Информационная система компании ЭФКО — зеркало, отражающее позиции и планы ее руководства
|
| Евгений Ляшенко: «Руководство ЭФКО не рассматривает западную модель управления в качестве цели, к которой компания должна стремиться» |
Предприятие сегодня
Аграрно-промышленная инвестиционная компания ЭФКО — известный поставщик растительного и сливочного масла и майонезов, которые выпускаются под торговыми марками «Слобода» и Altero. Штаб-квартира компании расположена в городе Алексеевка Белгородской области. ЭФКО — предприятие со стопроцентно российским, а если быть точным — с чисто местным капиталом, и привлекать инвестиции со стороны пока не намерено. В общей сложности в ЭФКО около 7 тыс. сотрудников.
Сейчас компания представляет собой холдинг, в его состав входит около 50 предприятий, в том числе три завода (четвертый строится), пять элеваторов, 24 сельскохозяйственных предприятия (бывшие колхозы) общей площадью более 84 тыс. га, семеноводческие хозяйства, сеть сбытовых фирм, работающих в различных регионах, и авиакомпания. В собственности ЭФКО также речной порт в Воронежской области и речные суда. Кроме того, компания строит порт на реке Дон, способный принимать суда типа «река—море». Партнерами ЭФКО по производству сельхозпродукции являются более 300 хозяйств Белгородской, Ростовской, Воронежской, Волгоградской и других областей.
Нынешний облик компании сложился в основном за последние три года. Столь интенсивный рост сопровождался серьезными изменениями в системе менеджмента.
В центре — система менеджмента
«Точкой опоры» системы менеджмента компании является позиция ее генерального директора Валерия Кустова. Ключевой принцип следующий: система управления — это и есть компания, все остальное — инструменты бизнеса. Совершенствование, развитие системы управления (концептуальное, социально-психологическое, кадровое, информационно-технологическое) — основной предмет забот генерального директора.
В системе менеджмента руководство компании выделяет структуру поддержки системных ресурсов и опирающуюся на нее структуру управления изменениями. Благодаря поддержке системных ресурсов, в частности, обеспечивается сохранение уже отлаженных связей и отношений между трудовым коллективом и руководством компании. В этой сфере управление изменениями призвано обеспечить плавные перемены и предотвратить социальные взрывы внутри компании.
Обе структуры пронизывают пирамиду управления компании сверху донизу и включают в свой состав менеджеров и специалистов различных направлений. Кроме того, в системе управления изменениями имеются и специальные организационные структуры. Одна из них — отдел управления проектами. В частности, он курирует такие масштабные и принципиально важные для компании проекты, как строительство порта и нового завода спецжиров. В целом же изменения в компании тесно переплетены и представляют собой скорее непрерывный процесс, чем серию проектов.
Примечательно, что для новых структур внутри компании кадры набираются из числа тех, кто не работал раньше в ЭФКО, причем этим людям изначально предлагаются новые правила игры, которые соответствуют выстраиваемой системе отношений. Таков один из принципов концепции управления изменениями.
Разумеется, серьезное внимание в компании уделяется и проблемам автоматизации управления. Лидеры компании пришли в бизнес из высокотехнологичных отраслей, они прекрасно понимают, что современная система управления немыслима без информационных технологий.
По мнению топ-менеджеров компании, процессы автоматизации ЭФКО «вдохновляет и направляет» генеральный директор Валерий Кустов. Развитие информационной системы осуществляется прежде всего исходя из потребностей генерального директора и его заместителей в управленческой информации.
Генеральный директор определяет ключевые задачи автоматизации. Ответственность за ее практическое развертывание в подразделениях и дочерних компаниях возложена на трех менеджеров ЭФКО: начальника финансового отдела компании Евгения Ляшенко, начальника планового отдела Романа Никитенко и начальника отдела АСУ Анатолия Гончарова.
В их распоряжении находится бюро анализа и внедрения комплексной информационной системы. В его функции входит отслеживание информационных потоков, предоставление руководству информации о структуре этих потоков, ревизия уже установленного программного обеспечения и, главное, — отображение взаимосвязей между информационными потоками и структурой управления, а также разработка планов по дальнейшему совершенствованию информационной системы на основе планов развития системы менеджмента. В частности, это бюро призвано вырабатывать политику предприятия в области ИТ, определять приоритетные требования к информационной системе и направления ее развития.
На пороге перемен
К началу 1999 года автоматизация управления на «Эфирном» (головном предприятии компании) была скорее «компьютеризацией»: имелась сеть на полсотни компьютеров, а из прикладного ПО — лишь сетевой бухгалтерский пакет ABACUS Professional московской фирмы «Омега» и несколько не интегрированных друг с другом программ собственной разработки. Основным инструментом управленцев были Excel и Word, использовавшиеся очень широко и интенсивно. Локальная сеть обеспечивала обслуживание бухгалтерского ПО и являлась средством файлового обмена.
Приступая к масштабной автоматизации, руководство встало перед обычной в такой ситуации дилеммой: внедрять готовую тиражную информационную систему или делать ставку на заказное индивидуальное решение? Третий вариант — создание корпоративной информационной системы своими силами — не рассматривался, поскольку для этого потребовалась бы отдельная большая команда собственных разработчиков.
