Новые технологии и версии продуктов представляют непреодолимое искушение для администраторов сетей. Подробный план действий позволит гарантировать эффективное обновление аппаратного и программного обеспечения.
ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОСЛЕ КАТАСТРОФ ИГРАЕТ КЛЮЧЕВУЮ РОЛЬ
В ПЛАНИРОВАНИИ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ИЗМЕНЕНИЙ
Толика предусмотрительности
С началом продаж давно ожидаемого продукта вроде NetWare 4.1 или Lotus Notes 4 администраторы информационных систем не находят себе места от нетерпения его приобрести и наслаждаться расширенными возможностями принципиально новой версии. То же самое относится и к клиент-серверной модели. Высшее руководство знает, что клиент-серверная модель может оказаться более производительной, чем старые мэйнфреймы. И, глядя на конкурентов, высшее руководство решает потратить миллионы долларов в надежде сократить общие расходы. Технологии непрерывно развиваются, а те компании, что торопятся воспользоваться преимуществами последних продуктов, часто делают это в стремлении не отстать в конкурентной борьбе.
Однако обновление или полная замена информационных технологий только из технических соображений может оказаться наихудшей из возможных ошибок. Одно то, что продукт получает восхищенные отзывы в прессе или ваши главные конкуренты принимают на вооружение новую технологию, отнюдь не означает, что вы должны присоединиться к ним. Переход или обновление "вслепую", без подготовки, может поставить под угрозу ваш бизнес. Наличие множества продуктов и технологий на рынке вынуждает руководителей организации составить четкий план, прежде чем приступать к реализации какого-либо решения.
Когда новоявленная компания обращается в банк за финансированием, банк обычно запрашивает подробный бизнес-план, прежде чем предоставить заем. План может включать описание компании и ее продуктов или услуг, концепцию ведения бизнеса, оценку потенциальных конкурентов, список персонала и прогноз доходов на ближайшие пять лет. Чем подробнее план, тем больше шансов получить желанный заем, без которого начать бизнес невозможно.
Даже когда компания утвердилась на рынке, она по-прежнему нуждается в плане при принятии любых технологических изменений. Подобный план нужен для гарантии того, что новая технология будет действительно служить интересам бизнеса, а не станет черной дырой, в которую уйдут тысячи или даже миллионы долларов.
Лучше всего, если план в отношении ИТ обсуждается, разрабатывается и принимается одновременно с бизнес-планом. Для устоявшихся организаций технологический план должен попасть в центр внимания с самого начала, еще на первых встречах по проблемам изменения инфраструктуры ИТ.
План с описанием потребностей бизнеса, затрат и целей просто необходим для успешного внедрения новой технологии.
С НУЛЯ
В совершенном мире главный директор по информационным технологиям разрабатывал бы план по ИТ с участием администраторов сетей и персонала ИС. Чаще всего малые и средние компании не имеют такого директора или другого квалифицированного руководителя, который бы имел время и желание для разработки плана по ИТ (он может занимать от 50 до 100 страниц).
Если возникает необходимость изменений в ИТ, то имеет смысл обратиться к консультанту или системному интегратору. Посторонний специалист будет беспристрастным, в отличие от лица, причастного к организации.
"Чем меньше компания, тем больше вероятность того, что она обратится к нам за помощью в разработке плана по ИТ и решению проблемы организации бизнеса, - говорит Говард Луберт, президент HEL Integration, Networking and Connectivity (HEL INC), системного интегратора в области средств соединения. - Чем крупнее компания, тем больше вероятность того, что она обратится к нам на более поздней стадии планирования".
Когда Луберт приходит в незнакомую организацию для рекомендации или даже установки нового программного и аппаратного обеспечения, первое, что он делает, - проводит оценку имеющейся системы, выясняя, что именно работает не так.
Например, если компания жалуется на высокую себестоимость продукции, Луберт должен понять организацию бизнеса, чтобы знать, какой эффект окажет технология на текущее положение дел. К нему часто обращаются представители компаний, говоря, что они хотели бы, чтобы их компания имела присутствие Internet. При этом необходимость присутствия компании в World Wide Web они нередко объясняют только требованиями конкуренции. Когда Луберт спрашивает о других причинах, многие не могут привести конкретных доводов. Нередко клиенты считают, что технология способна решить проблему сама по себе, однако это не так.
