Организация аудиоконференций

Продукты и услуги для организации аудиоконференций позволяют избежать ненужных затрат на командировки.

Людям приходится ездить в командировки по множеству причин: чтобы встретиться с клиентом лицом к лицу, чтобы заключить крупную сделку (и отпраздновать ее потом), чтобы решить сложную проблему при личном участии, чтобы пообщаться с коллегами на выставке или съезде.

Однако очень часто без этих поездок можно и обойтись, например, когда необходимо привлечь внимание клиента (иногда кажется, что другого способа просто нет), переговорить с одним-двумя людьми по поводу проекта, сделать стандартную презентацию для коллег, пообщаться, по случаю, лицом к лицу в деловой среде, тем более что программы работы на дому и локальные распределенные небольшие офисы получают все большее распространение ввиду их преимуществ с точки зрения затрат, продуктивности и стиля жизни.

Аудиоконференции — несмотря на все заявления — не могут заменить действительно необходимые командировки. Однако они позволяют избежать ненужных командировок и таким образом повысить производительность, уменьшить количество стрессов и сэкономить время и деньги. Нет, я далеко не самый ярый приверженец видеоконференций. Качество звука в системах аудиоконференций намного улучшилось за последние несколько лет, но некоторые серьезные проблемы тем не менее остаются. Не знаю как вы, но для моего уха они весьма ощутимы. Отсутствие баланса звука (мужской голос звучит как сирена, а женский — как будто дама говорит через марлю). Металлические обертона. Отзвуки посторонних разговоров в комнате. Неудачное подавление высокочастотных фоновых шумов («шелестящая бумага»). Предотвращение вмешательства этих проблем в качественную в остальном (или по крайней мере полезную) связь является основной задачей при выборе решения.

Помимо этого, чего не хватает аудиоконференциям (и что вряд ли появится в ближайшем будущем) — это ощущения «гелиофонии», т. е. реального, геометрически точного (или по крайней мере согласованного) звукового впечатления о местонахождении говорящего по отношению к слушателю. При разговоре один на один ощущение пространства необязательно, так как внимание автоматически фокусируется на голосе говорящего. Однако оно необходимо при проведении серьезных переговоров для создания чувства комфорта у участников.

Скорее всего, проблемы с качеством звука в аудиоконференциях должны быть решены в ближайшие несколько лет, так как все больше внимания уделяется тому, чтобы сделать среду удовлетворительной «виртуальной реальностью» с точки зрения ее восприятия. Тем временем сегодняшние продукты и услуги для организации видеоконференций являются как полезными, так, в основном, и приемлемыми.

КАТЕГОРИИ ПРОДУКТОВ

Настольные спикерфоны. Эти телефоны в виде летающей тарелки располагаются на столе для аудиоконференций (или на рабочем столе) и позволяют участвовать в аудиоконференции всем находящимся в комнате. Мы рекомендуем использовать их в следующих ситуациях.

• Вместо мостов (см. ниже), когда группе людей в вашем офисе необходимо переговорить с каким-либо человеком в удаленном офисе. Все сотрудники в комнате вокруг аппарата могут непосредственно участвовать в разговоре без использования отдельных гарнитур. Прямое общение между участниками в конференц-зале заметно упрощается, как и разделение документов. Идеальное приложение — презентация одного выступающего для группы слушателей или группы выступающих для одного слушателя.
• Совместно с мостами и услугами сервисного бюро. Иногда спикер-фоны имеет смысл использовать в качестве терминалов, даже если вы пользуетесь услугами сервисного бюро (или установили мосты) для организации крупных конференций. Это позволяет упростить обмен мнениями между совместно использующими устройство участниками конференции, находящимися в одном помещении (см. выше). В результате одного соединения оказывается достаточно для присоединения к конференции нескольких участников в одном месте — это снижает нагрузку на пользователя при взаимодействии с другими пользователями (по вводу персонального идентификатора, общению с операторами и т. д.) и уменьшает время организации крупной конференции. Наконец, использование спикерфонов сокращает число задействованных в конференции телефонных соединений. Как следствие, главному мосту приходится иметь дело с меньшим суммарным порогом шума. Это должно способствовать лучшему восприятию конференции всеми ее участниками.
• Для замены спикерфонов из настольного комплекта для УАТС. Качество звука спикерфонов несравнимо выше, чем обеспечиваемое (часто полудуплексными) встроенными схемами в большинстве рабочих настольных комплектов. Если вы из тех, кто предпочитает не занимать руки (и не хочет иметь дела с наушниками), спикерфон с подключением к аналоговому или цифровому внутреннему порту (к последнему с помощью аналогового адаптера для трубки, такого, как LineStein от HelloDirect) должен находиться в списке ваших первоочередных приобретений.
• В качестве замены для стандартных микрофонов на ПК и громкоговорителей для аудио-, ПК- и Internet-телефонии. Новые спикерфоны таких производителей, как Polycom, предназначены для однопользовательской ПК-телефонии (для обычного ввода/вывода звука — для игр, записи и т. д.). Имеющиеся интерфейсы позволяют подключать их напрямую к каналам ввода/вывода на звуковой плате. Что они дают? Превосходное качество звука, подавление эха и другие методы улучшения качества звучания речи на дальнем конце. Эти устройства для ПК отличаются от стандартных спикерфонов тем, что их микрофоны и громкоговорители располагаются в виде направленного на вас массива в целях обеспечения лучшего качества звука. Такая компоновка предпочтительней направленной вверх, так как последняя предназначена для лучшего восприятия ввода и предоставления вывода, когда несколько человек сидят вокруг аппарата.

