Управление документами

Определение

Системы управления документами — компьютерные системы, обеспечивающие поддержку всех стадий жизненного цикла электронных документов (создание, хранение, доступ, распространение и уничтожение) с целью повышения эффективности и снижения затрат на работу с ними.

Специальная электронная форма системы управления документами («регистрационная карточка») документа дает возможность вносить изменения в состав атрибутов в ходе эксплуатации системы без риска нарушить бизнес-логику обработки документов

Индустриальные системы управления документами возникли в начале 90-х годов в ответ на растущую потребность совместного использования, хранения и поддержки электронных документов различных форматов. К этому времени предприятия накопили огромное количество электронных документов и стали испытывать большие трудности, пытаясь вовремя найти необходимую и точную информацию для принятия решения. Ответом на появление новых бизнес-потребностей стало создание систем, способных обеспечить централизованное управление распределенными хранилищами информации практически любых объемов и форматов.

Дальнейшее развитие подобные технологии получили в связи с распространением процессно-ориентированной методологии управления. К возможностям управления документами добавились функции управления потоками работ (workflow) для автоматизации процессов создания, согласования и распространения документов.

Функциональные требования

В набор обязательных функциональных и технических требований к современным системам управления электронными документами входят следующие характеристики.

Поддержка различных форматов. Сегодняшние системы способны хранить и отображать более 200 наиболее распространенных графических и текстовых форматов данных, поддерживать преобразование документов в универсальные форматы наподобие PDF и HTML, хранить представления документа в исходном и универсальных форматах.

Ввод и обработка образов бумажных документов. Системы управления документами содержат встроенные средства для индивидуального и потокового сканирования бумажных документов с их последующим распознаванием в оцифрованный текст одного из стандартных форматов офисных приложений или его обработкой в виде растрового формата как электронного изображения.

Интеграция с приложениями. Пользователь имеет возможность получить доступ к любой функции системы непосредственно из бизнес-приложения, с которым он работает (офисные приложения, САПР, ERP, CRM, PDM и др.).

Управление версиями и атрибутирование документов. Поддерживается работа с произвольным количеством версий и подверсий любого числа уровней. Каждая версия должна иметь систему внутренней нумерации и целостности ссылок, содержать необходимые комментарии, позволяющие понять сущность отличий данной версии от прочих, и давать возможность определять отдельные атрибуты на каждую версию.

Специальная электронная форма документа дает возможность вносить изменения в состав атрибутов в ходе эксплуатации системы без риска нарушить бизнес-логику обработки документов. Атрибуты документа обычно хранятся в промышленной СУБД, а его содержимое — в отдельной, защищенной области файловой системы. Такая архитектура делает возможным автоматический перенос документов на внешние медленные носители данных и построение территориально распределенных, централизованно управляемых хранилищ электронных документов, снимая ограничения на их объем.

Составные или связанные документы. Предусмотрены средства создания предопределенных структур составных документов, части которых, в свою очередь, являются самостоятельными документами со своими правами доступа и со своими процессами коллективной разработки и этапами жизненного цикла.

Полнотекстовый поиск и анализ документов. Развитые поисковые механизмы, которые встраиваются в системы управления документами, позволяют производить поиск нужной информации внутри документов, полученных из самых разных источников, а также реализовывать тонкие механизмы извлечения неявных знаний, когда сам предмет поиска не является заранее до конца формализованным. Это достигается посредством запросов на естественном языке, автоматического аннотирования текстов, их рубрикации по обучающим выборкам и автоматической классификации на непересекающиеся различимые по смыслу области без предварительного задания критериев различия.

Управление этапами жизненного цикла документа. Эта функция декларируется многими, однако только ряд продуктов имеют возможность создания произвольных этапов жизненного цикла и задания их свойств с помощью графического интерфейса. Переход документа с одного этапа на другой осуществляется при выполнении заданного условия изменения свойства документа, прав доступа, вида атрибутивной карточки. Смена этапов жизненного цикла должна осуществляться как вручную, так и автоматически.

Управление бизнес-процессами. Поддержка бизнес-процессов позволяет создавать произвольные маршрутные схемы и назначать правила перехода процесса обработки документа от одного пользователя к другому через диалоговый интерфейс без программирования и обеспечить графический или формальный мониторинг прохождения документов между пользователями с возможностью расхождения, схождения, вложенности, условных переходов.

Индустриальные решения для управления документами должны быть масштабируемыми, открытыми для интеграции, поддерживать множество программных и аппаратных платформ, поддерживать развитую систему информационной безопасности и позволять осуществлять настройку без программирования для большинства параметров.

Будущее систем управления документами

Для обозначения всей совокупности неструктурированных данных, с которыми приходится иметь дело сегодняшним предприятиям, возникло новое понятие — content. Связанные с его обработкой технологии получили название «управление содержанием» (enterprise content management, ECM). По определению Gartner, ECM объединяет технологии управления документами и бизнес-процессами, управление содержанием Web-сайтов и управление мультимедиа-данными, служит единой средой управления любой неструктурированной информацией независимо от ее формата, способа получения доступа к ней, источника содержания, а также способа публикации и распространения. С появлением систем ECM стираются последние грани между бизнес-приложениями, работающими с неструктурированной информацией, а также различия между интеллектуальными активами предприятия, находящимися внутри корпоративной сети и за ее пределами.