Установив, что технология способна на самом деле улучшить способ ведения бизнеса, Луберт старается узнать все о бизнесе прежде, чем приступать к разработке плана. "В идеале клиент подготавливает меморандум о том, что компания собой представляет, чем она занимается и чего хочет достичь, - рассказывает Луберт. - Это необходимо для оценки практики ведения бизнеса".
"Цель состоит в описании того, как компания ведет бизнес и делает деньги, а также в применении как процедурных мер, так и технологии к потребностям бизнеса для того, чтобы он стал более эффективным", - объясняет Стефан Халтквист, президент Worldwide Solution, организации, которая помогает другим компаниям использовать технологии для решения проблем организации и ведения бизнеса.
Халтквист считает, что план по ИТ важен, главным образом, ввиду широкого выбора технологий. Так как многие функции могут быть автоматизированы, организация должна знать, как применить технологию наиболее эффективно.
В ходе беседы с руководством компании Халтквист составляет мнение о том, какие продукты он будет рекомендовать: "Мы обращаем первоочередное внимание на бизнес и спрашиваем высшее руководство об их видении компании". Это подразумевает определение того, чем компания занимается, как заказчики воспринимают компанию и какое место она собирается занять на рынке.
"Вопросы о бизнесе позволяют нам понять, как компания предоставляет товары заказчикам. Оценив это, мы можем дать соответствующие рекомендации", - отмечает Халтквист.
"На данном этапе мы рассказываем об имеющихся на рынке продуктах и о том, что может подойти компании. Например, если они хотят совместно использовать информацию, то мы можем предложить им Novell GroupWise, Microsoft Exchange и Lotus Notes", - продолжает он. По мере выяснения того, как работает организация заказчика, Халтквист дает более конкретные советы.
И HEL INC, и Worldwide Solution действуют как центры бета-тестирования для некоторых крупных игроков в компьютерной отрасли, поэтому они всегда осведомлены о последних редакциях и могут дать ценные рекомендации по продуктам.
ПЛАНИРОВАНИЕ НА ХУДШИЙ СЛУЧАЙ
На этой ранней стадии планирования внедрения технологии обязательно обсуждение восстановления после катастроф, о чем так часто забывают. Для любой новоявленной организации восстановление после катастроф представляет более существенную проблему, чем для действующей в течение многих лет фирмы, так как последняя уже имеет те или иные резервы.
Катастрофы могут быть вызваны самыми разными причинами, от человеческих действий до природных катаклизмов, однако общее для них то, что никогда нельзя предугадать, когда катастрофа разразится. Такие недавние катастрофы, как взрывы в правительственном учреждении в Оклахоме и землетрясение в Кобе (Япония), являются, конечно, крайними случаями, однако прекращение энергопитания в результате грозы, протекание трубы или компьютерный вирус могут также привести сетевую среду в состояние хаоса. Принятие превентивных мер помогает компании выжить в случае катастрофы.
Точно так же, как любой бизнес имеет свои потребности и технологии, любой бизнес предъявляет свои уникальные требования, когда дело касается восстановления. Например, компания-изготовитель мебели может обойтись без своей компьютерной инфраструктуры в течение дня, но банк не сможет прожить даже несколько часов без этих ресурсов.
Для определения потребностей конкретного бизнеса, организация должна следовать структурной методологии, при которой все планы по технологиям рассматриваются параллельно. Как и в случае плана по ИТ, если персонал ИС не может или не желает посвятить этому время, консультант со стороны должен быть привлечен в качестве помощника (см. врезку "Толика предусмотрительности").
ИТОГО
Оценка и подробные вопросы необходимы для определения потребностей компании в ИТ, но, когда рекомендации даны, директор по ИТ и другие руководители захотят знать, как это повлияет на итоговую строку годового баланса компании. Оценка стоимости проекта ИТ не столь проста, как калькуляция затрат на одного клиента конкретной сетевой ОС или пакета электронной почты. Определение затрат на покупку программного и аппаратного обеспечения - это еще не все: работа, необходимая для установки новой системы, и любой возможный простой во время обновления или перехода должны также быть учтены в уравнении.
"После проведения подробного планирования помочь заказчику с бюджетом не так уж и сложно, - заметил Луберт. - Мы не можем просчитать все до пенни, но можем оценить затраты в лучшем и худшем случае".