Используемые в настольных спикерфонах технологии весьма сложны. Продукты ведущих производителей имеют цифровые сигнальные процессоры и шумогенераторы для «моделирования» положения говорящих и акустических характеристик помещения в целях улучшения эхоподавления, устранения шумов и балансировки речи говорящих. Наиболее популярные продукты используют высококачественные компоненты, наподобие изолированных неодимиевых громкоговорителей, для выведения качества звука на должный уровень. Мы попросили Polycom дать нам советы относительно выбора спикерфонов и другого терминального оборудования для аудиоконференций (см. врезку «Как выбрать терминальное оборудование для аудиоконференций»).

Мосты для организации конференций. Мосты для конференций подключаются к телефонным линиям (в зависимости от конструкции они могут подключаться к аналоговым портам на УАТС, обычным телефонным линиям или каналам Т-1/Е-1 от коммутатора или центрального офиса) и позволяют создавать «виртуальные конференц-залы» для индивидуальных звонящих абонентов. Небольшие мосты предназначены для проведения неформальных конференций типа «встреча», они имеют от шести портов и расширяются (обычно посредством каскадного подключения монтируемых в стойку модулей) до 48 портов. Мосты Т-1/Е-1 имеют от 24/32 портов и масштабируются потенциально до сотен или даже тысяч портов.

Функции мостов могут значительно различаться в зависимости от того, для каких рынков они предназначаются (отдельные компании, стремящиеся расширить встроенные функции телефонной системы по организации конференций; крупные компании, ищущие решение для своих офисов для проведения конференций среднего масштаба; операторы и сервисные бюро, желающие предоставлять услуги по организации крупномасштабных многопользовательских конференций). Небольшие мосты для конференций типа «встреча» обычно, хотя и не всегда, обеспечивают некоторые базовые средства защиты с помощью паролей и функции модератора, такие, как приватный разговор с участниками, отключение неуправляемых участников и т. д. Промежуточные по характеристикам мосты имеют, как правило, более сложные средства защиты на базе паролей и могут обслуживать несколько конференций одновременно на одном оборудовании. Крупномасштабные мосты, по сути, «платформы» для проведения конференций, предлагают многочисленные специальные функции за счет интеграции с ПК и программным обеспечением. Среди них функции «дозвона» (мост может сам позвонить и пригласить предполагаемого участника присоединиться к конференции), оператора/модератора (причем как локального, так и удаленного), планирование и биллинг, запись и воспроизведение (для тех, кто не может участвовать в конференции в реальном времени), проведение голосования и опроса и т. д.

Мосты для конференций на базе ПК. Это достаточно новая категория продуктов, примером которых могут служить устройства производства Latitude Communications. Мосты на базе ПК представляют собой устройства в помещении заказчика, т. е. компания является их собственником. Они позволяют расширить список функций, которые обычно предоставляются автономными мостами с развитым пользовательским интерфейсом и средствами планирования на базе клиентского программного обеспечения для подключенных к сети ПК. Использоваться могут как нестандартные клиенты, так и интерфейс Web — последний упрощает доступ к средствам планирования конференций и другим функциям помимо аудио из удаленных мест через Сеть.

Услуги сервисных бюро по организации конференций. Многие крупнейшие операторы, а также целый ряд независимых провайдеров предлагают услуги сервисного бюро по организации конференций. Сервисные бюро могут предоставлять услуги для групп различного размера — от относительно небольших по масштабам конференций между коллегами до формальных конференций с модератором для встречи широкой аудитории с каким-либо важным лицом.

Сегодня благодаря достижениям компьютерной телефонии сервисные бюро стали предоставлять множество разнообразных услуг. Большинство предлагает полуавтоматизированные (или с модератором) функции «дозвона» и «встречи». Готовые пакеты для крупномасштабных конференций могут предусматривать выделение ответственного лица, интерфейс для удаленного модератора (например, клиент сам может выполнять функции модератора вместо сотрудника сервисного бюро), автоматическое распространение документов по факсу и электронной почте, проведение голосований и опросов, а также звуковое воспроизведение конференции по ее завершении.

