«Евфрат-Документооборот» во Всероссийском банке развития регионов

Всероссийский банк развития регионов завершил проект по внедрению в своем головном офисе системы «Евфрат-Документооборот», разработанной компанией Cognitive Technologies. Система была сдана в опытную эксплуатацию в июле этого года, а в настоящее время уже функционирует в полную силу, обрабатывая в среднем 5 тыс. документов в месяц. По словам начальника отдела электронного документооборота и контроля ВБРР Владимира Курлянова, «Евфрат-Документооборот» установлен на 300 клиентских местах, а закупленные лицензии позволяют работать в системе до 100 пользователей одновременно.

Владимир Курлянов: «За счет прозрачности документооборота вырос уровень исполнительской дисциплины персонала»

Решение о внедрении в банке автоматизированной системы документооборота было принято в связи с необходимостью упорядочить процессы работы с документами, а также усилить контроль их прохождения и исполнения. «Поскольку банку приходится обрабатывать более 60 тыс. документов в год, увеличились затраты на контроль за исполнительской дисциплиной», — объяснил Курлянов необходимость внедрения системы. Кроме того, отсутствие систематизации учета и единого хранилища документов с каждым годом все более затрудняло их поиск. Главными целями проекта по внедрению системы документооборота стали переход к единой безбумажной технологии и улучшение информационного обеспечения принятия решений.

На первом этапе проекта было проведено обследование и оптимизация текущей организации документационного обеспечения управления в банке, на основании которого было написано техническое задание. Затем под его требования была адаптирована сама система: в ней было создано более десяти регистрационных карточек, отчетные формы и маршруты движения документов. Только после этого в банке было установлено серверное и клиентское программное обеспечение, а также проведено обучение пользователей.

Сегодня система используется для регистрации и хранения документов, а также для контроля исполнительской дисциплины. К настоящему времени в ней зарегистрировано свыше 9 тыс. документов, а объем базы данных превышает 1,5 Гбайт. Регистрация новых документов ведется в более чем 40 потоках, при этом каждый четвертый документ ставится на контроль. Также налажена централизованная регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительных документов, протоколов совещаний и т. д.

По словам Курлянова, все это позволило сократить временные затраты и увеличить производительность сотрудников, повысить эффективность контроля исполнения поручений, а также обеспечило быстрый доступ к документам с возможностью просмотра связей между ними. В планах банка — тиражирование решения в филиалы и развертывание подсистемы электронного архива.