Халтквист и его команда из Worldwide Solution разработали собственную модель оценки общих затрат на проект. Халтквист считает, что оценка затрат должна производиться на ранней стадии разработки проекта: "Мы говорим нашим клиентам, где инвестиции будут наибольшими и где они дадут максимальную отдачу - шесть, семь областей, чтобы клиент выбрал одну из них". Как при любых крупных переменах поэтапная реализация более предпочтительна, чем полная замена всего одним махом.
Луберт говорит, что обычно он дает высшему руководству свои рекомендации, после чего они вместе выбирают между наиболее дешевыми и наиболее быстрыми по времени реализации решениями. "Я могу сказать, что план А идеально подходит для вас, но вашему бюджету он не по карману, и что план Б не настолько хорош, но он дешевле".
Вам скажет любой руководитель, что составление сметы и оценка общих затрат необходимы в любом проекте. Однако еще более важна прибыль на инвестированный капитал, этот показатель во многих случаях очень существенный, но оценить его гораздо труднее.
Обсуждение прибыли на инвестированный капитал с акцентом на повышение доходов компании не оставит безучастным ни одного менеджера. Фраза о том, что компания сможет поднять продажи в два раза благодаря новой технологии, понятна всем - рост продуктивности в переводе не нуждается. Если даже этого оказывается недостаточно для убеждения высшего руководства, то на такой случай Луберт предлагает другой подход: "Их внимание можно привлечь рассказом о том, какие потери они понесут, если откажутся от проекта".
КАКОЙ ДОХОД ОТ WEB?
Прибыль на инвестированный капитал оценить и так достаточно трудно, но, когда компания решается на присутствие в Web, прибыль становится еще более абстрактной величиной. За последние несколько лет компании от IBM и Digital Equipment до Snapple развертывали узлы Web с информацией о продуктах, новостях о компании и разнообразной графикой.
Запуск узла Web может очень скоро стать дорогостоящим мероприятием, если сложить вместе стоимость программного обеспечения, оборудования и работы. Обосновать эти затраты перед руководством часто гораздо труднее, чем развернуть и запусить сервер Web. Персонал ИТ должен попытаться учесть все расходы в плане внедрения технологий, если компания намеревается создать и поддерживать узел Web. Этот список включает плату оператору Internet, наем по крайней мере одного администратора Web и покупку необходимого для создания и хранения страниц Web программного и аппаратного обеспечения. Некоторые компании даже имеют целый отдел или группу для обеспечения корпоративного узла Web, однако эти затраты должны быть учтены, прежде чем будет написана хоть одна строка на HTML.
Если затраты на установку и администрирование узла Web подсчитать не так уж и сложно, то определить выгоды для организации совсем не просто. В настоящее время имеющиеся средства позволяют определить число обращений к странице, однако оценить связь числа обращений с ростом числа продаж и доходности бизнеса практически невозможно. Если узел Web позволяет путешественникам по киберпространству просмотреть и скопировать информацию о продукте или таблицу спецификаций, то персонал ИТ должен показать высшему руководству, что этот метод является эффективным для распространения документации.
Если лица, обращающиеся к странице, запрашиваются о предоставлении демографической информации при регистрации, то эти данные могут стать средством определения потенциального контингента покупателей. Однако, пока Web не станет более интерактивной и пока программное обеспечение для мониторинга трафика не станет более распространенным, эти показатели будут не более, чем обоснованным предположением.
ПРОБА ПОЧВЫ ПОД НОГАМИ
После завершения обсуждения, оценки целей и стратегии, одобрения высшим руководством бюджета следующим шагом в планировании ИТ должно стать объединение сценариев реализации для достижения желаемых конечных результатов. План реализации может быть частью общего плана по ИТ, но это зависит от конкретной компании.
Осуществляется ли планирование и развертывание собственными силами или с привлечением специалистов со стороны, прежде чем что-либо внедрять, необходимо провести испытания. Испытательный стенд размещается обычно на узле компании, а это позволяет без труда интегрировать новую систему в существующую инфраструктуру по завершении тестирования. "Мы устанавливаем все так, как это должно выглядеть в конечном итоге, и после проведения тестов начинаем привлекать ответственных", - говорит Халтквист.
Ответственные - это те лица в компании, кто возглавляет технологическую эволюцию. Это те люди, кому новая технология близка и к кому другие сотрудники обращаются за помощью для решения возникших проблем. Как только ответственные освоятся с новой средой, будь то пакет электронной почты или замена неинтеллектуальных терминалов на рабочие станции, вслед за ними и другие сотрудники переходят на работу в новую среду.
