По данным IDC, в I квартале 2014 года мировой объем продаж оборудования для видеоконференций снизился на 16% по сравнению с прошлым годом, составив 473,5 млн долларов. Количество проданных систем уменьшилось в общей сложности на 6,2%. Продажи мультикодековых систем телеприсутствия упали в денежном выражении на 33,5%, а в количественном на 26%, тогда как комнатных видеосистем — на 10 и 1%.

Тем не менее, по оценкам различных производителей, уже через два года в Северной Америке и Европе системы ВКС станут использовать в своей работе 50% сотрудников различных компаний, а видеосвязь будет превалировать над почтой и мобильными звонками.

Согласно данным Wainhouse Research, по итогам 2013 года объем российского рынка ВКС составил 130 млн долларов (примерно 1/70 глобального рынка), при этом темпы его развития существенно превышали мировые показатели. Для сравнения, в 2010 году объем рынка ВКС в России не превышал 40 млн долларов. В среднем аналитики прогнозировали рост рынка ВКС в России на 35–40%, в 2012–2013 годах он начал замедляться и затем практически остановился (в денежном выражении).

Работая с заказчиками, мы отмечаем заметное расширение использования систем ВКС на уровне клиентских приложений и переговорных комнат. Этому факту можно найти несколько объяснений. Во-первых, стоимость систем снижается. Во-вторых, такие решения, как Skype и Facetime, помогли пользователям освоить видеообщение. Психологический барьер преодолен — люди постепенно привыкают смотреть друг на друга через экран.

ЗАТРАТЫ НА ВКС

При создании системы ВКС крайне важно правильно поставить задачу проектировщикам, для чего необходимо учесть основные критерии, влияющие на стоимость системы ВКС:

  • цена оборудования;
  • стоимость каналов связи (в том числе расширения каналов связи, необходимых для поддержки видео);
  • затраты на обучение и содержание сотрудников отдела эксплуатации;
  • плата за сервисную поддержку вендора.

Зачастую заказчик пытается оптимизировать расходы на оборудование, забывая, что пропускная способность каналов связи, необходимых для эксплуатации ВКС на базе, например, программного обеспечения или оборудования малоизвестных производителей, в два-три раза больше, чем у канала связи, обеспечивающего получение изображения того же или превосходящего качества на базе аппаратного решения одного из ведущих вендоров. При этом затраты на оборудование — едино-временные, а оплата трафика — регулярная.

А временные затраты на обслуживание системы ВКС и поддержание ее в работоспособном состоянии в указанных вариантах просто несоизмеримы. В случае системы ВКС на базе аппаратного решения достигается максимальная автоматизация процесса — вплоть до создания многоточечной видеоконференции в заранее заданный период с резервированием ключевых узлов системы и поиском не отвечающего на вызов абонента.

ЧТО ТАКОЕ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ВКС

Эффективность — больной вопрос для российского бизнеса. Очень многие произносят это слово, но далеко не все понимают, что за ним стоит. Эффективность ВКС обычно оценивают по экономическим показателям — снижению расходов на командировки, дистанционное проведение семинаров и т. д.

Безусловно, такие расчеты есть. Они показывают, что применение ВКС приносит и очевидную выгоду — окупаемость проекта в течение 6–14 месяцев сейчас уже никого не удивляет.

Имеющиеся инструменты экономической оценки внедрения подобных решений позволяют посчитать, например, коэффициент возврата инвестиций за трехлетний период. Но в любом случае это лишь приблизительные расчеты, а реальные показатели должны быть основаны на определенных метриках, которые фиксируются в течение какого-то времени до внедрения и потом, на постоянной основе, после. Проблема в том, что никто — даже достаточно «продвинутые» компании — не занимается сбором этих метрик. Поэтому, если спросить сотрудников предприятий, в которых была развернута система ВКС, что же изменилось, то с большой вероятностью мы услышим массу эпитетов и ни одной, хотя бы приблизительной, численной оценки.

Для оценки эффективности любого проекта с точки зрения отдачи инвестиций существуют общепринятые методики, например расчет ROI. Однако проекты внедрения ВКС, помимо сокращения издержек на командировочные расходы, которые могут быть учтены в явном виде, нацелены на повышение эффективности бизнеса в целом. Видео-конференц-связь позволяет более оперативно обмениваться информацией, сократить время принятия коллегиальных решений и предоставляет другие преимущества, которые довольно трудно оценить в денежном эквиваленте.

