Споры между документоведами и ИТ-специалистами не утихают
Владимир Еремченко, заместитель руководителя федеральной архивной службы (Росархив): «Электронные базы данных принимаются Росархивом, но не взамен обязательного подлинника»

В наши дни практически все компании и организации нуждаются в системах документооборота и автоматизации архивов. Информационные технологии позволили перевести весь жизненный цикл документа в электронный вид, но не все оказалось так уж просто. Проблемы электронного документооборота до сих пор активно обсуждаются среди специалистов, что было наиболее заметно на десятом форуме «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI века», прошедшем в конце ноября.

Бумага или электрон

До сих пор остается открытым вопрос о том, может ли документ существовать в электронной форме. Тут между специалистами по документам — документоведами — и ИТ-специалистами возникает терминологическая путаница. Дело в том, что ИТ-специалисты понятие документа склонны трактовать довольно широко — фактически любой файл они могут назвать документом. В то же время документоведы считают документом только тот текст, который уже никогда не будет (и не может) меняться. Только тогда его имеет смысл снабдить реквизитами, привязанными к тексту. Примером электронного документа в таком понимании является информация, записанная на диск с однократной записью.

Собственно, возможность в любой момент изменить электронные данные и является отрицательным их свойством по сравнению с бумажными документами. К достоинствам традиционных документов и их хранилищ, выражаясь ИТ-терминами, относится также энергонезависимость, совместимость форматов, интуитивно понятный интерфейс, простая техническая поддержка, легкая масштабируемость (ограниченная только площадью архивов), независимость от платформы и многие другие качества, к которым информационные системы пока только стремятся. Недостатки «бумаги» (сложность редактирования, неудобный поиск, затрудненный доступ к большим объемам информации...) можно считать продолжением ее достоинств.

Электронная форма хранения информации характеризуется сравнительно легким доступом к ней и удобным поиском. Однако данные очень легко изменить, и с этим связаны основные проблемы: обеспечение их сохранности, целостности, достоверности и юридической значимости. Практически всеми этими проблемами занимается служба информационной безопасности, но остаются еще нерешенными вопросы сохранности и актуальности самих носителей. Например, кто может похвастаться, что извлечет данные, записанные на пятидюймовую дискету? А ведь это был основной носитель информации десять лет назад.

Впрочем, не всегда надежны и бумажные документы. Например, сообщения, распечатанные факс-аппаратами на термобумаге, через некоторое время выцветают. Поэтому компаниям приходится при получении факса его копировать. Лазерные механизмы печати, которые используются в большинстве копировальных аппаратов, также имеют свои особенности: если их печка недопекает порошок, то он через некоторое время тоже может осыпаться.

Из вышесказанного следует, что ни у бумаги, ни у ИТ нет таких преимуществ, которые позволили бы отказаться от другой формы хранения информации. Поэтому логично использовать смешанные технологии. Эту же стратегию поддерживает и Росархив, который признает допустимость перевода в электронный вид документов временного хранения.

Вопрос о переводе в электронный вид документов постоянного хранения в Росархиве считают преждевременным. Впрочем, по оценкам Росархива, исключительно важных документов не так уж и много — всего 5-12%. Все же остальные допустимо переводить в электронный вид. Правда, уничтожать подлинники можно будет только в том случае, если их электронные копии будут признаваться соответствующими государственными ведомствами. Сам Росархив готов хранить оригиналы в том виде, в котором они были изготовлены.

ДОУ или ЭДО?

Термин «Электронный документооборот» (ЭДО) пришел в Россию вместе с соответствующими системами. В то же время российские документоведы предпочитают использовать термин «документальное обеспечение управления» (ДОУ). Представители продавцов систем документооборота, конечно же, утверждают, что «ДОУ — это часть ЭДО», но в этом есть определенное лукавство, которое как раз и связано с понятием документа. Ведь если мы предполагаем, что документом для нас является сочетание «бумажный неизменяемый документ плюс его электронная копия», то становится понятно, что в концепции ЭДО не предусмотрен компонент управления бумажными документами. То есть ДОУ должно сочетать в себе ЭДО и систему автоматизации архива.

Если в ЭДО основное внимание уделяется движению и обработке электронных документов по организации, то в ДОУ акцент смещается в сторону управления. Следует, однако, отметить, что национальный стиль управления предполагает утверждение документов у начальства и передачу их подчиненным на исполнение. Но далеко не все начальники готовы осваивать информационные системы вообще и системы документооборота в частности.

Российские разработчики систем документооборота стремятся сделать интерфейс своего продукта максимально похожим на принятые бумажные формы, к работе с которыми руководство уже привыкло. Поэтому, даже если функциональное наполнение такой системы ЭДО и не слишком богатое, она все равно может внедряться более успешно. К тому же в России имеются стандарты на 87 типовых процессов управления, и редко кто их реализует в полном объеме, но российские разработчики изначально ориентированы на этот набор рекомендаций.

Пример — другим наука

Несмотря на столь противоречивую ситуацию с электронными системами документооборота, они все-таки внедряются и в государственных органах. Например, в Центральном округе Москвы внедрена система электронного согласования решений префекта. Она позволяет префекту подготавливать свои распоряжения и согласовывать их удаленно с главами 12 управ. Правда, окончательно распоряжения распечатываются и подписываются на официальном бланке и заверяются собственноручной подписью префекта.

Система базируется на продукте «Гран-Док», разработанном в ГНПП «Гранит-Центр». Причем для работы этой системы лицам, имеющим право подписи документов, были выданы сертификаты для изготовления ЭЦП, которыми заверяются все документы. Внедрение системы позволило на 30% увеличить количество готовящихся распоряжений. На подпись их идет около 3 тыс. штук в год. Всего же канцелярия префекта обрабатывает в год около 30 тыс. документов. Однако внедрение оказалось возможным только благодаря поддержке самого префекта.