Ваша фирменная "паутинка"

Как потихоньку от всех построить собственную сеть intranet.

Ваша рабочая группа уже приобщилась к путешествиям по "Паутине", но работает пока еще по старинке? Тогда вам совершенно необходима маленькая "паутинка" для себя. Создание ее обходится совсем дешево.

Добро пожаловать в мою школу тайных intranet-сетей. Расслабьтесь; можете снять парик и накладную бороду: ни одна живая душа не знает о том, что вы здесь находитесь.

Вы, наверное, менеджеры, я угадал? И конечно, хорошо справляетесь с работой.

Но вы знаете, что могли бы делать это еще лучше, и знаете, в чем состоит главная помеха - сложности коммуникации! Вы хотите, чтобы сотрудники рабочей группы активнее делились друг с другом находящейся в их распоряжении информацией, чтобы сообщения не терялись, новости были свежими, а важные документы легко было найти.

Короче говоря, чтобы вы с коллегами могли делать у себя на работе то же самое, что в Internet.

У вас, конечно, закрадывалась мысль, что внутри фирмы можно было бы пользоваться теми же самыми инструментами, что и в Internet, и они значительно помогли бы вам в работе, - знать бы только, как именно их применить. Задумывались ли об этом в отделе информационного обеспечения фирмы? Может быть, но если то, что вы собираетесь делать в фирменной сети, не входит в список стратегических задач фирмы, то, скорее всего, нет. У специалистов по информационным системам своих забот полон рот, а ваши проблемы им неинтересны.

Такие дела. Обходных путей не видать, света в конце туннеля тоже, лишь отчаяние, чувство обреченности да голоса финансовых инспекторов, бубнящие что-то допоздна над вашими бухгалтерскими книгами. Остается только... да, ничего не поделаешь, выход всего один.

Создать для группы собственную сеть intranet.

Вот вы, в последнем ряду, энергично тянете руку. Совершенно верно. Сеть intranet - это просто внутренняя Internet, позволяющая каждому поделиться с коллегами любой информацией, какой он только пожелает, с помощью программ, которые у всех уже есть, - Web-браузеров.

Я предвижу вашу следующую реплику: "Наш отдел информационного обеспечения сейчас строит фирменную intranet-сеть, и мы получим то и тогда, что и когда они для нас сделают".

А я на это отвечу: чушь! Вставайте и действуйте. Выклянчите, возьмите взаймы, наконец, украдите intranet-сервер! А если не получается, сделайте его сами и создайте собственную intranet-сеть.

Что можно сделать для intranet прямо сейчас?

Забудьте обо всяких "крутых штуках", которые видели на больших коммерческих узлах "Паутины". Конечно, приятно быть на переднем крае прогресса, но у вас есть первоочередная задача - обеспечить совместную работу с информацией в рабочей группе. Для этого не нужно ничего изысканного - только место на intranet-сервере (Web-сервере). Если в компании есть сервер, выпросите для себя немного места на нем. А можно попробовать стать настоящим диверсантом - смастерить все самостоятельно (см. "Рецепт приготовления intranet-сервера").

Даже "голый" intranet-сервер без какого бы то ни было дополнительного программного обеспечения и специализированных функций браузера позволяет сделать удивительно много. На нем легко размещать документы, презентации - практически любые материалы, какие только могут понадобиться.

Скажем, если ваш компьютер куплен в прошлом году, на нем, скорее всего, установлен текстовый процессор, позволяющий создать версию документа - например, предложений по проекту - в формате HTML (стандартном для "Паутины"). Вы берете полученный документ и помещаете на intranet-сервер. То же самое проделывается и с презентацией. При желании можно помещать на сервер и документы в обычном текстовом формате - браузеры справляются с ним не хуже, чем с HTML. А если на сервере запущена поисковая система, она сможет найти документ, даже если на него нет ни одной ссылки.

Но почему, спросите вы, всем этим стоит заниматься? Потому что, размещая на сервере, запрашивая у поисковой системы и находя документы, вы сможете сэкономить массу времени тем, что сделаете важнейшие документы доступными для всех - независимо от того, на какой машине они были созданы и где хранятся.

