Необходим системный подход и грамотные специалисты, компетентные как в архивном деле, так и в современных технологиях
Николай Никонов: «Одной только покупкой необходимого программного инструментария проблему создания электронного архива не решить»

Сегодня, когда скорость перехода организаций на электронный документооборот ограничивается, пожалуй, лишь их финансовыми возможностями, важность профессионального подхода к переводу корпоративной документации на «компьютерные рельсы» переоценить сложно. Одна из самых ответственных частей этого процесса — перевод в электронный вид не только текущих бумаг, но и уже накопленных документов, количество которых у многих компаний исчисляется сотнями тысяч. Особенно это касается таких исконно «бумажных» организаций, как архивы, регистрирующие органы, библиотеки и т. д. Одной только покупкой программных продуктов вопрос не решить — необходим системный подход и грамотные специалисты, компетентные как в архивном деле, так и в современных компьютерных технологиях.

Один из вариантов решения этой задачи предлагает компания «Электронный архив». По мнению руководителя учебного центра компании Николая Никонова, в первую очередь при создании электронного архива, под которым в компании понимают интегрированный комплекс программных и технических средств, предназначенный для хранения архивных документов в электронном виде, необходимо проанализировать различные их типы и выбрать оптимальный вариант.

Самым простым путем создания электронного архива является сканирование всего массива документов без распознавания их содержания. Главное достоинство такого подхода — простота: современные поточные сканеры способны перевести в электронный вид в короткий срок большой массив бумаг. Правда, полноценным архивом подобный набор образов назвать нельзя из-за невозможности поиска необходимого документа иначе как по названию соответствующего файла. Кроме того, такой поиск будет достаточно медленным из-за большого объема отсканированных файлов и потребует мощного оборудования. Исходя из этого рекомендуется вручную произвести сортировку образов документов по различным каталогам, соответствующим, скажем, конкретным делам, периодам или клиентам.

Более эффективным является ввод набора отсканированных документов в СУБД. Для этого в соответствие каждому образу ставится так называемая «карточка документа», содержащая набор атрибутов, по которым необходимо осуществлять поиск. Процесс заполнения таких карточек, называемый индексированием, может осуществляться в ручном, автоматическом или полуавтоматическом режиме. При ручном индексировании оператор вводит в карточку данные, глядя на изображение документа; при автоматическом данные из графических образов извлекает специальная программа распознавания и самостоятельно помещает их в карточки. Полуавтоматический способ предполагает, что часть атрибутов определяется автоматически, а часть вводится вручную. Естественно, независимо от метода индексирования необходима также последующая верификация данных, которая, в свою очередь, может производиться как человеком, так и специальной программой.

В третьем, идеальном случае возможен полный перевод документа в электронный вид, что значительно расширит возможности поиска, но процесс такого распознавания является очень трудоемким и дорогостоящим и в большинстве случаев не оправдывает себя с экономической точки зрения.

Все описанные процедуры организация, по словам Никонова, может произвести как собственными силами, так и привлекая специалистов со стороны. Но в любом случае нужно провести обучение тех сотрудников, в обязанности которых будет входить работа с созданным архивом. При этом Никонов отметил, что предпочтительным вариантом, исходя из практики, оказывается обучение основам ИТ профессионалов-архивариусов, нежели ИТ-специалистов — архивному делу.

Кроме того, руководителям проекта создания архива предстоит решить вопрос программного обеспечения, которое можно написать самостоятельно, использовать типовые решения (на базе универсальных продуктов, в простейшем случае — на основе MS Access) или же закупить специализированное программное обеспечение. В числе достоинств последнего — интеграция с инструментами сканирования и распознавания, протоколирование работы с документами, сбор статистической информации о работе с документами, поддержка электронной подписи и криптозащита, хранение версий документа, а также разграничение доступа на уровне отдельных частей документа. Например, если какая-либо часть документа не разрешена к просмотру конкретным пользователем, на экране она может быть закрыта черным прямоугольником. Выбор программных средств, как правило, зависит от программно-аппаратной инфраструктуры организации, наличия подготовленных кадров и, конечно же, от финансовых возможностей.

Также при выборе инструментария для управления электронным архивом необходимо учитывать и его интеграцию с информационной системой организации. По словам Никонова, в идеальном случае каждый электронный документ, пройдя полный цикл в системе делопроизводства, в конце своего пути должен автоматически попадать в архив; такие архивы называются открытыми. Существуют и закрытые архивы, которые, будучи один раз созданы, не нуждаются в пополнении. Следовательно, зная тип требуемого архива, нужно выбирать соответствующий способ его построения.

Важен и выбор средств хранения отсканированных документов и карточек. Перед тем как отдать предпочтение тому или иному носителю, необходимо знать срок хранения информации на нем, примерное время его морального старения, возможность последующего переноса данных на другой носитель (через десятки лет, даже если сам носитель будет в порядке, может не оказаться средств чтения информации), а также стоимость владения. Самым надежным, по мнению Никонова, на сегодняшний день средством хранения большого электронного архива является роботизированная библиотека оптических дисков, срок службы которых исчисляется десятилетиями. При этом доступ к дискам производится при помощи специальных манипуляторов, поэтому сами диски не страдают от механических повреждений. Кроме того, поставляемые с такими библиотеками программные средства имеют возможность автоматического частичного кэширования наиболее часто востребованных данных на жесткий диск, что делает процесс доступа быстрее и продлевает срок жизни оптических носителей.