Ловкость рук, и никаких проблем с календарными планами
Координация обработки документов и контрольных сроков исполнения - довольно хлопотное занятие. Может ли, комбинируя сложность систем автоматизации документооборота и конкретизацию средств управления потоков работ, создать более эффективные средства?
Типичная ситуация: у вас есть сообщения, которые требуется отредактировать, упорядочить, утвердить и принять к исполнению. А как правило, если есть документы, то есть и сроки исполнения: для руководителей, для производственных подразделений, и даже для печатающих устройств. Вы должны также помнить о соблюдении производственного графика и согласовании задач с календарными планами других участков всего рабочего процесса. Как организовать общее управление обработкой всех документов и контроль выполнения работ, чтобы обеспечить успешное выполнение проекта?
Мы провели тестирование систем управления обработкой документов и средств управления потоком работ с целью определить, позволяет ли объединение этих двух сложных процессов, путем согласования управления обработкой документов с их календарными сроками, получить более простую систему.
Хотя помимо выбранных для тестирования продуктов существует и ряд других, мы решили остановиться на выборе трех типов решений, которые на наш взгляд могут оказаться для вас наиболее полезными. Итак, тестировались решения следующих типов: системы управления обработкой документов с интегрированными пакетами управления потоком работ (Keyfile 3.1 корпорации Keyfile и NovaManage 6.3 фирмы NovaSoft Systems), intranet-ориентированный пакет управления документооборотом и потоком работ (Livelink Intranet 7.0 корпорации Open Text) и традиционная система обработки документов с дополнительным пакетом обеспечения потока работ (Docs Open 3.0 и Docs Routing 3.5 фирмы PC Docs). Пакеты ПО, получившие название "менеджеров документов" и "координаторов потока работ", в настоящее время представляют чрезвычайно динамично развивающийся рынок, поэтому при выборе решений мы основное внимание обращали на предоставляемый ими спектр функциональных возможностей.
Пакет ПО Saros Discovery Suite при проведении нашего тестирования пока еще находился на стадии бета-проверки, но вы можете ознакомиться с мнением нашего аналитика о бета-версии этого пакета. Мы хотели бы также испытать систему управления обработкой документов масштаба предприятия Enterprise Document Management System фирмы Documentum, однако эта фирма отказалась принять участие в нашем тестировании. Мы приводим также список других систем, предлагающих подобные решения.
Что-то очень знакомое
Для большимства систем управления обработкой документов требуются реляционные базы данных, для организации хранения и поиска файлов, поэтому администраторы этих систем должны иметь определенные знания и опыт работы с базами данных. Мы также принимали во внимание особенности реализации, возможности сетевой обработки, межплатформное обеспечение и существующие инфраструктуры. Предлагаемые решения сложны, поэтому не удивляйтесь, если даже при достаточно высокой квалификации администратора базы данных вам при реализации проекта все таки потребуется помощь изготовителя системы. Мы также проверили, как хорошо интегрированные решения могут работать с другими приложениями, такими как электронные таблицы, мультимедийные файлы, проектная документация, схемы и чертежи САПР, презентационная графика и файлы текстовых процессоров. Например, в системе Docs Open вы можете импортировать документы редактора Microsoft Word и продолжить их обработку в среде Docs Open с помощью редактора Word, поскольку интерфейс хорошо знакомый, и не вызовет замешательства у ваших пользователей.
Система обработки документов сохраняет сам документ в неизменном виде. Мы импортировали документы в систему, создавали другие документы и задавали профили, чтобы реляционная база данных могла хранить важные элементы.
Источники постоянного беспокойства
При тестировании потоков работ большое внимание уделялось внимание вопросам, касающимся пользователя и администратора. Средства управления потоками работ должны обеспечивать соблюдение временного графика обработки документа. Нам хотелось, чтобы инструментарий разработчика потока работ позволял легко создавать поток с пиктограммами и соответствующими базовыми средствами. Кроме этого нас интересовало, на какой стадии обработки находится документ после запуска потока работ. Система Keyfile позволяет создателю потока работ назначать пользователю отдельные средства. Мы проверяли также средства организации подпотока, которые позволяют отдельному потоку инициировать некоторую часть процесса.
Для пользователей мы проверяли, можно ли проводить контроль документов на входе и выходе библиотеки и можно ли сделать документы совместно используемыми. Мы смотрели, как производится сопровождение разных версий документов и как разрешаются конфликты: автоматически или же решения должен принимать администратор? Мы также проверяли средства индексирования, используемые для облегчения просмотра.
Для администратора мы проверяли средства безопасности, обеспечивающие защиту документа. В системе NovaManage недостатки средств безопасности вашей собственной операционной системы могут позволить пользователям обойти защитный контроль. Система Docs Open усиливает встроенную защиту ОС. Мы проверяли привилегии доступа к документам и средства восстановления потерянных файлов. Даже при достаточном опыте, администраторы должны соблюдать аккуратность в документировании работ, осуществлять проверенную политику сопровождения и иметь оперативную техническую поддержку производителей системы.
Общие закономерности
В большинстве случаев при тестировании различных решений было обнаружено много общего. Больше всего системы различались по стоимости. Сможете вы получить все что вам нужно менее чем за $100000. Необходимо хорошо знать, как много документов вам требуется обрабатывать, прежде чем вы решите, сколько денег вы готовы за все это заплатить. Мы оценивали стоимость содержания системы за год, стоимость ПО сервера и клиента для 100 пользователей и стоимость обучения администратора.
Как правило, решения были в большей степени ориентированы либо на управление потоком работ, либо на обработку документов, и ни одно из решений не обеспечивало в равной мере безупречную реализацию и того и другого. Мы с нетерпением ожидали увидеть решения, сочетающие прозрачный интерфейс доступа к мощной базе данных и гибкие средства управления потоком работ.