По словам Анатолия Гончарова, когда руководители предприятия и специалисты отдела АСУ ознакомились с системами BAAN и R/3, они поняли, что для успешного внедрения подобной системы придется изменить систему менеджмента компании на западный манер. Однако, как пояснил Евгений Ляшенко, руководство ЭФКО не рассматривает западную модель управления в качестве цели, к которой предприятие должно стремиться. Западные системы рассчитаны на четко очерченный круг моделей управления, в то время как сама компания ЭФКО и ее система управления продолжают быстро эволюционировать. Поэтому было принято решение о создании заказной информационной системы, в составе которой готовые продукты должны быть интегрированы с индивидуальными разработками, отражающими особенности как принципиального подхода заказчика к проблемам управления, так и конкретных методик планирования, учета и анализа, принятых на предприятии. Разработчик должен стать долговременным партнером компании, чтобы обеспечить быструю адаптацию информационной системы к изменениям системы менеджмента.
Таким партнером стала воронежская компания ГЕЛА. Опыт работы у ЭФКО с этой компанией уже был: сначала ГЕЛА, будучи официальным дилером «Омеги», оказывала содействие в сопровождении и функциональном расширении бухгалтерского пакета ABACUS Professional, затем по заказу ЭФКО разработала и внедрила систему оперативного (суточного) учета основного производства и отгрузки продукции.
Понимая, что «кусочная» автоматизация неэффективна, ГЕЛА настояла на полномасштабном обследовании предприятия, моделировании бизнес-процессов и информационных потоков и разработке технического задания на комплексную управленческую информационную систему. С этого момента процесс создания системы стал более планомерным.
Еще одним примечательным результатом разработки моделей стало вовлечение руководителей компании в процесс ее дальнейшей автоматизации. По словам Романа Никитенко, созданные модели позволили руководителям по-новому взглянуть на происходящее внутри компании, в ее подразделениях, и стимулировали развитие системы менеджмента предприятия.
«Эфирный» сегодня
На сегодняшний день информационная система головного предприятия холдинга, помимо бухгалтерского учета, включает функции финансового учета и управления, производственного планирования и учета, управления запасами и учета товарно-материальных ценностей, учета работы автотранспорта.
Функции финансового учета и управления охватывают бюджетирование, управление кредитным портфелем, оперативный учет движения денежных средств и учет дебиторской и кредиторской задолженности.
Возможности информационной системы в части управления производством обеспечивают оптимальное планирование объемов производства и распределения по каналам реализации, планирование ресурсов, сырья и материалов, расчет затрат, диспетчеризацию производства, отгрузки и снабжения и оперативный учет основного производства и поставок готовой продукции.
Управление запасами и учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) включает планирование объемов и графиков поставок, а также учет ТМЦ на центральном складе и в местах потребления.
Все перечисленные функции информационной системы реализованы на базе разработок компании ГЕЛА.
Сотрудники отдела АСУ не только эксплуатируют информационную систему, но и участвуют в ее создании. В частности, ими создана подсистема поддержки и контроля жесткого регламента документооборота, установленного в ЭФКО. Примечательно, что реализована она на основе архитектуры intranet посредством Microsoft Internet Information Server. Сотрудники и руководители компании имеют доступ к документам с помощью браузера. Как пояснил Анатолий Гончаров, такое решение упрощает регламентацию доступа к документам.
В процессе бурного роста
Насколько удалось понять, руководство компании взяло стратегический курс на создание внутри ЭФКО сквозной производственной цепочки. Активная работа в этом направлении началась примерно три года назад.
Второе направление автоматизации новых предприятий — это внедрение специализированных тиражных решений фирмы ГЕЛА. На элеваторах устанавливаются пакеты «Зерно» и «Мука», реализующие отраслевую методику учета зерна и продуктов его переработки. Разработанный по заказу ЭФКО и внедренный на двух предприятиях компании пакет «Молоко» предназначен для автоматизации учета договоров на поставку молочного сырья, для планирования поставок молочного сырья, а также для учета и анализа фактического поступления молока.
В стадии внедрения находится программный комплекс «Оперативный консолидированный баланс», который позволит ЭФКО ежедекадно отслеживать активы компании в целом.
Будущее информационной системы
Наряду с наращиванием потенциала транзакционных информационных систем ЭФКО ведет работы по созданию систем поддержки принятия решений на основе многомерного анализа данных. Исходным материалом здесь послужил регламентированный внутренним стандартом компании пакет отчетно-аналитических документов, формируемых средствами Excel. Такая форма хранения информации делает невозможным серьезный анализ и прогноз состояния и динамики бизнеса. Усилиями ГЕЛА удалось разработать методику преобразования данных пакета в совокупность показателей и способов их измерения, а также добиться структурных и функциональных связей между показателями. Это позволит в дальнейшем использовать для реализации систем поддержки принятия решений технологии хранилищ данных и OLAP-продукты.
Работа с компанией ГЕЛА давно вышла за рамки «чистой» автоматизации. Партнеры совместно разработали оптимизационные модели планирования и диспетчеризации производства, ряд методик учета. Следующим этапом сотрудничества должно стать совместное конструирование систем менеджмента в новых предприятиях компании (в том числе бизнес-процессов, организационно-штатной структуры, информационных потоков, документарных форм и регламента документооборота). Одновременно проектируется управленческая информационная система предприятия. Этот подход проходит апробацию на новом перспективном предприятии компании — заводе спецжиров, который в настоящее время создается.