Внедрение новой системы позволило «ТТС Тултехник Системс» усовершенствовать свои бизнес-процессы
|
| Юрий Староверов: «Мы получили возможность видеть состояние склада в Германии, резервировать товар и отслеживать движение наших заказов» |
В дочерних компаниях и представительствах западных концернов вполне успешно используются системы, не относящиеся к классу крупных ERP-продуктов. Системы для средних предприятий помогают обеспечить поддержку бизнес-процессов «дочек» по западным стандартам при разумном соотношении цены и качества. Одна из таких систем внедрена в компании «ТТС Тултехник Системс».
Поставщик инструмента для профессионалов
Базирующаяся в Москве «ТТС Тултехник Системс» — дочерняя фирма немецкого концерна Festo Tooltechnic, группы предприятий, принадлежащих семье предпринимателей Штоль.
В концерн входят две компании. Первая — Festo — специализируется на производстве средств пневмоавтоматизации и промышленных контроллеров, являясь одним из мировых лидеров в этой области. Вторая — TTS Tooltechnic Systems — очень известный на своем рынке поставщик профессионального ручного инструментария, продвигаемого под торговыми марками Festool, Protool, Tanos и др. и предназначенного для деревообработки, подготовки поверхностей под окраску и выполнения отделочных работ в строительстве.
«ТТС Тултехник Системс» занимается продвижением в России и СНГ этих инструментов, а также запчастей к ним и расходных материалов, и обеспечивает их техническое обслуживание.
Юрий Староверов, генеральный директор компании, выделяет среди своих клиентов следующие группы: мастера-деревообработчики, строители, отделочники и ремонтники, компании автосервиса (здесь инструменты Festool применяются для подготовки поверхностей под покраску), а также компании, занимающиеся обработкой поверхностей корпусов авиационной техники.
Акселерация и ее компенсация
Созданная в 1996 году, «ТТС Тултехник Системс» развивалась очень быстро: темпы роста ее бизнеса составляли 50-70% в год. Неудивительно поэтому, что уже через несколько лет после создания назрела необходимость изменить и систему логистики, и ИТ-инфраструктуру, и кадровую структуру компании. В 2000 году немецкий концерн принял решение о дополнительных инвестициях в «ТТС Тултехник Системс» с целью поддержать развитие компании, в том числе обеспечить создание сети филиалов.
К этому моменту в компании сполна ощутили на себе все «прелести» работы с плохо интегрированной информационной системой. Старая система была создана на основе двух продуктов: бухгалтерского пакета «Инфо-Бухгалтер» и ПО складского учета «Аспект» компании ИСТ: учет первичных складских документов велся в «Аспекте», затем данные из них переносились в «Инфо-Бухгалтер». Пока объемы обрабатываемых данных были невелики, взаимодействие двух систем не вызывало проблем. По мере роста бизнеса и последовавшего за этим увеличения объемов данных ведение двойного учета документов и контроль операций, фиксируемых в двух системах, потребовали слишком много трудозатрат в огромный объем работ.
Кроме того, для успешного ведения быстро развивающегося бизнеса требовалась информация для принятия управленческих решений, получить которую из прежней системы было непросто. Немалую сложность представляла и генерация отчетов для «хозяина» — немецкого концерна: данные приходилось практически вручную обрабатывать с помощью Excel.
В «ТТС Тултехник Системс» решили подыскать замену прежней информационной системе. Сам немецкий концерн и его дочерние компании, расположенные в странах Европейского сообщества, используют программные продукты семейства mySAP.com. Примечательно, что информационная система концерна реализована на основе централизованной архитектуры: пользователи в дочерних компаниях работают с центральным сервером концерна удаленно посредством Internet. Для относительно небольшой российской «дочки» (сегодня здесь работает около 25 сотрудников, а в конце 2000 года было и того меньше) развертывание mySAP.com могло бы оказаться неоправданно дорогим решением.
В числе требований, которые «ТТС Тултехник Системс» предъявлял к будущей системе, Староверов назвал совместимость с уже используемыми протоколами SAP, возможность поддержки филиальной сети, учет российской специфики, простоту и удобство пользовательского интерфейса.
Ведущие менеджеры «ТТС Тултехник Системс» имели вполне ясное представление о том, что их ждет в будущем проекте, поскольку некоторое время назад им довелось участвовать в роли консультантов в проектах по внедрению системы подобного класса на нескольких предприятиях. Сравнив возможности Scala, Axapta и Navision Financials, компания остановила выбор на Axapta. Поставка и внедрение были доверены компании Columbus IT Partner.
