Прошли те времена для строительных организаций, когда государственные заказы на промышленное и жилищное строительство сыпались как из рога изобилия. На смену им пришел кризис в промышленности, неплатежи и, как следствие, - дефицит государственного бюджета и прекращение финансирования большинства строек. Все эти проблемы ощущают на себе и строительные организации энергетических объектов (СОЭО), а их сильная зависимость от состояния энергетического комплекса затрудняет процесс выживания в современных условиях. В какой-то мере грамотное использование средств автоматизации помогает предприятиям данной отрасли оптимизировать свою деятельность - мало того, здесь возможно применение достаточно типовых, а следовательно, и недорогих решений. Сегодня с помощью средств автоматизации в СОЭО решается минимальный набор автономных и не связанных между собой задач, в основном бухгалтерского учета. Применение средств автоматизации наиболее эффективно при их интеграции в рамках корпоративной информационной системы СОЭО. Для определения важнейших функциональных задач, технологий их решения, информационных потоков и документооборота необходимо разработать системный проект корпоративной информационной системы СОЭО.
Потребители постоянно не платят за электроэнергию, сырье дорожает, отсюда возникает ряд проблем в энергетике, требующих срочных и неотложных решений: обеспечение выплаты сотрудникам зарплаты; ремонт обветшалых зданий и изношенного оборудования; строительство новых объектов. Подавляющее большинство строительных организаций энергетических объектов испытывает серьезные затруднения с финансированием своих объектов, однако это не всегда определяется отсутствием средств - в ряде случаев заказчик платежеспособен, но его не устраивают качество и темпы работ, проводимых строительной организацией. Чтобы избежать ненужных нареканий со стороны заказчика и поднять репутацию строительной организации, ее руководству приходится ежедневно решать как сложные внутренние задачи, так и вопросы, связанные с внешними организациями, которые тем или иным образом оказывают воздействие на процесс строительства. Не всегда удается принять адекватное решение. Рынок и заказчики вносят свои коррективы, и руководство с большим трудом справляется с постоянно накапливающимися задачами, поток которых не уменьшается, а неуклонно растет. В этой ситуации будущее организации зависит от прозорливости, интуиции и понимания руководством необходимости реорганизовать технологию работы своих подразделений и методы управления. Наибольший эффект можно получить, если новые технологии работы будут поддержаны современными средствами автоматизации, предполагающими разработку корпоративной информационной системы (КИнС) предприятия, адекватно отражающей особенности строительного бизнеса.
Типовые решения по автоматизации деятельности СОЭО
Опыт выполнения проектов по созданию КИнС в различных областях экономики (в частности, для строительных организаций - проект для АО "Центрэнергострой") позволяет определить типовые решения по автоматизации деятельности строительных организаций энергетических объектов (СОЭО) [1-4]. На первом этапе проектирования КИнС проводится обследование и анализ деятельности структурных подразделений СОЭО, а также их внутреннего документооборота и информационных потоков. Типовая структура СОЭО представлена на рис. 1.
В процессе обследования формулируются и описываются функции каждого подразделения, а также решаемые подразделениями задачи, существующие ("как есть") технологии работы каждого из них, основные пути и алгоритмы прохождения входящих, внутренних и исходящих документов, технологии их обработки, информационные структуры, необходимые для работы должностных лиц подразделений, проводится классификация задач, решаемых в структурных подразделениях СОЭО. Полученные результаты используются в качестве исходных данных при разработке функционально-информационных моделей, отражающих существующие ("как есть") технологии работы структурных подразделений СОЭО. Уровень детализации функционально-информационных моделей доведен до каждого должностного лица с конкретным документом или заданием. Фрагмент функционально-информационной модели технологии работы руководства СОЭО приведен на рис. 2.
Комплекс функционально-информационных моделей представляет собой текущий снимок СОЭО. Всего в комплекс входит 29 моделей.
Типовые недостатки деятельности СОЭО
Анализ комплекса функционально-информационных моделей существующих технологий работы структурных подразделений СОЭО позволяет оценить эффективность и выявить недостатки их деятельности, а также разработать предложения по совершенствованию используемых технологий. Оценка существующих технологий работы структурных подразделений проводится по следующим критериям:
- дублирование выполняемых функций, противоречивость и неполнота информационных связей;
- степень соответствия существующих технологий работы структурных подразделений их истинному функциональному назначению, исходя из специфики работы;
- уровень автоматизации технологий работы структурных подразделений СОЭО.