Предварительное сравнение
При работаете со сложными документами их информационное содержание интересует вас в той мере, в какой это необходимо для доступа к ним и дальнейшему сопровождению в течение всего цикла обработки и принятия решения. Все рассмотренные нами решения обеспечивают соответствующую подготовку документов для поиска и маршрутизации и позволяют вам направлять документы по заданным маршрутам, что упрощает коллективную работу. Учитываю существующую ориентацию рынка ПО на продукты, базирующиеся на Web-технологии, система Lifelink, по нашему мнению, претендует на наивысшую оценку, благодаря чрезвычайно прозрачному интерфейсу. Однако в целом это решение нельзя назвать идеальным.
Если исходить из стоимости этих решений, то наилучшее соотношение цены и качества у систем Docs Open и Keyfile, обеспечивающих более совместимую, хотя и несколько специфическую рабочую среду. В системе Docs Open больший упор сделан на функции управления документами и интеграцию, а система Docs Routing в большей степени ориентирована на маршрутизацию, чем на поток работ. Docs Open также обеспечивает хорошую интеграцию с пакетами управления потоком работ других изготовителей.
Системы Keyfile и Livelink обеспечивают наилучшую реализацию встроенных средств управления потоком работ, которые, на наш взгляд, являются достаточно интуитивными и легко адаптируемыми под конкретные задачи.
Система NovaManage предлагает те же самые средства, но за очень высокую цену, и в большинстве случаев с ним очень трудно работать, поэтому это решение получило более низкую оценку, чем другие.
Docs Open 3.0 и Docs Routing 3.5
(Решение, использующее дополнительные средства управления потоком работ)
Оценка 7.3
С точки зрения отдачи вложенных средств система Docs Open является наилучшим решением, благодаря внутренней структуре, предусматривающей широкую интеграцию с другими приложениями, базами данных и сетевыми ОС. Это единственный продукт, в котором с помощью средства синхронизации предусмотрено импортирование списка сетевого пользователя, и который позволяет использовать внутренние средства защиты используемой ОС. Система Docs Open обеспечивает бесшовную интеграцию с приложениями ваших настольных систем. Работая в Docs Open, мы могли легко обращаться к приложениям. Кроме этого система обеспечивает наиболее исчерпывающие профили документа, что позволяет задавать необходимые свойства, не прибегая к программированию. Имеется также программа просмотра Outside/In. Хотя мы не могли создавать сложные потоки работ с помощью Docs Routing, тем не менее мы могли производить маршрутизацию и прослеживание наших документов. Но все же хотелось бы иметь более развитые средства создания потоков работ.
Keyfile 3.1
(Интегрированное решение)
Оценка 7.3
Хотя система Keyfile поддерживает только ОС Windows NT и OS/2 Warp, ее развертывание проходит достаточно гладко и не требует специальных знаний организации баз данных, так как система содержит свою собственную базу данных. На наш взгляд, все средства управления документами достаточно просты в работе, благодаря прозрачному и интуитивному понятному графическиму интерфейсу. Keyfile имеет надежную защиту и позволяет перепоручать пользователям часть задач администрирования. Мы создавали свойства для прослеживания ключевой информации внутри документов, но для полного описания свойств нам пришлось воспользоватьcя средствами Visual Basic. Создавать рабочие потоки в Keyfile легко с помощью метода "drag-and-drop" (перенеси и оставь), что позволило нам направлять документы по нужному маршруту для обработки и графически прослеживать рабочие процессы.
Livelink Intranet 7.0
(Решение на базе intranet-сетей)
Оценка 7.0
Система Livelink, также претендующая на высокую оценку, обеспечивает уникальные средства и более широкие возможности управления потоком работ, как со стороны клиента Wide Client в среде Windows, так и со стороны клиента Web Client, выполняемого в Web-браузере. Для тех, кто не имеет инсталлированного Web-сервера, система Livelink поставляется с сервером Netscape FastTrack Server. Конфигурирование Livelink оказалось сложнее, чем других систем. Нам пришлось перейти из сервера в клиентскую часть, чтобы закончить настройку параметров сервера. Импорт документов в системе Livelink производится в клиенте Wide Client очень легко, с помощью метода "drag-and-drop". У нас не возникло трудностей с созданием требуемых категорий и атрибутов, однако другие решения обеспечивают более полное описание свойств. Создание потока работ из клиента Wide Client достаточно интуитивно, и мы несколькими щелчками мыши легко отправляли документы по нужному маршруту на обработку. Livelink единственный продукт который предоставляет законченный интерфейс доступа в Web, однако у нас возникали трудности из-за несоответствий между клиентами Web и Wide. Документация достаточно хорошая, и мы разобрались с возникшей проблемой, но не помешало бы более полное описание основных принципов и более подробная индексация материала.
NovaManage 6.3
(Интегрированное решение)
Оценка 5.2
Система NovaManage оказывается на последнем месте, со своей чрезмерно усложненной процедурой установки, при которой нам пришлось вручную конфигурировать те возможности, которые автоматически были сконфигурированы для нас другими системами. Кроме того, если уж пакет поддерживает только одну базу данных Oracle, то разработчики могли бы позаботиться о более тесной интеграции. Чрезмезмерно усложнено буквально все: от начальной установки параметров приложений, до импорта документов. Система NovaManage позволяет графически создавать потоки работ со многими задачами, а также свои собственные пиктограммы и задачи. Тем не менее, чтобы задать простой цикл сопровождения документа, необходимо с клавиатуры вводить директивы с допотопном синтаксисом. Мы не проверяли полное задание профилей документов, так как для этого требовалось подключение рабочей панели NovaWorkbench. NovaManage обеспечивает высокий уровень защиты и хорошие средства контроля доступа, но цена пакета слишком высока.
Обзор решений
Система Docs Open обеспечивает интеграцию с большим числом приложений, чем три другие системы вместе взятые. Система предлагает отдельную программу маршрутизации Docs Routing для перемещения документов между отдельными участками потока работ, но для более сложных задач управления потоками работ предусмотрена интеграция с соответствующими продуктами других производителей. Docs Open и Docs Routing поставляются также в виде одного пакета Enterprise Suite, дополненного программой отображения графической информации для настольных систем Docs Imaging.
