Как организовать работу в домашнем офисе

Вы отдыхаете, офис работает

Коротко о продуктах

Вы работаете дома, и рядом с вами нет сослуживцев? Ничего страшного. Вы и в одиночку в состоянии навести порядок в своем офисе. Майкл С. Лэски, сотрудник журнала PC World, предлагает несколько полезных советов.

Никогда я так не волновался и не чувствовал себя столь одиноко, как в первый день работы в домашнем офисе.

Знаете, управлять офисом намного труднее, чем работать в нем. Неожиданно остаешься без поддержки обслуживающего персонала, и самому приходиться решать массу вопросов. Как, например, организовать учет трудозатрат и расходуемых средств? Как сделать так, чтобы ваше домашнее рабочее место превратилось в настоящий офис с секретарем, а не напоминало переоборудованный гараж с телефоном? Как складывать бумаги, чтобы потом их можно было легко отыскать?

Вот несколько готовых решений (некоторые найти было непросто), которые помогут избежать многих проблем.

Превратите телефон в офисный коммутатор

Как сделать так, чтобы телефон и автоответчик заменили коммутатор, секретаря, отвечающего на звонки, и современную систему голосовой почты, к которым вы привыкли в обычном офисе?

Я обнаружил, что благодаря последним разработкам в области средств телефонной связи существует множество способов придать домашнему офису солидность учреждения, где все страшно заняты, и одновременно повысить производительность своего труда. Системы голосовой почты позволяют создавать многочисленные почтовые ящики (один, например, для клиентов, другой для подрядчиков, третий для поставщиков и т. д.), так что можно быстро ознакомиться с наи-более важными и срочными сообщениями, как при работе в большом офисе. Кроме того, благодаря системе переадресации звонков срочную информацию вы получите, даже находясь за пределами офиса.

Пользуйтесь системой переадресации звонков. За некоторую плату (в США она составляет около 5 долл. в месяц) обслуживающая вас телефонная компания может переводить поступающие вам звонки на другой телефон, установленный, например, там, где вы работаете в данное время, или у кого-либо из членов вашей семьи, который ответит за вас.

Приобретите хороший автоответчик. Бескассетные цифровые автоответчики стали многофункциональными и вполне доступными по цене. Например, автоответчик Bogen Friday Communications Manager ценой 169 долл. позволяет хранить в памяти семь разных исходящих сообщений, причем четыре из них подразумевают возможность записи ответа звонящего вам абонента. В автоответчике предусмотрена система переадресации звонков на другой номер, так что отпадает необходимость обращаться для этого в телефонную компанию. А чтобы ждущий соединения клиент не слишком скучал у телефона, аппарат можно подключить к радиоприемнику и заполнять паузы музыкальными программами.

Если вы не хотите загружать свой стол многочисленным оборудованием, стоит приобрести телефон со встроенной системой приема голосовых сообщений. Телефонный аппарат Digital Answering System Speakerphone компании Lucent Technologies имеет те же функции, что и аппарат Bogen Friday (за исключением системы проигрывания музыки в паузах), и стоит 180 долл. Для записи телефонных обращений предусмотрены четыре почтовых ящика, в каждом из которых хранится свое исходящее сообщение. Аппарат может автоматически переадресовать звонок на другой указанный вами номер, не сообщая об этом клиенту.

Другой способ освободить стол от малофункционального оборудования и получить сразу телефон, систему голосовой почты и факс - приобрести для ПК дополнительную плату PhoneWorks 28.8 компании Connectware за 299 долл., объединяющую в себе систему дуплексной громкоговорящей телефонной связи, многофункциональный факс и систему голосовых сообщений. Плата оснащена определителем номера телефона звонящего абонента и выполняет переадресацию звонков на другие указанные вами номера. Для разговора вы можете воспользоваться поставляемым с платой выносным микрофоном или обычным телефонным аппаратом. PhoneWorks легко подключается к звуковой плате и колонкам.

Поскольку все описанные системы хранят информацию в цифровой памяти, а не на кассете, записанные сообщения можно прослушивать в произвольном порядке, сохранять и удалять по своему усмотрению.

