«АйТи» демонстрирует третью версию системы «БОСС-Референт» и знакомит с примерами внедрения продукта
Среди главных особенностей третьей версии системы электронного документооборота «БОСС-Референт» в компании «АйТи» отмечают наличие более сложных средств согласования документов, реализуемых модулем «Принятие решений»

Новую, третью версию системы электронного документооборота «БОСС-Референт» компания «Аплана», входящая в группу компаний «АйТи», продвигает на отечественном рынке с начала лета. А осенью, обобщив первый опыт, «АйТи» и «Аплана» начали знакомить с системой широкий круг потенциальных заказчиков.

Среди главных особенностей новой версии Алексей Моисеенко, заместитель директора департамента систем электронного документооборота компании «АйТи», назвал наличие более сложных средств согласования документов, реализуемых модулем «Принятие решений». В «БОСС-Референт» 3.0 предусмотрены механизмы совмещения должностей, делегирования полномочий, замещений, есть возможность проведения согласований документов в организациях, имеющих функционально-проектную структуру. Каркасом служит справочник организации и разработанное на этой основе управление правами доступа.

В стандартную поставку системы, по словам Моисеенко, включен набор гибких процессов, задающих правила обработки пяти видов наиболее часто используемых управленческих документов. Это договоры, служебные записки, заявки, организационно-распорядительные документы и проекты исходящих документов. В новой версии улучшен механизм контрольных функций за исполнением документов. Для подготовки отчетов по исполнительской дисциплине дополнительно к системе поставляется генератор отчетов Report?s Man.

Кроме того, в новой версии учтены особенности процедур управленческого документооборота и делопроизводства в территориально распределенных организациях, в частности, передача словарных и справочных данных выполняется средствами репликации. Данные функциональных модулей системы передаются по протоколу SSL; благодаря этому при гарантированной доставке каналы связи не перегружаются. Что немаловажно, обеспечивается более высокий уровень отказоустойчивости: поддерживается работа в программном кластере Domino, состоящем из двух серверов — основного и резервного. Сама система базируется на платформе IBM Lotus Domino/Notes.

Опыт взаимодействия с заказчиком

Об опыте создания решений на базе «БОСС-Референт» 3.0, рассказала Татьяна Клецова, заместитель начальника управления делами Федерального агентства кадастра объектов недвижимости РФ. Документооборот центрального аппарата Роснедвижимости составляет около 60 тыс. единиц корреспонденции в год. Проект по созданию системы электронного документооборота был инициирован с целью сокращения времени на обработку входящих и исходящих документов, а также сокращения сроков доведения документов до специалистов и руководителей агентства.

Проект стартовал в 2004 году. В 2005 году система была развернута в центральном аппарате Роснедвижимости, в 2006-ом — в трех пилотных регионах: в Управлениях Роснедвижимости по Москве, Московской области и Башкортостану. В текущем году планируется создать территориально распределенную систему документооборота для организации сквозного цикла обмена документами между центральным аппаратом и территориальными органами Роснедвижимости с использованием электронной цифровой подписи. Для этого летом была разработана вся необходимая документация, обеспечена поставка техники. В настоящее время проект по внедрению «СЭД-Регион» ведется в территориальных органах агентства. В 2007 году планируется масштабировать систему, а также увеличить ее возможности.

В ходе проекта заказчик и подрядчик столкнулись с рядом проблем. По словам Клецовой, одна из них касалась точного определения объекта автоматизации — не только количества рабочих мест, но и бизнес-процессов.

«При организации документационного обеспечения управления с использованием автоматизированных систем, описания носят декларативный характер и обозначают бизнес-процессы в принципе, а этого недостаточно», — отметила Клецова. Отсутствие четкого определения типового функционала каждого рабочего места способно значительно усложнить проведение последовательной доработки функциональных возможностей системы.

Сказывается это и на проведении модернизации. Современные системы представляют собой сложный программный комплекс, и несогласованная модернизация какой-либо его части может привести к серьезным сбоям в работе системы в целом. Порождает это затруднения и при тестировании. Как отметила Клецова, зачастую на тестовых серверах и базах данных чаще всего все работает отлично, а при переносе на эксплуатируемую систему электронного документооборота доработка функционирует совсем не так, как на тестовой базе.

Преодолеть подобные проблемы проще, если заказчик способен четко сформулировать задачу на модернизацию той или иной функции, а между разработчиками системы и заказчиками достигнута достаточная степень взаимопонимания.

Нет общего языка

Большой интерес участников семинара вызвало выступление Сергея Афанасьева, исполнительного директора авторитетной общественной организации «Гильдия управляющих документацией». Он рассказал о трудностях выбора автоматизированных систем документооборота — их в России существует более 70, но нет единых механизмов, которые бы способствовали совместному функционированию различных программных продуктов.

Правительством давно поставлена задача о создании некоего решения для того, чтобы, по крайней мере, органы власти могли общаться на одном языке, обмениваясь информацией как по горизонтали, так и по вертикали. Для этого, по словам Афанасьева, можно создать либо единый продукт, либо стандарт; второй вариант, понятное дело, предпочтительнее. Однако стандарт «Взаимодействие систем автоматизации ДОУ» (ДОУ — документационное обеспечение управления), созданный по инициативе «Гильдии управляющих документацией» два года назад, оказался ненужным государству.

«Более того, в ходе административной реформы государство вовсе перестало проявлять интерес к состоянию индустрии делопроизводства и отказалось от формального руководства процессами, регулирующими ее деятельность», — с сожалением отметил Афанасьев.

В настоящее время Гильдия продолжает работу над разработкой закона о ДОУ, проект которого был передан в Госдуму. Также планируется перевод на русский язык ряда международных стандартов и регламентов с целью возможного применения их в России.

Сейчас в качестве возможного варианта национального российского стандарта рассматривается адаптация европейских требований к автоматизированным системам электронного документооборота MOREQ. Федеральным агентством по техническому регулированию зарегистрирована система сертификации по проблемам документационного обеспечения управления и электронного документооборота, а «Гильдия управляющих документацией» приступает к экспертным оценкам программных продуктов, представленных на отечественном рынке, на соответствие требованиям MOREQ.