Docs Open поддерживает следующие продукты: серверы NetWare, Windows NT Server 3.5, Banyan Vines и Unix-серверы, базы данных Sysbase, Microsoft SQL Server, Oracle и SQL Anywhere, клиентов Windows 95, Windows NT, Windows 3.1 и MacOS, приложения Microsoft Office, Lotus SmartSuite и PerfectOffice, а также системы обработки сообщений Lotus Notes, Microsoft Exchange и Novell Group Wise.
В системе Keyfile основной упор сделан на согласование средств управления потоком работ KeyFlow с сервером Microsoft Exchange Server для обеспечения координации задаваемых пользователем правил с базовыми задачами потока работ. Типовые потоки работ могут храниться в общих папках сервера MS Exchange Server.
Пакет Keyfile 3.1 включает управление документами, отображение процессов и управление потоком работ. Для хранения документов используется Keyfile Document Server. Имеется собственная база данных Keyfile Object Database, поэтому отпадает необходимость в дополнительном SQL-сервере.
Keyfile поддерживает серверы и протоколы Windows NT, OS/2, NetWare, NetBIOS, NetBEUI, TCP/IP и LAN Manager, клиентов Windows NT, Windows 95 и Windows 3.1, а также соответствующие базы данных.
Livelink поставляется с сервером Netscape FastTrack Server для тех, у кого нет собственного Web-сервера. Система предлагает два клиента: Wide Client для ПК в среде Windows и Web Client на Web-сервере. Web Client поставляется с браузером Netscape Navigator Gold 3.5. Компоненты Livelink включают Livelink Search для информационного поиска в базах данных и файлах, библиотеку Livelink Library для работы с документами, Livelink Workflow для создания потоков работ и Livelink Project Collaboration для распределенной обработки документов, проведения тематических дискуссий и руководства проектом. После нашего тестирования появился сервер электронной почты E-mail, который также был включен в пакет ПО.
Livelink поддерживает Web-сервер Netscape FastTrack Server и другие сертифицированные центром NCSA Web-серверы, серверы SunSolaris, NT и HP-UX, базы данных Oracle, Sybase и Microsoft SQL Server, Web-браузеры и клиентов Windows 3.1, Windows 95, Windows NT и Macintosh 7.01.
Пакет NovaManage фирмы NovaSoft предлагается как центральная часть всей линии продуктов систем управления обработкой документов. Мы тестировали только NovaManage, поскольку он полностью обеспечивал решение предложенной проблемы из области деловой сферы. Кроме NovaManage имеются другие вспомогательные средства: NovaForms для создания стандартных форм в системе документооборота заказчика, NovaAPI для создания набора команд связи с другими сценариями без использования интерфейса NovaManage GUI, средство поиска и индексирования NovaSearch, рабочая панель NovaWorkbench для настройки параметров приложений заказчика в среде NovaManage. Продукт PDFusion, появившийся в результате сотрудничества с корпорацией IBM, обеспечивает работу с очень большими композиционными документами. Средство NovaWeb предназначено для управления документооборотом и потоками работ через сеть World Wide Web.
NovaManage поддерживает серверы систем Solaris, SunOS, Open VMS, Intel for Alpha, HP-UX, AIX и Digital Unix, базы данных Oracle и клиентов систем Windows 3.1, Windows 95, Windows NT, Unix и Macintosh.
Обработка документов
Docs Open 3.0 и Docs Routing 3.5
Очень хорошо
Docs Open мощная система, позволяющая импортировать файлы почти всех известных приложений и обеспечивающая бесшовную интеграцию со многими приложениями для настольных систем, например, с текстовым процессором Microsoft Word.
Docs Open позволяет легко импортировать средства, контроль версий и профили, отражающие специфическую информацию в документах, и производить их настройку для работы с разными типами документов. Docs Open с помощью дизайнера форм предоставляет более широкие возможности задания профилей объектов, чем система Keyfile, в которой для этого требуется использование средств языка Visual Basic.
В пакет Docs Open входит программа просмотра Info Outside/In, которая позволяет просматривать документы, созданные в тех приложениях, которых в настоящий момент нет в вашей системе.
Интерфейс Docs Open оставляет хорошее впечатление, однако в нем отсутствует удобное средство drag-and-drop (перенеси и оставь), которое нам так понравилось в системе Livelink. Чтобы импортировать файлы других приложений, мы использовали опцию Document Import из меню System Utilities, указывая нужные каталоги и файлы. Однако такую процедуру нельзя назвать интуитивно простой.
При создании новых документов мы обратили внимание на то, как хорошо система Docs Open интегрирована с другими приложениями. Возьмем такой пример. Мы создавали документ в Microsoft World, и Docs Open подключилась автоматически. В меню Word появились дополнительные опции, например, Save As (сохранить под именем) с опцией Password (пароль). При сохранении документа в Docs Open появляется всплывающее меню Profile (профиль) с готовыми рабочими полями, в которых пользователь задает параметры для прослеживания конкретной информации в документах. С помощью уникального дизайнера форм администратор может создавать заданные профили пользователей или отделов. Нам понравился графический интерфейс дизайнера форм, в котором реализован метод drag-and-drop (перенеси и оставь), а также процедура выбора SQL-команд.
Keyfile 3.1
Хорошо
Система Keyfile очень упрощает установку защиты, создание документов и задание свойств, которые являются полями ее внутренней базы данных.
В Keyfile имеются программы Batch Import и Batch Scan, с помощью которых мы могли легко импортировать документы различных приложений. Рабочее окно программы Batch Import содержит широкий набор опций, а также список имеющихся файловых разделов и входных областей (In Basket). В диалоговом окне свойств документа Default Document мы могли вводить в файлы дополнительные свойства, задавать параметры защиты и опции назначения, а также присваивать пароли поиска. В целом весь процесс импортирования объектов, на наш взгляд, является интуитивно понятным.
