И снова - Office

Арсенал основных инструментов Office 2000 явно тяготеет к Web.

Познакомившись с глобальными изменениями пакета деловых приложений Microsoft Office 2000 ("Мир ПК", № 9/98, с. 66), посмотрим, какие новые особенности ожидают нас в самих приложениях.

В состав Office 2000 вошли, как обычно, следующие приложения:

• текстовый процессор Word 2000;
• электронная таблица Excel 2000;
• пакет презентационной графики PowerPoint 2000;
• СУБД Access 2000;
• система обмена сообщениями и организации совместной работы Outlook 2000;
• пакет разработки Web-узлов FrontPage 2000;
• браузер Internet Explorer 5.0.

Принимаясь за рассмотрение традиционно присутствующих в MS Office компонентов, должны признать, что первая бета-версия Office 2000, на основе которой и писалась данная статья, не содержала пакета FrontPage 2000, а IE 5.0 - настолько мощная программа, что заслуживает отдельного разговора.

Word 2000

Для журналиста текстовый процессор - чуть ли не самая важная в работе программа. Поэтому мы начнем рассмотрение новинок отдельных компонентов Office 2000 именно с Word 2000.

Основной акцент в этой версии текстового процессора делается на генерацию собственных HTML-страниц и умение работать с Web-страницами, выполненными с помощью других инструментов. Поэтому разработчикам пришлось решать весьма сложную задачу - как добиться максимального соответствия того, что пользователь видит в окне Word 2000, тому, что будет видно в окне браузера. И хочется отметить, это им удалось. А чтобы текстовый процессор позволял импортировать уже имеющиеся страницы HTML и не испортил их, как это, что греха таить, было раньше, в Word 2000 все неизвестные теги сохраняются неизменными. Так что смело можете загрузить, отредактировать и сохранить любую страницу.

Хорошая новость припасена для пользователей, работающих с локализованными продуктами и документами, выполненными не на английском языке. Для них появились средства автоматического распознавания кодировки документа. Если документ сохраняется в виде Web-страницы, в ее заголовке появляется строка с названием кодировки. К примеру, документ, содержащий данную статью, будучи конвертирован в формат HTML, тем не менее сохранил кириллическую кодировку Win1251. Об этом говорит строка в заголовке документа:

"meta http-equiv="Content-Type"
content="text/html; charset=windows-1251""

Не поддавайтесь соблазну удалить эту строку из готового HTML-документа, иначе Word, корректно определяя язык в различных местах текста (эта информация хранится непосредственно в документе), не сумеет разобраться в шрифтах и вместо русского текста появится абракадабра.

Приятно отметить, что новая версия Word позволяет изготавливать HTML-документы, совместимые со старыми версиями Web-браузеров. Все опции устанавливаются при сохранении документа с помощью специальной диалоговой панели.

Из FrontPage 98 текстовый процессор Word позаимствовал концепцию тем. Темы - это наборы цветовых и других графических настроек, уже готовых к применению. Можно сказать, что темы - это шаблоны для оформления. Создавая документ для публикации его на Web, можно не тратить время на его оформление вручную. Достаточно воспользоваться командой Format?Theme. И если затем выбрать понравившуюся вам тему из диалоговой панели, ваш документ приобретет совершенно новый вид.

Web-узлы с несколькими кадрами (фреймами) сейчас популярны, как никогда. Учитывая эту тенденцию, разработчики Microsoft оснастили Word 2000 расширенными средствами создания многокадровых документов. Но главное состоит в том, что создание, добавление, удаление и редактирование кадров производится в режиме WYSIWYG, т. е. один к одному с тем, что увидит пользователь в окне браузера. С помощью новой линейки кнопок Frames можно проделывать все основные операции с кадрами, включая установку свойств: размер, наличие рамки и т. д.

Новую систему Click-n-Type можно смело назвать сногсшибательной. Немногие текстовые процессоры могут похвастаться этим. С помощью Click-n-Type пользователь может установить указатель мыши в любом месте документа, и после двойного щелчка курсор встанет в выбранной точке. Промежуток от левого края документа до курсора заполняется символом табуляции.

Если вы щелкнули за пределами документа, Word сам добавит необходимое количество пустых строк. Текущее выравнивание отображается на указателе мыши. Поместив указатель в центре документа, вы увидите, что он изменился и показывает выравнивание по середине. Аналогично, подведя указатель мыши к правому краю, вы заметите, что Word предлагает вам правое выравнивание.

Печать в Word 2000 претерпела некоторые изменения. Во-первых, появилась опция печати нескольких страниц документа на одном листе. Во-вторых, стало возможным изменять тип бумаги "на лету". К примеру, если вы используете бумагу размером Letter, а документ настроен на использование формата A4, то можно попросить Word изменить масштаб документа, подогнав его под настройки принтера. Весьма удобно, особенно если документ формата A4 желательно распечатать на листе A3.

