«Директор информационной службы»

Корпоративный портал: средство информационного обеспечения с качественным эффектом

Современные условия требуют от менеджмента компаний мгновенной реакции на изменения, происходящие на рынке. Одна из возникающих на данном этапе проблем для современных организаций — информационный хаос. Сотрудники не могут быстро находить необходимые данные, оперативно анализировать текущую ситуацию. Корпоративному информационному порталу в такой ситуации отводится роль центрального шлюза для доступа к информации.

Как показывает опыт компании IBS, бизнес-задачи, решаемые при построении корпоративных порталов, заключаются в информационном обеспечении специалистов, поддержке процедур менеджмента, автоматизации рутинных процедур и обеспечении процесса совместной работы. Помимо этого, может решаться и ряд технологических задач, например, централизация доступа к приложениям и обеспечение работы мобильных сотрудников.

Так, внутрикорпоративный портал компании «Лукойл» имеет главным образом информационную направленность. Он содержит ленты новостей, отчетность компании, аналитические обзоры нефтяного рынка, правовые информационные системы. Портал является также единой точкой входа во многие информационные системы компании (аналитика, сбор бухгалтерской и оперативной отчетности, документооборот).

В настоящее время идет разработка новой версии портала на платформе Microsoft SharePoint Portal Server 2003. Ее сдача намечена на апрель. Новый портал будет дополнительно служить средством организации групповой работы и порталом знаний.

Наряду с порталом общего пользования в «Лукойл» есть два «VIP-портала», предназначенных для руководства компании. Помимо новостей, они отображают обзоры мировых и фондовых рынков, прессы, информацию об исполнении бюджета.

«Эта информационная система заменила толстые пачки отчетов и обзоров, ежедневно ложившихся на столы к президенту и вице-президентам», — считает Сергей Толстохлебов, начальник отдела корпоративных порталов компании «Лукойл».

Основная проблема, по словам Толстохлебова, связана с тем, что большинство сотрудников не умеют эффективно использовать портальные сервисы. Главными рычагами в борьбе с этим явлением, как известно, являются обучение пользователей новым методикам работы с информационными ресурсами. В каждом отделе должен быть хотя бы один человек, хорошо знакомый с возможностями портала, ему можно делегировать часть полномочий по обучению пользователей.

В настоящий момент с порталом работают только сотрудники центрального офиса компании, в ближайшее время ожидается его тиражирование в дочерние структуры.

В этом году в «Лукойл» стартует проект по построению в рамках портала системы управления знаниями, главными целями которого являются фиксация ценных знаний сотрудников и ускорение вхождения новых сотрудников в бизнес-процессы компании.

А в компании «Юкос» система управления знаниями в рамках корпоративного портала уже построена. Созданию ее предшествовал аудит интеллектуальной собственности, которым владела компания.

«Портал сам по себе составляет не более 20% системы, это всего лишь инструмент, — полагает Елена Козлова, директор проекта по созданию портала знаний компании «Юкос». — А остальные 80% — это технологии и люди, их использующие».

В состав портала знаний «Юкос» входят библиотека, средства обеспечения групповой работы, системы поддержки профессионального развития, экспертной поддержки, а также система управления передовым опытом, обеспечивающая его учет, сохранение и доступность.

По словам Козловой, внедрение портала требует изменения корпоративной культуры, а это очень непросто, например нужно заставить людей тратить часть своего времени на работу в системе и делиться своими знаниями.

Для успеха подобного проекта, помимо «административного ресурса» и изменения корпоративной культуры, необходимы правильный выбор подразделения для проведения пилотного проекта и верное определение ключевых требований бизнес-подразделений. Кроме того, нужно позаботиться об измеримости успешности применения системы управления знаниями: это позволит вести более конструктивный диалог с руководством.

Решение, построенное специалистами «Юкос», имеет многопортальную структуру — каждый элемент «главного» портала относительно автономен. «В таком строении есть несколько важных преимуществ», — считает Козлова. Во-первых, каждый ресурс имеет своего владельца, таким образом за его наполнение отвечают конкретные подразделения. Во-вторых, создание новых элементов не требует переработки уже существующих. Наконец, распределенная система хранения и управления информацией более устойчива и стабильна в работе. Конечно, платой за эти преимущества является сложность навигации и поиска в системе.