БД - архивариус ХХ века

Как же достичь эффективной координации деятельности всех структурных подразделений, филиалов, отделений холдинга, компании или банка? Несомненно, необходимым элементом эффективного ведения бизнеса является единая корпоративная система управления делопроизводством в центре и на местах. А ее основой может стать электронный архив - своего рода база, хранящая знания о предприятии и обеспечивающая оперативный доступ к информации.

Серверы со сверхъемкими жесткими дисками (сотни гигабайт) и магнитооптические носители, обладающие высокой надежностью (незапланированные простои менее одного часа в году), делают возможной организацию архива электронных графических образов оригиналов документов. Новейшие скоростные сканеры позволяют вводить весь документопоток (десятки тысяч докуметов), проходящий за сутки через банк или крупное предприятие, а современные программы распознавания могут уже в процессе ввода произвести распознавание текстов. Единое информационное пространство благодаря компьютерным сетям со скоростными каналами способно решить проблему взаимодействия всех структур крупного предприятия.

Рассмотрим возможный вариант построения подобной системы эффективного учета документов и работы с ними на примере электронного архива крупного отраслевого банка.

Согласованное ведение БД изображений и фактографических БД

Обычно в банках действует большое число фактографических баз данных, содержащих значения реквизитов различных документов. Cами же документы в традиционном бумажном виде собираются при этом в специальные хранилища (архивы). Оперативный поиск этих документов становится серьезной проблемой, а ведь финансовые документы постоянно требуются для предъявления их клиентам банка, для формирования отчетов, для инспекции и т.д.

Если же поддерживается БД изображений документов и она согласована с фактографической БД, хранящей реквизиты этих финансовых документов, то во многих случаях вместо извлечения исходного документа достаточно напечатать его графический образ из электронного архива или даже просто просмотреть его на экране монитора.

Согласование существующей фактографической БД и вновь создаваемой БД изображений позволяет поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: создание и хранение текстов документов в электронном виде, возможность безбумажной работы с документами, управление правами доступа к документам, а также к функциям системы, поиск документов по любым критериям и получение копий электронных фотографий документов.

Создание электронного архива проходит соответствующие этапы. После поточного сканирования бумажных документов создаются их графические образы (цифровые фотографии). Затем полученные образы систематизируются и размещаются на магнитном носителе для долговременного хранения. Поисковый механизм позволяет быстро извлечь искомый документ для просмотра, а система верификации документов готовит их для помещения в архив.

Cледует сказать и о новых возможностях, которые дают сканирование и распознавание документов. Это прежде всего расширение их реквизитной части. Появляется возможность ввести новые реквизиты, например "назначение платежа", для которых абсолютная точность не нужна, но их использование существенно облегчает поиск. Кроме того, теперь стало проще вводить разнообразные документы новых типов и подбирать для анализа документы по любым критериям выборки.

Новая система для автоматизации документооборота банка

Последние достижения в области информационных технологий позволяют по-новому взглянуть и на саму организацию документооборота. В результате развития компьютерных аудиовидеосистем возникла возможность оперировать новыми видами документов - фото-, аудио- и видеодокументами. Система документооборота может работать с этими документами так же, как с традиционными бумажными: на них можно завести регистрационную карту, их можно поместить в архив, просмотреть или прослушать, послать любому из адресатов и т.д. Традиционно документооборот поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации делопроизводства, в которую включаются следующие подсистемы:

1. Автоматизированная обработка документов:

• регистрация входящих и исходящих документов;
• связывание электронной копии документа с регистрационной контрольной картой;
• автоматизированная доставка документа по заданным адресам с формулировкой заданий на исполнение и карточки контроля исполнения;
• автоматизированная обработка документа;

2. Контроль исполнения:

• автоматизированный контроль правильности обработки документов;
• автоматизированное формирование отчетов об обработке документов (их исполнении);

3. Поддержка целостности электронных документов:

• защита информации от несанкционированного доступа при большом числе одновременно работающих пользователей и больших объемах обрабатываемых документов;
• поддержка целостности архива документов.

Система для автоматизации документооборота в одном из крупных отраслевых банков выполнена специалистами фирмы Cognitive Technologies. Следует отметить, что в сети банка работает около 500 пользователей.

Технология обработки документа включает следующие этапы: начальная, первичная и вторичная обработка документов, оперативное управление, контроль исполнения документов, создание и ведение архива электронных документов, выдача справок.

В настоящее время завершен первый этап работ и в промышленную эксплуатацию введена часть системы документооборота, отвечающая за работу с электронным архивом банка и выдачу справок. Поэтому остановимся на тех возможностях, которые уже реализованы, более подробно.

Начнем с архива электронных документов. Он был реализован за 7,5 месяца и каждый день пополняется примерно на 5000 документов. Архивируются банковские платежные, организационно-распорядительные и другие типы документов.

Формированием центрального архива электронных документов, его ведением и работой с ним занимается канцелярия. Документ считается готовым к сдаче в архив, если он исполнен и при этом осуществлен контроль как целостности поступившей информации на основе данных регистрации, так и полноты исполнения, включая электронные подписи.

Для ввода платежных документов используется сканер Kоdak Image

Link 500s, а поиск документов в электронном архиве осуществляется по реквизитам и/или по полному тексту с учетом особенностей русской морфологии.

Поскольку в электронном архиве одновременно хранится информация разной степени конфиденциальности, специалисты Cognitive Technologies разработали "Систему обеспечения информационной безопасности", отвечающую за управление доступом, регистрацию и учет, обеспечение целостности. Эта система работает на основе реестра архивируемых за день документов, получаемого из АБС "Диасофт-Банк".

Внедрение системы информационной безопасности исключило возможность внесения изменений в документы в обход системы, а также разграничило права доступа к разного рода информации.

Заключение

Электронный архив заметно ускоряет поиск документов - если раньше он занимал несколько дней, то теперь требует считанных минут. Особенно эффективна система при сложном поиске, когда необходимо оперативно получить сразу целую подборку документов на основе какого-либо критерия или реквизита. Раньше выполнить такой заказ вручную можно было не менее чем за неделю. Теперь же, получив по своему запросу перечень найденных документов, сотрудники архива могут тут же на экране выбрать необходимый, показать его клиенту и послать на печать.

В подавляющем большинстве случаев достаточно именно этой копии документа, ведь на выданном графическом образе отображаются все печати и подписи. Правда, такой документ не имеет юридической силы, и если все-таки возникает необходимость использовать его в суде, придется предъявить оригинал. Однако это бывает настолько редко, что после внедрения системы электронного архива банк рассматривает вопрос перевода бумажного архива за город, где его содержание обойдется существенно дешевле.

Важно отметить, что вместе с возросшими возможностями работы с архивом стал более строгим и одновременно упростился контроль за доступом к документам. Теперь сделать какой-либо групповой, ответственный запрос работник архива может только с санкции главного бухгалтера или руководителя. Отслеживается работа пользователей с тем или иным документом. Все это обеспечивает должную конфиденциальность информации, что жизненно важно для любой организации, а не только для банка.