В тяжелые для экономики времена всем подразделениям предприятия приходится затягивать пояса. Чтобы дать ИТ-руководителям ориентир в лабиринте снижения издержек, аналитики Gartner составили для них список из 20 способов уменьшения расходов.
1. Самое простое — сократите расходы на работников. По оценкам Gartner, 37% бюджета типичной ИТ-службы выделяется на персонал, так что это неплохой резерв снижения издержек. Gartner рекомендует заморозить найм, уменьшить или отказаться от выплаты премий и снизить объем контрактных работ.
2. «Сплющите» организационную структуру. Вместо того, чтобы у одного менеджера находилось в подчинении шесть-семь работников, нужно сократить средний слой управленцев, чтобы каждый из них отвечал примерно за 20 сотрудников. Плоская структура не только экономит деньги, но и может быть более эффективной.
3. Централизуйте службы. Следует консолидировать все службы технического сопровождения в единую группу, обслуживающую всю компанию в целом.
4. Привлеките к работе ИТ-подразделения финансиста. Он поможет проанализировать ИТ-бюджет и найти способы снижения издержек.
5. Проанализируйте «неуправляемые» расходные статьи наподобие расходных материалов для принтеров или потребления электроэнергии.
6. Перепроверьте все счета, чтобы удостовериться, что поставщики берут с вас столько, сколько записано в контракте. Предположим, в договоре с оператором предусмотрена бесплатная доставка SIM-карт новым сотрудникам. Через несколько месяцев в счетах могут начать появляться строчки с платой за доставку. Если не проверить, вы об этом так и не узнаете.
7. Избавьтесь от неиспользуемых программных систем и других активов.
8. Будьте жестче в переговорах с поставщиками. Не бойтесь поменять поставщика, или, по крайней мере, сделайте первый шаг в определении того, во сколько обойдется замена.
9. Проанализируйте свои потребности в услугах связи и перейдите на новый оптимизирующий расходы тарифный план.
10. Откажитесь от практики, которая предполагала, что сотрудники могут самостоятельно выбирать телефоны, сотовых операторов и Internet-провайдеров, а также тарифные планы, а затем возмещать расходы. При необходимости покупайте оборудование, выбирайте операторов и тарифные планы централизованно.
11. Если вам не нужна надежность в «пять девяток», довольствуйтесь тремя. Это сэкономит деньги при заключении договоров с поставщиками.
12. Рассмотрите экономическую целесообразность приобретения оборудования, в том числе систем видеоконференц-связи, которое вы сейчас постоянно арендуете. Возможно, теперь вы будете использовать его еще чаще.
13. Где только возможно, используйте Internet вместо дорогих средств организации глобальных сетей.
14. Отложите переход на Windows Vista. Если компьютеры еще держатся, не заменяйте их еще год.
15. Где только возможно, используйте массовые решения. Не приобретайте «топовое» оборудование туда, где справляется оборудование среднего класса.
16. Консолидируйте и виртуализуйте серверы.
17. Снижайте затраты на хранение данных с помощью их дедупликации и других методов.
18. Совершенствуйте процессы и политики с целью повышения отдачи имеющихся средств.
19. Внедряйте IP-телефонию и VoIP как средство снижения расходов на перемещение, добавление и модернизацию рабочих мест.
20. Проведите инвентаризацию неиспользуемых лицензий на программное обеспечение и проанализируйте возможность их повторного использования, когда они потребуются новому сотруднику. Если они не пригодятся, постарайтесь от них отказаться.