Первые шаги BAAN на «НИЖФАРМ»

Не стало исключением и ОАО «НИЖФАРМ» где уже давно достаточно остро стояла задача автоматизации основных бизнес-процессов. Цель данной статьи - рассказать об опыте развертывания системы BAAN, путях и методах создания на ее основе интегрированной корпоративной информационной системы.

Работы по созданию единой автоматизированной системы управления хозяйственной деятельностью предприятия на «НИЖФАРМ» начались во втором полугодии 1995 г. К середине следующего года был завершен первый этап автоматизации предприятия. Специалисты «НИЖФАРМ» создали и запустили в эксплуатацию автоматизированные рабочие места, объединенные в единую систему с общей базой данных, реализующие основные функции управления и автоматизирующие рутинные, и трудоемкие процессы:

• управление сбытом, снабжением и складами;
• ведение основной технологической информации (формулы и рецептуры);
• планирование потребности пополнения цеховых складов материалов под производственную программу;
• расчеты с поставщиками и клиентами;
• учет основных средств;
• управление персоналом и расчет зарплаты.

В этот же период было проведено первоначальное обучение персонала - на предприятии появились люди, которые привыкли работать с компьютером и научились извлекать из него полезную информацию.

Созданная система успешно решала первоначально поставленные задачи, однако предприятие развивалось очень быстрыми темпами и к концу 1997 года система уже не справлялась с возросшими требованиями и перестала соответствовать промышленным стандартам в ИТ. На предприятии была разработана и утверждена стратегия развития компании до 2003 года, предусматривающая доведение производства до уровня, соответствующего международным стандартам. Один из элементов этой стратегии - единая управленческая система, обеспечивающая комплексную автоматизацию бизнес-процессов и управление информационными потоками предприятия, с целью предоставления оперативной информации для принятия решений и оптимизации процесса управления. Такая система должна соответствовать международным требованиям качества.

Рассматривались три основных варианта решения поставленной задачи:

• закупка и внедрение интегрированных ERP-пакетов зарубежных поставщиков;
• установка отечественных комплексов автоматизации;
• совершенствование собственной разработки.

Очень заманчивым казался третий путь - на основе имеющейся АСУ, силами своих специалистов разработать и внедрить новую версию информационной системы на качественно новой программно-аппаратной платформе. Однако все оказалось не так просто. Переход от написания отдельных модулей к интегрированным решениям подразумевает совершенно иные формы организации труда. Качественная разработка таких систем зависит уже не столько от наличия в штате предприятия хороших программистов, сколько от слаженности команды и эффективности технологии разработки. Организационная структура разработчика должна включать в себя подразделения, в функции которых входят:

• собственно управление проектом (планирование, распределение ресурсов, контроль исполнения, качества и сроков решения задач);
• аналитические исследования, нацеленные на поиск рациональных решений с учетом специфики и требований потенциальных заказчиков и рассчитанные как на краткосрочную, так и на долгосрочную перспективу;
• техническое проектирование;
• собственно программирование;
• тестирование (проверка соответствия качества готового продукта и решений требуемым проектным характеристикам);
• сопровождение программного обеспечения (установка, обучение персонала, техническая поддержка, устранение ошибок на этапе опытной эксплуатации, доработка в соответствии с изменением требований законодательства и внутреннего организационного регламента работ);
• создание сопроводительной документации в соответствии с установленными стандартами.

Отдел информационных технологий «НИЖФАРМ» не обладал организационной структурой, укомплектованным штатом и финансовыми возможностями, необходимыми для создания конкурентоспособной корпоративной информационной системы. Более того, направление деятельности по созданию ПО не является основным в работе предприятия, поэтому развертывание соответствующей организационной структуры и существенное увеличение штата отдела программных разработок ради создания и развертывания одной системы управления для ОАО «НИЖФАРМ» было бы ошибкой.

Среди отечественных систем в 1997 году выбор на рынке был очень мал - только системы «Галактика» и «Босс-Kорпорация» могли претендовать тогда на роль основы для создания корпоративной информационной системы, однако в то время их разработчики переживали непростой процесс перехода на новые технологии. Поэтому было принято решение о внедрении на предприятии готовой западной ERP-системы.

Для внедрения такой системы необходимо наличие на предприятии некоторых обязательных и желательных факторов.

