Динамизм современного рынка заставляет предприятия искать новые подходы к решению задачи управления корпоративной информацией. Для обеспечения непрерывного и плодотворного взаимодействия сотрудников, партнеров и заказчиков требуются адекватные инструменты, которые поддерживали бы такое взаимодействие и обеспечивали бы организацию обмена информацией внутри и вне компании на протяжении всего ее жизненного цикла.

По оценкам, объемы корпоративной информации ежегодно утраиваются, причем по-прежнему 80% ее объема представлено в неструктурированном виде (традиционные офисные документы, мультимедийные данные, чертежи, XML-документы, HTML-файлы, электронная почта, графические образы документов и др.). Одновременно с этим год от года растет значимость хранимой информации для бизнеса. Компании, которые не способны обеспечить постоянное и прозрачное взаимодействие между сотрудниками, партнерами и заказчиками, начинают терять свои позиции на рынке. Однако усложняющаяся ИТ-инфраструктура предприятий требует все больше ресурсов на свое собственное обслуживание, оставляя за кадром вопросы «выравнивания» с потребностями бизнеса.

Задача управления информацией требует комплексного решения, основанного на понятии жизненного цикла информации, ценность и требуемый уровень управления которой со временем изменяются.

Управление жизненным циклом информации

Управление жизненным циклом информации (information lifecycle management, ILM) основано на оценке уровня значимости для предприятия той или иной информации на каждом этапе ее существования. Значимость определяется правилами и процедурами компании: сотрудники, государственные регулирующие органы, заказчики и партнеры влияют на бизнес-правила, выступая в роли авторов различных типов корпоративной информации. Информационные системы управляют информацией на основе этих правил, сопровождая ее на всем ее жизненном пути.

Можно выделять группы информации и для каждой группы, в зависимости от ее ценности, предоставить надлежащую степень обслуживания на уровне технической инфраструктуры. Уровень обслуживания зависит от бизнес-требований компании, и включает в себя категории программного и аппаратного обеспечения, квалификацию персонала, скорость доступа, защищенность и надежность хранения информации. Если определить наиболее эффективный уровень обслуживания для каждой группы информации, то можно значительно снизить стоимость ее владения в целом. Реализовать такое управление можно только в рамках единой интегрированной программно-аппаратной платформы, готовой к постоянному изменению бизнес-процессов предприятия (рис. 1).

Рис. 1. Управление жизненным циклом информации

Комплексное решение в области ILM предлагает, в частности, компания EMC. Его важная составляющая — технологии Documentum, помогающие сократить расходы на владение бизнес-информацией.

Технологии Documentum

Компания Documentum, ныне подразделение EMC, — разработчик популярной платформы для управления неструктурированным содержанием (Enterprise Content Management), которая позволяет создать на предприятии единую информационную среду, классифицировав любые типы неструктурированного содержания согласно бизнес-правилам и, предоставив к ним доступ для всех авторизованных пользователей, приложений и информационных систем. Эта платформа имеет масштабируемую, открытую и защищенную архитектуру и способна управлять практически неограниченными объемами содержания и бизнес-процессами предприятия.

С позиции конечного пользователя, платформа Documentum предлагает файловую систему, в которой классификация файлов не ограничивается стандартным набором атрибутов (имя, дата, автор, размер), а предусматривает набор предметно-ориентированных классификаторов, состав которых определяется бизнес-требовниями предприятия. Бизнес-требования содержат информацию, которая используется при проектировании и внедрении информационных систем (требования к аппаратной и программным платформам, типы содержания, бизнес-процессы, права доступа, требования к пользовательским интерфейсам и т.п.). Используя предметную классификацию, пользователь получает возможность быстрого поиска и доступа к информации из различных приложений. Примерами предметных классификаторов могут быть, например, официальная нумерация документов, принадлежность к подразделениям компании, перечень получателей содержания, указание времени и даты публикации документа в Web, список связанных документов, журнал аудита действий над документом, таблица прав доступа, текущее состояние жизненного цикла и т.д.

С точки зрения корпорации, задача платформы Documentum состоит в автоматизации жизненного цикла содержания, образованного из четырех основных этапов — создания, управления, доставки и архивации (рис. 2).

