Microsoft Office. Однако он имеет один очень серьезный недостаток — с макросами могут распространяться вирусы. Редакторы Word 97 и 2000 способны сохранять макросы внутри документа, а при открытии или закрытии файла автоматически запускать их. Последняя вспышка «эпидемии», вызванная вирусом Мелисса в апреле этого года (распространяется с присоединенными к сообщениям электронной почты файлами), заставила задуматься о последствиях, к которым могут привести макровирусы, а также о важности защиты от них. Вот несколько рекомендаций.

Используйте защиту от макровирусов. Для включения встроенной в Word 97 системы защиты от вирусов выберите пункты «Сервис?Параметры» (Tools?Options) и в диалоговом окне «Параметры» (Options) выделите закладку «Общие» (General). Убедитесь, что включена опция «Защита от вирусов в макросах» (Macro Virus Protection), и нажмите ОК. Если вы работаете с Word 2000, выберите пункты «Сервис?Макрос?Безопасность» (Tools?Macro?Security), отметьте закладку «Уровень безопасности» (Security Level) и задайте опцию «Высокая» (High) или «Средняя» (Medium). После этого нажмите ОК.

Обезвредьте ловушки. Когда вы открываете документ, содержащий макрос, на экране появляется диалоговое окно. Если вы не уверены в безопасности макроса, то нажмите одну из кнопок — «Отключить макросы» (Disable Macros) или «Не открывать документ» (Do not open). В первом случае Word откроет документ с атрибутом «только для чтения» — чтобы его сохранить после редактирования, отметьте пункты «Файл?Сохранить как» (File?Save As). Редактор Word 2000 позволяет сохранить документ после редактирования, но удаляет из него макрос. В Word 97 нельзя выключать опцию «Всегда выводить это окно при открытии документа, содержащего макросы» (Always ask before opening documents with macros or customizations), иначе отключится защита от вирусов, используемая для всех документов по умолчанию. (В Word 2000 данная опция отсутствует.)

Высокий уровень безопасности в Word 2000 позволяет использовать только те макросы, которые взяты из разрешенных вами источников

Когда вы открываете документ, содержащий макросы, редактор предупреждает вас об этом

Не открывайте дверь незнакомцу. Следует иметь сведения об источнике ваших документов. Если вы не знаете, чьи это файлы, то не открывайте их.

Будьте в курсе последних событий. Следите за новой информацией, касающейся защиты от вирусов, которые распространяются через макросы. Кроме того, регулярно посещайте Web-узел Office Update компании Microsoft (officeupdate.microsoft.com).

Сохраняйте бдительность. Не все антивирусные программы способны обнаружить вирусы Word. Однако наш опыт свидетельствует о том, что программа Norton Anti-Virus компании Symantec выявляет их довольно хорошо.

Примечание для пользователей WordPerfect. Так как WordPerfect не может автоматически запускать макросы при загрузке файла и не сохраняет их внутри него, то, открывая документ WordPerfect, практически невозможно заразиться вирусами.

Экспорт табличных данных Word

Многие пользователи Word для записи адресов или ввода других данных создают таблицы. Они удобны особенно тогда, когда Word — ваше основное приложение. Однако иногда требуется экспортировать эти данные для работы в других приложениях, например в базах данных или персональных диспетчерах информации. Редактор Word может быстро преобразовать таблицу в текст, импортируемый практически во все базы данных.

1. Проверьте, не содержит ли текст в ячейках таблицы точки с запятыми. Перед преобразованием добавьте кавычки в начало и конец текста каждой ячейки, где имеются точки с запятыми.

2. Установите курсор в любом месте таблицы и выберите пункты «Таблица?Выделить таблицу» (Table?Select Table).

3. Чтобы предотвратить изменения существующего документа, скопируйте таблицу в Буфер обмена (+C), создайте новый (+N) и вставьте туда эту таблицу (+V).

4. Выделите таблицу еще раз, действуя так, как было описано в пункте 1.

