Во время недавней рецессии предприятия усиленно сокращали свои бюджеты. Но по мере роста экономики, уверенности в завтрашнем дне и укрепления своего финансового состояния все больше организаций приступают к развертыванию решений унифицированных коммуникаций (Unified Communications, UC) — интегрированных служб передачи данных, голоса и сообщений, проведения конференций и налаживания взаимодействия в объединенных сетях. Причина роста популярности этих инициатив проста — скорая окупаемость.
     Когда-то унифицированные коммуникации считались роскошью, и их покупку могли позволить себе только крупные компании с огромными ИТ-бюджетами. Сегодня решения подобного типа можно подыскать для организаций любой величины, в том числе и для представителей малого и среднего бизнеса.
     Уже использующие технологии UC клиенты утверждают, что унифицированные коммуникации способствуют быстрому повышению производительности труда и снижению операционных затрат. Решения UC не только отличаются более высокой надежностью и развитой функциональностью, но и укрепляют общую устойчивость сети. Кроме того, унифицированные коммуникации расширяют возможности удаленных и мобильных работников.
     Вместе с тем переход на платформу UC требует тщательного планирования. Определений «унифицированных коммуникаций» насчитывается не меньше, чем компаний, предлагающих соответствующие компонентные технологии. Универсального решения, которое подошло бы всем, не существует. Однако есть несколько способов, позволяющих создавать унифицированные коммуникации на единой платформе.
     Одни компании отдают предпочтение мультимедийному подходу или телефонии, другие делают ставку на электронную почту и системы мгновенной передачи сообщений. Широкий спектр доступных технологий, каждая из которых имеет свои особенности внедрения, превращает выбор решения UC в непростой процесс. Чтобы понять, что больше подходит вашей компании, необходимо учесть множество различных факторов, в том числе природу функционирования организации и ее физическую структуру.
     Несмотря на сосуществование нескольких стандартных подходов к созданию системы унифицированных коммуникаций, наличие широкого набора доступных механизмов и стратегий приводит к тому, что наилучшим вариантом становится адаптированное решение, удовлетворяющее потребностям компании.
     В ходе внедрения системы UC организации приходится преодолевать множество различных препятствий. Перечислим некоторые из них.
1. Этап интенсивного изучения. Гораздо проще выявить узкие места еще до начала внедрения. Необходимо тщательно проанализировать все приложения и системы, которые потенциально могут взаимодействовать с решением унифицированных коммуникаций или оказывать влияние на прохождение трафика.
2. Определение возможности использования уже имеющегося оборудования и приложений. Очень важно проделать это до начала инвестиций.
3. Недостаточное количество заинтересованных лиц. Решения UC относятся не только к области ИТ, поэтому имеет смысл сразу заручиться поддержкой пользователей, привлекая их к процессам анализа, планирования и внедрения.
4. Ошибки при определении целей и реализации поставленных задач. Решения UC могут оказаться неоправданно сложными, что приведет к дополнительным незапланированным расходам.
5. Ошибки в ходе заключения договоров и процессе внедрения, которые дорого обойдутся вам в долгосрочной перспективе.
6. «Доведение системы до ума» после, а не до начала внедрения. Отказ от тестирования платформы и приложений до начала инсталляции — гарантированный способ настроить пользователей против себя.

Возможны варианты
     Многие компании сокращают расходы на внедрение систем унифицированных коммуникаций путем тщательного планирования и проведения организационных изменений. Клиенты отметили, что наряду с планированием и развертыванием решений UC зачастую выполняются следующие мероприятия.
1. Создание нового или расширение существующего контактного центра.
2. Интеграция двух и более сетей организации (например, в рамках процедуры слияния/приобретения или реорганизации).
3. Реализация или расширение программы организации дистанционного доступа для значительной части работников.
4. Замена устаревших сетей и систем, не отвечающих предъявляемым к ним требованиям.
5. Внедрение плана непрерывности ведения бизнеса и восстановления после сбоев. Создание необходимых средств поддержки.
6. Интеграция филиалов и распределенных операций (розничных торговых точек, банковских отделений, удаленных офисов).
     Руководителю ИТ-подразделения нужно рассмотреть возможность проведения в организации подобных изменений и обсудить с руководством порядок усовершенствования систем связи с целью повышения их производительности и эффективности.

Выявляйте слабые звенья в цепи и не забывайте об обучении
     Если ваша сеть не обладает достаточным запасом прочности с учетом возрастания объема трафика после внедрения системы унифицированных коммуникаций, достичь желаемых результатов вам не удастся. Проанализируйте существующую деловую и сетевую среду, оцените свои текущие и будущие потребности и определите объемы работ по проектированию и внедрению. Для большинства компаний унифицированные коммуникации не являются решением на все случаи жизни. Это поэтапный процесс, конечная цель которого заключается в удовлетворении потребностей организации в средствах деловых коммуникаций. Лучшим вариантом для вашей компании здесь станет решение, самое слабое звено которого находится на уровне максимального запаса прочности или близко к нему.
     И наконец, не забывайте о важности обучения сотрудников для лучшей поддержки и использования компонентов UC. Начните готовить их к внедрению уже в процессе установки и настройки конфигурации. Помните, что ваша цель заключается в создании устойчивой операционной системы, не создающей препятствий для ведения бизнеса.

Процедура внедрения проще, чем вы думаете
     В нынешних, самых сложных, начиная с 30-х годов прошлого века, экономических условиях склонить руководство к переходу на кардинально новую корпоративную систему связи нелегко. Экономисты твердят, что компании предпочитают сидеть на деньгах, не тратя их, в ожидании подтверждений дальнейшего восстановления экономики. Хотя менеджмент и понимает преимущества систем унифицированных коммуникаций, они воспринимаются лишь как одно из возможных расширений.
     Помните, что вы не одиноки. Конференция Unified Communications Tracking Poll 2010, организованная компанией CDW, показала, что инвестировать в унифицированные коммуникации готовы многие компании. Утешает то, что большинство опасений в ходе внедрения оказываются несостоятельными.
Чаще всего организации, планирующие внедрение решений UC, обеспокоены вопросами, связанными с сетевой безопасностью, оборудованием, капитальными затратами и операционными расходами. Вместе с тем в процессе внедрения многие опасения развеиваются. Организации, уже приступившие к внедрению и завершившие эту процедуру, сообщают о том, что соответствующие вопросы теряют свою актуальность.
     Унифицированные коммуникации по-прежнему остаются сложной областью, сопряженной со множеством потенциальных трудностей, но вместе с тем соответствующие системы помогают трансформировать организацию и повысить эффективность выполнения операций. Факты говорят сами за себя. Унифицированные коммуникации сегодня находятся на подъеме и являются для компаний инновационным способом изменения ведения бизнеса.