Staffware - система управления документооборотом

2.1 Описание бизнес-процедур
2.2 Конструкторы
2.3 Макрокоманды

Сферы приложения Staffware

Электронный документооборот, реализуемый с помощью программных систем класса workflow представляет собой автоматизированный процесс управления передачей документов, информации или рабочих заданий между сотрудниками или их группами внутри организации. Системы данного класса не только регламентируют правила, маршруты и расписание движения документов но и представляют собой технологию, позволяющую перевести теоретические выводы BPR (Business Process Re-design) в практическую плоскость, причем достаточно быстро и при минимальных первоначальных затратах. Для того чтобы оценить мважность и актуальность работ по автоматизации документооборота достаточно взглянуть на некоторые цифры. Рынок систем класса workflow ежегодного растет на 30-35%, а по данным компании Delphi Consulting в 1996 году стоимость этого рынка оценивалась в 1.34 млрд. долл. Около 80% крупных организаций и корпораций начали проводить у себя работы в направлении автоматизации документооборота, причем в 1995 году уже 55% всех более-менее крупных компаний имели на вооружении системы класса workflow. По мнению ряда аналитиков к 2000 году пользователи будут расходовать на мероприятия, связанные с автоматизацией делопроизводства до 7 млрд. долл. в год. Сегодня эта цифра составляет 2 млрд. долл.

Рынок программных средств достаточно быстро отреагировал на актуальность проведения процесса автоматизации делопроизводства для бизнеса - сегодня имеется около десятка инструментальных систем, позволяющих заказчикам самостоятельно или с помощью консалтинговых компаний провести у себя на предприятии внедрение электронного документооборота. Типичным представителем таких систем, является пакет Staffware компании Stawffare plc., вобравший в себя современные достижения автоматизации делопроизводства и занимающий сегодня почти половину европейского рынка среди продуктов такого класса. Пакет работает на 12 языках в 50 странах мира.

Независимо от того, какая именно программа из класса workflow используется для автоматизации делопроизводства ее функционирование начинается с описания бизнес процессов, происходящих на конкретном предприятии, задания регламента их взаимодействия, моделирующего реальную производственную обстановку, отладки и, наконец, собственно работы с реальными потоками документов. По мнению некоторых аналитиков, одной из сильных сторон Staffware является инструмент, с помощью которого можно описать самые, казалось бы, сложные и запутанные бизнес-процедуры. Учитывая, что предприятие заказчика - это не застывшее раз и навсегда образование, а постоянно действующий организм, развитие которого подразумевает изменение бизнес-процедур, смену аппаратной и программной платформы, появление новых средств автоматизации для архитектуры системы Staffware были предложены адекватные решения.

1. Архитектура Staffware

В основу архитектуры системы были положены три принципа: независимость, открытость и интегрированность. С появлением Internet/intranet все эти принципы получили еще одно измерение - WWWW (World Wide Web Workflow) как аппарат работы с глобальными компьютерными сетями, используемыми сегодня для управления корпорациями.

Как и большинство современных программных комплексов, пакет использует парадигму клиент/сервер, позволяя стоить как одноузловые конфигурации, например Unix-сервер, вокруг которого размещается множество рабочих мест (Windows, NT, OS/2, удаленный терминал типа VT100, Macintosh), так и многоузловые, содержащие несколько серверов, работающих под управлением ОС Unix или NT и оперирующих своим подмножеством клиентов. Клиентский компонент Staffware имеет пользовательский интерфейс, настроенный на конкретную прикладную область и отражающий очередь рабочих заданий сотрудника компании или организации. Данный интерфейс - своеобразное окно в систему электронного документооборота, он может интегрироваться с широким спектром программных продуктов: текстовые процессоры, офисные системы управления делопроизводства, различного рода записные книжки, блокноты и т.п.

Связь между клиентом и сервером осуществляется при помощи механизма удаленного вызова процедур (RPC), позволяющего одной программе использовать сервис другой. С точки зрения клиента и сервера логическое взаимодействие осуществляется на локальном уровне, реально же сервер располагается обычно на другой аппаратной платформе, а взаимодействие осуществляется по протоколу TCP/IP.

На рисунке 1 представлена диаграмма организации взаимодействия, принятая в системе Staffware.

Кроме коммуникационного слоя (TCP/IP/ и sockets, UUCP, NFS, X.400), система Staffware имеет несколько слоев, содержащих функциональные зоны, в совокупности реализующие три основных компонента системы: представление информации, реализация логики конкретного приложения и доступ к данным.

