То, чего нам недостает, бывает нам позарез нужно, а тем, что у нас есть, мы не умеем пользоваться. Примерно так часто обстоят дела и с ИТ — руководители информационных служб предлагают осваивать все новые плоды высоких технологий, а бизнес не эффективно использует то, что уже есть. Мало того, как отмечается в одной из статей этого номера, посвященного электронному документообороту, даже нехитрая перестановка письменных столов способна иногда повысить эффективность работы организации. Текущее состояние дел с внедрением электронного документооборота на многих предприятиях представляет сегодня серьезную проблему для повышения их общей эффективности и управляемости. По данным Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), в среднем менее 10% из общего объема документов циркулирует сегодня в электронном виде. Пока еще легче создать бумагу заново, чем найти нужный циркуляр в ворохе папок.
Тем не менее, рано или поздно у предприятий возникает желание навести порядок, создать удобную систему классификации информационных ресурсов, да еще и сделать так, чтобы навсегда уйти от состояния, когда проще заново создать документ. Правда, компании желают внедрять систему автоматизации документооборота в режиме «сегодня, сразу и везде», что и понятно — любой оборот в природе, например, в экосистеме, сильно взаимосвязанный процесс. Электронный документооборот реально имеет сегодня все предпосылки для того, чтобы стать инструментом консолидации отечественных предприятий. Правда, например, для Германии или Японии, имеющих совершенно иную унаследованную корпоративную культуру бюрократия давно уже научилась контролировать движение бумаги и без всякой автоматизации. Тем не менее, нам надо использовать предоставленный шанс. Однако, как следует из статей данного номера, опыт конкретных предприятий свидетельствует, что стратегии при развертывании систем электронного документооборота никогда не бывает много — внедрением документооборота и управлением корпоративными знаниями надо заниматься постоянно, как и другими важными для бизнеса деятельностями.
Но не одной стратегией жив отечественный документооборот - полезно осмысление уже имеющегося опыта и анализ конкретных решений. Правда, иным разработчикам систем автоматизации легче украсить свое изделие множеством добродетелей, чем избавить от одного недостатка, а в результате, слишком большие достоинства подчас делают систему непригодной для конкретной организации. В этой связи серия обзорных статей тематического блока журнала, надеюсь, поможет читателю сориентироваться.
Сегодня в стране функционирует многие десятки тыс. отделов, отвечающих за сохранность конфиденциальной информации. Деятельность этих структурных единиц регламентируется множеством формуляров, директив и перечней, но до сих пор здесь почти нет никакой автоматизации, а при большом потоке информации, да еще представленной в разной форме трудно определить уровень секретности каждого конкретного документа. Возможно, подход, предложенный в статье, посвященной автоматическому структурному анализу текстов, позволит отчасти решить задачу фильтрации потока такого рода документов.
Развитие корпоративных баз данных повторяет историю развития ИТ — начиная c небольших и разрозненных баз, работающих под управлением скромных СУБД, корпорации постепенно переходят к централизованным хранилищам, управляемым полномасштабными системами. Однако само по себе обладание данными еще не дает организации никаких преимуществ, независимо от того, банк ли это, промышленное предприятие или серьезная федеральная структура, например Государственный таможенный комитет или Главное управление по борьбе с экономическими преступлениями. В статье из рубрики «СУБД» мы разместили весьма интересную, на мой взгляд, статью по опыту использования технологий «поиска знаний» применительно к задаче выявления преднамеренного искажения грузовых таможенных деклараций.
Нагнетание ИТ мощностей уже сегодня позволяет ряду предприятий от электронного документооборота перейти к «управлению корпоративными знаниями», позволяющему повысить эффективность работы сотрудников за счет оптимизации процессов сбора и распространения корпоративных знаний и взаимодействия экспертов. Из статей данного выпуска читатель узнает, что может побудить предприятие начать работы по внедрению «управления знаниями» и на каком этапе своего развития предприятию стоит заинтересоваться этой проблемой? Один из мотивов — это проблемы, связанные с поиском и представлением необходимой информации внутри организации — доступ к накопленным ресурсам затруднен, а поиск занимает слишком много времени. Другой — осознанная потребность в создании дополнительного конкурентного преимущества за счет эффективного управления знаниями сотрудников. При этом речь идет не о моделировании на компьютере процесса мышления и повторении функций человеческого мозга, а о более эффективном применении уже имеющихся у организаций знаний.