Если в какую-то публикацию на сервере вкралась ошибка, вы просто исправляете ее и информируете коллег, что документ изменен. Вам не нужно посылать каждому из них еще одну бумажку (подумайте, жизни скольких деревьев будут сохранены!) или направлять их к файлу со сложным путем, требующему для прочтения программы, которой у половины сотрудников нет. Вместо этого вы просто даете коллегам ссылку на документ: один щелчок - и он в их распоряжении.

Поощряйте сотрудников выкладывать все действительно полезные материалы на intranet-сервер. Поручите кому-нибудь просматривать вашу сеть intranet, записывать, что появилось нового, и раз в неделю составлять сообщение, в котором об этом рассказывается.

Например, когда сотрудник из отдела разработок помещает на сервер очередную версию спецификаций проекта, проследите, чтобы о том, как найти спецификации, были оповещены все сотрудники, участвующие в проекте. А потом посоветуйте им слать автору проекта свои предложения и идеи.

Можно даже потратиться на сканер, чтобы переносить на сервер и "бумажные" документы.

Главное - добиться, чтобы информация была хорошо организована: тогда она окажется действительно полезной. Если, например, группа относительно велика, а также если ее члены часто бывают в разъездах или активно пользуются телекоммуникациями, имеет смысл создать на сервере каталог для сотрудников. Пусть каждый из них разместит там страницу, где укажет свой номер телефона и расписание на ближайшие дни и приведет данные о характере своей работы, текущей теме и непосредственном руководителе.

Разумеется, еще лучше, если с помощью сервера вам удастся организовать рассылаемую вами информацию. Скажем, если записи службы по работе с клиентами хранятся в базе данных, а не в виде отдельных документов, система становится более управляемой.

И не бойтесь оказаться погребенными под грудой неразобранных документов. Полезные документы, даже если они свалены в беспорядке, все же лучше, чем вообще ничего. А когда вы сумеете убедить окружающих в практичности своего подхода, вам будет легче получить средства на более мощные серверные программы.

Что еще можно сделать?

Если вы готовы понести затраты на программное обеспечение и потратить время на его установку и запуск, то сможете сделать и многое другое. Вот некоторые из дополнительных возможностей.

1. Публикация в intranet-сети имеющихся фирменных баз данных, таких как база продуктов или клиентов. На рынке существует множество программных инструментов, позволяющих переносить на intranet-серверы разнообразные базы данных. (Впрочем, эта процедура иногда сопряжена с трудностями.)
2. Улучшение обслуживания клиентов. На рынке имеются изощренные и дорогие программы, способные действительно определять, что необходимо клиентам. Если же у вас нет возможности купить что-либо подобное, попробуйте просто регистрировать запросы и описания предпринятых в ответ действий на intranet-сервере и обеспечьте поиск в соответствующих документах. Уже одно это будет неоценимым подспорьем в планировании, проектировании и маркетинге.
3. Ведение записей по проектам. Создайте для каждого проекта страницу с информацией о состоянии проекта в целом и каждой задачи в отдельности, а также со ссылками на соответствующие документы. Это поможет вам сделать intranet-сеть эквивалентом базы знаний по прошлой, текущей и предстоящей работе. При наличии свободных денег можно и в этом случае приобрести изощренную программу ведения проектов в intranet.
4. Создание системы доступа к отчетам по продажам. Помещайте на intranet-сервер все отчеты по продажам и поступившим заказам, а также информацию о клиентах. В некоторых случаях на эти материалы полезно делать ссылки из фирменных новостей, документов службы по работе с клиентами и информации о техническом сопровождении продукции.
5. Перевод бумажных бланков в электронную форму. На рынке в изобилии представлены инструменты, с помощью которых вы без всякого программирования сможете построить простую форму, обеспечивающую ввод информации и отправку ее по электронной почте или передачу в базу данных.
6. Обсуждение проблем. Средства организации групповых дискуссий потоком хлынули и в Internet, и в intranet-сети. Они могут оказаться чрезвычайно полезными для небольших групп, члены которых редко собираются в одном месте.
7. Распространение новостей. Можно поручить кому-нибудь, у кого есть время, просматривать Web и внутреннюю сеть в поисках новостей. Есть и гораздо лучший вариант - установить на сервере программу, которая будет систематически собирать информацию из наиболее вероятных источников и рассылать ее всем, кого она касается.

Вернемся к нашим баранам: где взять intranet-сервер?