Определитель номера телефона позволит узнать, кто звонит, прежде чем вы поднимете трубку. Продаваемые в настоящее время повсеместно аппараты с определителем номера отображают на индикаторе номер телефона, с которого поступил звонок. Оснащенный хорошим программным обеспечением определитель номера может автоматически подключать абонентов заданных телефонов к соответствующим ящикам голосовой поч-ты или выдавать им заранее подготовленные сообщения. При наличии дуплексного модема или звуковой платы и соответствующего программного обеспечения по установленному определителем номеру еще до того, как вы поднимете трубку, на экран компьютера может быть выведена информация о звонящем клиенте (если таковая ранее была помещена в компьютер).

Разработанная фирмой Algo Communications программа PC Phone Manager (для Windows 3.1 и Windows 95) ценой 90 долл. позволяет использовать определитель номера в сочетании с программами-планировщиками вроде Act, Lotus Organizer и Sidekick, автоматически открывая нужную страницу планировщика после того, как зазвонит телефон. Имеющаяся у вас информация о том, кто звонит, будет представлена на экране компьютера и поможет решить, стоит ли отвечать на звонок или лучше оставить информацию в почтовом ящике. В сочетании с системой переадресации звонков программа может выборочно направлять звонки на другой номер. Кроме того, PC Phone Manager ведет учет телефонных разговоров, что позволяет относить расходы на счет тех клиентов, в интересах которых велись переговоры.

Хотя сейчас продается множество телефонов и специальных приставок с определителем номера, среди них можно выделить ряд поистине выдающихся устройств. Например, компания Northern Telecom менее чем за 300 долл. предлагает аппарат Meridian 9516, представляющий собой комбинацию телефона, оснащенного определителем номера, и цифрового бескассетного автоответчика. Используя встроенный синтезатор речи и программируемую базу данных с номерами телефонов и именами их владельцев, аппарат устанавливает и объявляет имя звонящего. Он также ведет реестр телефонных переговоров (что очень важно для учета расходов) и из поступивших сообщений позволяет выбрать те, с которыми вы хотите ознакомиться в первую очередь. Вы можете оставить до 75 персонально адресованных сообщений для разных лиц, которые будут идентифицированы по номеру телефона.

Пользуйтесь коммерческой службой приема телефонных сообщений. Если вы хотите, чтобы вам могли передать информацию, но не желаете разглашать место вашего пребывания и номер пейджера, обращение в эту службу - наиболее удачный выход из создавшегося положения. Всем, кто звонит по вашему номеру, отвечает телефонист, который принимает сообщения, а в случае необходимости связывается с вами и доводит их до вашего сведения. Стоит это всего 60 долл. в месяц. Однако есть одно "но". Хотя служба обеспечивает так необходимый в общении человеческий фактор, это не всегда устраивает тех, кто хотел бы оставить личное или какое-то большое и подробное сообщение в почтовом ящике и, следовательно, предпочел бы общение с автоответчиком. Для решения этой проблемы в настоящее время многие службы предлагают к услугам клиентов систему голосовой почты.

Учет трудозатрат

Даже при небольшом числе клиентов наладить учет затраченного на выполнение отдельных заказов времени и сопутствующих расходов, как оказалось, совсем не просто. Однако есть пути решения и этой проблемы.

Пользуйтесь программой учета затрат и подготовки счетов. Лично я предпочитаю пользоваться условно-бесплатной программой TimeWin 1.2.1. (50 долл.), интерфейс которой напоминает Диспетчер файлов системы Windows 3.1. Программа позволяет просмотреть ваши затраты и указать, кем они должны быть оплачены. Вы можете разнести затраты по отдельным проектам, и программа сама подготовит соответствующие счета на оплату. Программу TimeWin можно найти в сетевой службе PC World Online (файл timewin.zip).

Из числа программ, имеющихся в розничной продаже, я мог бы порекомендовать Timeslips Personal Plus или Responsive Time Logger 2.0. Обе программы (ценой менее 100 долл.) ориентированы на нужды малого офиса и располагают простыми в использовании средствами учета временных и финансовых затрат при выполнении заказов клиентов и отдельных проектов.

Все три продукта работают в среде Windows 3.x и Windows 95.