Обязательно:

• устойчивое финансовое положение предприятия;
• желание руководства (осуществление проекта «сверху»);
• ясное понимание целей внедрения системы;
• наличие собственных специалистов по информационным технологиям.

Желательно:

• наличие реально работающей АСУ и описание основных информационных потоков в ней;
• наличие «рабочей группы» (специалисты-управленцы предприятия, являющиеся потенциальными пользователями системы);
• наличие развернутой и работающей компьютерной сети предприятия.

На момент выбора системы, на предприятии присутствовали как обязательные, так и желательные факторы для внедрения ERP системы.

Что же выбрать?

Итак, основное направление было определено - внедрение ERP системы. Сразу же встал вопрос выбора конкретной системы. Были проанализированы характеристики всех представленных на рынке зарубежных систем, удовлетворяющих следующим критериям.

• Высокий современный технический уровень.
• Соответствие мировым стандартам качества ISO 9001.
• Возможность работать на различных платформах.
• Возможность использования при начальной работе (в процессе внедрения) собственной базы данных.
• Наличие на российском рынке надежных системных интеграторов, занимающихся внедрением системы и имеющих соответствующий опыт.
• Наличие модуля процессного производства.
• Гибкость, открытость, настраиваемость.
• Локализация.
• Четкая политика фирмы разработчика на российском рынке и наличие представительства в России.
• Наличие успешных проектов внедрения системы на фармацевтических предприятиях.
• Соотношение цена/качество.
• Стоимость внедрения и сопровождения.

Функциональность системы должна отвечать специфике производства «НИЖФАРМ». Прежде всего речь идет о возможности детального описания формул (рецептур) готовых лекарственных средств с определением промежуточных продуктов, входящих в состав основного, в том числе и материалов, требующих предварительной подготовки. Наше производство невозможно без детального определения технологических маршрутов и операций с учетом иерархии рабочих центров и механизмов, причем все это должно происходить в условиях строгого контроля за материальными нормативами. Динамичный рынок лекарственных препаратов требует от нас оперативного планирования и отслеживания производственных партий, а также гибкого управления отпуском материалов в производственную партию. Для организации сбыта и ведения эффективного маркетинга требуются достаточно легко настраиваемые средства построения логистики с возможностью построения статистики продаж и закупок в различных разрезах, а также возможностью ведения аналитического учета, как по каждому лекарственному средству, так и по фармгруппам. Ведение финансовой дисциплины со многими поставщиками требует эффективных средств управления счетами дебиторов и кредиторов с оперативным отслеживанием дебиторско-кредиторской задолженности.

На основе проведенного анализа руководством компании было принято решение о начале проекта внедрения системы BAAN.

Процесс внедрения

23 февраля 1998 года компания «ТопС» и «НИЖФАРМ» подписали договор на внедрение системы BAAN IV. В свою очередь «НИЖФАРМ» подписала договор с компанией «Баан» на поставку и поддержку 12 одновременно работающих пользовательских лицензий BAAN IV. В первую очередь были разработаны и утверждены руководящие документы проекта.

• Положение о порядке внедрения информационной системы BAAN IV на ОАО «НИЖФАРМ».
• Организационно-штатная структура управления проектом.
• Главный план внедрения.

Данные документы четко определяли организационную вертикаль процесса внедрения, права и обязанности специалистов, принимающих участие во внедрении, сроки внедрения по модулям системы.

В рамках первого этапа проекта (с марта по май) консультанты «ТопС» провели обследование предприятия и базовое обучение проектной группы и специалистов по администрированию и сопровождению системы на «НИЖФАРМ». В результате 5 специалистов отдела информационных технологий прошли комплексное обучение по основным модулям системы BAAN, а также по администрированию и разработке.

В июне 1998 года система была установлена на предприятии, а консультанты «ТопС» вместе со специалистами «НИЖФАРМ» в составе проектной группы развернули работы по внедрению в опытную эксплуатацию следующих функциональных элементов системы BAAN.

• Администрирование и разработка. Классификация и кодирование.
• Технологическая информация.
• Логистика (базовый пакет: управление сбытом, снабжением, складами).
• Управление размещением. Управление производством. Планирование производства.
• Финансовая интеграция. Финансы - управление денежными средствами.
• Финансы - счета дебиторов. Финансы - счета кредиторов. Финансы - основные фонды. Финансовые отчеты.
• Распределение затрат.