Слой пользовательского интерфейса предназначен для удовлетворения всех специфических для конкретной прикладной области запросов оператора, работающего с системой: оформление экрана, организация ввода запросов и получение ответов. Прикладной слой обеспечивает интерфейс с системой workflow и призван экранировать пользователя от конкретных деталей работы с данными, получаемыми от сервера: инициация рабочей сессии, запуск и удаление процессов, управление очередями заданий и т.п. Файловый интерфейс обеспечивает прозрачный доступ к данным со стороны прикладного интерфейса: выборка логических записей из базы данных, их конвертирование в специфическую для каждой конкретной СУБД форму, а также ряд других операций, призванных экранировать все вышележащие слои от конкретных особенностей используемых систем хранения данных.

Данная организация позволяет реализовать принцип естественного отбора: без нарушения работы всей системы электронного документооборота корпорации заказчика и существующей инфраструктуры проводить модернизацию аппаратного и программного обеспечения, выбирая оптимальные решения. Кроме независимости от сетевой, аппаратной, программной технологии, а также от типа СУБД, эта архитектура обеспечивает возможность постепенного масштабирования, начиная от индивидуальных рабочих мест, к рабочим группам и далее до масштабов отделений корпорации, разбросанных по всему миру.

2. Возможности настройки

Сам по себе пакет Staffware - это интегрированный набор инструментальных средств, не зависящих от конкретной прикладной области. Одна из главных целей, которую преследует архитектура Staffware - это гибкость при работе с самыми разнообразными приложениями. Как известно, не бывает двух полностью идентичных компаний, предприятий или государственных организаций - везде обязательно существуют свои нюансы организации делопроизводства. Поэтому средства описания конкретных бизнес-процессов предприятия заказчика занимают значительную часть в общей концепции Staffware.

2.1 Описание бизнес-процедур

Процесс описания включает спецификацию шагов процедуры, для каждого из которых задается его цель, исходные данные и порядок действий пользователя. На рисунке 2 представлена структура определения бизнес-процесса для системы Staffware.

Различаются два основных типа шагов: нормальный шаг, автоматический и событие.

Нормальные шаги предназначены для организации взаимодействия с конечными пользователями и ассоциируются с конкретными методами работы с ними: экранные формы Staffware, аппарат PowerSoft PowerBuilder, Informix New Era и др. Автоматический шаг применяется для автоматизации некоторых видов деятельности, связанных с определенным шагом, например, вызов внешнего приложения без участия пользователя: изменение базы данных, печать письма или вывод изображения.

Шаг типа "событие" применяется для управления ходом выполнения процедуры, ставя его в зависимость от специальных условий, возможно, внешних процедур. С помощью механизма напоминания и ожидания можно синхронизировать нормальные шаги в общей системе документооборота в соответствии с событиями, в той или иной степени оказывающими влияние на текущую процедуру: получение письма-запроса от поставщика продукции, соблюдение предусмотренного законодательством предельного срока работы над документом и т.п. Другим назначением шагов данного типа является создание крупных, разветвленных приложений, позволяющих в динамике учитывать многие нюансы делопроизводства, обычно возникающие в средних и крупных организациях различных видов собственности. На рисунке 3 приведена структурная схема выполнения шагов процедуры.

По аналогии с языками программирования для управления ходом выполнения процедуры предусмотрены операторы ветвления по условию, циклы и средства распараллеливания.

Для работы с шагами процедуры можно использовать наборы данных, называемых "множество выбора", позволяющие упростить процесс заполнения полей экранных форм. Различаются четыре типа данных: скаляр (текст, числа, дата, время, валюта), переменная - текстовое поле, которым можно манипулировать как целым, приложение - имя файла, используемое в качестве дополнения к одной из выбранных пользователем альтернатив, композиция - таблица базы данных вместе с данными из других полей.

2.2 Конструкторы

Средой выполнения процедур в Staffware служит Графический Конструктор (Построитель) Процедур (GWD), позволяющий анализировать и описывать сценарии реальных бизнес-процессов, отражающих различные виды деятельности. Данный инструмент предназначен прежде всего для специалиста в конкретной прикладной области и не требует глубоких знаний архитектуры и технических особенностей аппаратной и программной платформы.

В основу GWD положена метафора динамической пиктограммы, позволяющая наглядно отображать потоки выполнения бизнес-процедур. Все правила выполнения регламента запоминаются в виде программы, на языке программирования, которая может быть подвергнута любой модификации и отладке. Такая программа отличается динамичностью, она способна настраиваться на конкретные условия и перезагружать бизнес-процедуры.