Немецкий концерн благожелательно воспринял предложение о внедрении системы Axapta. Основным требованием, которое поставили владельцы компании, была реализация процесса перехода как можно в более короткие сроки.
Трудный путь перемен
Внедренческий проект стартовал в конце июня 2001 года. Через пять месяцев компания приступила к промышленной эксплуатации системы.
В ходе проекта были внедрены функции бюджетирования, учета и управления финансами, логистическими операциями (товарного планирования, складскими операциями, процессами закупок и продаж), основными средствами и др. Внедрение совпало с подготовкой к переходу на новый план счетов, поэтому функции бухучета были введены в промышленную эксплуатацию до начала 2002 года.
Конечно, осуществление всех намеченных изменений не прошло для «ТТС Тултехник Системс» безболезненно. В частности, несмотря на наличие опыта, непростым делом оказалось развертывание системы в рамках действующих бизнес-процессов (приостановить их не было возможности).
«Необходимо было поддерживать уже существующую инфраструктуру в рабочем состоянии. Мы не могли все сломать и построить заново, приходилось учитывать уже существующие наработки и бизнес-процессы, сложившиеся на предприятии», — комментирует Владимир Демин, президент российского отделения компании Columbus IT Partner. К счастью, с этой задачей удалось справиться — на всех этапах проекта компания оставалась работоспособной. Еще одна серьезная, по мнению «ТТС Тултехник Системс», проблема — отсутствие в небольшой компании (точнее, невозможность выделить из ее коллектива) сотрудника, который мог бы все свое время посвящать работе над проектом.
Немало хлопот при внедрении новой системы доставила очень широкая номенклатура товаров «ТТС Тултехник Системс»: свыше 1,5 тыс. наименований ручного инструмента и его оснастки и более 11 тыс. позиций по запасным частям и расходным материалам (в том числе к старым, снятым с производства моделям). Перенос данных и дальнейшая организация учета и логистики столь широкого спектра товаров оказались непростым делом.
Параллельно с внедрением в «ТТС Тултехник Системс» велась трансформация некоторых бизнес-процессов. В частности, процесс логистики подвергся изменениям, чтобы в большей степени можно было использовать возможности Axapta. С этой целью был изменен и процесс взаимодействия с клиентами. Более жестким стало разделение функций и полномочий между сотрудниками отделов продаж и техподдержки, склада и внутренних служб. Кроме того, по требованию немецкого концерна в компании появился сотрудник, в ведении которого исключительно функции контроллинга и подготовки отчетности для владельцев компании.
Полученные преимущества
Помимо естественного для такого проекта результата — создания интегрированной информационной системы — внедрение Axapta дало множество других положительных эффектов. Одним из главных результатов внедрения стало высвобождение рабочего времени сотрудников склада, бухгалтерии, отделов продаж и техобслуживания, которое ранее затрачивалось на непродуктивный, рутинный труд. Появилась возможность использовать этих сотрудников на более интеллектуальных операциях.
Кроме того, удалось автоматизировать генерацию отчетности для немецкого концерна, обеспечить предоставление в доступной для восприятия форме информации, необходимой менеджерам для принятия управленческих решений (например, статистики продаж), оптимизировать заказы товаров, которые должны прийти на склад.
Значительно упростило процесс закупок товаров использование XML. «Мы получили возможность видеть состояние склада концерна в Германии, резервировать товар под поступившие к нам заказы, получать информацию о том, насколько полно удовлетворены наши заявки на резервирование товара, и отслеживать прохождение заказов в режиме, близком к реальному времени», — поясняет Староверов.
В ближайшем будущем
В дальнейшем предполагается продолжить освоение возможностей системы Axapta. В частности, планируется расширить ее использование в службе технической поддержки и ремонта оборудования, обсуждается вопрос о развертывании функций управления отношениями с клиентами (CRM — customer relationship management).
Еще один большой фронт работ — автоматизация филиалов компании. Какие именно модули будут там внедряться и в каком объеме — пока не решено. По мнению Староверова, наиболее серьезной проблемой станет не собственно внедрение системы, а интеграция бизнес-процессов московского офиса и филиалов, а также решение организационных вопросов, в частности касающихся налаживания четкой работы звеньев логистики в соответствии со стандартами, принятыми в головной компании.
Когда западный концерн утвердит решение о строительстве собственного офиса и склада, существенно расширится набор используемых функций Axapta по автоматизации складской деятельности. Кроме того, в недалеком будущем у компании, возможно, появятся свои розничные магазины, в которых будет представлен широкий спектр продукции TTS Tooltechnic Systems. Их тоже предстоит автоматизировать.