К типовым недостаткам деятельности СОЭО относятся:
- трудоемкость выполняемых операций и расчетов;
- отсутствие единого информационного пространства, в котором взаимосвязанно находится структурированная информация, документарная информация, характеризующая процессы, протекающие в СОЭО, а также средства автоматизации процесса актуализации, поиска и выдачи данных;
- низкая оперативность в получении необходимых данных должностными лицами при выполнении своих задач;
- существенные затруднения при взаимодействии между структурными подразделениями в режиме запрос-ответ, в случаях оперативного получения необходимой информации, из-за большого удаления, отсутствия сотрудников на рабочих местах, а порой и отсутствия самой информации;
- отсутствие постоянно обновляющихся справочников (например, по поставщикам, по ремонтным организациям, по автоколоннам и т. д.), позволяющих оперативно и обоснованно принимать решения по ежедневным вопросам;
- полное отсутствие или низкий уровень автоматизации процессов деятельности как каждого структурного подразделения, так и СОЭО в целом;
- неэффективное применение существующих вычислительных средств и использование устаревших моделей;
- преобладание ручного характера операций при обработке большого количества документов.
Для устранения выявленных недостатков вносятся соответствующие рациональные изменения в функционально-информационные модели существующих технологий работы структурных подразделений. Полученные в результате функционально-информационные модели рациональных (как должно быть с учетом как хочу) технологий работы структурных подразделений являются основополагающим материалом для выбора и обоснования технических решений по построению КИнС, которые составляют основу системного проекта корпоративной информационной системы любой СОЭО.
Состав КИнС СОЭО
Основными функциональными элементами КИнС СОЭО являются фактографическое информационное пространство; автоматизированные рабочие места должностных лиц; подсистема поддержки работы должностных лиц с фактографическими базами данных и автоматизации документооборота. В основе функционирования КИнС СОЭО лежит применение концепции фактографического информационного пространства, в состав которого входят базы данных всех структурных подразделений СОЭО. Ключевым и определяющим элементом при разработке базы данных СОЭО является правильно представленная логическая структура информации по всем подразделениям. В общем виде логическая структура информации подразделений СОЭО характеризует: состояние всех заданий, выполняемых подразделением; загруженность каждого сотрудника подразделения и фронт его работы; наличие и содержание документов, необходимых для выполнения заданий, сопровождающих выполнение заданий и отчетных документов. Основными сущностями, вокруг которых раскручивается логика работы подразделений, являются задание, сотрудники и ресурсы. С учетом специфики работы подразделения задание может быть плановым, независимым от внешних факторов и выполняемым в соответствии с заранее утвержденными графиками, определяемыми руководством и формируемыми на основании заявок от подразделений СОЭО или внешних организаций. В качестве примера рассмотрим логическую структуру информации отдела главного механика (рис. 3).
Все плановые задания разрабатываются должностными лицами подразделения главного механика в виде рабочих документов (графиков, планов). Задания выполняются сотрудниками подразделения при помощи кранов, автомобилей, энергоресурсов и материалов со склада. Выполненные задания закрываются актами или содержат отчетные документы установленной формы и содержания. Процесс выполнения задания сопровождается документами: входящими, регламентирующими и определяющими законность, характер, порядок, очередность (и т. д.) проведения работ; разработанными внутри подразделения (уточнения, отчеты, планы, графики и т. д.). Задание в процессе выполнения сопровождается докладами руководству о выполненных мероприятиях, использованных ресурсах, сроках, трудностях, причинах срыва выполнения и предложениях по скорейшему выполнению задания, в соответствии с запросами или установленными сроками. Сотрудники подразделения в соответствии с занимаемыми должностями: выполняют задания; формируют плановые задания; формируют отчетные документы; разрабатывают документы для выполнения заданий. При выполнении заданий сотрудники закрепляются за имеющейся в подразделении техникой, осуществляют учет материалов на складе, планируют энергоресурсы. Сущность дисциплина характеризует отношение каждого сотрудника к выполнению своих обязанностей и определяет качество работ и сроки их выполнения. Все сущности связаны между собой ключами, что обеспечивает быстрый поиск и переход между различными блоками информации. На рис. 3 эти связи показаны в виде линий, облегчающих восприятие и понимание логики информационного пространства структурного подразделения. В дальнейшем сущности наполняются атрибутами, которые однозначно характеризуют и определяют каждую из них. Электронные формы документов определяются на этапе анализа информационных потоков и формирования логической структуры информации подразделений. Информационные процессы характеризуются наличием внутренних процессов и процессов информационного обмена с внешними организациями. Внутренние информационные процессы СОЭО характеризуются следующими особенностями:
- большим разнообразием видов циркулирующей информации;
- относительно высокой специализацией исполнителей по видам обрабатываемых документов;
- большим объемом хранимой информации в половине подразделений;
- ручным характером всех операций по обработке документов.