На базе тестового сервера был организован учебный класс куда очень тщательно отбирались слушатели, которым предназначалась роль ключевых пользователей. До конца года было обучено 57 специалистов завода - членов модульных групп, сформированных на предприятии. После занятий в учебном классе каждый пользователь прошел еще дополнительный тренинг на рабочем месте и сдал зачет при вводе модуля в промышленную эксплуатацию. Проведение такого зачета было одним из условий договора с системным интегратором - это позволяло показать не только готовность системы, но и умение пользователей работать с ней.

С января 1999 года информационная система BAAN начала работать в опытно-промышленной эксплуатации. Шла параллельная работа в двух системах. Причем если сначала информация заносилась в старую систему, а потом в BAAN, то примерно через месяц все было наоборот. С февраля началась сдача бизнес-функций в промышленную эксплуатацию.

К сентябрю 1999 года на предприятии было развернуто 64 рабочих места в бухгалтерии, финансовом и плановом отделах, в отделе материально-технического снабжения, на складах материалов и готовой продукции, в основных и вспомогательных производственных цехах, в отделе сбыта и в техническом отделе.

Текущее положение дел

С 1 января 2000 года система находится в промышленной эксплуатации на платформе HP 9000 (D220). База данных - BAAN Base, которую в 2000-2001 годах планируется заменить на Oracle или Informix. Необходимость такого перехода обусловлена большим объемом накопленной информации (резервная копия базы данных уже сейчас составляет 1.5 Гбайт), требованиями по надежности и быстродействию. Кроме того, с переходом на промышленную СУБД появляется возможность доступа к данным BAAN непосредственно из других приложений с использованием технологии ODBC (для BAAN Base сейчас существует очень ограниченный набор ODBC драйверов).

В промышленную эксплуатацию сданы следующие модули.

• Классификация и кодирование - единая система классификации и кодирования всех учетных единиц предприятия.
• Ведение технологической информации - вся технология «прозрачна» и описана в системе стандартным способом, что может быть основой для управления производственными процессами по стандартам GMP и внедрения модулей управления качеством.
• Логистика (базовый пакет) - стандартизация и детальное описание бизнес процессов. Алгоритмы работы находятся не только в головах людей, но и в системе и на бумаге. Единая для всего предприятия база данных клиентов и поставщиков. Возможность отражения в системе различных схем продаж и закупок (консигнация, комиссия, переработка, расфасовка и т.д.). Централизованное ведение прайсов. Накопление и анализ статистики продаж и закупок. Описание структуры складов и мест хранения, оперативное отслеживание складских запасов.
• Управление производством и производственное планирование - автоматизация рутинных процессов определения потребности в материалах под производственную программу. Возможность формирования сопроводительных документов на каждую производственную партию. Отслеживание производственных партий. Все процессы отслеживаются на уровне производственной партии: автоматическое образование заказов на материалы под производственные партии по нормам, попартионное списание материалов на производственную партию, перепланирование партии в соответствии с меняющимися условиями, отслеживание связи складской партии готовой продукции и производственной партии, наличие производственных партий для переработки.
• Управление денежными средствами - полностью автоматизированы процессы работы с расчетными счетами предприятия и кассой. Кому это разрешено может оперативно получать информацию о движении и прогнозе движения денежных средств.
• Счета дебиторов и кредиторов - управление счетами-фактурами закупок и продаж. Динамическое отслеживание и анализ дебиторской и кредиторской задолженностей. Товарный баланс по реализации.
• Основные средства - детальный учет и контроль ОС в единой для всего предприятия базе данных. Возможность предварительного моделирования (предварительный расчет амортизации и переоценки без проведения проводок в главную книгу).
• Учет и распределение затрат - автоматизация трудоемкого процесса калькуляции полной себестоимости.
• Финансовая интеграция и главная книга - динамическое отслеживание операций по счетам главной книги. Управление центрами затрат. Финансовая отчетность и сводный баланс предприятия.

С января 2000 года возникла необходимость во внедрении новых модулей:

• Логистика (расширенный пакет):

Коммерческие предложения и управление маркетингом.

Формирование портфеля заказов. Количественный и качественный анализ причин неудовлетворения заявок клиентов. Формирование и ведение единой маркетинговой базы данных по стандартам системы с последующим анализом и компьютерной обработкой. Взаимозаменяемость сотрудников (информация не только в голове человека, но и в системе).