На рисунке 4 приведен пример конкретного представления бизнес-процедуры, подготовленного с помощью конструктора GWD и отражающего точку зрения конечного пользователя.

Для определения экранных форм, используемых при работе с конечным пользователем применяется Конструктор Графических Форм (GFD). В полях формы пользователь может вводить запросы системе путем заполнения полей, ассоциированных с определенной процедурой. Данные в этих полях могут заполняться автоматически (текущая дата, номер шага процедуры, различного рода ссылки, информация, генерируемая при выполнении предыдущих процедур) либо вручную. Разумеется, для заполнения полей может быть организован доступ к любой информации, во внешних базах данных, текстовых процессорах или файлах, размещаемых на сервере.

Интересной особенностью GFD являются интеллектуальные формы, меняющие свой формат и наполнение в зависимости от контекста: регламента выполнения бизнес процедуры или типа данных, например:

IF <условие> 
        Только первое поле 
                - текстовый блок 
ELSE 
        Все поля формы 
                - текстовые блоки 
ENDIF

Кроме этого имеется возможность задавать порядок вывода информации в полях формы: обязательно по запросу, ввод по желанию, фиксированное содержание, вычисляемое значение, скрытое содержание поля.

Для расширения возможностей GFD, не предусмотренных при первоначальной настройке можно использовать специальное поле "Command", где указываются операторы вызова внешних программ или манипуляции с данными из полей формы. В разных местах определения процедуры можно указывать уравнения, используемые для вычисления данных по значениям полей. Такие выражения применяются для выполнения вспомогательных вычислений, проверки корректности данных, определения условий перехода в операторах ветвления и т.п. В выражениях можно использовать обычные арифметические и логические операции: сложить, вычесть, эквивалентность, неравенство, больше/меньше и присваивание.

2.3 Макрокоманды

Макрокоманды или сценарии представляют собой наборы операторов, которые можно поместить в любое место выполнения процедуры. Типичный пример использования макрокоманд - постоянно повторяющийся обмен данными между Staffware и приложениями Windows через аппарат DDE.

Язык описания сценариев является достаточно мощным средством программирования системного окружения, позволяя на базе Staffware разрабатывать различные приложения. Основные операторы языка - условные переходы IF <тело условия 1> ELSEIF <тело условия 2> ENDIF и циклы WHILE <тело условия> WEND.

Внутри программ описания сценариев обычно помещаются функции, которые могут вызываться и в любом другом месте Staffware. Сегодня имеется восемь типов функций:

3. Взаимодействие с внешним миром

Деятельность любой корпорации невозможна без взаимодействия с внешней средой - можно найти очень мало примеров, когда компания представляет только вещь в себе. Поэтому для построения полноценного документооборота в Staffware включены средства интеграции с другим информационными системами: базами и хранилищами данных, текстовыми процессорами и процессорами обработки изображений, системами автоматизации офиса, а также почтовыми системами.

Технологическая схема интеграции системы Staffware с внешней средой представлена на рисунке 5.

Как уже было сказано, автоматические шаги процедуры позволяют вызывать внешние процессы и программы, передавая и получая от них данные. Часто для организации взаимодействия с внешними программами используется скрытый вызов процессов, в качестве которых может выступать запрос к базе данных или хранилищу корпоративной информации. В качестве примера можно взять процедуру получения заема у банка по кредитной карте. После определения всех необходимых данных (суммы заема, информации о клиенте и условий договора) банковская система, построенная на базе Staffware может одновременно с процессом обработки заявки вызвать внешнюю программу проверки кредитной карты, сформировав запрос типа:

database bank 
        select * from credit where 
                sname="&sname&"
        quit

Данная возможность реализуется путем включения в описание процедуры соответствующего автоматического шага.

Обратная связь может осуществляться путем записи ответа внешней программы в некоторый файл, например, в качестве подтверждения корректности кредитной карты будет создан набор, содержащий следующую последовательность:

FNAME,Petra 
SNAME,Stauffer 
DATEOFBIRTH,07/12/1962

Также можно использовать возможность обмена на основе механизма DDE, позволяющего передавать сообщения между двумя windows приложениями - клиентом и сервером. Такой механизм (DDL и DDE сервер) полезен и для обмена данными и формами между Staffware и программами работы с электронными таблицами или текстовыми процессорами.