Процесс тестирования может занять от пары недель до нескольких месяцев. При составлении плана реализации важно учитывать продолжительность периода тестирования, чтобы не возникало недоразумений. План должен включать и длительность периода перехода. В некоторых случаях достаточно выходных, а в других - может потребоваться несколько недель. "Все должно быть просчитано заранее, - утверждает Халтквист. - Если на этапе тестирования некоторые критерии окажутся не удовлетворены, мы не сможем идти дальше".
Последняя часть плана отнесена по времени от завершения реализации на три-шесть месяцев - это оценка результата проекта. Если неэффективность проекта обнаруживается через непродолжительное время, то заказчик будет иметь шанс изменить начальный план. Ежегодно должен проводиться анализ проекта с целью проверки его соответствия поставленным задачам.
"Когда клиент-серверная архитектура стала популярной, компании угрохали миллионы долларов на создание крупных узлов, но теперь им даже нечего показать", - сказал Халтквист. Он сравнивает такие примеры с лечением больного. "Если человек болен, то врач не удаляет жизненно важный орган и не отделяет его от всех остальных. А многие компании делают, по сути, именно это, переводя основной бизнес в чуждую ему среду". Вместо этого компании должны понять и технологию, и организацию бизнеса для того, чтобы все это работало вместе.
С Анитой Карве можно связаться через Internet по адресу: akarve@mfi.com.
ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОСЛЕ КАТАСТРОФ ИГРАЕТ КЛЮЧЕВУЮ РОЛЬ В ПЛАНИРОВАНИИ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ИЗМЕНЕНИЙ
Толика предусмотрительности
Когда разражается катастрофа, например ураган или землетрясение, основная задача - спасение жизни и имущества. Однако когда катастрофа минула, компании предстоит восстановить и продолжить свою жизнедеятельность.
Катастрофы не всегда столь трагичны, как землетрясение или другие природные катаклизмы. Наиболее часто компании сталкиваются с отключением энергопитания или проблемами с сетью. В любом случае компания должна иметь план, гарантирующий, что она сможет восстановить ключевые ресуры и функции. Внутренние отделы ИС не имеют часто опыта или времени для составления плана действий, в итоге они обращаются за помощью к консультантам со стороны.
Business Recovery Services компании IBM предоставляет услуги другим компаниям не только по защите инвестиций в ИТ, но и по восстановлению после катастроф. "Как и на начальных этапах плана по ИТ, важно понять различные функции бизнеса и связь между этими функциями", - полагает Лу Романо, руководитель консультационного отдела по восстановлению бизнеса в IBM BRS.
Для этого консультанты BRS должны провести анализ бизнеса и технического обеспечения для составления отвечающего потребностям конкретного бизнеса плана восстановления. "Восстановление информации после катастрофы необходимо предусмотреть еще на стадии развертывания инфраструктуры, - считает Романо. - Если вы начинаете внедрять локальные сети, то должны подумать о взаимодействии между клиентами и серверами и синхронизации файловых серверов. Вы должны задать себе вопрос: "Если мне придется восстанавливать этот узел, то должен я буду восстанавливать все файлы?".
Планирование восстановления после катастроф требует в первую очередь знания критически важных или ключевых аспектов бизнеса, затем определения того, какие приложения и устройства обеспечивают выполнение критически важных задач. Определить влияние на всю компанию в целом (а также на тех, кто имеет с ней дело) прекращения выполнения этих задач необходимо до принятия плана восстановления.
"Сначала мы рассматриваем организацию бизнеса и определяем ключевые функции и цену возможного простоя", - рассказывает Романо.
После информирования клиента и проведения анализа влияния катастрофы на ведение бизнеса консультанты IBM помогают разработать оптимальное решение. Для некоторых оно состоит в создании зеркальной среды. Для других это обычное резервное копирование с последующим восстановлением. Для третьих - развертывание узла в другом месте, где аналогичная система работает 24 часа в сутки и готова в любой момент взять на себя всю нагрузку.
Помимо рекомендации решений BRS имеет центры восстановления по всему миру, которые клиенты могут использовать как дублирующие узлы, центры удаленного восстановления или места для тестирования плана восстановления.
После завершения анализа, план восстановления после катастроф должен быть включен в общий план по ИТ.
Дополнительную информацию о Business Recovery Services компании IBM можно найти в Internet по адресу: http://www.brs.ibm.com.