Следует отметить, однако, что в Keyfile редактирование полей свойств (Properties) и задание профилей с помощью продуктов других производителей, например, с помощью Visual Basic, производится не так просто. Чтобы создать собственные поля свойств (Custom Properties), нам пришлось использовать имеющееся в системе средство Subclass Utility, предназначенное для создания и поддержки определений подкласса, т.е. специализированного формата, позволяющего задавать пиктограммы для настольных приложений и изменять метки столбцов и индексов, а также глубину объектов. В отличие от Docs Open, в которой для перемещения объектов на экране используется метод drag-and-drop (перенеси и оставь), в систме Keyfile нам пришлось использовать встроенный командный редактор, работающий с ASCII-кодами. И хотя в документации есть подробные инструкции и форматы команд, тем не менее, работать было неудобно. В диалоговом окне Custom Properties мы задавали различные метки полей, хотя были ограничены только шестью полями редактирования. Система Keyfile предоставляет средство Subclass Utility, которое позволяет создавать сложные профили с заданными свойствами, используя продукты других производителей, например, Visual Basic.
Livelink Intranet 7.0
Очень хорошо
Система Livelink является сильным конкурентом с ее удобными возможностями импортирования объектов методом drag-and-drop (перенеси и оставь) в клиенте Wide Client и встроенным HTML-транслятором в клиенте Web Client, работающем с Netscape Navigator или другим Web-браузером.
Livelink уникальна тем, что предоставляет двух клиентов: Wide Client в среде Windows и Web Client в среде Web-браузера.
Нам понравилось переносить мышью файлы из каталога клиента Wide Client в системный каталог Livelink для последующего фонового импортирования. Хотелось бы иметь такую же возможность в клиенте Web Client, так как в нем отсутствует возможность фонового импортирования объектов. На нас произвело впечатление удобство просмотра документов Microsoft Word из клиента Web Client с помощью встроенной программы просмотра, которая автоматически преобразовывала стандартные текстовые документы в HTML-формат. В клиенте Wide Client такая возможность отсутствует, поэтому требуются дополнительные приложения. Придется подождать, когда Livelink обеспечит хорошую согласованность между клиентами.
Мы не смогли создать документ в самой системе Livelink, поэтому создали его в приложении (Microsoft Word), а затем импортировали созданный документ в системную библиотеку Livelink Library. Хотя Livelink поддерживает практически все типы файлов, она не так хорошо интегрирована с соответствующими продуктами, как система Docs Open.
В Livelink только администратор может создавать заданные категории и атрибуты, аналогичные профилям и свойствам в других системах. Хотя процедура создания категорий и атрибутов достаточно проста, Livelink не обеспечивает такого широкого диапазона опций для их задания, какой предоставляет дизайнер форм в системе Docs Open.
NovaManage 6.3
Хорошо
Хотя система NovaManage имеет мощный набор функциональных возможностей, но из-за их ужасного неудобства в использовании, она получила более низкие оценки. Однако, если вы заинтересованы в обеспечении очень надежного и строгого контроля исполнительской дисциплины в вашей системе документооборота, то NovaManage - именно то, что вам требуется (но придется хорошо освоить Advil).
В то время, как в других системах импортирование докуметов производится простой операцией drag-and-drop (перенеси и оставь), в NovaManage используется текстовый файл типа файла сценариев, который нужен для того, чтобы определить, где находятся документы на логальном диске, и где они затем должны размещаться. Эта процедура настолько усложнена, то мы потратили целый день, пытаясь с помощью технических специалистов Nova Soft заставить все это заработать. Мы считаем, что это яркий пример того, как разработчики NovaManage приносят в жертву простоту и удобство пользовательского интерфейса, путаясь превратить систему в настояший промышленный комбайн для обработки документов. Если только вам не нужно обрабатывать гигантские объемы документации, то такой подход вряд ли вас устроит.
Пользовательский интерфейс системы, в общем, можно было бы сделать более интуитивным. Взять хотя бы такой пример: чтобы проверить до предела детализированный файл регистрационного контроля, вы должны вначале переместить документ из экрана поиска в рабочий экран, выбрать его, а уже затем выполнить процедуру аудиторской проверки. Это можно сделать только здесь, во всех других частях системы эта программа не может выполняться без рабочей панели NovaWorkbench.
NovaManage отличается рядом полезных функциональных возможностей, вкючая возможность прослеживания всех участков, где существуют копии отдельного документа. Документы разных отделов могут связываться друг с другом, поэтому когда пользователи редактируют один из документов, система выдает напоминания о необходимости просмотра или редактирования других документов. Кроме этого имеется возможность представления очень больших, сложных и структурированных документов в легко понятной и сжатой форме. Все что от вас требуется - это задать свои собственные формы и фоновую структуру данных. В других же системах предлагаются только профили и заданные свойства, отображение которых не такое наглядное.
Для контекстного поиска документов Nova Soft предлагает дополнительную программу NovaSearch, тестирование которой мы не производили.
Рабочий поток
Удовлетворительно
Пакет Docs Routing разработан для автоматической маршрутизации документов. Хотя мы проводили многопользовательскую маршрутизацию документов, и пользователи могли просматривать, редактировать, комментировать документы, а также назначать им свои маршруты, мы все же не смогли создать сложные потоки работ. Docs Routing единственный продукт, обеспечивающий автоматическую интеграцию с системами электронной почты E-mail, поэтому мы получали почтовые сообщения, в тех случаях, когда во входном ящике Docs Open inbox для нас была информация.
