Эти важные мелочи

«Документооборот-2006»: основные проблемы при внедрении СЭД являются организационными

Сергей Иванов: «Очень часто вопросы организации документооборота считают мелочью, не заслуживающей особого внимания»

На II всероссийском форуме «Документооборот-2006», прошедшем в середине сентября, много внимания было уделено не столько вопросам технологий, сколько организационным проблемам, связанным с переходом от бумажного документооборота на электронный. Более того, участники принципиально избегали упоминания конкретных продуктов и названий компаний.

На отечественном рынке присутствует довольно много систем для автоматизации документооборота. В связи с этим выбрать продукт, который бы удовлетворял и по ценовым, и по функциональным критериям, вполне возможно — на рынке существует более 70 решений, в том числе недорогих, которые могут себе позволить даже некрупные компании. Поэтому, как показывает практика, самостоятельная разработка системы электронного документооборота не является оптимальным вариантом. А самые большие проблемы при внедрении СЭД лежат в организационной области — необходимо обеспечить плавный переход «документалистов» на новые инструменты, этот процесс не должен вредить их налаженной работе.

«Очень часто вопросы организации документооборота считают мелочью, не заслуживающей особого внимания, но рано или поздно именно эти мелочи станут решающими в деле повышения эффективности работы компании», — заявил Сергей Иванов, начальник управления делами ОАО «Межрегионгаз».

Бумажный носитель будет играть важную роль в управлении еще много лет. Именно поэтому при внедрении электронного документооборота не должна ставиться цель снижения потребления бумаги. Как правило, существенно снизить ее расход не удается. В крупных компаниях потребление бумаги может даже возрасти: исполнители в большинстве случаев предпочитают работать не с электронным образом документа, а с его бумажной копией. «Ставить такую цель, равно как и цель сокращения расходов на персонал, — значит обрекать проект на провал», — полагает Иванов. По его мнению, стремиться нужно прежде всего к повышению эффективности управления.

Традиционный документооборот неэффективен из-за слишком длительных бизнес-процессов. Тем не менее именно налаженная система классического делопроизводства и бумажного документооборота является главной предпосылкой для успешного внедрения СЭД. Уже существующую отработанную систему можно гораздо быстрее и с меньшими рисками перенести в электронную форму.

Снижения рисков можно добиться и за счет грамотного выбора руководителя проекта. В идеале это должен быть квалифицированный эксперт документационного обеспечения управления, имеющий навыки в области управления проектами. При отсутствии такого специалиста в компании имеет смысл искать его на рынке труда на условиях срочного контракта.

«У проекта должны быть конкретные цели. Никаких ?оптимизаций? или ?ускорения? в них фигурировать не должно», — полагает начальник управления ИТ страховой компании «Прогресс-Гарант» Анатолий Кузнецов. Руководство этой компании решило начать автоматизацию со вспомогательных процессов, так как вмешательство в основные бизнес-процессы могло парализовать ее деятельность. Были выбраны такие «приземленные» цели, как организация электронного согласования документов, отказ от служебных записок на бумажном носителе и создание базы данных входящей и исходящей корреспонденции. Основные же бизнес-процессы планируется автоматизировать после полугода бесперебойной работы системы на вспомогательных процессах.

Из-за практически полного отсутствия нормативно-правовой базы в сфере электронных документов имеет смысл говорить лишь о внутрикорпоративном электронном документообороте, посетовал директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Михаил Ларин. В связи с этим наличие в решениях таких возможностей, как сертифицированные средства электронно-цифровой подписи, еще долго не будет являться весомым конкурентным преимуществом. Сегодня с Росархива, традиционно курировавшего делопроизводство и обеспечивавшего его нормативными документами, сняты подобные задачи, и фактически электронные документы находятся вне сферы регулирования. Более того, в рамках проекта «Электронная Россия» приостановлены работы по выработке требований к системам электронного документооборота в государственных органах. В отсутствие внимания государства к состоянию документационного обеспечения управления инициативу взяли на себя некоммерческие партнерства. К сожалению, стандарты обмена информацией, выработанные Гильдией управляющих документацией совместно с ВНИИДАД, также пока не получили никакого продвижения.