Этап создания содержания обеспечивает наполнение корпоративного хранилища. Информационными источниками могут выступать различные объекты, и каналы передачи нового содержания могут быть разнородны. Содержание может быть создано сотрудником в офисном приложении или в системе САПР, может быть получено по электронной почте или факсу от внешнего контрагента, ERP-система может сформировать финансовый отчет и т.д. Платформа Documentum предлагает открытые интерфейсы, обеспечивающие для конечных пользователей и информационных систем прозрачный доступ к единому хранилищу содержания. Пользователи, например, могут продолжать работать в своем привычном офисном приложении, но вместо файловой системы будут взаимодействовать с хранилищем Documentum, а значит, сразу же после сохранения документ может принимать участие в бизнес-процессах предприятия.

Как только содержание попадает в корпоративное хранилище, функции управления начинают контролировать его «жизнь» на предприятии. Любой элемент содержания (например, документ) должен быть классифицирован на предметном уровне, чтобы его можно было привязать к требуемому бизнес-процессу и чтобы его мог легко найти пользователь. Над любым элементом содержания могут быть выполнены стандартные библиотечные функции, такие как выписка на редактирование и регистрация новой версии, поиск, навигация по хранилищу, рассылка, копирование и перемещение, заполнение атрибутов учетной карточки и т.д. Платформа Documentum обеспечивает авторизацию пользователей, динамические права доступа к содержанию, выполнение бизнес-правил, автоматизацию бизнес-процессов, преобразование форматов содержания и многое другое. Пользователи, работающие с хранилищем, могут, как и прежде продолжать работать в привычных для себя приложениях, в некоторых случаях изучив лишь минимальный набор дополнительных функций, таких как расширенный поиск по выбранным атрибутам, заполнение учетной карточки документа или работа с версиями.

Получателями содержания, как и его авторами, могут быть внешние и внутренние пользователи или внешние и внутренние информационные системы. Формат, в котором должна осуществляться доставка содержания, и канал его передачи могут быть различными. Внутренний пользователь может через стандартное клиентское приложение Documentum получить задание (например, указание утвердить присланный документ), внешний контрагент может получить электронное письмо, заказчик может зайти на Web-сайт и прочитать новую информацию, документ может быть распечатан, отправлен по почте и т.д. Платформа Documentum делает процесс подготовки и многоканальной рассылки содержания частью корпоративных бизнес-процессов.

Предусмотрена классификация типов неструктурированного содержания по пяти категориям: традиционные документы, Web-содержание, мультимедийное содержание, официальная документация и содержание коллективной работы. Для каждой из категорий предлагаются механизмы управления, расширяющие базовый набор функций управления жизненным циклом, который одинаков для всех типов содержания. К таким механизмам относятся: службы обработки мультимедийных данных; управление коллективной работой через проектный портал; службы архивации официальных документов и гарантии их подлинности; портлеты доступа к функциям Documentum через порталы; службы сбора и рассылки содержания по подписке; службы преобразования форматов содержания; службы аннотирования; службы шифрования данных; службы контроля печати; службы динамической сборки документов; и др.

Платформа Documentum позволяет организовать единое распределенное информационное пространство, объединяющее корпоративное содержание, бизнес-процессы и людей, как внутри, так и за пределами предприятия. Конечные пользователи получают богатый функционал, позволяющий им работать с содержанием из любых точек мира, принимать участие в корпоративных бизнес процессах и прозрачно взаимодействовать друг с другом при выполнении любых бизнес-задач.

Аппаратно-системная база ILM

EMC специализируется на создании программно-аппаратной платформы, позволяющей строить корпоративные системы хранилищ данных. Решения из аппаратной линейки позволяют создавать как простейшие хранилища данных, так и многоуровневые распределенные сетевые конфигурации (рис. 3).

Отдельно стоит отметить конфигурацию CAS (Content Addressed Storage), которая основана на системе адресации содержания и аппаратном модуле EMC Centera. К Centera нет прямого доступа через файловую систему; вместо этого для доступа используется специальная программная библиотека, функции которой может вызывать, например Documentum. Каждый файл в Centera представлен объектом, который имеет дополнительные уровни защиты, гарантирующие подлинность хранимой информации. Centera является хранилищем с условно-однократной записью: любой объект хранилища может быть перезаписан, но уникальный цифровой ключ будет изменен. Таким образом, даже на уровне системного администратора нет возможности «подделать» хранимую информацию.

