Быть или не быть управлению ИТ-активами?

Приобретение ИТ-активов, их передача в эксплуатацию и контроль за использованием — все это составные части процесса управления ИТ-активами (Information Technology Asset  Management, ITAM),  который начинается с понимания необходимости их приобретения и заканчивается списанием, выводом из эксплуатации и утилизацией. Проблема повышения эффективности управления ИТ-активами объединила профессионалов в этой области по всему миру — еще в 2002 году была образована Международная ассоциация менеджеров по управлению ИТ-активами (International Association of Information Technology Asset Managers, IAITAM). В задачу ассоциации входит сбор, анализ и распространение передового мирового опыта управления ИТ-активами через систему обучения, консультаций, журнал ITAK, конференции и выставки IAITAM ACE, а также библиотеки IAITAM Best Practice Library (IBPL). Ассоциацией разработан ряд тренингов, которые можно пройти как в классах, так и удаленно — например, курс по управлению программным обеспечением Certified Software Asset Manager Course (СSAM) и курс по управлению аппаратным обеспечением Certified Hardware Asset Management (CHAMP) доступны и в России. Благодаря деятельности IAITAM, компании из списка Fortune 500 в среднем экономят почти 3 млн долл. ежегодно за счет консолидации и рационализации приложений, определяя, используется ли фактически установленное программное обеспечение и для каких целей. Например, одна из американских нефтяных компаний достигла экономии в 1,25 млн долл. только за счет удаления из использования 76 программных продуктов, которые фактически не применялись, но лицензионные отчисления за них исправно выплачивались.

Однако экономия обычно достигается не путем единовременных действий, а благодаря выполнению долгосрочных программ управления ИТ-активами — совокупности мероприятий и бизнес-процессов, объединяющих усилия департаментов ИТ, финансов, юридической службы и HR, — проводимых на различных этапах жизненного цикла ИТ-активов. Библиотека знаний ассоциации IAITAM выделяет следующие этапы жизненного цикла ИТ-активов (см. рисунок), опирающиеся на актуальную базу данных ИТ-активов (Asset Management Data Base, AMDB): запрос (осознание необходимости ИТ-актива); закупка; получение; складирование; выдача в использование; мониторинг использования; поддержка; изменение (инсталляция, перемещение, добавление, изменение); списание. На каждой стадии жизненного цикла ИТ-активов возможно применение лучших практик, позволяющих повысить эффективность и увеличить ROI.

Этапы жизненного цикла ИТ-активов

На этапе запроса ИТ-активов экономический эффект может быть достигнут, в частности, за счет стандартизации, разработки каталогов и процессов получения ИТ-активов, а также эффективного повторного использования уже имеющихся ИТ-активов.

На этапе закупки наиболее эффективны мероприятия по определению предпочтительного поставщика, включающие в себя анализ условий предлагаемых договоров на поставку, дальнейшую поддержку, определение межорганизационного взаимодействия.

На этапе получения серьезные ресурсы повышения эффективности управления ИТ-активами кроются в использовании технологий штрихкодирования, позволяющих улучшить контроль сбора инвентарных данных и создать точные и релевантные записи о новых ИТ-активах.

Мероприятия по повышению эффективности управления складом позволяют снизить убытки от утери ИТ-активов, отказаться от закупок новых устройств в случаях, когда можно использовать уже имеющиеся, а также сократить ресурсы на поиск ИТ-активов в соответствии с заявками пользователей.

Управление централизованными или децентрализованными закупками позволяет достигнуть эффекта за счет интеграции данных об ИТ-активах; управления договорами; управления лицензиями на ПО.

Управление соответствием нормативным требованиям (compliance) поможет компании избежать штрафов и сложностей при проведении аудиторских проверок. Управление сервисом и интеграция процессов управления сервисами и управления ИТ-активами обеспечивают снижение частоты сервисного обслуживания и операционных затрат.

Мероприятия по оптимизации ПО позволяют снизить затраты на лицензии и поддержку.