В отличие от других систем, Docs Open не предоставляет графического интерфейса для создания рабочих потоков. Мы задавали маршруты документов, не имея схемы потока работ, поэтому нам приходилось подключать пользователей из диалогового окна с разворачивающимися меню. Мы могли задавать последователные маршруты (продвижение по маршруту приостанавливается, пока не закончится выполнение текущего шага, после чего документ направляется следующему пользователю) и параллельные (разрешается просмотр и редактирование документа несколькими пользователями). Маршрутизация предусматривает возможность продвижения как основного документа, так и его отдельных версий. Нам хотелось бы иметь возможность создания описаний отдельных задач и циклов обработки документа, наподобие того, как это реализовано в системе Livelink.
Тем не менее, используя средства Docs Routing или E-mail, мы могли задавать время выполнения задач и посылать напоминания пользователям. Область описания в окне маршрутизации позволяла нам направлять замечания и инструкции исполнителям, получающим документ, а также запрашивать подтверждение выполнения, в результате чего следующий исполнитель знал, что ему необходимо делать с документом. Docs Open, как и другие системы, позволяет распределять задачи между пользователями. Когда мы пытались направить наш документ другому пользователю, у которого не было соответствующих прав доступа к этому документу, система сообщала об этом, и мы могли разрешить пользователю доступ к документу, что является очень полезной функцией.
Только создатель потока работ имеет возможность проверить, у кого находится документ и какие операции с ним производились, просмотрев историю документа. В системах Keyfile и Livelink программа управления потоком работ Workflow предоставляет создателю потока информацию о состоянии документа и рабочего потока, а также графическое отображение динамики процесса работ. Для тех, кому требуется создание сложных потоков работ, в качестве альтернативного решения предусмотрена возможность бесшовной интеграции средств управления потоком работ сторонних производителей, например, пакета Workman фирмы Reach Software.
Keyfile 3.0
Очень хорошо
Система Keyfile обеспечивает интуитивно понятный процесс создания потока работ и предоставляет многоуровневый контроль версий документов. Для создания потока работ мы использовали JobMaker - очень простое в работе графическое средство, позволяющее с помощью метода drag-and-drop (перенеси и оставь) производить все необходимые операции для создания потока работ. Мы выбрали пиктограммы шагов процесса из инструментария Step Toolbox (средства для создания шагов потока работ) и перенесли их мышью в окно разработчика. В отличие от системы фирмы Nova Soft, где представлен широкий выбор пиктограмм рабочего потока, система Keyfile предоставила в наше распоряжение только семь. При создании рабочего процесса мы использовали диалоговое окно Responce для задания пользователей или списка распределения, для задания пререквизитов (задач, определяющих действия, которые должны быть выполнены, например, одобрение или утверждение) и для введения параметров (календарных сроков, времени исполнения или директив). Тем пользователям, которые не работают в системе Keyfile, документы можно направлять с помощью факсимильной связи или электронной почты E-mail, но в этом случае может пересылаться только весь документ.
При редактировании документа пользователю должны быть присвоены права Write (запись) или Insert Object (вставка объекта) для подключения функции контроля версии документа. Это предотвращает использование документа другими пользователями, пока вы производите изменения. Мы использовали диалоговое окно Check In для введения изменений, выбора версий и публикации. Если выбрана функция публикации Publish, то она разрешает доступ к документу тем пользователям, которые имеют права просмотра. Средства контроля версий документов и папок документов системы Keyfile позволяли нам прослеживать документы в папках, а также папки документов в папках более высокого уровня. Единственным недостатком является то, что Keyfile автоматически не распространяет контроль версий на папки, когда в них вносятся документы, которые включены в контроль версий. Контроль версии документа производится, но папку, в которой он хранится необходимо дополнительно просматривать. Чтобы обойти эту проблему необходимо включить в контроль версий и саму папку.
Livelink Intranet 7.0
Очень хорошо
Средство Workflow системы Livelink имеет удобный интерфейс и позволяет с помощью простого метода drag-and-drop (перенеси и оставь) создавать сложные потоки работ. Livelink единственная из тестируемых система которая предоставляет доступ в Web без использования дополнительных программ, так что мы имели распределенный доступ к информации через доски конференций и объявлений, и это было потрясающе. Однако в системе отсутствуют встроенные средства обработки электронной почты, и поэтому она получила более низкую оценку.
С помощью клиента Web Client мы могли участвовать в потоках работ, но не могли их создавать. Представители корпорации Open Text обещают, что эта возможность появится в следующих версиях системы, после реализации метод drag-and-drop (перенеси и оставь) в Web. А пока пользователи могут создавать потоки работ с помощью клиента Wide Client в среде Windows.
Создавать потоки работ было легко: мы просто переносили мышью пиктограммы в рабочую область и двойным шелчком определяли задачу. В отличие от системы NovaManage, с большим выбором пиктограмм задач, Livelink предоставляет только шесть пиктограмм. Но все эти шесть пиктограмм нас вполне удовлетворили, и поэтому других не потребовалось. Возможность условной маршрутизации, введение узловых точек и создание подзадач позволило нам создать сложные потоки работ, например, с условными переходами в разных направлениях при выполнении заданных условий или с запуском других потоков. Мы задали для нашего рабочего потока запуск подпотока после утверждения нашего документа, автоматизировав таким образом продолжение нашего процесса.
Мы создали поток работ для коллективного редактирования и утверждения документа. В Livelink, в отличие от Docs Open, мы индивидуально задавали каждую задачу, но когда мы проводили тестирование, встроенное средство электронной почты E-mail еще отсутствовало. Корпорация Open Text встроила его совсем недавно. Система Livelink предоставляет уникальные возможности организации коллективной гработы группы пользователей. Для оперативного обмена информацией мы создали в Web доски объявлений и тематические дискуссии. Если щелкнуть мышью на указатель ресурса URL, Web-браузер Netscape Navigator подключается автоматически.
Нам понравилось также, что администратор или инициатор потока мог в любой момент легко проверить текущее состояние потока работ (который мог содержать большое число документов), просмотрев графическую или текстовую информацию. Отображаемое состояние потока работ показывало, у кого находится документ и что с этим документом необходимо сделать. На наш взгляд, определение местоположения документа с помощью списка каталога Livelink проще, чем это реализовано в системе Docs Open, где требуется обращение к процедуре поиска.