Изучив отзывы пользователей, разработчики решили использовать в Word 2000 графические буллиты. Любая картинка может быть задействована как буллит при оформлении документа. Более того, в качестве буллита разрешается использовать клипы! Word 2000 поможет вам импортировать излюбленные картинки в галерею буллитов, из которой вы сможете вставлять их в произвольные места документов.

Excel 2000

Почему-то Microsoft Excel всегда считалась в нашей стране бухгалтерской программой. Однако за рубежом Excel обычно применяется в качестве инструмента для финансового анализа и, правда реже, как интерфейс к источникам данных. Недаром любимый пример всех западных книг по изучению Excel - программа расчета процентов по кредиту. Видимо, поэтому дальнейшее развитие этой электронной таблицы идет в сторону усиления ее аналитических возможностей. В сочетании с мастерским умением публиковать таблицы на Web Excel 2000 становится одним из ведущих компонентов Office 2000.

Excel 2000 предлагает, как, впрочем, и другие составляющие Office, сохранение документов в формате HTML с высокой достоверностью форматирования, можно даже сохранить целую рабочую книгу, состоящую из нескольких страниц. Для примера мы создаем таблицу, вычисляющую НДС и итоговую сумму, и оформляем ее посимпатичнее.

Обратите внимание на то, что закладки - переключатели страниц рабочей книги - сохранились и в Web-странице. Однако Excel - достаточно умная программа, чтобы не сохранять пустые страницы. Поэтому если в вашей рабочей книге две из трех страниц пустые, то в полученном после экспорта HTML-документе останется только заполненная страница.

Существует и обратная операция. Если выделить данные в таблице, выполненной как Web-страница, и перетащить их в Excel, можно получить исходную таблицу.

Для интерактивной публикации данных на Web и в интрасетях можно применять Web-компоненты - элементы ActiveX, призванные помочь пользователю обрабатывать данные динамически:

• Spreadsheet - полноценная электронная таблица, допускающая ввод текста, формул, сортировку, перерасчеты и форматирование;
• Charting - интерактивный компонент для показа графиков на основе пользовательских данных;
• PivotTable - анализатор произвольного набора данных из базы, помогающий пользователю формировать отчет, динамически сортировать и фильтровать информацию, а также наглядно ее показывать.

Эти три компонента настолько мощны и многофункциональны, что заслуживают более пристального внимания пользователей. Работающий с Web-страницей клиент может не просто просматривать цифры в окне браузера, но и перестраивать саму среду, чему способствуют панели динамического управления свойствами.

Надо сказать, что среди аналитических инструментов Excel компонент PivotTable - инструмент далеко не новый. Однако с появлением Excel 2000 работать с ним стало легче, во многом за счет применения перетаскивания (drag-n-drop) и интеллектуального мастера PivotTable Wizard. А вот что действительно новое, так это PivotCharts - средство создания графиков, привязанных к данным в PivotTable. Обновление графиков происходит одновременно с изменением базовых данных. Имея в руках такое мощное средство, аналитик наглядно видит, какова тенденция, скрывающаяся за сухими цифрами таблицы, что дает ему понимание ситуации, как никогда раньше.

А еще в Excel 2000 вы найдете OLAP, OLEDB и ADO - все, что может понадобиться для доступа к корпоративным данным и поиска полезной информации.

PowerPoint 2000

Мало уметь работать с наборами данных и анализировать их. В конечном счете нужные данные потребуется показать другим людям, а делать это следует как можно нагляднее. Это и предполагает создание некой презентации. В этом случае трудно обойтись без Microsoft PowerPoint 2000. Эта программа - поистине негласный стандарт среди средств создания и показа презентационной графики.

Смещение акцента в сторону Web благоприятно отразилось на PowerPoint. Как и в других офисных приложениях, в этой программе сохранение в формате HTML стало неотъемлемой составляющей. Презентация в формате HTML окажется непосредственно на Web-сервере без участия системного администратора.

Много и других новшеств. К примеру, просматривая полученные страницы в окне браузера Internet Explorer 5.0, вы сможете увидеть даже векторную графику, что ранее было невозможно. А если экранное разрешение отличается от того, при котором изготавливалась презентация, то размер слайдов автоматически будет подогнан. При просмотре презентации с помощью браузера полезной окажется и специальная навигационная панель, помещаемая PowerPoint в отдельный кадр, - вы сможете листать слайды в произвольном порядке и, если нажать соответствующую кнопку, видеть текст всех слайдов без переключения на них. Можно также попросить PowerPoint отображать в отдельном кадре заметки (notes) к слайдам.

