С целью сокращения издержек и повышения эффективности управления персоналом государственное предприятие «Петербургский метрополитен» внедрило у себя систему на базе ПО «БОСС-Кадровик» компании «БОСС. Кадровые системы».
На выбор системы во многом повлияли особенности «Петербургского метрополитена». В штате этого предприятия около 13 тыс. постоянных сотрудников (а всего в базе кадровой службы 18 тыс. человек, поскольку часто требуются временные работники). Петербургское метро перевозит ежедневно около 2,5 млн. пассажиров и является стратегически важным объектом города. Вследствие своей важности деятельность метрополитена жестко регламентирована российским законодательством. Порядок обучения сотрудников, их доступ на рабочее место и правила выполнения своих обязанностей определяет множество нормативных документов (около 19), которые достаточно часто корректируются. Около 7 тыс. работников предприятия должны иметь специфические знания и навыки.
Усложняет процесс управления персоналом и распределенная структура метрополитена. Предприятие имеет 29 служб и 230 подразделений, многие из которых находятся на большом расстоянии от главного офиса и друг от друга. В Петербурге функционирует 59 станций метро. Преимущества системы «БОСС-Кадровик», по словам руководителей компании-разработчика, лучше всего проявляются как раз при внедрении ее на крупных предприятиях, имеющих распределенную структуру.
Альтернативы
Возможно, для таких предприятий также подходит подсистема управления персоналом ERP-системы SAP. «Не исключено, что для автоматизации управления персоналом мы выбрали бы именно набор модулей внедряемой у нас ERP-системы SAP», - признал руководитель проекта, начальник отдела организации труда и заработной платы ГУП «Петербургский метрополитен» Игорь Богомолов. Однако, по его словам, большую роль сыграло то, что «БОСС-Кадровик», в отличие от западных систем, создавался в соответствии с российским законодательством и позволяет оперативно реагировать на изменения в нем. А это очень важно для метрополитена, деятельность которого жестко регламентирована различными правилами, инструкциями и законодательными актами. Поэтому продукт SAP даже не стали всерьез «примерять».
Рассматривалась также подсистема управления кадрами «1С:Предприятие». Однако она, по мнению руководства метрополитена, на момент принятия решения подходила только малым и средним компаниям. На крупных предприятиях со штатом в несколько тысяч человек ее использовать было нельзя.
Свою роль при выборе системы сыграло и то, что специалисты «Петербургского метрополитена» уже имели опыт работы с решениями «БОСС. Кадровые системы» в период с 1998 года по 2003 год. На предприятии использовались два модуля системы «Учет кадров» и «Штатное расписание». В то время единой системы управления персоналом в «Петербургском метрополитене» не было, и модули «БОСС-Кадровика» внедрялись в каждой службе отдельно. Фактически использовалось по 29 одинаковых решений, которые друг с другом не были связаны. Следовательно, внесение всех изменений в эти модули при корректировках законодательства осуществлялось автономно.
От раздельного к единому
До 2004 года каждая из 29 служб осуществляла управление персоналом самостоятельно, для этого использовалось несколько систем, часть из которых были самописными. Из тиражируемых решений кроме двух модулей «БОСС-Кадровик» были внедрены контуры бухгалтерского и налогового учета «1С:Предприятие». В управление передавались только сводные данные.
Поддержка этого многообразного программного обеспечения требовала существенных затрат, к тому же многие системы морально устарели. Были сложности и с разработкой выходных форм на уровне офисных приложений. Невозможно было объединить все решения в единую систему. Предприятие держало большой штат сотрудников, которые следили за изменениями в законодательстве. Все это побудило руководство «Петербургского метрополитена» искать подходящее современное решение для всего предприятия.
Требования к нему были сформулированы следующие. Решение должно было обеспечить снижение издержек на персонал и оптимизацию процессов кадрового учета, расчета заработной платы и налоговой отчетности. С помощью новой единой системы предполагалось также повысить эффективность деятельности предприятия посредством заложенных в нее современных процедур организационного менеджмента и менеджмента персонала, обеспечивающих оценку, развитие, расстановку и мотивацию сотрудников.
Особенно важно, как полагает Анатолий Шаталов, начальник информационно-вычислительного центра «Петербургского метрополитена», было автоматизировать управление подготовкой и аттестацией персонала на право производства работ, связанных с безопасностью эксплуатации электротранспорта и пассажироперевозок. А для этого нужна была система, которая бы оперативно поддерживала изменения действующего законодательства и обеспечивала возможность разграничения прав доступа между пользователями.
Интеграция с существующей информационной системой предприятия без значительных трудозатрат также являлась одним из основных требований, поскольку людские ресурсы ИТ-службы метрополитена ограничены. По этой же причине требовалась гибкая и легко настраиваемая система с возможностью разработки и добавления пользовательских процедур, выходных форм и отчетов.
Согласно запросам «Петербургского метрополитена», единая система должна была обеспечивать учет кадров, ведение штатного расписания, налоговый учет, учет отчислений в Пенсионный фонд России, расчет заработной платы, табельный учет, планирование фонда оплаты труда, управление кадровыми процессами, аттестацию персонала, управление допусками персонала.
Всем этим требованиям удовлетворил «БОСС-Кадровик», который в итоге заменил свыше десятка заказных и самописных систем, ранее использовавшихся на предприятии.
Управляемость меньшим числом
В настоящее время в единой системе работает 200 пользователей. Для стыковки с SAP разработано два интерфейса. Однако все возможности интеграции с этой системой еще не используются. Работу над этим предполагается продолжить. Внедрение системы «БОСС-Кадровик» позволило сократить 50% сотрудников, задействованных прежде в управлении персоналом.
Увольнялись в первую очередь те специалисты, которые в силу разных причин (не обязательно преднамеренно) сопротивлялись реализации проекта. Средний возраст большинства работников кадровых служб метрополитена более 45 лет. Поэтому перестраивать свою работу и изучать новую системы готовы были не все. Угроза сокращения и небольшие премиальные, по словам Богомолова, помогли решить эту проблему.
Наряду с существенным сокращением издержек кадровой службы улучшилась управляемость персоналом. Теперь менеджеры могут оперативно получать всю необходимую им информацию о кадрах. Это позволяет быстрее искать нужных людей и наиболее эффективно использовать их в экстренных ситуациях в зависимости от имеющей квалификации.
Кроме интеграции «БОСС-Кадровик» с SAP была осуществлена его стыковка с системой АСКОП-БСК, которая обеспечивает распределение льготных проездных билетов среди нынешних сотрудников метрополитена и пенсионеров, раньше работавших на предприятии. В качестве развития внедренной системы предполагается освоение и адаптация модуля «АРМ руководителя», разработка и внедрение модуля «Планирование фонда оплаты труда», дальнейшая интеграция с системой SAP. Рассматривается возможность организации дистанционного обучения.
Особенно важно, как полагает Анатолий Шаталов, было автоматизировать управление подготовкой и аттестацией персонала на право производства работ, связанных с безопасностью эксплуатации электротранспорта и пассажироперевозок.