Пользуйтесь услугами службы регистрации звонков вашей телефонной компании. Оплачиваемые вашими клиентами телефонные разговоры легко отследить при помощи службы регистрации звонков, имеющейся в таких компаниях, как AT&T, Sprint, MCI и многих других. Стоит эта услуга около 2,5 долл. в месяц. К каждому набираемому номеру вы сможете добавить от двух до четырех цифр, которые, по сути, станут идентификационным номером клиента. В присылаемых телефонной станцией счетах все телефонные разговоры будут разнесены по группам в соответствии с дополнительными кодами, что существенно упростит учет расходов по каждому клиенту. Те же данные вы можете получить на гибком диске и затем перенести их в программу подготовки счетов или электронную таблицу.

Как сберечь свое время

Хотя клиентов у меня было не так уж много, рабочий стол оказался завален бумагами. Неделями они закрывали всю поверхность стола. Я приобрел шкаф с четырьмя ящиками, но что действительно могло бы меня спасти, так это продуманная система хранения документов, которая позволила бы быстро отыскивать их, не перетряхивая весь офис.

Не храните документы в стопке. "Отыскать нужные документы будет намного проще, если они хранятся в вертикальном положении в скоросшивателе", - отмечает Лиза Канарек, написавшая книгу об организации домашнего офиса. Поступающие к вам сводки и отчеты должны оставаться на столе лишь самое непродолжительное время, и лучше, если все ожидающие дальнейшего решения бумаги будут сложены в одном месте.

Не храните лишних документов. Разбирая сложенные в стопку бумаги, оставляйте лишь те, для хранения которых у вас есть очень серьезные причины. Остальные, не сомневаясь, выкидывайте.

Не держите вместе личные и деловые бумаги. Может показаться, что все бумаги, личные и деловые, лучше хранить в одном месте. Однако это приведет к значительным потерям рабочего времени. И вообще, чем больше бумаг находится в одной папке, тем дольше вы будете искать нужный документ.

Используйте скоросшиватели разного цвета. Наиболее подходящий порядок размещения документов - по именам клиентов, по номерам заказов, по категориям в соответствии с характером выполняемого задания или какой-либо другой - определяется спецификой вашего дела. Но в любом случае используйте папки разного цвета или пометьте их цветными наклейками. Разными цветами, например, могут быть отмечены выполняемые вами проекты, клиенты, которых вы обслуживаете, или стадии готовности работы. Именно этот совет мне чаще всего давали участники форума Working From Home в сетевой службе CompuServe, имеющие большой опыт работы в домашнем офисе.

Вы отдыхаете, офис работает

Вечером, когда я заканчиваю работу и ухожу в гостиную, мой офис продолжает функционировать. Вы тоже можете этого добиться. Вот несколько советов по организации ночной работы.

Пользуйтесь факсом для передачи сообщений. Возможно, мой факсимильный аппарат Espresso Personal Communica-tions Manager выглядит как маленькая атомная электростанция, но работает он достаточно эффективно. С наступлением полночи он автоматически начинает передавать наиболее заинтересованным клиентам факсы с предложениями по сбыту продукции - в ночное время это обходится дешевле, и появляется возможность в основные часы работы офиса использовать аппарат в других целях. Если он подключен к ПК (хотя прекрасно работает и без этого), то просматривать факсы и управлять режимами работы аппарата можно с удаленного компьютера.

Регулярно делайте резервное копирование данных. Каждый вторник я копирую данные с жесткого диска на стриммер Colorado 700 Tape Drive. Вы можете выбрать любое другое решение для записи резервных копий. Главное - делать их регулярно, хотя бы раз в неделю. Копии же храните где-нибудь в безопасном месте подальше от глаз.

Считывайте электронную почту ночью. Пока я сплю, компьютер связывается со службами America Online, CompuServe и поставщиком услуг Internet, чтобы загрузить поступившие сообщения. Для организации работы в автоматическом режиме в America Online выберите Mail·Flash Session. Предлагаемый сетевой службой CompuServe дополнительный модуль к Navigator выполняет те же функции. Запрос электронной почты из Internet в ваше отсутствие сделает свободно распространяемая программа Eudora Light (более мощная версия, Eudora Pro, стоит 89 долл.).

Используйте средства дистанционного управления офисным ПК. Коммутатор входного питания Power On/Off компании Server Technology позволяет мне включать и выключать компьютер с любого телефона и обращаться к ПК с помощью программных средств организации удаленного доступа. Если компьютер по какой-то причине зависнет, я могу передать команду на его выключение и, подождав полминуты, включить снова для продолжения нормальной работы.

Коротко о продуктах