• Объемно-календарное планирование - построение основного производственного плана на основе плана продаж, предварительных заявок на продажу от клиентов, плана по запасам готовой продукции. Планирование производства полуфабрикатов и закупок материалов в строгом соответствии с планом производства готовой продукции. Поддерживается сквозное планирование, что позволяет оперативно менять план производства в соответствии с требованиями рынка. Уменьшение неликвидных материалов и полуфабрикатов, что приводит к уменьшению оборотных средств. Планирование загруженности производственных мощностей, циклов производства и закупок. Возможность учета особенностей планирования каждого изделия.

Проблемы

При внедрении такой сложной системы как BAAN неизбежно возникает множество самых разнообразных проблем - самое главное не пытаться получить от системы то, для чего она в принципе не предназначена. Например, очень хочется одновременно иметь управленческий, налоговый и бухгалтерский учет - некое «комплексное решение» в красивой упаковке. Однако сегодня на рынке информационных систем для корпораций нет таких решений, а есть системы, обеспечивающие ту или иную конкретную функциональность. Как управленческая система, реализующая концепцию ERP и способствующая переходу предприятия на работу по стандартам GMP и ISO 9000, система BAAN на сегодняшний день оправдывает наши надежды. Для реализации бухгалтерского учета приходится создавать множество новых разработок и отчетов, используя для этого информацию из системы и ее средства программирования.

Но часто сама структура построения данных и внутренняя логика системы такова, что по ней очень трудно реализовывать такую, с точки зрения BAAN, российскую экзотику как «коррекция данных задним числом» или «остатки на складах полгода назад». Кроме того, в системе изначально отсутствовало понятие «корреспонденция между счетами», что чрезвычайно затруднило выверку главной книги (правда в версии c4 такая функциональность уже присутствует).

Специалистами «ТопС» был полностью переделан модуль расчета амортизации основных средств, создана новая функциональность по расчету фактической себестоимости. Пришлось самим создавать формы выходных документов (накладные, счета-фактуры, протоколы согласования цен и т.д.). Адаптация финансового модуля BAAN к работе по российским правилам бухгалтерского учета потребовала наибольшего напряжения сил и времени.

Практический опыт

Всем предприятиям, желающим установить у себя на предприятии ERP-систему следует помнить, что дело это чрезвычайно трудное. Его невозможно провести без квалифицированных консультантов, работающих вместе с собственными специалистами, способными провести тщательный анализ и выбрать наиболее адекватную систему. При выборе необходимо ориентироваться на открытые системы, имеющие собственные инструментальные средства разработки. При внедрении и использовании таких систем нужно критически подходить к каждой «адаптации» системы под сложившуюся конкретную ситуацию на предприятии (предварительно необходимо проанализировать возможность подстраивания к оптимизированным алгоритмам, заложенным в системе). В противном случае никакого улучшения в управлении не произойдет (хотя учетные задачи будут решены).

Первые лица предприятия не должны перекладывать решение задачи анализа и выбора информационной системы только на специалистов в информационных технологиях (службы АСУ) - необходимо самим заниматься такими вопросами, привлекая специалистов по предметной области и независимых консультантов.

Предприятия, всерьез рассчитывающие внедрить корпоративную систему за разумную цену, должны обязательно иметь штат своих специалистов по информационным технологиям и корпоративным решениям.

Чем больше предприятие будет работать по концепции ERP, тем эффективнее будет отдача от внедрения информационной системы. И в то же время, активное внедрение и разумная адаптация западной системы позволит предприятию оптимизировать свою финансово-хозяйственную деятельность и управление производством, что приведет к постепенному переходу к общемировым стандартам хозяйствования.

Если предприятие не ставит перед собой цели работы по стандартам GMP, ISO 9000, а желает только автоматизировать существующие процессы по бухучету, налогам и финансам, то стоит обратить внимание на отечественные разработки либо специализированные финансовые пакеты, а не тратить ресурсы на дорогие зарубежные ERP-системы.

И наконец, успешное внедрение ERP-системы на отечественном предприятии в нашей действительности - это подвиг поставщика и заказчика.

Об авторе

Дмитрий Будылин — начальник отдела информационных технологий ОАО «НИЖФАРМ». С ним можно связаться по электронной почте по адресу Dmitry_Budylin@nizhpharm.ru

Адаптация финансового модуля BAAN к работе по российским правилам бухгалтерского учета потребовала наибольшего напряжения сил и времени