Ответ на этот вопрос зависит, конечно, в основном от ситуации в вашей фирме. Если отдел информационного обеспечения уже запустил intranet-сервер, попробуйте обратиться туда. Скажите, что техническая поддержка вам не потребуется - достаточно выделить место на диске и предоставить доступ к нему вам и вашим сотрудникам.

Если это по тем или иным причинам неосуществимо, придется заняться самодеятельностью: украдкой построить собственный intranet-сервер.

На самом деле это не так уж сложно, как может показаться. Допустимо установить серверное ПО даже на чьем-нибудь персональном компьютере, имеющем достаточно мощный процессор и достаточный объем оперативной памяти. Еще лучше, если удастся получить выделенную машину в сети: какая-нибудь старушка с процессором 486 вполне подойдет для ваших целей. Далее нужно решить вопрос об операционной системе и серверном ПО (см. врезку "Рецепт приготовления intranet-сервера").

После этого вы инсталлируете и запускаете серверную программу, устанавливаете необходимые дополнительные программы, задаете соответствующие права доступа для членов своей рабочей группы и начинаете наполнять свою intranet-сеть актуальной информацией.

Неужели все так просто?

Да, это так. Запустить intranet-сеть действительно очень просто. И работать с ней дальше тоже.

Отдел информационного обеспечения одной довольно крупной фирмы, которую я консультировал, планировал создать у себя intranet-сеть. Я посоветовал сотрудникам отдела для начала выяснить, сколько intranet-серверов уже запущено и работает. "Не стоит беспокоиться, - сказали мне. - Других серверов заведомо нет. Наш будет первым".

Но я все-таки убедил их произвести проверку. И что же она показала? Выяснилось, что в фирме работает уже семь серверов. Почему так получилось? Потому что отдел информационного обеспечения слишком долго раскачивался, а для других отделов было так просто решить проблему, что они без труда с ней справились. Такие подразделения, как отдел продаж и бухгалтерия, самостоятельно, без какой бы то ни было посторонней помощи, перевели в электронную форму все свои расписания, служебные записки, планы и прочую писанину!

Если отдел информационного обеспечения поднимет вашу доморощенную "паутинку" на новую высоту, предоставив в распоряжение всей фирмы новые мощные инструменты, будет еще лучше. А пока - вы знаете, что можно сделать не откладывая.

Желаю вам успеха в построении секретной паутины. Пожалуйста, выход через заднюю дверь. Дипломы будут высланы электронной почтой, если вы пришлете нам запрос через анонимный ретранслятор. Ах да, совсем забыл: да здравствует революция!

Intranet-инструменты

Инструментов для intranet-сетей не сосчитать. Перечислим здесь несколько самых популярных редакторов Web-страниц и пакетов для подключения баз данных (URL, которые здесь опущены, можно найти на врезке "Рецепт приготовления intranet-сервера"):

Редакторы Web-страниц

Texture Designer фирмы FutureTense (http://www.futuretense.com), 495 доллл. Отличный редактор, обеспечивающий элегантное представление данных. Его как-то назвали "PageMaker для Web".

FrontPage корпорации Microsoft, 149 долл. Также первоклассный редактор, с графическим интерфейсом, множеством шаблонов, мастеров и готовых рисунков, облегчающих новичку начало работы.

Word для Windows 95 с Internet Assistant для Word. Вполне терпимая базовая система редактирования. Word для Windows 97 значительно совершеннее.

Navigator Gold компании Netscape, 79 долл. Неплохой редактор для начинающих, и вы, возможно, уже знакомы с его интерфейсом.

HotMetal Pro фирмы SoftQuad (http://www.softquad.com), 159 долл. Замечательный выбор для тех, кто имеет технические наклонности.

Пакеты для подключения баз данных

Cold Fusion фирмы Allaire (http://www.allaire.com), 495 долл. Всесторонне развитый инструмент разработки Web.

WebFiler компании Alpha Software (http://www.alphasoftware.com), 995 долл. Позволяет обычному человеку построить базу данных для intranet.

Web.Data корпорации Corel (http://www.corel.com), 100 долл. Очень хорош для преобразования существующих баз данных в формат, удобный для нужд intranet.

IntraBuilder Professional компании Borland, (http://www.borland.com), 500 долл. Аналогичен Web.Data, но на более профессиональном уровне.

Рецепт приготовления intranet-сервера

Вы ограничены в средствах и не можете уговорить ребят из отдела информационного обеспечения поделиться своими игрушками? Тогда нужно действовать так.