Рис. 3. Основные сетевые архитектуры систем хранения от EMC

Для эффективного программного управления сетевыми хранилищами данных, компания EMC приобрела компанию Legato Systems, предлагающую решения в области сохранности и повышения доступности критически важных данных. Программное обеспечение EMC/Legato позволяет организовать централизованное управление системами хранения, обеспечить резервное копирование и восстановление, динамическую балансировку нагрузки и прозрачность для любых информационных систем и приложений.

В январе 2004 года EMC приобрела компанию Documentum, оставив ей самостоятельное управление и торговую марку. К этому шагу EMC подтолкнули тенденции построения систем управления информацией на базе концепции ILM. Интеграция решений EMC и Documentum дает возможность предлагать рынку решения по созданию единого информационного пространства и управлению информацией на всех этапах деятельности предприятия (рис. 4). Платформа Documentum обеспечивает взаимодействие с конечными пользователями, автоматизируя заданные сотрудниками бизнес-правила, сохраняя опыт и знания компании, предоставляя знания о содержании, достаточные для того, чтобы обеспечить интеллектуальное и автоматизированное управление жизненным циклом информации. EMC предлагает программно-аппаратные технологии для хранения данных и их централизованного управления и обеспечения доступности.

Если обратить взгляд на жизненный цикл содержания, которым управляет Documentum, то становится очевидным, что ценность информации на каждом из этапов различна (рис. 5).

Рис. 5. Уровни ценности информации

Так, при создании и правке документа, с ним работают только авторы, поэтому не требуется распределенного и производительного доступа. На этапах рассылки, утверждения и публикации возрастают требования к производительности — к документу может потребоваться доступ десятков и сотен тысяч человек (например, публикация на Web-сайте). При попадании документа в постоянное хранилище (архив), требования к производительности резко снижаются, но повышаются требования к безопасности и гарантии подлинности документа, который, например, требуется предъявлять налоговым органам.

Очевидна необходимость перемещения содержания между различными хранилищами с целью снижения затрат на ИТ-инфраструктуру. Технологии Documentum, управляя жизненным циклом содержания, позволяют использовать любые типы хранилищ данных EMC, динамически перемещая любой элемент содержания на требуемый носитель. Механизм перемещения содержания встроен в серверную часть Documentum, и производит эту операцию на уровне взаимодействия с файловой системой.

Остается возможным и раздельное использование технологий Documentum и EMC: обе платформы открыты и поддерживают решения от других производителей. Так, в качестве хранилища данных для платформы Documentum могут быть использованы системы хранения других поставщиков, таких как Hewlett-Packard, IBM, Hitachi Data Systems, Sun Microsystems, Dell, Network Appliance и др., включая возможность подключения простых жестких дисков, оптических дисков и ленточных носителей.

Андрей Николаев (Andrei.Nikolaev@documentum.ru) — менеджер по технологиям компании Documentum CIS (Санкт-Петербург).

Жизненный путь медицинской карты

Примером решения, основанного на идеях ILM и построенного на базе продуктов EMC и Documentum, может служить информационная система компании North Bronx Health Care Network.

Задача состояла в обеспечении хранения и управления медицинскими картами пациентов и всей сопутствующей им информацией. Хранилища данных от EMC использовались в госпитале давно, что сделало возможным изначально размещать разные типы информации на разных носителях. Так, существовало временное хранилище снимков, куда немедленно поступала новая информация из лабораторий. В хранилище медицинских записей попадала структурированная информация о пациенте (карточка). Третье хранилище было реализовано на основе Centera, куда отправлялись снимки после окончания работы с пациентом на долговременное хранение, правила которого регламентированы министерством здравоохранения.

Однако организация хранилища данных позволила решить лишь часть стоящих задач — остались проблемы, связанные с доступностью информации, ее поиском и мобильностью. Тогда было принято решение о внедрении платформы для управления корпоративным содержанием — из трех разделенных хранилищ данных надо было сделать единое информационное пространство с единым доступом для персонала и пациентов.

Благодаря внедрению технологий Documentum, лечащие врачи за считанные секунды получили возможность находить требуемые снимки и карточки пациентов. Было исключено ручное сопровождение хранилищ, когда администраторам требовалось переносить снимки из временного в долгосрочный архив. Автоматический перенос снимков повлиял на исключение дублированной информации: гарантия переноса снимков была обеспечена платформой Documentum. Предоставление пациентам доступа к своим карточкам и снимкам в оперативном режиме значительно снизило затраты на обслуживание клиентов и повысило качество самого обслуживания.