NovaManage 6.3
Хорошо
Система NovaManage позволяет вам создать очень мощный поток работ, полностью отвечающий вашим потребностям обработки документов, но временами приходилось затрачивать столько усилий, что мы начинали осознавать истинное значение слов "поток" и "работа". Система позволяет (с помощь метода drag-and-drop) создавать потоки работ посредством конструирования из стандартных объектов графической схемы процессов, предоставляя для этого набор из 20 объектов. Некоторые объекты имеют более широкие функциональные возможности: Release (выпуск), например, используется для включения обработанных документов в библиотеку на завершающем этапе потока работ. Другие объекты, Split (разделение) и Join (объединение) требуются для объединения потоков. Все это заставляло нас с тоской вспоминать простоту системы Livelink. Сам процесс построения потоков работ также чрезвычайно усложнен, хотя мог бы быть попроще. Разработчик должен постоянно переключаться в один из трех режимов редактирования, изменяя объекты и подключая или отключая маршруты.
Система NovaManage, надо отдать ей должное, выдает предупреждения о задержке выполнения задач членам рабочей группы или создателю потока работ. Мы считаем, что возможность поддержки подпотоков работ является важной особенностью, и система NovaManage предоставляет такую возможность, как и система Livelink. Здесь следует отметить, однако, что функциональная гибкость достигается ценой дополнительных усилий со стороны пользователей. Система NovaManage предоставляет задачу Launch Workflow (запуск потока работ) в пользовательском ящике сообщений (т.е. во входной области), и требует, чтобы пользователь вручную запустил подпоток работ. И эта же задача позволяет создавать стандартный подпоток. Такого нет ни в одной из других рассмотренных систем.
Еще одной особенностью системы NovaManage является наличие чрезвычайно объемного и подробного журнала регистрационного контроля. Мы почти возненавидели то, как она графически отображает состояние потока работ, поскольку теряли массу времени на чтение текстовых меток над каждой задачей, пытаясь разобраться, какая из них закончилась, а какая задержана. Это разительно отличается системы Livelink, где одного взгляда на экран достаточно, чтобы понять состояние потока, так как каждая завершенная задача указывается большой зеленой стрелкой.
Сравнение пакетов ПО для управления обработкой документов и потоками работ
|
|
|
Фирма PC Docs. Берлингтон, шт. Массачусетс. (800) 933-3627, (617) 273-3800. http://www.pcdocs.com. |
Корпорация Keyfile. Нэшуа, шт. Нью-Гемпшир, (800) 453-9343, (603) 883-3800. http://www.keyfile.com. |
Корпорация Open Text. Ватерлоо, пров. Онтарио, Канада. (800) 540-7292, (519) 888-7111. http://www.opentext.com. |
Фирма NovaSoft Systems. Берлингтон, шт. Массачусетс. (800) 434-6682, (617) 221-0300. http://www.novasoft.com. |
|
|
|||||
|
|
|
Docs Open поддерживает большое число платформ, сетевых ОС, реляционных баз данных и приложений для настольных систем. Open Docs обеспечивает настолько хорошую совместимость, что интеграция с продуктами производится автоматически, как на серверной, так и на клиентской части. Как и для других тестируемых пакетов, для Open Docs требуется реляционная база данных для хранения и доступа к документам. |
Сервер Keyfile Document Server (KDS), использующий свою собственную базу данных, имеет хорошую скорость и удобен в работе. KDS поддерживает удаленную системную консоль Remoute Consol, которую мы использовали для создания наших объектных разделов. Инсталлируемые файлы были скопированы на сетевой НЖМД для упрощения инсталляции клиентской и серверной части. Мы воспользовались средством User Setup для создания регистрационных записей пользователей и распределения системных ресурсов. Keyfile поддерживает только ОС Windows NT и OS/2 Warp. Собственная база данных нам понравилась, так как мы легко справились с ее инсталляцией. |
Lifelink инсталлируется на вашем Web-сервере и поставляется с ПО Netscape FastServer. Lifelink поддерживает большое число реляционных баз данных и приложений. Самым большим недостатком является то, что при настройке параметров сервера нам нужно было переходить в клиентскую часть, чтобы закончить конфигурирование сервера. Нам пришлось проводить инсталляцию компонентов на сервере, а затем переходить к каждому клиенту, чтобы задать таблицы базы данных с помощью ее программы-мастера. Мы задали профили конфигурации сервера с помощью Web-браузера. |
Это первая полностью законченная версия NovaManage for Windows NT. Сомнений не возникает. Инсталяция - ну уж очень "ручная". Эта процедура могла бы быть более простой. Процесс задания параметров программ просмотра и приложений для редактирования документов также очень утомительный. NovaManage обеспечивает гибкую межплатформную поддержку и высокий уровень управления. Хотя NovaManage поддерживает различные серверные ОС, обеспечивает совместимость только с базой данных Oracle. Задание пользователей и групп производится легко. |
|
|
|
( См. Docs Open в гл. "Обработка документов") Пакет Docs Open доказал, что является мощным обработчиком документов, обеспечивающим многопользовательскую согласованную рабочую среду. Иерархия профилей Docs Open обеспечивает задание параметров для прослеживания по многим факторам, например, по типам. Docs Open поставляется с программой просмотра Inso Outside/In, поэтому, если вы хотите просмотреть документ, созданный в приложении, которого нет на вашей машине, то вы в любом случае сможете просмотреть нужный файл. |
( См. Keyfile в гл. "Обработка документов") Для упрощения импортирования документов в пакете Keyfile имеется программа Batch Scan, которая включает Batch Import. Импортирование файлов производится легко и быстро. С помощью диалогового окна Default Document properties мы могли вводить свойства файлов, задавать параметры защиты и назначать пароли. С помощью командной утилиты Subclass мы создавали профили документов, однако работа с ASCII-кодами нас, откровенно говоря, утомила. Пакет предусматривает возможность хорошей комплексной настройки на спектр задач заказчика, но для этого необходимы дополнительные программы других производителей. |