Первым делом возьмите один ПК, имеющий процессор 486 (для Macintosh - PowerMac 6150/50) или более мощный, сетевой адаптер и шнур, не менее 16 Мбайт оперативной памяти и жесткий диск объемом от 500 Мбайт. Отдел информационного обеспечения должен дать добро на подключение этой машины к сети.

Можно использовать и компьютер, на котором работает кто-то из сотрудников, но тогда потребуется больше памяти и более мощный процессор: минимальная конфигурация машины, используемой одновременно как персональный компьютер и как intranet-сервер, - это около 32 Мбайт ОЗУ и процессор не ниже Pentium-90. В противном случае сервер будет останавливаться всякий раз, когда пользователю потребуется скалькулировать электронную таблицу.

Затем установите подходящую операционную систему: Windows 95 или NT, NetWare OS/2, Mac OS либо Unix - как вам удобно.

После этого установите Web-сервер. Разных возможностей здесь не счесть, но вам следует начать с чего-нибудь попроще и подешевле. Вот несколько доступных вариантов¹.

Apache (http://www.apache.org), работает на платформах OS/2 и Unix. Самый популярный из Web-серверов в Internet, причем опережает другие с очень большим отрывом. Имеет богатые возможности и хорошо написанную (хотя, возможно, и перенасыщенную терминологией) документацию. Распространяется бесплатно, но техническая поддержка не предоставляется.

Microsoft Internet Information Server (http://www.microsoft.com), теперь включен в состав Windows NT 4.0. Вполне заслуживает доверия. Будет в вашем распоряжении при наличии NT, и вы получите сопровождение. Заметьте также, что пакет Microsoft FrontPage содержит собственный Web-сервер для Windows 95 и NT.

NetWare Web Server корпорации Novell (http://www.novell.com), стоит 995 долл.; сверхъестественно быстр, зато отнюдь не прост в установке.

FastTrack server компании Netscape (http://www.netscape.com), стоит 295 долл.; существуют версии для Windows 95, NT и различных Unix-систем. Как и планировали разработчики, его легко установить и запустить. Обладает рядом замечательных возможностей.

Building Your Own WebSite для Windows 95 и NT компании O'Reilly and Associates (http://www.ora.com), поставляется на CD-ROM, снабжен прекрасной документацией; цена 59 долл.

WebStar для Macintosh фирмы Quarterdeck (http://www.quarterdeck.com), эффективное решение для серверов на базе Macintosh, с рядом дополнительных возможностей; цена 895 долл.

Минимальные требования для intranet-сервера
Компоненты и цена¹

1. ПК с быстрым процессором 486, 16-Мбайт ОЗУ и 500-Мбайт жестким диском - от 2000 долл.
2. Операционная система: от 0 до 1000 долл.
3. Недорогой Web-сервер: от 0 до 1000 долл.
4. Программное обеспечение для intranet: от 0 до 500 долл.
5. Сетевой адаптер и шнур: от 100 до 200 долл.

Пять "надо" и пять "не надо" для intranet-сетей

Надо

1 Помещать на intranet-сервер полезную информацию. Чем теснее intranet связана с работой сотрудников, тем больше они ею будут пользоваться.

2 Начинать с простого. Intranet не сложнее других технологий, используемых на ПК, но если не ограничиваться малым на первых этапах, вы просто не выдержите напряжения и свалитесь замертво.

3 Стараться все сделать как можно дешевле. Вложить дополнительные деньги вы успеете после того, как все заработает.

4 Вовлекать всех поголовно. Ключ к успеху intranet - участие в ней всей группы.

5 Придавать страницам привлекательный вид. Как минимум украсьте графикой свою собственную intranet-страницу.

Не надо

1 Зарываться в технические детали. Очень легко поддаться искушению реализовать какие-нибудь броские фокусы, но на этом вы можете потерять массу драгоценного времени.

2 Заставлять сотрудников использовать intranet. Поощряйте, но не принуждайте их делать это.

3 Ограничивать сотрудников: пусть помещают в intranet что хотят, руководствуясь лишь здравым смыслом и интересами компании.

4 Лезть вон из кожи ради минимизации объема графики. Работа внутренней сети не замедлится, пока вы не станете пересылать по 10 Мбайт изображений.

5 Спешить информировать о своей деятельности отдел информационного обеспечения.