Все о BPM

Термином Body of Knowledge (BoK) принято обозначать совокупность знаний, с максимальной полнотой описывающую определенную профессиональную область. Как правило, составлением и поддержкой таких сводов знаний занимаются некоммерческие ассоциации, объединяющие специалистов в конкретной области и ставящие целью развитие, популяризацию и продвижение своей профессии. Появление собственного Body of Knowledge является своего рода индикатором формирования полноценной профессиональной дисциплины, как это было с управлением проектами (PMBoK) более четверти века назад и в 2000-х — с программной инженерией (SWEBoK) и бизнес-анализом (BABoK). Создавая очередной свод знаний, специалисты в данной области демонстрируют готовность обобщить и стандартизировать накопленную информацию о знаниях, направлениях деятельности и рекомендованном опыте, которыми должен владеть профессионал. Своды знаний становятся основой для формирования учебных программ в университетах и постдипломном образовании, а также для развития системы профессиональной сертификации.

Единый свод знаний по управлению бизнес-процессами (BPM Common Body of Knowledge, BPM CBoK) — один из самых молодых. Судьба этой профессиональной области складывается непросто; по признанию экспертов, методы и технологии BPM не без труда находят себе дорогу на предприятия не только в России, но и в развитых странах. Консолидация усилий всех заинтересованных специалистов в области BPM по всему миру, в частности путем развития CBoK, призвана ускорить перемены к лучшему.

Руководство к своду знаний

Фрмальное название документа ABPMP выглядит как “Guide to the BPM CBoK”. Слово Guide здесь имеет определяющее значение и всегда присутствует в подобных сводах знаний. Как и в любой развивающейся профессиональной области, теория и практика BPM излагаются во множестве разнообразных источников, от академических исследований и многостраничных изданий до статей, блогов, презентаций, моделей процессов и корпоративных документов, фиксирующих опыт компаний по внедрению принципов управления бизнес-процессами. Все это и составляет свод знаний по BPM, но, конечно, не может быть зафиксировано в одном, пусть и очень объемном документе. BPM CBoK представляет собой руководство к накопленному богатству знаний, в котором из всего их многообразия выделены, структурированы и описаны ключевые понятия, направления деятельности и практические задачи управления бизнес-процессами. При этом документ содержит ссылки на множество источников, в которых можно познакомиться с более детальным изложением проблематики BPM. Однако надо подчеркнуть, что BPM CBoK не производит впечатления краткого изложения — сам по себе это объемный, содержательный труд, дающий глубокое представление о дисциплине управления бизнес-процессами.

Помимо своей главной цели — представить основные области знаний BPM, свод знаний преследует еще несколько. Разработчики BPM CBoK отмечают, что управление бизнес-процессами — активно развивающаяся область, и это развитие сопровождается напряженными дискуссиями, в которых группы специалистов подчас не сходятся даже в значении используемых терминов. Задача единого свода знаний — определить общую терминологию, которая поможет спорам вокруг BPM «рождать истину», а не тормозить продвижение дисциплины. Также BPM CBoK рассматривается ABPMP как основа для профессиональной аттестации специалистов, проводимой комитетом по образованию, и в приложениях CBoK дается описание возможных учебных программ по BPM и программы сертификации. Знание CBoK является одним из главных условий получения продвигаемой ABPMP профессиональной сертификации Certified Business Process Professional (CBPP). Кроме того, BPM CBoK включает в себя этический кодекс профессионалов BPM. В таблице приведен перечень базовых принципов единого свода знаний по BPM.

Области знаний BPM

BPM CBoK описывает девять областей знаний BPM, каждой из которых посвящена отдельная глава документа (см. рисунок):

• управление бизнес-процессами (business process management);
• моделирование процессов (process modeling);
• анализ процессов (process analysis);
• проектирование процессов (process design);
• управление эффективностью процессов (process performance management);
• трансформация процессов (process transformation);
• организация управления процессами (process management organization);
• корпоративное управление процессами (enterprise process management);
• технологии управления бизнес-процессами (BPM technologies).

Области знаний BPM CBoK

Управление бизнес-процессами. Это базовая область знаний, в которой определяются все основные понятия BPM, развиваемые и детализируемые в остальных главах свода знаний. В CBoK управление бизнес-процессами определяется как «структурированный (disciplined) подход к идентификации, проектированию, выполнению, документированию, измерению, мониторингу и контролю как автоматизированных, так и неавтоматизированных бизнес-процессов для достижения согласованных, целенаправленных результатов, увязанных со стратегическими целями организации».