Для получения сообщений о событиях, происходящих во внешней, по отношению к Staffware, среде применяется специальный механизм управления событиями, который можно использовать следующим образом:

Часто оказывается, что сами процедуры Staffware должны быть запущены извне, со стороны какого-либо приложения. Специально для этих целей в системе имеется интерфейс внешнего вызова, например, запуск процедуры обработки заявки клиента банка после получения сигнала от СУБД, управляющей базой данных всех владельцев счетов.

Даже несмотря на такие широкие возможности Staffware, бывают ситуации, когда пользователю недостаточно предоставленных средств, либо условия работы меняются достаточно часто и неэффективно использовать, например заранее подготовленные формы для ввода информации. Для преодоления этих временных трудностей в Staffware предусмотрен специальный прикладной слой, содержащий программный интерфейс разработки новых модулей. Слой Staffware Application Layer (SAL) является частью клиента и образует отдельный слой в архитектуре клиент/сервер системы. SAL чаще всего используется системными интеграторами, создающими специализированные пользовательские интерфейсы, работающие, в частности, в составе программных комплексов, применяющих систему электронного документооборота в качестве одного из многих модулей. Функции этого слоя оформлены в виде библиотек на языке Си, которые можно использовать как в режиме DDL так и статически.

Заключение

Сегодня имеется множество систем автоматизации документооборота, отличающихся как по своей архитектуре, так и по функциональным возможностям. Для координации деятельности производителей, работающих на этом рынке создана даже специальная коалиция, призванная распространять стандарты, обеспечивать обмен мнениями и предложениями по развитию функционального наполнения систем класса workflow. Исторически сложилось, что Staffware была первой на рынке программных комплексов автоматизации документооборота и на сегодняшний день реализовала все требования, предъявляемые к системам этого класса.

Можно еще раз отметить преимущества внедрения систем автоматизации документооборота: экономия времени, повышение производительности труда персонала, распределенный доступ к информации всегда и везде; повышение качества обслуживания заказчиков, однако следует всегда учитывать, что системы класса workflow - это всего-навсего инструменты, неправильное использование которых иногда может принести вред. Это чаще всего происходит, если заказчик пытается сэкономить на предпроектных исследованиях своего предприятия. К счастью, на примере прошедшей уже волны увлечения оболочками для построения баз данных многие заказчики осознали, что ценность представляет не форма, а содержание - конкретная информация в базе данных. Аналогичным образом обстоит дело и с системами автоматизации электронного документооборота - четкая проработка бизнес-процессов предприятия является залогом успеха.

Сферы приложения Staffware

Статистика использования системы Staffware в России подтверждает независимость продукта от сектора рынка, особенностей организации документооборота, административных и управленческих процедур на предприятии заказчика. Только в течение 1995 и 1996 годов система была инсталлирована в федеральных и региональных государственно-административных органах, предприятиях топливно-энергетического комплекса, государственных и коммерческих банках, медицинских учреждениях, торгово-промышленных компаниях и учебных заведениях. Все это стало возможным благодаря развитым средствам настройки системы.

1. Подразделения органов государственного управления и правительства РФ

В соответствии с решением Правительства Москвы и приказом Министра охраны окружающей среды и природных ресурсов России в Московском городском комитете охраны окружающей среды и природных ресурсов создана информационная система документооборота. Основная цель этой системы - обеспечение эффективной информационной поддержки процесса управления и принятия решений в области охраны окружающей среды и природопользования. Внедрение автоматизированной системы управления документооборота позволило Москомприроде при штате всего около 400 человек в установленные законодательством сроки обрабатывать весь поток заявок от природопользователей Москвы - юридических и физических лиц. Учитывая, что структура Москомприроды зеркально отражается на региональном и федеральном уровне, планируется внедрять аппробированные решения и технологии на базе Staffware в масштабах страны.

Среди других, не менее известных государственных структур, использующих сегодня в своей деятельности решения на базе Staffware:

• Главное Управление Информационных Ресурсов (Администрация Президента);
• НТЦ (Государственная Дума);
• Роскомнедра;
• Сетевой информационный центр при Челябинской городской администрации;
• Томская областная администрация.

2. Высшие учебные заведения России

• Российская академия госслужбы при Президенте РФ;
• Государственная академия управления;
• Новосибирский Государственный университет.

3. Финансовые, промышленные и социальные организации

• Управление ЦБ РФ по Архангельской области;
• ОНЭКСИМ Банк / МФК;
• Уникомбанк;
• Корпорация РосШельф;
• Надым ГАЗПРОМ;
• Газ Автотехобслуживание;
• Лицензионно-аккредитационная комиссия медицинских и аптечных учреждений Саратовской области;
• Зеленоградводоканал.