Теневые ИТ — системы и решения, находящиеся вне прямого контроля ИТ-служб, — часто называют угрозой или даже сюрпризом для ИТ-директора. Вместе с тем, по свидетельству аналитиков Gartner, теневые ИТ зачастую внедряются как раз руководителями ИТ-служб, у которых нет необходимых ресурсов для реализации новых технологических инициатив в интересах бизнеса. И здесь перед менеджерами, управляющими ИТ-активами, открывается уникальная возможность оказать ИТ-директору необходимую помощь в его инициативах по цифровизации бизнеса.

Чтобы помочь менеджерам, управляющим ИТ-активами, успешно решать эти задачи, в Gartner предлагают план управления ИТ-активами (IT Asset Management, ITAM), предусматривающий три этапа.

Этап 1. Определение своей роли в цифровых бизнес-инициативах, которая гарантировала бы покрытие всех затрат на расширение успешных проектов.

Роль консультанта при проведении любых технологических закупок и управлении рисками сделает ИТ-директора гораздо более влиятельной фигурой, чем в случае реализации им на свой страх и риск отдельных инициатив цифрового бизнеса. Руководители ИТ-служб должны заниматься минимизацией цифровых рисков и формировать команду, к которой любой представитель бизнеса мог бы обратиться за помощью и советом. Поскольку бизнес-менеджеры всегда заинтересованы в минимизации расходов на цифровые технологии и увеличении числа успешных проектов, инструменты и навыки ITAM будут становиться все более ценными и востребованными.

Управляющие ИТ-активами должны помогать бизнес-руководителям учиться на своих ошибках. Удачные технологические инициативы по цифровизации бизнеса могут таить в себе еще большую опасность, чем провальные, поскольку стоимость программных активов, расходы на хранение и обработку данных растет экспоненциальными темпами. Удовлетворение всплесков непредвиденного спроса в короткие сроки может обойтись еще дороже. И для удовлетворения спроса в бюджете может просто не оказаться денег.

Этап 2. Управление жизненным циклом проектов с целью сохранить затраты на цифровой бизнес в рамках оговоренных бюджетов.

Несмотря на ожидаемую поддержку цифровых технологий со стороны бизнес-пользователей, опытные ИТ-менеджеры действуют избирательно, потому что имеют более реалистичное представление о долгосрочных затратах, рисках и преимуществах технологии. Выступая в качестве внутреннего поставщика услуг или посредника с внешними поставщиками, ИТ-директор будет стараться не приобретать технологий больше, чем можно продать бизнес-пользователям в рамках бюджета.

Этап 3. Разделение финансовых рисков с внутренними заказчиками и внешними поставщиками.

Прежде чем ИТ-директор сможет рассчитывать на привлечение бюджета бизнес-подразделений к реализации отдельных элементов цифровых технологий, ему необходимо продумать новые способы финансирования. Затраты на цифровые технологии со стороны ИТ-службы сопряжены с определенным риском, поскольку бизнес-пользователи обычно ведут переговоры лучше менеджеров ИТ-служб, которые финансово от них зависят. А их прямые обязательства перед поставщиками гарантируют, что спонсоры со стороны бизнеса, стоящие за инициативами цифровых технологий, покроют необходимые затраты.

ИТ-директору следует определить, как лучше разделить эти затраты с бизнесом. Необходимо конкретизировать, кому будут «принадлежать» активы ИТ-службы. Общая стратегия состоит в поощрении реализуемых бизнес-подразделениями пилотных проектов и экспериментов с цифровыми инновациями. При этом ИТ-директор должен быть готов масштабировать их и поставить на промышленную основу, если они докажут свою эффективность и полезность в долгосрочной перспективе. Таким образом, ИТ-директор сможет управлять этими сервисами и удерживать их под своим контролем, даже не имея в своем распоряжении соответствующих контрактов и активов.