Сеть московских магазинов «Патэрсон» опирается на решение, созданное на базе платформы «1С»
Информационная система торговой сети «Патэрсон» представляет собой сложный организм, состоящий из множества компонентов. От состояния здоровья этого организма напрямую зависит бизнес крупной московской сети супермаркетов.
Сеть розничной торговли
|
| Евгений Полянский: «Единая система учета и управления — это очень удобно» |
Сеть супермаркетов «Патэрсон» известна жителям московских «спальных» районов. Сейчас торговая сеть включает в себя десять универсамов и магазин-пекарню, в течение нынешнего года должны открыться еще восемь магазинов. В ассортименте универсамов «Патэрсон» — около 12 тыс. наименований продуктов питания и сопутствующих товаров. Помимо товаров сторонних поставщиков «Патэрсон» торгует и собственной продукцией: салатами и мясными полуфабрикатами, свежей выпечкой, пирожными и тортами. Магазины «Патэрсон» принимают к оплате как наличные деньги, так и банковские карточки. Кроме того, в магазинах работают банкоматы.
Торговую деятельность в универсамах «Патэрсон» ведет компания «Омега-97» в рамках соглашения с ирландской фирмой Paterson Consulting, которая, работая через свое московское представительство, инвестирует капитал в российскую экономику, в том числе в строительство новых торговых комплексов.
Автоматизация торговой сети
Первенцем торговой сети стал супермаркет в Жулебино, открывшийся в 1998 году. Развернутая в нем информационная система не устроила «Патэрсон», поэтому второй магазин, открывшийся в начале 1999 года, был оснащен иной системой — «АСТОР:Торговый дом 2.04.5», типовым решением компании «Астор-ВЦ», которое построено на базе продукта «1С:Предприятие» и позиционируется как система управления предприятием розничной торговли.
Как рассказал Евгений Полянский, руководитель отдела ИT-сервиса и работы с магазинами компании «Омега-97», первое внедрение было признано удачным. Представители «Астор-ВЦ» тогда «обкатывали» свой продукт и охотно шли навстречу своим заказчикам — оперативно исправляли обнаруженные ошибки и производили усовершенствования. Специалисты, обслуживающие сеть магазинов «Патэрсон», оценили открытость прикладной платформы «1С:Предприятия» для внесения изменений в бизнес-логику приложений, простоту их модификации и адаптации к нуждам предприятия. «Многие системы этого просто не позволяют», — считает Полянский. По его словам, использование платформы «1С» позволило избежать затрат, связанных с привлечением в штат отдела АСУ новых сотрудников.
Существенным преимуществом «АСТОР:Торговый дом» Полянский считает тесную интеграцию модулей, обеспечивающих торговые операции, с контуром бухгалтерского учета».
В дальнейшем это решение было внедрено во всех вновь открываемых супермаркетах «Патэрсон» общей площадью от 800 до 3000 кв. м, а также в центральном офисе торговой сети. Сейчас сеть супермаркетов «Патэрсон» насчитывает десять магазинов, работающих на единой системе управления.
Особенности реализации
В системе, которая развернута в сети «Патэрсон», используются входящие в состав решения «АСТОР:Торговый дом» компоненты оперативного, бухгалтерского учета и управления распределенными базами данных. Помимо этого продукта в магазинах «Патэрсон» применяются POS-терминалы Siemens, электронные весы CAS и DIGI, сканеры штрих-кодов Metrologic и другое оборудование. «Сервис-Плюс» осуществила поставку торгового оборудования, а компания «Астор-ВЦ» выступила как интегратор.
Программные и аппаратные компоненты тесно интегрированы и представляют собой единую систему, которая помимо бухгалтерского и оперативного учета охватывает управление закупками, продажами, складами (они есть у каждого магазина), а также управление производственными операциями (напомним, что «Патэрсон» часть продовольственных товаров производит самостоятельно). В ближайших планах — автоматизация работы с кадрами и дальнейшее развитие управленческого учета. Свои серверы баз данных, построенные на базе операционной системы Windows и СУБД Microsoft SQL Server, установлены в каждом из магазинов, а также в головном офисе. В магазинах сосредоточены оперативные данные о движении товаров и о хозяйственных операциях внутри подразделений. В центральный офис стекается информация о финансовых потоках торговой сети. Она формируется на основе финансовых отчетов о продажах — сводных бухгалтерских проводок, поступающих из магазинов в виде разрезов счетов и содержащих сведения об отдельных операциях, произведенных в течение рабочего дня.
