В Торгово-промышленной палате России обсудили последние изменения в цифровом взаимодействии бизнеса с налоговыми органами и вопросы внедрения электронного документооборота. С 1 апреля вступил в действие новый порядок выставления и получения счетов-фактур с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Извещение о доставке электронного счета-фактуры окончательно признано необязательным. Предусматривается также возможность направлять продавцу дополнительные сведения к счету-фактуре.

В конце прошлого года появились свежие форматы цифровой «первички»: официально утверждены форматы представления документов о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме и о передаче результатов работ (об оказании услуг). В числе основных нововведений: возможность менять наименование типа документа, указывать адрес «одной строкой», устанавливать несколько электронных подписей (подписал, принял и др.). Акт теперь может быть односторонним. Прежние форматы продолжат действовать как минимум год, в течение которого цифровые документы старого и нового образца будут «ходить» параллельно.

Сложность и нежелание

Согласно опросу, проведенному в 2015 году ТПП, 35% компаний начали обмениваться с контрагентами электронными документами и еще 23% планируют сделать это в ближайшие полгода. Более половины тех, кто уже приступил к электронному обмену, ежемесячно отправляют и получают свыше тысячи счетов-фактур. Однако лишь 1% респондентов сообщили о переводе на ЭДО 60% поставщиков.

Основными факторами, сдерживающими внедрение электронного документооборота, являются сложность перестройки бизнес-процессов и нежелание контрагентов переходить на ЭДО. Эти причины назвали соответственно 29 и 28% участников опроса. Четверть опрошенных указали на отсутствие комплексного технического решения и лишь 8% посетовали на высокую стоимость перехода на ЭДО.

Сапожник с сапогами

Не удается избежать проблем при переходе на ЭДО и самим разработчикам. Но их ответом на сложности становятся новые программные продукты, в том числе совместные. К примеру, в компании «Такском» применяют решение «1С-Такском», встроенное в учетную систему «1С: Бухгалтерия» и собственные сервисы для перехода на ЭДО при оформлении сделок с поставщиками и закрытии услуг с агентами.

«Поскольку номера счетов-фактур во внутренних системах не совпадают с номерами в документах поставщиков, мы получили несколько тысяч строк запросов из инспекции ФНС о наличии расхождений», — рассказал Александр Тупицын, технический директор «Такскома». Теперь вопрос сверки документов решает сервис «Сверься!», выявляющий расхождения. Мобильное приложение «Такском-Информер» мгновенно сообщает о поступлении требований ИФНС, помогая избежать блокировки счета. А интегрированная с внутренней системой ЭДО «Картотека документов» позволяет быстро собрать в единый архив электронные и бумажные документы и вовремя представить их в налоговый орган.

Основными факторами, сдерживающими внедрение электронного документооборота, являются сложность перестройки бизнес-процессов и нежелание контрагентов переходить на ЭДО

Требуются «агенты по вовлечению»

Типичный сценарий неэффективного перехода на ЭДО начинается с выбора оператора, предлагающего дешевые расценки и имеющего большое число клиентов, заметил Артем Танан, руководитель проектов обмена электронными документами «1С». Между тем одним оператором вряд ли можно охватить более 30% контрагентов. При этом в компаниях часто не представляют себе реальный объем бизнес-процессов, которые предстоит изменить. «Изначально внедрение ЭДО влияет на один-два бизнес-процесса, а дальше начинается цепная реакция, эти процессы могут привести к изменению философии учета», — подчеркнул Танан.

При таком сценарии реализуется пилотный проект на веб-интерфейсе или отдельной программе ЭДО, пишутся интеграционные «костыли» для связи с другими системами. По мере изменения бизнес-процессов приходится менять и цели проекта, пересматривать ИТ-инфраструктуру под новые задачи и решать вопросы вовлечения контрагентов. «По нашим наблюдениям, девять из десяти компаний идут по неэффективному пути, — отметил Танан. — И к тому же консультанты пассивно относятся к просьбам клиентов о помощи при переходе на ЭДО».

По его мнению, эффективное внедрение у крупного клиента должно начинаться с разработки стратегии развития ЭДО, при участии руководства компании, и включать стратегию оптимизации бизнес-процессов и стратегию развития ИТ. Затем наступает черед подготовки ИТ-инфраструктуры, выбора технического решения, написания регламентов согласования, подписания, хранения и обмена документами. Крайне важно cегментировать контрагентов по степени влияния ЭДО на их бизнес, по наличию учетных систем и СЭД, а также по работе с НДС. Для каждого сегмента необходимо определить «агента по вовлечению». Поставщики с высокой степенью влияния ЭДО этим могут заниматься самостоятельно, а сегментам со средней и низкой степенью влияния требуется помощь со стороны оператора ЭДО, партнеров или интеграторов — поставщиков услуг ЭДО. «Когда составляете дорожную карту, сразу внесите в нее задачи сегментирования контрагентов и подключения соответствующих агентов, тогда вы достигнете результата и успеете в срок», — рекомендует Танан.

Облегчить участь бухгалтера

В компании «Татнефть» внедрение ЭДО призвано облегчить работу бухгалтерской службы и минимизировать затраты по вводу и сверке документов. При этом было решено руководствоваться следующими принципами. Входящий поток документов автоматически обрабатывается: контролируются коды номенклатуры и перечень полей, необходимых для автоматического старта процесса согласования в «1С: Документооборот», а документы, не соответствующие требованиям, отклоняются. Внутри компании все документы должны ходить в электронном виде, но оцифровывать бумажные документы признано нецелесообразным. Ручной ввод информации в документы производится только один раз. «Мы целенаправленно идем к снижению трудозатрат на сверку документов», — сообщил Рамиль Ахметшин, заместитель главного бухгалтера по информационному обеспечению компании «Татнефть».

В холдинге используют решение «1С-Рарус» и сервис «1С-Такском», интегрированные с системой SAP. В системе ЭДО работают 2,5 тыс человек в 22 подразделениях, 200 подписантов и применяется более 400 типовых цепочек согласования. Обмен документами ведется с 73 сторонними компаниями, за год через систему проходит около 250 тыс. счетов-фактур. Для реализации столь масштабного проекта пришлось разработать собственные формы внутренних документов. «К утвержденным форматам в товарных накладных добавили 15 дополнительных полей, которые определяют точную адресацию электронных документов», — пояснил Ахметшин.

В ближайшее время в «Татнефти» планируют исключить необходимость проверки документа, реализовать автоматическое формирование проводок, обмен электронными документами с банками и использовать для подписания договоров мобильные устройства.