Зачастую разработка методологии и расчет эффективности ВКС сами по себе являются проектом, требующим отдельных финансовых, временных и экспертных ресурсов. Возможно, именно поэтому нам не приходилось сталкиваться со случаями, когда российская компания пыталась бы оценить внедрение ВКС как инвестиционный проект.

Несколько слов хочется уделить конкретным показателям, которые принимаются в расчет при оценке решения ВКС. Например, можно воспользоваться зарубежным опытом.

Фактор 1. Экономия времени

Потенциал снижения временных затрат — один из наиболее убедительных доводов в пользу использования видеоконференций. Зачастую при организации встреч с их помощью этот фактор является решающим и перевешивает даже выгоду от прямого сокращения финансовых расходов.

Согласно исследованию WorldCom, чтобы принять участие в типичном собрании, предусматривающем поездку сотрудника из другого города или страны, в среднем тратится 21 ч на перелет, трансфер, подготовку к выступлению, само собрание и мероприятия, проводящиеся по его окончании. Как утверждается, при использовании видеосвязи тот же человек на те же цели тратит лишь 4 ч своего времени — тем самым экономится примерно 17 ч. Естественно, эти данные нельзя назвать безусловными, так как во время путешествия можно выполнять некоторые рабочие задачи с помощью ноутбуков, PDA-устройств и прочих инструментов, и мы обсудим это ниже.

В том же исследовании отмечается, что в среднем в собрании участвуют пять сотрудников и четверым из них приходится отправляться в командировку. Следовательно, видеоконференция позволит сэкономить 68 ч рабочего времени. По данным WorldCom, в США количество совещаний, которые ежемесячно посещает сотрудник, совершающий деловые поездки, составляет в среднем 4,6. Это означает, что если в 50% случаев он сможет вместо поездки воспользоваться видеоконференцией, то сэкономит 39,1 ч в месяц. Другими словами, объем его полезного рабочего времени увеличится на 20%!

Фактор 2. Снижение расходов

Видеоконференции обеспечивают значительное снижение расходов — как в явном виде (перелет, отель и т. д.), так и косвенное (сэкономленное время сотрудников).

По данным опроса WorldCom, поездка на деловое совещание в пределах США влечет за собой явные расходы в размере 1334 доллара на одного участника. Каждый такой сотрудник обходится компании на 30–50% (примерно 50 долларов в час) дороже того, кто остается в офисе, то есть косвенная выгода при замене поездки на видеоконференцию составляет 850 долларов для каждого участника. Если объединить прямую и косвенную экономию, то, согласно данным WorldCom, отмена одной командировки снижает затраты в среднем на 2184 доллара, а замена совещания на видеоконференцию — на более чем 8 тыс. долларов.

Фактор 3. Качество жизни

Очевидно, что финансовые мотивы инвестирования в видеоконференции привлекают наибольшее внимание лиц, ответственных за принятие решений. Однако многие сотрудники считают, что и другие преимущества не менее важны. На международном симпозиуме по стрессу в 2000 году был представлен подробный отчет о стрессах, связанных с деловыми поездками.

Как показали исследования, более 73% сотрудников, совершающих такие поездки, считают их причиной стресса. Более того, свыше половины из этих 73% указывают на них как на необычайно сильный источник стресса, который негативно сказывается на качестве жизни, сне, здоровье и общей работоспособности, причем это влияние ощущается как до, так и после поездки. Мало того, стрессу подвергаются не только сами путешественники, но и члены их семей. Согласно некоторым приведенным на симпозиуме данным, почти 100% супругов или других родственников утверждают, что деловые поездки подрывают стабильность их семейной жизни и делают их менее счастливыми.

Еще один интересный факт: 76% сотрудников, регулярно отправляющихся в командировки, сообщают, что во время поездок они чаще испытывают проблемы со здоровьем. Кроме этого, опрос Мирового банка свидетельствует, что такие сотрудники в три раза чаще пользуются корпоративными программами страхования здоровья для лечения психических расстройств. Если взглянуть на проблему с этой точки зрения, то можно утверждать, что видеоконференции помогают улучшить качество жизни сотрудников.

