Реализация автоматизированных систем управления в России давно стала привычной практикой

Представители отечественных предприятий все реже говорят о собственном нелегком опыте автоматизации, о том, что к внедрению современных решений их подталкивала значительная доля ручного труда, «лоскутная» автоматизация, приводившая к многократному вводу данных, ошибкам, и т. д. Отсутствие достоверной и оперативной информации приводило к изъянам в управлении, росту издержек, препятствовало развитию. В конце концов, принималось решение перейти к современным инструментам управления.

Один из таких проектов был представлен на конференции «Практика внедрения информационных систем в России», организованной корпорацией «Парус».

«Злак»

История автоматизации комбината хлебопродуктов «Злак» (поселок Увельский, Челябинская область) довольно типична. Комбинат занимается переработкой сельскохозяйственной продукции, оказывает услуги по хранению зерна. Предприятие, численность сотрудников которого составляет тысячу человек, входит в одноименный агропромышленный холдинг. Комбинат имеет свой авиаотряд, владеет сетью автозаправочных станций и гостиницами.

Причины, побудившие заняться автоматизацией управления на предприятии, традиционны. «Самописную» программу на базе Paradox развивать уже было невозможно — обычная ситуация: ее авторы давно работали в других местах, внятной документации не было. Руководитель отдела АСУ комбината инициировал процесс выбора индустриальной системы автоматизации. Были сформулированы задачи проекта, тоже достаточно типичные: автоматизировать ведение бухучета, составление калькуляции плановой и фактической себестоимости выпуска продукции, процесс бюджетирования; организовать оперативный учет исполнения обязательств; управлять платежами. Единственной нестандартной задачей была автоматизация учета качества зерна.

В числе основных критериев выбора системы — соответствие возможностей системы поставленным задачам, ее открытость и цена, не превышающая 100 тыс. долл. Выбор пал на «Парус 8».

Приступая к проекту, на комбинате были уверены, что все деловые процессы предприятия регламентированы, используемые статьи аналитического учета покрывают все информационные потребности менеджеров компании, а большинство сотрудников комбината с легкостью может описать выполняемые ими функции.

Впрочем, как утверждают в «Парусе», по ходу работ выяснилось, что ни один деловой процесс не регламентирован. Учетная политика предприятия, как и план счетов, требовали пересмотра. Используемый перечень центров финансового учета оказался недостаточен, справочники номенклатуры и контрагентов не упорядочены. Более того, разные службы использовали различные алгоритмы определения количества зерна с заданными качественными показателями по каждому из складов элеватора.

После того как были отрегулированы бизнес-процессы, упорядочены справочники и внедрена сама система, управленцы комбината стали получать качественную аналитику. В руках финансовых служб оказался современный инструмент для решения задач по планированию деятельности комбината. Менеджеры службы сбыта смогли отслеживать взаимоотношения с клиентами, прогнозировать дальнейшее развитие отношений с покупателями, разрабатывать предложения по предоставлению скидок и товарных кредитов. Практически мгновенной стала процедура планирования отгрузки товара для перевозки железнодорожным и автотранспортом (ранее на это уходило до трех часов); были исключены ошибки, ведущие, в частности, к недопоставке необходимого количества вагонов.

Необходимость в дополнительном модуле для учета качества зерна продиктована тем, что без оперативного анализа данных о текущем состоянии различных партий продукции комбинат мог столкнуться с серьезными проблемами. К примеру, массовая порча собственного и принятого на ответственное хранение зерна или подача в цеха производства пищевых полуфабрикатов сырья, не удовлетворяющего требованиям ГОСТов. Модуль «Учет качества зерна», разработанный специалистами «Паруса», уже нынешней осенью прошел «боевое крещение»: он был запущен в промышленную эксплуатацию как раз в период массовой заготовки зерна. В настоящее время на комбинате эксплуатируются модули «Бухгалтерия», «Закупки. Склад. Реализация» и «Управление финансами», а также 15 рабочих мест модуля «Учет качества зерна».

Типовые проблемы внедрения

Проект автоматизации комбината хлебопродуктов «Злак» достаточно показателен для иллюстрации практики внедрения ERP-систем на отечественных предприятиях.

Первое — наличие типовых проблем, с которыми приходится сталкиваться российским интеграторам. Уверенность заказчика в том, что деловые процессы на предприятии уже жестко регламентированы и этот этап не потребует длительного времени и сил. По словам Романа Голунова, руководителя отдела по развитию технологий автоматизации корпорации «Парус», практика показывает, что организационно компании не готовы к внедрению. При реализации проектов всегда необходим этап, и весьма трудоемкий, по пересмотру организационной структуры заказчика, приведению в порядок учетной, бюджетной, ценовой политики и формализации остальных бизнес-процессов.

Второе. Практически все заказчики надеются, что существует типовое решение, подходяще для них на 100%, но при этом признают, что их бизнес уникален. В приведенном выше описании проекта поставщику решения потребовалось не только провести необходимые настройки базовой системы, но и разработать специальный модуль, решающий уникальную задачу по учету качества зерна.

Третье. Зачастую заказчик ожидает отдачи от инвестиций в проект уже в первые месяцы (на хлебокомбинате этой проблемы не возникло). Если внедрение происходит дольше, заказчик может прекратить финансирование, даже если до завершения проекта остается всего два-три месяца. Это некоторая психологическая грань, которая тормозит дело и непросто преодолевается. По словам Голунова, в этой ситуации заказчику всегда стоит объективно оценивать объем и сложность работ, изучать опыт коллег.

Безусловно, всегда встает вопрос о достигнутой после внедрения проекта эффективности. На каждом предприятии такой эффект уникален, как и сам бизнес. На комбинате «Злак» за счет улучшения информированности менеджеров о клиентах и разработке программ скидок и товарных кредитов увеличились объемы отгрузки продукции, стали расти продажи. Благодаря автоматизации менеджеры получили возможность обрабатывать почти впятеро больше заявок.

По мнению Александра Карпачева, президента корпорации «Парус», в недалекой перспективе со стороны предприятий будут востребованы уже не проекты первичной автоматизации, но их своеобразный «тюнинг». К таким улучшениям могут относиться, например, углубление возможностей аналитических средств. Эффективность управления предприятия можно увеличить путем включения в автоматизированную систему управления показателей эффективности бизнеса. Располагая некоторой базовой аналитической системой, предприятия в дальнейшем смогут дополнительно заказывать разработчикам какие-то уникальные, специфические аналитические функции.

Наконец, в «Парусе», анализируя свою практику, утверждают: типового отраслевого решения, пригодного для автоматического тиражирования, не существует. Даже если два предприятия из одного холдинга ведут сходную деятельность, но в разных регионах, они уже, как минимум, должны выполнять различные фискальные требования. А это разные аналитические статьи учета, что влияет и на систему управленческого учета. Поэтому термин «отраслевое решение» означает опыт, приобретенный разработчиком, благодаря которому он в сжатые сроки и с гарантированным результатом сможет предложить похожее решение для другого заказчика.