Несколько неожиданная новинка появилась в приложении, вся суть которого направлена на визуальное оформление информации. Это средства для коллективного взаимодействия - оказывается, c помощью PowerPoint 2000 можно устраивать широковещательные презентационные сеансы по всей интрасети предприятия. Для этого, правда, потребуется сервер NetShow. Зато, имея такой сервер, вы вольны пересылать не только слайды презентации в формате HTML, но и аудио- и видеоданные.

Персона, отвечающая за показ презентации, может задать ее расписание, оперируя другим компонентом Office 2000 - Outlook 2000. Последний разошлет приглашения всем участникам шоу и сгенерирует специальную Web-страницу The Events Page, зайдя на которую участник включается в презентацию. Опоздавшие не останутся в обиде, поскольку презентация записывается и может быть просмотрена (и прослушана) позже по требованию.

Интеграция с Microsoft NetMeeting позволяет любому пользователю начать электронную конференцию и предоставить другим ее участникам документы, к редактированию которых каждый может приложить свою руку.

Если ранее пользователь PowerPoint сталкивался с проблемой "выползания" текста за пределы рамки, то в новой версии текст автоматически подгоняется под имеющееся свободное место.

Улучшение коснулось и пользовательского интерфейса, который стал трехпанельным. В одной из панелей редактируется текст слайдов и отображается их список, вторая панель служит для показа макета слайда, а третья панель позволяет вводить комментарии к нему.

Включен в PowerPoint 2000 и мастер создания таблиц, знакомый нам по текстовому процессору Word, а также поддержка анимированных GIF-файлов.

Программа PowerPoint 2000 "научилась" работе с несколькими мониторами. Если на вашем компьютере установлена ОС Windows 98 или Windows NT 5.0, то в ваших силах отображать слайды на одном мониторе, а различную служебную информацию (например, заметки) или же следующий слайд - на другом. Вы даже можете редактировать слайды параллельно отображению.

Разъезжающим по презентациям командированным придется по вкусу уникальная возможность готовить слайды с учетом определенного разрешения монитора или проекционного аппарата.

Access 2000

Microsoft Access - идеальное средство для создания баз данных неопытными пользователями. Опытным же работа с Access дает возможность "вытворять" все, что душе заблагорассудится. Именно благодаря таким качествам этот офисный компонент прочно занял свое место на миллионах компьютеров во всем мире.

Новая версия Access вместе с другими составляющими Microsoft Office 2000 тяготеет к Web, что не замедлило сказаться на арсенале инструментов среды. Как вы, наверно, уже догадались, в Access 2000 должны были появиться HTML-странички, позволяющие обращаться к данным с помощью браузера. Так оно и есть. Web-страницы, служащие подобным интерфейсом, называются страницами доступа к данным (Data Access Pages). Подобно формам и отчетам, страницы доступа к данным могут создаваться как вручную в окне дизайнера, так и с помощью специального мастера.

После генерации стандартной страницы доступа к данным мастер позволяет подредактировать размещение полей отображения данных и добавить к интерфейсу различные компоненты, включая уже известные вам офисные Web-компоненты.

Менеджеры компании, имеющие доступ к интрасети, могут "обыграть" картину продаж, используя PivotTable, и таким образом оценить эффективность своей работы.

Конечно же, новшества в Access 2000 не ограничиваются инструментами Web. Множество небольших расширений и дополнений также делают свою незаметную, но полезную работу. Скажем, допускается сохранение баз данных в более старом формате, дабы и другие корпоративные пользователи имели возможность читать и редактировать информацию. Или вот еще пример - окно баз данных. В нем воплотились удачные решения, найденные Microsoft ранее при разработке Outlook.

"Скользящие" окна меню, вложенные мастера - все направлено на повышение продуктивности работы. Вам почти не придется бродить по дебрям меню, чтобы создать новый объект.

Более того, разработчики баз данных могут вздохнуть - отпали их проблемы с переименованием объектов и полей. Новая система Name AutoCorrect позволяет менять названия полей хоть по сто раз на дню. Остальную работу по изменению ссылок на недействительные более имена сделает Name AutoCorrect: только не забудьте включить соответствующую опцию в диалоговой панели.

Появилось новое средство для условного форматирования, базирующегося на основе логических выражений. К примеру, можно сделать красными все отрицательные цифры в своем отчете или же при выполнении некоторого числового логического условия задать специальный шрифт, цвет, заголовок или стиль.

Не только Excel 2000 умеет принимать табличные данные из браузера. Подобную операцию можно произвести и с данными таблиц Access 2000 - просто перетащите мышью информацию в окно Excel и наслаждайтесь простотой, с которой происходит экспортирование.

И все же один недостаток Access так и не был устранен - это высокие требования к системным ресурсам. Поэтому свопинг во время работы программы - явление обычное, так что будьте готовы добавить оперативной памяти и поставить процессор помощнее.