5. Укажите пункты «Таблица?Преобразовать в текст» (Table? Convert Table to Text).

6. В диалоговом окне «Преобразование таблицы в текст» (Convert Table to Text) выберите опцию «Точка с запятой» (Commas) и нажмите ОК.

7. Сохраните документ, выбрав в поле «Тип файла» (Save as type) диалогового окна «Сохранение документа» (Save As) опцию «Только текст» (Text Only).

8. Для импортирования файла в другую программу используйте функцию импорта.

Импортирование данных

Перенос информации (например, адресной книги из личной электронной записной книжки или базы данных товаров из другой программы) в таблицу Word — процедура, часто выполняемая многими пользователями. Это можно сделать так.

1. Используя соответствующий инструмент, экспортируйте данные как текстовый файл, разделенный запятыми, из той программы, из которой необходимо перенести информацию.

2. В редакторе Word установите курсор в требуемое место.

3. В Word 6 или 7 выберите пункты «Вставка?Базы данных» (Insert?Database), в Word 97 или 2000 — «Вид?Панели инструментов», а затем — «Базы данных» (Database). Щелкните мышью на значке «Добавить базу данных» (Insert? Database).

4. В диалоговом окне «База данных» (Database) нажмите кнопку «Получить данные» (Get Data). Затем в диалоговом окне «Открытие источника данных» (Open Data Source) отметьте созданный ранее файл и нажмите кнопку «Открыть» (Open).

5. Вернитесь в диалоговое окно «База данных» и нажмите кнопку «Вставить данные» (Insert Data). Если потребуется, то для корректировки данных перед тем, как их вставить, отметьте кнопку «Отбор записей» (Query Options) или «Автоформат таблицы» (AutoFormat).

6. В появившемся диалоговом окне «Вставка данных» (Insert Data) либо сразу нажмите ОК (для импортирования всех записей), либо до этого укажите номера первой и последней записи. Редактор Word создаст точную таблицу, содержащую необходимые данные.

Изменение шрифта в колонтитулах

Как изменить используемый по умолчанию шрифт, который редактор Word устанавливает для верхних и нижних колонтитулов?

Процедура изменения шрифта достаточно проста, но не вполне ясна. Чтобы изменить любой используемый по умолчанию стиль редактора Word, включая стиль для верхних и нижних колонтитулов, проделайте следующее. (Данный способ работает в Word 7, 97 и 2000.)

1. Выберите пункты «Формат?Стиль» (Format?Style).

2. В ниспадающем меню «Список» (List) диалогового окна «Стиль» (Style) включите опцию «Всех стилей» (All styles).

3. В списке «Стили» (Styles) выделите стиль, который вы хотите изменить, в частности «Верхний колонтитул» (Header).

4. Нажмите кнопку «Изменить» (Modify).

5. В диалоговом окне «Изменение стиля» (Modify Style) включите опцию «Добавить в шаблон» (Add to template), затем отметьте кнопку «Формат» (Format) и в появившемся меню укажите пункт «Шрифт» (Font).

6. В диалоговом окне «Шрифт» (Font) измените шрифт, а затем в диалоговых окнах «Шрифт» и «Изменение стиля» нажмите ОК.

В Word для любого стиля можно изменить используемый по умолчанию шрифт с помощью диалоговых окон «Стиль» и «Изменение стиля»

7. Если вы хотите изменить любой другой стиль, повторите шаги с третьего по шестой. Завершив процедуру, в диалоговом окне «Стиль» нажмите кнопку «Закрыть» (Close).

Печать форматированного текста

В Word 97 я создал большой документ и послал его для печати на подключенный к центральному компьютеру принтер. Существует ли какой-нибудь способ сохранить разбивку на страницы, колонтитулы и другое форматирование документа во время его преобразования в ASCII-текст, который может понимать центральный компьютер?

