Компании тратят до 12% бюджета на управление договорами
|
| Сергей Афанасьев: «Существует весьма серьезный дефицит информации о технологических решениях в области управления документацией» |
Гильдия управляющих до?ку?ментацией и РБК в декабре провели международную конференцию «Документационное обеспечение управления договорной деятельностью». Основную цель конференции организаторы видели в формировании единого и всеобъемлющего взгляда на задачу управления договорами, начиная от их разработки и согласования до учета и исполнения.
Проблема управления договорами актуальна для предприятий и организаций всех форм собственности, размеров и отраслей, поскольку более 80% всех событий в деловой сфере происходит посредством договоров. Организаторы ожидали, что к конференции будет проявлено больше интереса, но участников оказалось не так много, как было запланировано.
«На Западе проблема управления докумен?та?цией уже решена, а мы к ней только пришли», — посетовал Сергей Афанасьев, исполнительный директор Гильдии. На данный момент ни одно наше министерство не обменивается с другими документами в электронной форме. Многообразие применяемых для организации документооборота платформ делает их несовместимыми. Это стало камнем преткновения при создании единой государственной системы документооборота в рамках ФЦП «Электронная Россия». Для решения этой проблемы Гильдия разрабатывает единый набор стандартов обмена и протоколов взаимодействия различных систем.
«Большинство существующих решений по управлению договорами — это либо готовые системы, автоматизирующие лишь часть деятельности, либо ?конструкторы?, позволяющие настроить любой процесс договорной деятельности», — отметил руководитель проекта компании ЭОС Александр Беляков. ЭОС позиционирует себя «посередине». Предлагаемая компанией система «Договоры» представляет собой комплекс готовых программ и инструментальные средства для настройки.
«Чрезвычайно важна интеграция систем управления договорами с другими системами, используемыми на предприятии», — считает менеджер IBS Александр Бейдер. Так, ERP может помочь предоставлением корпоративных справочников (контрагенты, продукты, оргструктура), в CRM может быть осуществлено ведение преддоговорной истории, система управления проектами поможет вести контроль сроков исполнения и бюджета договоров. Среди разработанного IBS инструментария — системы массового ввода, готовые коннекторы к ERP, система программирования для реализации прикладных задач, средства анализа данных.
По данным PricewaterhouseCoopers, компании тратят до 12% бюджета на управление договорами. Использование программного обеспечения для управления контрактами позволяет снизить расходы на 20%. Кроме того, оно более чем вдвое сокращает количество ручной работы и существенно снижает риски.