Основным препятствием на пути принятия нужных для развития ИТ-рынка законов остается вовсе не отсутствие у законодателей требуемого уровня компетентности, но их определенное равнодушие к проблемам информационной отрасли и недооценка актуальности этих проблем. В частности, для становления и развития электронного документооборота в стране не хватает законов, стандартов, методик... Уже который год
По словам Сергея Афанасьева, исполнительного директора Гильдии управляющих документацией, впервые за последние три века лет согласно новому распределению обязанностей среди органов исполнительной власти, ни одно госучреждение не отвечает за организацию и развитие делопроизводственной деятельности в стране

Помнится, лет десять назад, когда Государственная дума была еще в новинку, на страницах печати часто обсуждалось предложение избирать в законодательный орган побольше профессионалов-юристов. Но одних юридических знаний не всегда бывает достаточно: специалист-правовед может быть некомпетентен, например, в сфере информационных технологий. Наверное, в силу этого правовая база, касающаяся ИТ, по-прежнему «прихрамывает», тормозя развитие отрасли, а порой и оставляя лазейки для желающих обойти несовершенные законы.

Тем не менее основным препятствием на пути принятия нужных для развития ИТ-рынка законов, возможно, остается вовсе не отсутствие требуемого уровня компетентности, но определенное равнодушие законодателей к проблемам отрасли и недооценка актуальности этих проблем. То есть что-то, безусловно, делается, но при этом проблемы решаются лишь частично, а иногда нечеткие и плохо обдуманные формулировки не помогают вовсе. В частности, так обстоят дела с электронным документооборотом.

Мечта о том, чтобы конкретным делом занимались профессионалы, в данном случае выразилась в создании четыре года назад Гильдии управляющих документацией. Эта общественная организация, в частности, старается координировать усилия различных компаний по разработке стандартов и протоколов взаимодействия различных систем автоматизации документооборота. Цель Гильдии — сделать документационное обеспечение управления бизнесом и государством более эффективным и рациональным.

Кроме того, Гильдия периодически проводит конференции, посвященные проблемам автоматизации делопроизводства и электронному документообороту. Очередная конференция «Электронный документооборот в управлении бизнес-процессами» прошла в октябре.

Планы и дела

«Проекты, направленные на технологическую поддержку административной реформы, занимают в рамках ФЦП ?Электронная Россия? центральное место, — подчеркнул на конференции руководитель департамента регулирования предпринимательской деятельности и развития корпоративного управления Минэкономразвития Церен Церенов. — Осуществление широкомасштабных административных преобразований, основанных на внедрении ИТ, обеспечит создание действительно эффективно работающего государства».

Таким образом, понимание того, что без ИТ сегодня эффективно работать невозможно, имеется. Ожидается, что дополнительный импульс развитию ИТ и переводу документации в электронный вид в многочисленных организациях и ведомствах должна придать опять-таки «Электронная Россия»: в программе поставлена цель довести «долю безбумажного документооборота» в среднем до 65% внутри ведомств и до 40% в межведомственном обороте.

Все бы хорошо, да сложившаяся ситуация многие замечательные планы ставит под сомнение. Согласно новому распределению обязанностей среди органов исполнительной власти, ни одно государственное учреждение не отвечает за организацию и развитие делопроизводственной деятельности в стране. Более того, эти вопросы не включены даже в компетенцию нового ведомства — Федерального архивного агентства.

В Концепции Правительства РФ «Об использовании информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года» запланировано подготовить закон об электронном документообороте. Однако до сих пор не существует ни законодательного акта, определяющего рамки деятельности делопроизводственных служб, ни стандартов на делопроизводственную деятельность. Нет и выраженного «лидера», способного взять на себя роль организатора создания глобальной системы электронного документооборота. Между тем существует вполне реальная и все более насущная потребность в обмене электронными документами между самыми разными учреждениями, независимо от их организационно-правовой формы.

Так как создание стандартов и протоколов взаимодействия систем автоматизации в большей степени является технической задачей, ее решением занимается рабочая группа специалистов компаний—разработчиков программного обеспечения. Группа создана в соответствии с соглашением, подписанным еще в августе 2002 года Гильдией управляющих документацией, компаниями «АйТи», «ИнтерТраст», «Электронные офисные системы», «Информационные бизнес-системы», «Гранит-Центр» и ВНИИ документоведения и архивного дела. Издан первый вариант стандарта (с ним можно ознакомиться на сайте www.gdm.ru), который находится на стадии юридического согласования. Ведется подготовка материалов для придания стандарту статуса «национального». Между тем на государственном уровне вопрос о необходимости разработки стандарта по управлению деловой документацией до сих пор рассматривается крайне вяло.