( См. Livelink в гл. "Обработка документов") Livelink обеспечивает очень гибкое решение и поддерживает практические любые типы файлов. Программа просмотра HTML-документов для клиента Web Client позволяет без задержки переводить документы в формат гипертекстовой разметки, что дает возможность просматривать исходные текстовые документы в сети World Wide Web. Клиент Wide Client, выполняемый в среде Windows, имеет средство drag-and-drop (перенеси и оставь) для фонового импортирования документов. Мы проверили работу клиента Web Client с браузером Netscape Navigator. Livelink позволяет администраторам прослеживать документы по категориям и атрибутам и маркировать отдельные части документов. |
( См. NovaManage в гл. "Обработка документов") Ценность многих мощных средств обработки документов этого пакета сильно снижается из-за ужасно неудобного интерфейса. Фоновое импортирование явно рассчитано на гигантские объемы, поэтому использование этого средства для умеренных объемов данных представляет настоящую муку. Средство входного и выходного контроля документов check-in/check-out (с блокировкой записи) удобно в использовании и позволяет загружать в ваше приложение нужные для работы документы. Программы просмотра документов поставляются за дополнительную плату, хотя в системах Docs Open и Keyfile они входят в комплект поставки. |
|
|
|
(См. Docs Open в гл. "Потоки работ") В Docs Routing отсутствует графический интерфейс пользователя (GUI), поэтому вы не можете создавать сложные потоки работ. Для организации цикла сопровождения документа отсутствуют необходимые встроенные логические функции для проверки выполнения заданных условий. Маршрутизация документов не вызывает затруднений. Хотелось бы также иметь встроенные средства регистрации электронной почты E-mail. |
|
(См. Livelink в гл. "Потоки работ") Управление потоками работ Workflow в Livelink имеет интуитивный интерфейс пользователя (GUI), позволяющий легко создавать потоки работ. Мы по достоинству оценили сложность и силу условной маршрутизации и многоуровневой организации потоков работ. Но разочаровало отсутствие в Livelink средств регистрации электронной почты E-mail, которые в Docs Open имеются, в результате чего нам пришлось просматривать входной ящик сообщений (inbox). |
(См. в гл. "Потоки работ") NovaManage позволяет создавать до 20 объектов задач и предоставляет мощные средства управления, но также заставляет вас использовать такие объекты, без которых можно было бы обойтись. Это единственное решение в котором требуется три режима редактирования. NovaManage поддерживает регистрацию приостановленных задач и создание подпотоков. |
|
|
|
Хорошая интеграция Docs Open с сетевыми ОС предоставляет пользователям возможность работы с данными на уровне файлов. Синхронизация идентификаторов пользователей (User ID) с сетевой ОС позволяет задействовать внутренние средства защиты ОС. Мы проверяли опции индексации, например, паузу при резервном копировании и списки признаков остановки. Нам понравились средства блокировки документов, предотвращающие одновременное редактирование одного и того же документа несколькими пользователями. |
Администраторы могут назначать привилегии защиты для пользователей, ответстветственных лиц и групп. Пользователь, которому предоставляется средство User Setup, может создавать новые группы безопасности или изменять права объектов. Ничего особенного, тем не менее, это очень полезное средсво. Привилегии доступа к документу можно было легко задавать с помощью опции Check в диалоговом окне, где мы также задавали функции, которые разрешается выполнять пользователю, или задавали привилегии доступа для группы безопасности. |
Livelink предусматривает задание для документов и библиотек паролей защиты и привилегий доступа. Однако средства блокировки попыток пользователей выполнить действия, выходящие за рамки присвоенных им полномочий, требуют доработки. Администратор может производить индексацию в Wide Client на сервере, однако желательно, чтобы между клиентами была более хорошая согласованность. |
В NovaManage очень легко создавать пользователей и группы, а также назначать привилегии папкам и документам. Однако оперативно определить, у кого какие права, довольно трудно, к тому же NovaManage автоматически не сообщает обо всех привилегиях, присвоенных определенной папке. Все участники потока работ автоматически получают привилегии, соответствующие выполняемой задаче, и возвращают их при завершении задачи. Если вы не обеспечили соответствующих прав сервера, то в защите могут оказаться бреши. |
|
|
|||||
|
|
|
Документация Docs Open изобилует хорошими примерами. Онлайновые справки (Help) так же содержательны, как и основные руководства. Материал изложен довольно подробно. Мы, как правило, находили в онлайновой справке необходимую нам информацию, но хотелось бы иметь контекстно-ориентированную справку, позволяющую легко производить поиск по нужной теме. |
Документация подробная и содержательная, с пошаговыми инструкциями и подробными иллюстрациями. |
В документации отсутствуют некоторые части. Такое впечатление, что ее не успели закончить. Хотя документация оформлена хорошо, в ней отсутствуют простые примеры выполнения многих задач, например, как создавать потоки работ. Онлайновая справка предоставляет достаточно информации, однако отсутствует контекстно-ориентированный поиск. |
В руководствах одни темы снабжены ссылками на страницы, содержщие дополнительную информацию, другие нет. Индексация информации не достаточно полная. Многие объяснения не давали ясного ответа, поэтому мы с трудом осваивали систему, используя метод проб и ошибок. Документация не содержит коротких инструкций, демонстрирующих основные методы работы. Онлайновая справка очень плохая. |
|
|
|
|
Keyfile гарантирует техническую поддержку по программе KeyCare, которая включает вызов специалистов и консультации по телефону, через BBS и региональных реселлеров. В нее входит также модернизация ПО. План технической поддержки KeyCare Plus (за 15% от полной стоимости) включает ежедневную 12-часовую поддержку технического персонала Keyfile. |