Фактор 4. Время простоя сотрудников

Речь идет о периоде, когда сотрудник не может работать над достижением корпоративных целей, то есть вынужден отвлекаться от выполнения своих непосредственных обязанностей. Очевидно, что сведение этого показателя к минимуму может повысить продуктивность персонала и эффективность организации в целом. Если речь идет о деловых поездках, то время простоя включает в себя поездку от офиса до аэропорта, ожидание посадки в самолет и трансфер до точки назначения.

Кроме того, результаты опроса, проведенного для компании Delta Airlines, свидетельствуют о том, что даже время, проведенное на борту самолета, можно отнести к простою, поскольку лишь 5% сотрудников, совершающих бизнес-поездки, в салоне лайнера «сфокусированы на работе». По данным исследователей, 81% из них читают неделовую литературу, 64% просто расслабляются или спят, 55% смотрят кино либо играют в видеоигры. Соответственно, сводя к минимуму объем поездок, видеоконференции помогают организациям максимально сократить время простоя своих сотрудников.

Кроме того, путем нехитрых математических вычислений можно выявить множество интересных статей экономии.

Оценка ожидаемых ежегодных сбережений. Если принять, что X — это средняя экономия в расчете на сотрудника при проведении встречи по ВКС (руб/$), Y — количество поездок в год, которое сотрудник будет переводить в ВКС (шт.), Z — число тех, кто будет использовать видео-конференц-связь, то ежегодная экономия равна X × Y × Z.

Если взять цифры из приведенного аналитического отчета (X = $2100, Y = 22), то средняя экономия на одного сотрудника составит 46 200 долларов. Очевидно, что, подставив экспертные данные по своей компании, любой пользователь системы ВКС может получить результат потенциальной экономии.

Оценка ROI. На основании полученных данных рассчитывается ROI.

ROI (%) = 100 × Ежегодная экономия / Инвестиции

Оценка точки безубыточности. Кроме того, можно рассчитать рентабельность проекта.

Точка безубыточности (мес) = 12 × Инвестиции / Ежегодная экономия

В каждой компании значения предложенных переменных будут заведомо отличаться, поэтому следует использовать индивидуальные значения для целевого расчета. Конечно, полная рентабельность системы видео-конференц-связи зависит от конкретных условий ее применения, да и не все факторы поддаются количественной оценке. Например, выгоды от повышения эффективности управления за счет внедрения видеоконференций подсчитать невозможно. Для этого придется соотнести между собой не только расходы на проведение совещания с непосредственным сбором участников, но и потенциальные выгоды от своевременного принятия решений и возможные потери вследствие опоздания с принятием этих решений. Скажем, если речь идет о банковском секторе, то финансовые потери могут быть просто огромными, а в медицине цена промедления — человеческая жизнь.

ЧТО ДАЕТ ПРИМЕНЕНИЕ ВКС

Видеоконференция применяется как средство оперативного принятия решения в тех или иных случаях: при чрезвычайных ситуациях; для сокращения командировочных расходов в территориально распределенных организациях; повышения эффективности бизнеса; проведения судебных процессов с дистанционным участием осужденных, а также как один из элементов технологий телемедицины и дистанционного обучения.

Экономическая эффективность использования ВКС в бизнесе
Топ-10 отраслей по количеству проектов ВКС, 2014 г.

 

Во многих государственных и коммерческих организациях видеоконференция приносит существенную пользу и обеспечивает максимальную эффективность, а именно:

  • уменьшается число командировок и снижаются связанные с ними расходы;
  • ускоряются процессы принятия решений в чрезвычайных ситуациях;
  • сокращается время рассмотрения дел в судах общей юрисдикции;
  • увеличивается производительность труда;
  • решаются кадровые проблемы и улучшается социально-экономическая ситуация;
  • предоставляется возможность принимать более обоснованные решения за счет привлечения при необходимости дополнительных экспертов;
  • быстро и эффективно распределяются ресурсы;
  • обеспечивается возможность мгновенной организации совещания «по требованию» и быстрого принятия решения с полноценным обменом информацией и визуальным контактом;
  • создаются условия для проведения оперативных совещаний с привлечением при необходимости экспертов;
  • поддерживается общение не только внутри организации, но и с заказчиками, партнерами и поставщиками по всему миру;
  • открывается доступ к участию в совещании для тех сотрудников, кто находится в поездке вне офиса или в командировке.

Таким образом, можно сделать вывод, что ВКС — это повышение оперативности бизнеса и качества принятия решений плюс объединение территориально распределенной организации.

Никита Догадченко — руководитель направления унифицированных коммуникаций компании CTI.