Информационный обмен СОЭО с внешними организациями осуществляется с заказчиками, вышестоящими организациями, смежниками, субподрядчиками, органами местного управления, проектными организациями, поставщиками сырья и оборудования, и, наконец, с банками. Технические средства КИнС СОЭО, как правило, реализуются на основе локальной вычислительной сети и архитектуры клиент-сервер, объединяющей автоматизированные рабочие места сотрудников структурных подразделений СОЭО.
Опыт разработки ряда системных проектов КИнС и результаты анализа функционально-информационных моделей СОЭО позволяют выделить следующие типы АРМ: управления; бухгалтерии; общего отдела; отдела главного механика; отдела труда и зарплаты; инженера по технике безопасности; строительного участка; отдела снабжения; планово-экономического отдела; производственно-технического отдела; юриста; участка производственной комплектации; склада; отдела кадров; жилищно-коммунального отдела.
В состав каждого типа АРМ входит определенное количество рабочих мест должностных лиц структурных подразделений. Для реализации фактографических баз данных, а также их эффективного применения, сопровождения и развития, программное обеспечение СОЭО должно иметь многоуровневую структуру. На первом уровне программного обеспечения находится системное ПО, в состав которого входят: ОС клиента; сетевые протоколы; сетевая многозадачная многопользовательская операционная система Unix; программное обеспечение сервера базы данных; программное обеспечение сервера управления документооборотом. Второй и последующие уровни ПО связаны с прикладным программным обеспечением, главными функциями которого являются: оперативная выдача информации о состоянии выполняемых подразделениями заданий; оперативное управление ходом выполнения заданий; оперативная выдача информации о материальных и людских ресурсах для планирования выполнения заданий; оперативный контроль за состоянием всех процессов в системе и своевременное получение результатов контроля должностными лицами. Данные подсистемы реализуются в среде одной из СУБД: Oracle, Informix или Sybase.
Заключение
Результаты системного проекта КИнС строительной организации могут эффективно использоваться при разработке постановок задач на создание автоматизированных рабочих мест; для разработки алгоритмов работы прикладных программных средств автоматизированных рабочих мест; для разработки процедур автоматизации документооборота в структурных подразделениях; при непосредственной настройке программных средств, входящих в состав КИнС, на предметную область организации; для разработки логических и физических структур автоматизированного информационного пространства (фактографической базы данных, базы документов, баз прецедентов, проблемно-ориентированного хранилища данных); для создания стандарта документооборота строительной организации; при обосновании выбора инструментальных и прикладных программных средств создания КИнС.
"ВИП Анатех", Москва (095) 361-9500
Литература
[1] В. Ивлев, М. Каменнова, Т. Попова. Методологический подход к реорганизации деятельности предприятий. Открытые системы, 1996, # 2.
[2] В. Ивлев, Т. Попова. Методологический подход проектирования корпоративной информационной системы предприятия. Материалы конференции "Корпоративные системы". М., 1996, Softservice International.
[3] В. Ивлев, Т. Попова. Типовые технические решения построения корпоративной информационной системы предприятия. Материалы конференции "Корпоративные системы". М., 1996, Softservice International.
[4] В. Ивлев, Т. Попова. Проектирование корпоративных информационных систем. Методологический подход. М., Электронный офис, октябрь-декабрь, 1996.