ОБ АВТОРЕ

Десять правил этикета при проведении встреч по телефону

Компания Intercall предоставляет услуги в области телеконференций и дает клиентам консультации о том, как организовать мотивированную, фокусную, интерактивную и запоминающуюся встречу по телефону. Она предоставила нам эти советы о том, что делать, если вы собираетесь организовать конференцию или участвовать в ней. Помимо наиболее очевидного совета «избегать громко храпеть или чихать» вы должны:

• убедиться при планировании конференции, что все участники осведомлены о различии в часовых поясах;
• заблаговременно известить о теме конференции;
• не опаздывать — приходить заранее;
• выбрать спокойное место, где вас не беспокоили бы в течение сеанса;
• отключить ожидание вызова и другие телефонные функции, если они могут помешать проведению конференции;
• попросить участников представляться каждый раз, когда они берут слово, так как не каждый может узнать их по голосу;
• воздерживаться от комментариев, пока выступающий не завершит свою презентацию;
• не рыться в бумагах, не разворачивать еду и не делать никаких вызывающих шум действий;
• ценить время других, заканчивая встречу в планируемые сроки.

Как выбрать терминальное устройство для аудиоконференций

Правильно выбрать продукт не так-то просто, особенно если не знаешь, что искать. Ниже мы приводим советы специалистов компании Polycom, производителя таких продуктов для аудиоконференций, как телефоны и звуковые системы, по поводу того, на какие функции и характеристики менеджеры по телекоммуникациям должны обращать внимание в первую очередь при приобретении телефонов для конференций.

Удобство использования. Установка. Как быстро и насколько просто установить продукт? Иначе его будет трудно перенести в другое место.

Важные функции. Наличие таких необходимых функций, как кнопка выключения звука, разъем для подключения магнитофона для записи или клавиша кратковременного отбоя для доступа к функциям УАТС.

Документация. Насколько проста и понятна документация по продукту? Как получить помощь при возникновении проблемы?

Процедура обучения. Терминалы для аудиоконференций, где используется технология эхоподавления, должны сами адаптироваться к обстановке в комнате и условиям в сети для их эффективного функционирования. Некоторые устройства используют для самообучения взрывы шума (что может раздражать участников конференции на другом конце линии). Другие используют для обучения акустических эхоподавителей голоса участников.

Стабильность. Как устройство функционирует при различных условиях? Некоторые системы начинают работать неустойчиво (эхо или «вой») в сетях «с низкими потерями», как в случае конференций в пределах УАТС, местных звонков или цифровых сетей. Другие нестабильны при максимальной громкости. Если устройство соответствует стандартам ITU на терминалы для аудиоконференций P.30 и P.34, то оно способно стабильно работать при различных условиях без вмешательства пользователя.

Адаптируемость. Возможность автоматической адаптации к изменяющимся условиям в помещении и сети без потери устойчивости работы. Некоторые продукты для аудиоконференций ведут себя нестабильно, если:

• объект находится близко к устройству;
• устройство передвигается;
• уровень громкости увеличивается;
• вспомогательная трубка снята с рычага;
• различны условия на линии во время звонков через многопользовательский мост.

Возможность прерывания. Может ли человек на другом конце линии прервать говорящего без потери окончания слова или предложения? Приводят ли случайные шумы (от кондиционера, перебираемых бумаг и кашля) к проглатыванию окончаний слов?

Совместимость мостов. Совместимо ли устройство с многопользовательскими мостами для конференций? Переходит ли оно в состояние ожидания, когда никто не говорит, но шум в комнате есть? Даже полнодуплексные мосты ограничивают число одновременно говорящих пользователей. Если система поддержки аудиоконференций не переходит в состояние ожидания, то другие участники не будут иметь возможности говорить.

Прием. Насколько четко и адекватно звучит голос говорящего? Можно ли ясно различать слабый голос на дальнем конце? Какова максимальная громкость громкоговорителя?

Передача. Насколько чувствительны микрофоны? Можно ли четко слышать голос человека, когда он прохаживается по комнате?

Размер, вес и вид. Компактно ли и достаточно ли легко устройство, чтобы его можно было без труда переносить из одной комнаты в другую? Привлекательно ли оно и вместе с тем не навязчиво ли выглядит?

Уровень интеграции. Самодостаточно ли оно? Или для его использования требуются дополнительные компоненты (такие, как телефон, чтобы позвонить, блок сопряжения и т. д.), занимающие дополнительное место?

Кабели. Какие кабели необходимы? Чем больше кабелей, тем больше путаницы.

Заводская гарантия. Предоставляет ли производитель поддержку по телефону? Есть ли у него программа для крупных, географически распределенных организаций? Какие из заслуживающих доверие реселлеров поддерживают продукт? Какая предоставляется гарантия?