«Альфа-Банк» одним из первых среди российских банков решил передать на аутсорсинг внешней компании свою офисную печать. В 2006 году банк провел тендер, в котором выиграла компания Xerox, так как она имела подтвержденный опыт реализации отраслевых проектов по управлению офисной инфраструктурой и гарантировала контрактом экономию в размере 25% начального уровня затрат заказчика. Оптимизация проводилась в центральных и дополнительных офисах, а также в операционных кассах банка.
.jpg) |
|
ВСЕ ПРОБЛЕМЫ СОТРУДНИКОВ «АЛЬФА-БАНКА» с печатью теперь решают специалисты Xerox |
Аутсорсинг офисной печати или Managed Print Services — это передача в управление внешнему подрядчику печатной инфраструктуры компании. Подрядчик берет на себя все процессы, необходимые для обеспечения печати, а заказчик платит за каждую печатную страницу.
В 2006 году проект охватывал только головной офис банка, через три года были подключены дополнительные офисы в Москве, в этом году — филиалы в десяти регионах. За время реализации проекта банку удалось снизить стоимость отпечатка на 47% и установить более прозрачную систему управления соответствующими расходами.
«Сопровождение печатной техники в нашей компании было очень трудозатратным, а растущий парк оборудования требовал оптимизации. Печатная техника, установленная в кабинетах и других помещениях, использовалась нерационально, не проводился анализ загруженности устройств», — пояснил необходимость внедрения проекта Петр Кузнецов, начальник управления сопровождения персональной вычислительной техники «Альфа-Банка».
До начала реализации проекта в Банке был разработан корпоративный стандарт, в соответствии с которым от сотрудника до печатающего устройства должно быть не более 20 метров, а также существует «правило одной двери», то есть, чтобы дойти до принтера, сотрудник должен открывать не более чем одну дверь. Специалисты Xerox и «Альфа-Банка» совместно создали план оптимизации, изменений и усовершенствований в существующей инфраструктуре печати. Была разработана политика печати, которая детально описывает, как должны быть расположены принтеры в офисе, кому положены или не положены персональные устройства и т. п.
Главной сложностью проекта оказалось убедить людей расстаться с персональными принтерами. «Мы проанализировали, как сотрудники пользуются печатной техникой, и в случаях, когда не было действительной бизнес-необходимости в персональных устройствах, мы их убирали. Мы стараемся объяснить людям, что лишний раз встать из-за стола и пройти несколько шагов полезно для здоровья, а, устанавливая лишний принтер, мы понижаем коэффициент загруженности и, следовательно, увеличиваем цену за копию», — поясняет Кузнецов.
Модели устройств при аутсорсинге печати играют важную роль, так как стоимость печати на разных устройствах принципиально разная: чем больше устройство, тем ниже на нем себестоимость печати. Модели принтера подбирались в зависимости от запросов того или иного подразделения. Программное обеспечение контроля печати LRS, которое использует «Альфа—Банк», позволяет анализировать потребности в печати каждого подразделения и устанавливать подходящую модель.
Обслуживают принтеры сотрудники Xerox, которые находятся в течение рабочего дня в каждом крупном офисе банка, проводят мониторинг инфраструктуры и устраняют неполадки. «По нашей статистике, едва ли не половину инцидентов можно устранить удаленно с помощью средств мониторинга, и в этом случае, если что-то ломается, пользователь может еще не заметит, а наш сотрудник уже решил проблему», — утверждает Сергей Минченко, руководитель отдела продаж «Ксерокс СНГ».
В других подразделениях сотрудники самостоятельно меняют расходные материалы и устраняют замятия, а в случае неисправности, по заявке сотрудника, в течение не более чем четырех часов приезжает специалист производителя. Техническая поддержка операционных касс осуществляется семь дней в неделю.
Банк планирует и далее сокращать парк печатной техники и повышать коэффициент загруженности устройств, однако печатная инфраструктура достаточно оптимизирована, и банк ставит уже другие задачи. Среди них — снижение количества документов, которые печатаются в офисе.
Для решения этой задачи банк работает над внедрением программы администрирования JetCAPS FollowMe Printing, которая позволяет печатать документы при условии идентификации пользователя (с помощью магнитной карты). Программа позволяет назначать разные степени доступа и права для различных пользователей, а также собирать статистику по авторству, объему и времени печати с целью калькуляции расходов.
После отправки документа на печать пользователю необходимо подойти к принтеру и произвести процедуру идентификации, после чего задание будет передано с принт-сервера на данный принтер и отпечатано в присутствии владельца. Внедрение поможет банку повысить уровень конфиденциальности печатаемых документов, уменьшить число печатных устройств, сократить объемы печати и повысить удовлетворенность пользователей.
«Система, которая блокирует доступ к печатному оборудованию до авторизации, может сокращать объем потребляемой бумаги до 20%», — рассказал Минченко.
Кому выгодно
«Стратегическая причина аутсорсинга печати — это вывод непрофильных бизнес-процессов компании сторонним компаниям, которые на этом специализируются, — поясняет Минченко. — Печать — такой же непрофильный процесс, как и организация охраны в помещении. Повышается прозрачность процессов, то есть если раньше к процессу закупок имели отношение несколько подразделений — ИТ-департамент, хозяйственный департамент — и часть бюджетных статей на расходы лежала в разных департаментах, то сейчас банк видит: сколько они напечатали страниц, столько и заплатили. Более того, мы предоставляем детальную статистику вплоть до распределения этих расходов по подразделениям банка. Это дает административный инструмент для анализа затрат».
Другое немаловажное преимущество аутсорсинга печати — доступ к передовым технологиям, которые внедряет вендор с целью дальнейшей оптимизации процессов печати.
«Перевод печатной инфраструктуры наших московских офисов и операционных касс на аутсорсинг оказался даже более эффективным, чем мы предполагали. Впрочем, не только существенное сокращение издержек делает этот проект исключительно удачным. Не менее важно и то, что после его внедрения сотрудники банка не тратят рабочее время на решение непрофильных задач и могут концентрироваться на своих непосредственных обязанностях», — отметил Андрей Соколов, главный директор по ИТ, заместитель руководителя блока информационных технологий банка.