Связь центрального офиса с магазинами обеспечивается посредством коммутируемых линий Internet; в выделенных каналах связи торговая сеть потребности пока не испытывает, хотя в ближайшие планы развития включен проект объединения всех универсамов сети «Патэрсон» в единую сеть через выделенные каналы связи. Для обмена данными используются возможности стандартного компонента для управления распределенными базами данных, поставляемого как дополнительный модуль для «1С:Предприятия 7.7». Собственно обмен данными между подразделениями «Патэрсон» производится путем пересылки файлов по электронной почте. В перспективе планируется полностью автоматизировать процесс обмена, исключив выполняемые вручную операции.
При необходимости получения более детальной оперативной информации предусмотрен режим запрос-ответ. В дальнейшем планируется перейти к использованию новой версии системы — «АСТОР:Торговая сеть 5.0», которая, в частности, позволит изменить схему обмена данными: в центральный офис будет поступать и часть оперативной информации о движении товаров и продажах, поскольку сотрудники центрального офиса ощущают в ней потребность.
Система закупки товаров
Первоначально все заказы на закупку товаров у поставщиков формировались в самих магазинах. Спустя некоторое время система заказов стала централизованной: организацией поставок во все магазины занялись менеджеры центрального офиса. Менеджеры на местах потеряли возможность прямого контакта с поставщиком и могли заказывать товар только через менеджеров в центральном офисе. Оплата поставок также отслеживалась в центре.
Месяца четыре назад сеть «Патэрсон» перешла к смешанной схеме заказов товаров. Менеджеры на местах, как и прежде, получили возможность заказа товаров напрямую у поставщиков. Однако номенклатура товаров, списки поставщиков и цены, по которым товары закупаются у тех или иных поставщиков, формируются и утверждаются менеджерами центрального офиса, поскольку именно они договариваются с поставщиками о номенклатуре, ценах, порядке оплаты поставок и пр. Разумеется, размеры закупок для каждого из магазинов по-прежнему определяют менеджеры на местах, но оплата заказов производится через центральный офис.
Заказы товаров на местах формируются на основе статистики закупок и продаж данного товара за определенный период либо по уровню остатков на складе магазина: когда остатки достигают минимума, система формирует заказ на закупку этого товара автоматически. Менеджеры магазинов просматривают подготовленные системой заказы, при необходимости корректируют данные в них, затем пересылают в электронном виде в центральный офис.
В системе торговой сети предусмотрен набор справочников, в которых хранятся данные о складах, магазинах, товарах, контрагентах и договорах. По словам Полянского, немало хлопот при развертывании системы доставило формирование каталога товаров. В то время когда все заказы на закупку товаров производились на местах, каталоги товаров тоже готовились на местах. Это привело к тому, что одни и те же товары нередко значились в системе под разными именами.
Когда в «Патэрсоне» перешли к централизации взаимодействия с поставщиками, такая «разноголосица» стала сильно мешать как ведению закупок товара в центральном офисе, так и реализации товара в супермаркетах, не говоря уже о достоверности отчетности. По совету специалистов компании «Астор-ВЦ» из номенклатурного справочника были удалены продублированные карточки товара. Дальнейшее формирование номенклатуры товаров стало прерогативой центрального офиса, что исключило появление в системе товаров-двойников. Аналогичным образом в «Патэрсоне» поступили и с каталогом контрагентов.
Сервис для покупателей
Достаточно большая часть клиентов «Патэрсона» пользуется дисконтными картами, предъявителям которых предоставляется скидка. Схема обслуживания карт предельно проста (учет их владельцев не ведется), и карты используются только для «приманки» посетителей к данной сети супермаркетов, однако в дальнейшем планируется развитие персонификации и индивидуализации обслуживания клиентов. В супермаркетах «Патэрсон» установлены банкоматы и оборудование для оплаты покупок с помощью банковских карточек. Это оборудование подключено к системе платежей «Экспобанка».
В информационной системе сети магазинов ведется учет платежей, произведенных за наличный расчет, по банковским карточкам, а также с предъявлением дисконтных карт. Учет операций и подготовка статистических отчетов о платежах с использованием разного рода карточек также выполнены на основе платформы «1С».