Предварительно в документе даются определения бизнеса и процесса. Бизнес — это совместные усилия людей по выполнению определенных действий для обеспечения ценного результата заказчикам и возврата инвестиций акционеров и владельцев. Процесс — определенный набор действий, выполняемых людьми или машинами для достижения одной или более целей. При этом CBoK подразумевает под «бизнесом» организации любых типов — коммерческие, некоммерческие и правительственные. А бизнес-процесс определяется как законченная работа, направленная на предоставление результата заказчику. Законченность (end-to-end) — основное понятие BPM, задачей которого является включение в бизнес-процесс получения нужного результата всех необходимых специалистов и действий, независимо от функциональных границ.

В этой области знаний описывается несколько фундаментальных концепций BPM. В том числе подчеркивается, что BPM — это управленческая дисциплина в совокупности с набором поддерживающих технологий. Достаточно очевидное, но важное утверждение, поскольку на практике реализация BPM часто отождествляется с внедрением программного инструментария, который может ничего не дать без грамотной постановки именно дисциплины управления. В то же время подчеркивается важная роль технологической поддержки, которая рассматривается как отдельная полноценная область знаний BPM. Также говорится о значении глубокой приверженности организации дисциплине BPM для достижения результата, что может потребовать введения новых ролей и структур, несвойственных традиционной функциональной ориентации бизнеса. В целом BPM рассматривается как важный инструмент, позволяющий организации реализовать с помощью бизнес-процессов стратегию своего бизнеса и повышения общей эффективности.

В этой области знаний описываются также типы процессов, понятие жизненного цикла BPM, необходимые компетенции и факторы успеха реализации BPM, а также вводятся основные компоненты управления бизнес-процессами: моделирование, анализ, проектирование, управление эффективностью и трансформация процесса — которые подробно рассматриваются в последующих главах BPM CBoK.

Моделирование процессов. Это набор действий по созданию простого для понимания представления существующего или предлагаемого процесса. CBoK позиционирует модель процесса как основной инструмент для выполнения целого ряда задач в рамках BPM. Модель необходима для проектирования процесса, является удобным средством коммуникаций между участниками BPM, позволяет анализировать соответствие процесса заданным стандартам и параметрам эффективности, служит в качестве инструмента документирования процесса, в том числе в целях проведения обучения и т. д. Модель бизнес-процесса может иметь разные уровни детализации, позволяя давать наглядное представление о процессе для разных групп специалистов. CBoK также подробно описывает большое число методов и инструментов моделирования бизнес-процессов, включая нотацию BPMN, блок-схемы, UML и др.

Анализ процессов. По определению CBoK, анализ процесса направлен на формирование понимания тех действий, которые выполняются в рамках бизнес-процесса, и оценку успешности этих действий для достижения поставленных целей. Такое понимание текущего состояния процесса и его соответствия бизнес-задачам необходимо для создания новых процессов и модернизации существующих. Анализ процессов является основой для продуманного принятия решений, необходимых для приведения бизнес-процессов в соответствие тем изменениям, которые происходят с организацией под воздействием различных внутренних и внешних причин.

В данной области знаний описывается, как модель процесса и другие типы документации по процессу применяются для понимания и оценки текущего и будущего статуса процесса. В CBoK подчеркивается, что организация может проводить анализ процессов в любой момент, когда это будет признано необходимым, но оптимальным является постоянный мониторинг процессов, а не инициирование анализа в ответ на определенные события. Анализ процессов помогает выявлять такие проблемные ситуации в BPM, как несоответствие заданным параметрам эффективности, сбои во взаимодействии с клиентами, отклонение процессов от заданной модели и др. К анализу процессов могут привлекаться специалисты с различными ролями в организации, от руководителей верхнего звена до предметных экспертов и профессиональных аналитиков. CBoK описывает множество доступных методологий, подходов и инструментов для получения информации и анализа процессов, а среди ключевых факторов успеха такого анализа называет заинтересованность руководства, продуманные метрики и критерии, взаимодействие с заказчиками.

Проектирование процессов. Проектирование процессов по CBoK — это создание спецификаций новых и модифицируемых бизнес-процессов с учетом бизнес-целей, параметров эффективности процесса, потоков работ, бизнес-приложений, технологических платформ, ресурсов данных, параметров финансового и операционного управления и интеграции с другими внутренними и внешними процессами. Эта область знаний рассматривает логическое (какие действия будут выполняться) и физическое (как эти действия будут выполняться) проектирование. Проектирование процессов — это целенаправленное и продуманное планирование того, как процесс будет выполняться, измеряться и управляться. При проектировании любого бизнес-процесса во главу угла должны ставиться стратегические задачи бизнеса и потребности клиентов.

Проектирование процессов включает в себя такие действия, как проектирование с помощью моделирования и других инструментов, определение действий в рамках процесса, определение правил, переходов между действиями, метрик, выполнение сравнений и оценок, тестирование и др. В этой области знаний рассматриваются роли, методы и инструменты проектирования, принципы хорошего дизайна процесса, предлагаются шаблоны проектирования и др.