Да, причем описываемая ниже технология работает как в Word и WordPerfect, так и в большинстве других приложений Windows. Вам понадобится универсальный драйвер принтера, который, к счастью, имеется в Windows. Он позволит сохранять поля, колонки, верхние и нижние колонтитулы, а также сноски, однако будет использоваться применяемый по умолчанию шрифт принтера. Вот как установить драйвер и правильно пользоваться им.

1. Нажмите кнопку «Пуск» (Start) и выберите пункты «Настройка?Принтеры» (Settings?Printers).

2. Дважды щелкните мышью на значке «Установка принтера» (Add Printer), нажмите кнопку «Далее» (Next), выберите «Локальный» (Local) или «Сетевой» (Network) и, если вы работаете в сети, то еще раз нажмите кнопку «Далее». В списке «Изготовители» (Manufactures) задайте «Общий» (Generic) и нажмите «Далее».

3. В следующем окне в списке «Доступные порты» (Available ports) выберите File (Файл) и нажмите кнопку «Далее».

4. В поле «Название принтера» следующего окна оставьте текущее название. Так как вы, возможно, не захотите использовать данный принтер по умолчанию, то убедитесь, что включена опция «Нет» (No). Нажмите кнопку «Далее».

5. На запрос, печатать ли пробную страницу, ответьте «Нет» и нажмите кнопку «Готово» (Finish).

6. Если необходимо, вставьте дистрибутивный диск Windows 95/98.

После установки драйвера принтера «Общий/Текст» (Generic/ Text) с его помощью можно создавать документы. Это делается так.

1. В установленном или ином документе выберите пункт меню «Файл?Печать» (File/Print). В диалоговом окне «Печать» (Print) в списке «Имя» (Name) отметьте «Общий/Текст» и нажмите OK. Перед вами появится окно, где будет запрос о вводе имени файла с расширением .prn. Нажмите кнопку OK, и тогда либо ваш документ переформатируется так, чтобы его можно было использовать с новым драйвером, либо будет создан другой документ для этого драйвера. Таким образом обеспечивается полное соответствие окончательного продукта оригиналу.

2. Завершив редактирование документа, еще раз выберите пункты «Файл?Печать» и нажмите ОК. После запроса системы Windows ввести имя файла снова отметьте ОК. Получится файл, представляющий собой ваш документ в отформатированном виде. Он легко распечатывается на большинстве принтеров. Чтобы добиться необходимого результата, вам, вероятно, придется поэкспериментировать с установками драйвера принтера. Для этого в диалоговом окне «Печать» нажмите кнопку «Свойства» (Properties).

Для печати с другого ПК, на котором не установлены драйверы вашего принтера, в командную строку DOS введите команду Copy filename.ext PRN /b, где filename.ext — имя файла. Некоторые модели принтеров для выбрасывания последней страницы могут потребовать нажать кнопку Form Feed (подача бланка).

Коротко о разном

На выездном семинаре в Архангельске корпорация «Галактика» представила свои решения по автоматизации управленческой деятельности для лесопромышленного комплекса этого региона. Был рассмотрен опыт проведения успешных проектов на ряде предприятий отрасли. Так, в ходе экскурсии на Соломбальский целлюлозно-бумажный комбинат участникам семинара была продемонстрирована работа оперативного контура управления корпоративной информационной системы комбината, построенной на базе системы «Галактика». Уже сейчас руководство комбината получает из системы оперативную информацию по итогам каждого дня: сколько стратегического сырья — технологической щепы — поступило на комбинат, сколько произведено готовой продукции, как происходит движение финансовых потоков. Все это облегчает управление комбинатом и помогает руководству своевременно принимать грамотные управленческие решения.

*    *    *

Фирма «1C» подвела итоги единого семинара: 178 партнеров сети «1C: Франчайзи» одновременно провели его в 106 городах СНГ и Балтии. В нем приняли участие более 11 тыс. руководителей, бухгалтеров и других специалистов. Основные темы: «Новая версия 1С: Предприятие 7,7», «Информационно-техническое сопровождение продуктов серии 1С: Предприятие» и в плане подготовки к решению проблемы 2000 года — «1С: Франчайзи 2000».

М.Г.