Техническая поддержка включает 30-дневную полную гарантию, консультации по телефону в течение 12 часов пять дней в неделю, а также по факсу и электронной почте E-mail. |
NovaSoft предоставляет гарантию на 90 дней и техническую поддержку через BBS, по электронной почте E-mail, через пейджер и по факсимильной связи, а также ежедневно по телефону в течение 12,5 часов. |
|
|
|
После нашего обращения, с небольшим опозданием, нас все же связали с квалифицированными специалистами. Они сразу определили, как решить наши проблемы, и если не считать короткой задержки, то мы смогли быстро возобновить работу. |
На наш звонок ответил сотрудник, которому мы смогли изложить наши проблемы. Затем нам прислали вежливого и знающего технического специалиста, который оказывал помощь, пока все наши проблемы не были решены. |
Мы дважды обращались за помощью и в обоих случаях имели дело с профессионалами. В одном случае специалист не знал, как решить нашу проблемы, но быстро предложил другой вариант, который нам подошел. |
Телефон группы технической поддержки NovaManage долгое время просто отвечал гудками. Приехавшие через некоторое время специалисты были любезны и внимательны, однако решение проблемы заняло слишком много времени, чтобы мы погли дать наивысшую оценку. |
|
|
|
Стоимость Docs Open и Docs Routing, купленных по отдельности, составляет $75939, а в составе пакета Enterprise Suite - $81049, и это в общем-то оправдано, учитывая то, что в поставку входит встроенная версия Microsoft SQL Server, техническая поддержка и курс подготовки администратора. |
Цена Keyfile $90333, включая программу технической поддержки KeyCare Plus, также вполне умеренная. Поставка включает все необходимое, поэтому дополнительная база данных не требуется. В эту сумму входит также стоимость обучения администратора и двух уровней технической поддержки. Цена ниже, чем у двух других пакетов. |
Цена Livelink немного выше, чем у предыдущих двух пакетов, однако в поставку входит Web-сервер, база данных, и обучение администратора. Сюда же входит стоимость технического обслуживания, составляющая 17,5% от цены лицензионного продукта. |
Из всех протестированных решений NovaManage за $415899 не только самое сложное, но и самое дорогое. Стоимость технической поддержки составляет 15% от цены продукта. Фирма NovaSoft предлагает три типа курсов подготовки администраторов. Цена оказывается почти в четыре раза выше цены самого дорогого из остальных пакетов. |
|
|
|
|
|
|
|
Стратегия тестирования
Постановка задачи.
Ваша компания каждый день перемещает горы документов, и именно вашей обязанностью является поиск системы, которая обеспечила бы адекватную и своевременную обработку всех этих документов. Может быть комбинация новых систем обработки документов и средств управления потоком работ - как раз то, что надо для решения этой задачи?
Критерии выбора системы.
Возможности выбора.
Рекомендации.
Есть две хорошие системы: Docs Open и Keyfile. Любая из этих систем решает поставленную задачу. Хотя, по правде говоря, наилучшим решением было бы взять управление документами системы Docs Open и подключить его к управлению потоком работ системы Keyfile.
Справка
InfoWorld производит тестирование только готовых промышленных продуктов. Бета-версии не тестируются. Тестируемые продукты или решения получают оценки по различным категориям: от "неудовлетворительно" (0 очков) до "отлично" (10 очков).
Каждая категория оценки имеет свой весовой коэффициент (в процентах). Итоговая оценка продукта подсчитывается как сумма произведений его оценок по каждой категории на весовые коэффициенты этих категорий. Используются следующие оценки по категориям.
Весовые коэффициенты по категориям выбираются таким образом, чтобы после умножения на соответствующие оценки в сумме составлять 10 баллов. Два продукта, разность в оценках которых составляет менее 0,2 балла, фактически отличаются незначительно. Весовые коэффициенты категорий отражают усредненную степень ее важности для читателей InfoWorld, заинтересованных в приобретении или использовании продукта. В зачетной карте вы можете задать свои собственные весовые коэффициенты важности категорий и подсчитать итоговые оценки.
Почетное звание лучшего продукта тестового центра (Test Center Hot Pick) присуждается журналом InfoWorld выдающимся по своим достоинствам продуктам. Чтобы завоевать это звание, продукы или решения должны отвечать установленным InfoWorld высоким технологическим и эксплуатационным требованиям, а также выделяться среди подобных продуктов своими ценными качества или перспективными идеями. Призер должен также иметь оценки по категориям зачетной карты не хуже "удовлетворительно" и итоговую оценку не ниже 7,0 баллов.
Выбор клиентов
Два лучше одного
Livelink предлагает два разных клиента: Web ClientC и Wide Client. От администратора требуется знание обоих. Но пока в системе Livelink не будет обеспечена их функциональная взаимозаменяемость, пользователь предварительно должен определить, какой клиент ему больше подходит.
Wide Client
Web Client
Некоторые из других продуктов
Рынок ПО обработки документов, графики, управления потоками работ и Internet-приложений переживает этап бурного развития. Мы предлагаем ряд других решений, которые читатели могут протестировать самостоятельно.
Подробности тестирования
Для тестирования использовались серверы на базе процессора Pentium, работающие под управлением сетевой ОС Windows NT 3.51. Для клиентов использовались ПК на базе процессоров Intel 486 под управлением ОС Windows 95.
Конфигурация системы Docs Open включала Docs Open и Docs Routing, ПО Microsoft SQL Server 6.0 на сетевом сервере и клиентскую часть, состоящую из клиентов Docs Open и Docs Routing и SQL-драйверов.
Конфигурация системы Keyfile включала сервер и клиента Keyfile.
Конфигурация системы Livelink включала Livelink Library, Livelink Workflow, Livelink Project Collaboration, Netscape FastTrack Server и базу данных Oracle 7.2 на серверной части. Клиентская часть Livelink состояла из Livelink Wide Client с драйверами Oracle и Livelin