Проблемы

Владимир Горностаев, советник директора Некоммерческого партнерства «Национальный депозитарный центр», выделил три основные проблемы в области электронного документооборота, решение которых сегодня является первоочередным. Это создание реестра электронных документов, справочников систем автоматизации документационного обеспечения управления и регистрационно-контрольной формы. Одновременно с этим требует решения вопрос разграничения прав и полномочий по доступу к данным.

Одна из частных задач электронного документооборота — управление договорами. Автоматизация этой задачи, по словам Станислава Макарова, советника Гильдии, способна дать компаниям «ощутимый, быстрый и измеряемый экономический результат», однако готового интегрированного решения на рынке не существует. На практике эта задача решается путем интеграции систем электронного документооборота и управления ресурсами предприятия.

Важной задачей является организация хранения электронных документов. Чем сложнее становятся информационные системы, тем больше возникает проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. Существенны и правовые аспекты (права владения, авторские права), защита от несанкционированного доступа, защита персональных данных и других конфиденциальных документов в электронном виде и т. д.

Опыт хранения электронных документов в нашей стране насчитывает 15-20 лет, однако нормативная и методическая база архивного хранения все еще находится в зачаточном состоянии. «Основные правила работы государственных архивов РФ» (приняты в 2002 году) лишь в общих чертах касаются актуальных вопросов этой сферы деятельности. Рекомендации этого документа и двух других: «Основные правила работы организаций» (2002 год) и «Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах РФ» (2003 год) — недостаточны для решения многих проблем, которые проявляются при организации долговременного хранения электронных документов. Так, в них полностью отсутствуют описания механизмов обеспечения сохранности и подлинности электронных документов в долговременной перспективе.

По словам Владимира Тихонова, директора Центрального архива документов на электронных носителях Москвы, до сих пор одной из проблем в этой области остается проблема терминологическая. Нет единого определения «электронного документа». Скажем, в законе «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 год) — это «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». А в законе «Об электронной цифровой подписи» (2002 год) электронный документ определяется как «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме».

Проблема заключается еще и в том, что электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа хотя и надежный, но недолговечный; он рассчитан на пять, максимум десять лет.

«Смена программной среды, устаревание алгоритмов криптозащиты делают процедуру верификации ЭЦП невозможной или бесполезной», — полагает Тихонов.

Итоги

Участники конференции признают: определенные шаги в деле развития и организации электронного документооборота делаются. Но без настоящей заинтересованности государства это происходит крайне медленно и непоследовательно. Поэтому в итоговых документах подобных конференций вновь и вновь повторяются пункты:

  • «отметить актуальность обсуждения вопросов развития, совершенствования систем автоматизации документированного обеспечения управления...»;
  • «предложить Гильдии управляющих документацией организовать (продолжить) работу по выработке требований к системам автоматизации документированного обеспечения управления...»;
  • «координировать деятельность в соответствии с ФЦП ?Электронная Россия?...» и т. п.

И снова выражается уверенность в том, что обсуждение актуальных вопросов становления электронного документооборота станет «новым импульсом» развития законов, стандартов и методик.

Дума о BPM

Проблемы автоматизации документооборота сегодня все чаще рассматривают в рамках более комплексной задачи организации сквозной системы управления деловыми процессами предприятия (business process management, BPM). О некоторых закономерностях этого рынка рассказывает отчет аналитической группы Delphi Group, озаглавленный BPM2003. Market Milestone Report

Кто формулирует

Участники опроса практически единодушно возложили ответственность за определение бизнес-правил и логики процессов на менеджеров, специализирующихся в конкретных направлениях деятельности

Кто объясняет

В вопросе о том, кто должен «представлять» проект с целью получения инвестиций, опрошенные отмечали и ИТ-директоров, и других менеджеров старшего звена. Вторых оказалось примерно на треть больше

Чем привлекает

С функциональной точки зрения внедрение системы управления деловыми процессами позволяет изменять бизнес-правила и правила организации процессов без обращения к специалистам