Мероприятия вывода из эксплуатации включают в себя удаление ПО и обновление и пересмотр лицензий; обновление/пересмотр договоров; уничтожение данных на носителях; документирование и отслеживание передачи оборудования в службу утилизации. Эффект от управления выводом из эксплуатации достигается за счет снижения затрат на ПО, оборудование и ведение договоров, а также исключения штрафных санкций за неправильную утилизацию. Особое значение контроль вывода из эксплуатации приобретает в случае использования лизингового оборудования.

Управление ИТ-активами в АНК «Башнефть»

В ОАО АНК «Башнефть» была поставлена задача создания автоматизированной системы управления лицензиями на ПО как ИТ-активами, включая контроль соответствия лицензиям используемых программ, управление пакетами ПО (доставка, установка и удаление), инвентаризацию ИТ-ресурсов с использованием технологии штрихкодирования, реализацию учета ИТ-активов (движение, перемещение оборудования). Особенностью внедренной системы инвентаризации и управления компьютерным парком в «Башнефти» стали минимальные требования при развертывании необходимой для реализации проекта инфраструктуры — один управляющий сервер LANDesk Management Suite обеспечил управление 13 тыс. компьютеров, расположенных в 600 удаленных подсетях. Система управления ИТ-активами аккумулировала инвентарную информацию по аппаратной конфигурации и установленному ПО, включая статистику использования ПО. Кроме того, был реализован функционал централизованного распространения ПО и техподдержки пользователей. При этом в удаленных подсетях не потребовалось развертывать промежуточные серверы распространения пакетов ПО, а это гарантирует, что в удаленную подсеть будет доставлена только одна копия программного пакета и что она будет распространена точно на требуемое количество компьютеров.

На базе системы LANDesk Asset Lifecycle Manager были реализованы такие процессы управления ИТ-активами, как: приобретение, назначение в использование, ремонт, вывод из эксплуатации и списание, контроль соответствия  ПО лицензиям,  управление договорами и поставщиками.

Проект примечателен тем, что процесс назначения лицензий (Software License Entitlement) был реализован в соответствии с четвертым, наивысшим уровнем зрелости SAM (Software Asset Management) согласно ISO 17990-1.

Уровни зрелости управления программными активами

 

После согласования заявки пользователя на ПО менеджер по лицензированию выбирает свободную лицензию, удовлетворяющую заявке и распространяемую на данное юридическое лицо. После этого система автоматически производит назначение лицензии на пользователя и компьютер, в учетных карточках пользователя и компьютера добавляется ссылка на лицензию, выполняется пересчет количества свободных и занятых лицензий, создается задание в LANDesk Management Suite на автоматическую установку ПО на компьютер пользователя, а в случае ее неуспешного завершения создается заявка в сервисную службу на установку вручную. По словам Алексея Шицина, генерального директора компании «Башнефть-Информ», «программа управления ИТ-активами позволила предприятию приобретать ПО за минимальную цену с максимальным функционалом, а за счет минимизации числа лицензий сам проект по внедрению системы автоматизированного учета ИТ-активов окупил себя на стадии внедрения». В результате сбора статистики использования ПО выяснилось, что ряд инсталляций специализированных программ в течение месяца ни разу не запускались. Данное ПО было перенесено на компьютеры тех пользователей, которым оно действительно нужно, а строка в бюджете на закупку новых лицензий, превышающая все затраты на внедрение системы управления ИТ активами, была аннулирована.

Таким образом, сегодня в любой момент времени доступна информация о том, какими именно ИТ-активами располагает компания, где они расположены, кто их использует, где и какое ПО установлено, как оно используется, какая лицензия назначена данной инсталляции, сколько всего лицензий имеется, сколько из них доступны для назначения.

***

По данным аналитиков Gartner, еще пять лет назад программы  ITAM  действовали на 25% предприятий во всем мире, а сегодня их используют уже 40% предприятий — современные компании и предприятия нуждаются в новых источниках повышения эффективности и снижении рисков.

Наталья Калиманова (kalimanova1@arbyte.com) — директор департамента программных решений, Владимир Максимов (Maximov@arbyte.ru) — директор по развитию бизнеса департамента программных решений, компания Arbyte (Москва).