Outlook 2000

Ни один компонент в Microsoft Office 2000 не может сравниться по количеству нововведений с Outlook 2000. Работать и конфигурировать Outlook становится проще и легче, скорость работы программы повысилась, а набор протоколов и технологий, помогающих пользователю общаться с внешним миром, очень внушителен. В частности, он содержит:

• POP3/SMTP - стандартные протоколы чтения и отправки электронной почты;
• IMAP4 - протокол доступа к почте Internet;
• LDAP - протокол доступа к каталогам Internet;
• NNTP - новостной протокол;
• HTML - прием и передача почтовых сообщений, форматированных как HTML-страницы;
• S/MIME - защищенные многофункциональные почтовые расширения.

Начнем рассмотрение особенностей Outlook 2000 с такого средства, как Outlook Today - сводная страничка, объединяющая в одном окне информацию из почты, календаря и планировщика.

В большинстве случаев эта страница будет наиболее удобна для начала работы.

Программа Outlook Today работает наподобие открытой в окне браузера Web-страницы. Каждая задача, сообщение или сегмент расписания всего лишь гипертекстовая ссылка, переносящая пользователя в окно соответствующего инструмента. А уже в этом окне вы занимаетесь созданием, изменением и удалением текущих планов.

Программа Outlook 2000 снабжена полосой ссылок, допускающих ее расширение пользователем. К примеру, вы можете создать единую группу, собрав в нее ссылки на документы, Web-страницы или файлы. После этого легко добавить туда новые ссылки на документы и удалить старые, ставшие ненужными.

Преимущества такой организации очевидны: Outlook становится рабочим центром, и практически все необходмые операции можно выполнять, не покидая ее окна. А если настроить Outlook 2000 с учетом собственных пожеланий, то работать с программой - сплошное удовольствие.

Занимались ли вы когда-нибудь поиском сообщений в своем почтовом ящике? Разумеется, да. Это занятие тривиальное, особенно если сообщение нужно вам как воздух. В Outlook 2000 поиск в старых письмах и записях о встречах - задача простая. Даже если не удастся найти нужное с первого захода, Outlook предложит воспользоваться расширенным поиском.

Поиск данных и их просмотр можно упростить, организовав их правильным образом. И в этом Outlook окажет посильную помощь.

Вам предлагаются следующие опции сортировки:

• Using folders - простое "раскладывание" сообщений по папкам;
• Using rules - сортировка сообщений по заданным правилам;
• Using colors - выделение различных категорий сообщений своим цветом;
• Using views - фильтрация на основе набора заданных параметров;
• Junk e-mail - выделение "мусорной" почты и сообщений с информацией "для взрослых" определенными цветами

Даже если задействовать не все данные вам возможности, то работать становится куда как легче.

Для улучшения взаимодействия в сети всего комплекса программного обеспечения, размещенного на компьютерах нескольких пользователей, Outlook 2000 вызывается через несколько пунктов меню Go браузера Internet Explorer 5.0 и кнопку Mail линейки кнопок быстрого доступа.

В условиях все возрастающего сетевого трафика особую роль играет качество соединения и возможность использования каждой свободной минуты для передачи и приема данных. И здесь Outlook 2000 вне конкуренции. Все изменения, внесенные в новую версию программы, направлены не только на ускорение пересылки информации (а оно налицо), но и на поиск альтернативных способов повышения продуктивности. Сообщения с удаленного сервера ваша Outlook 2000 может читать в фоновом режиме, не отвлекая вас от текущих задач. А можно и задать расписание, по которому Outlook будет связываться с почтовым сервером.

Некоторые дополнительные "хитрые" опции помогут сэкономить деньги при работе с коммутируемыми линиями:

• автоматическое отключение от линии по окончании передачи и приема данных;
• предупреждение перед переключением между различными провайдерами;
• автоматическое соединение и проверка наличия новых сообщений;
• фильтр, отсекающий сообщения размером более заданного; оставшиеся на сервере сообщения могут быть переписаны в другое время, когда линии свободны или действуют льготные цены.

Пакет Microsoft Office 2000 - это очень большой продукт, поэтому в наше поле зрения попало меньше половины всего того, что этот пакет умеет делать. Сомнительно, что даже самый продвинутый пользователь сможет освоить Office 2000 в полном объеме.

В завершение напоминаем, что статья написана после ознакомления с первой бета-версией. Однако крайне удивительно, что даже в этом варианте программа работает очень стабильно, - такое вообще-то не характерно для предварительных версий продуктов. Осенью этого года намечается выпуск Microsoft Office 2000 бета-версии 2. Предполагается, что к тому времени уже будет доступен еще один компонент - Microsoft FrontPage 2000, о котором пришлось умолчать в этот раз. Но мы с ним еще познакомимся.