Управление эффективностью процессов. CBOK подчеркивает огромную значимость для BPM детальной оценки эффективности процессов — управление процессами не имеет смысла, если их эффективность не увязывается с достижением целей организации. Все усилия и траты времени и средств на совершенствование процессов расходуются впустую, если нет четких критериев оценки того, что должно улучшаться. Существует много научных школ, предлагающих свои методики управления эффективностью процессов, и в данной главе свода знаний выделяются три наиболее общие методологии анализа эффективности процесса: построение карты потока ценности (Value Stream Mapping), учет затрат по работам (Activity-Based Costing) и статистические методы. Предварительно вводятся базовые метрики (время, стоимость, охват и качество) и описываются ключевые параметры эффективности (KPI) процессов, которые могут собираться и анализироваться либо вручную, либо с помощью специализированных программных средств, в том числе в составе комплексных систем BPM. Среди ключевых факторов успеха управления эффективностью процесса называются: внимание как к процессу, так и к его участникам; понимание процесса в целом, а не только его отдельных задач; понимание связи процесса с метриками операционной эффективности; гарантия того, что люди, которые проектируют и утверждают действия в рамках процесса, будут эти действия реализовывать.

Трансформация процессов. Эта область знаний рассматривает вопросы изменения процессов. Трансформация процесса определяется как плановая эволюция бизнес-процесса с помощью четко определенной методологии и структурированного подхода, которые будут гарантировать, что, претерпевая изменения, процесс продолжает соответствовать целям бизнеса. В зависимости от степени зрелости процессов в организации могут использоваться различные методы мониторинга внутренних и внешних факторов, влияющих на бизнес-процессы, и реализации соответствующих изменений. Изменения процессов могут происходить в рамках стратегии непрерывного совершенствования или путем инициирования проектов при необходимости. В CBOK обсуждаются наиболее известные методологии, применимые для проведения изменений, включая Six Sigma, Lean, Total Quality Management (TQM), реинжиниринг и др.

В данной главе подробно рассматриваются различные аспекты реализации бизнес-процесса. Подчеркивается важность оценки рисков и управления ими и необходимость активных действий по управлению изменениями для укрепления наиболее слабого звена всех трансформаций — человеческого  фактора. 

Организация управления процессами. Если предыдущие области знаний описывают, как дисциплина управления бизнес-процессами меняет подходы предприятия к выполнению кросс-функциональных работ, направленных на получение определенного результата для заказчика, то данная фокусируется на том, как может в целом поменяться компания, вставшая на путь BPM. Серьезные изменения могут затронуть структуру компании, существующие в ней роли и распределение ответственности, критерии оценки эффективности и корпоративную культуру. Подчеркивается важность введения четкой структуры руководства (governance) для поддержки всех усилий по реализации принципов BPM и вводится понятие центра экспертизы по BPM (BPM Center of Excellence).

Корпоративное управление процессами. Предметом данной области знаний является комплексный подход к BPM, который позволит организации наиболее полно увязать результаты управления бизнес-процессами с достижением стратегических целей бизнеса. Корпоративное управление процессами (Enterprise Process Management, EPM) означает переход в формулировке стратегии от общих или финансовых терминов к терминологии измеряемых кросс-функциональных действий, что, по сути, требует нового мировоззрения от лидеров бизнеса и организации в целом.

CBoK вводит понятие портфеля бизнес-процессов и рассматривает методы для оценки и управления инициативами при реализации процессного подхода. Определяются инструменты и методики оценки зрелости управления процессами, рассматриваются различные процессные фреймворки, предназначенные для упрощения анализа процессов, и вводится понятие интеграции процессов.

Технологии управления бизнес-процессами. CBoK подчеркивает важную роль автоматизации для эффективного управления бизнес-процессами, значение которой тем выше, чем сложнее процессная архитектура организации и чем больше объемы информации, с которыми приходится работать в рамках BPM. Данная область знаний дает обзор существующих технологий для отдельных задач в рамках управления бизнес-процессами и интегрированных систем BPM. Акцент делается на средствах автоматизации моделирования, анализа, проектирования, реализации и выполнения процессов, а также на поддержке управляющих решений, измерения эффективности бизнеса и административных задач. Рассматриваются важные для автоматизации этой области стандарты и тенденции развития технологий BPM.

***

Продвижением теории и практики управления бизнес-процессами, в частности формированием и развитием BPM CBoK, занимается международная ассоциация профессионалов по BPM (The Association of Business Process Management Professionals International, ABPMP). До последнего времени рабочей версией была BPM CBoK Version 2.0, выпущенная в феврале 2009 года, но в самом начале сентября 2013 года была представлена третья версия. На данный момент ABPMP объединяет 800 членов из 49 стран, а с весны 2013 года отделение ассоциации функционирует в России, считая одной из своих первоочередных задач создание глоссария BPM и перевод CBoK на русский язык.