Как выбрать инструментарий, позволяющий организовать совместную работу сотрудников

Инструментальные средства, выпускаемые компаниями Placeware и WebEx Communications, позволяют на базе конференц-связи, устанавливаемой через Web, проводить интерактивные совещания и семинары

Политика рассредоточения рабочей силы в условиях обострения конкуренции и сокращения циклов выпуска новых продуктов выводит на первый план задачу обеспечения совместной работы сотрудников компаний и их бизнес-партнеров. Усиливается роль программных инструментов совместной работы: они позволяют продуктивно использовать время, проведенное в дороге, и обращать былые издержки в прибыли.

Курс на совместную работу — одна из трех ведущих тенденций предыдущего года, по оценкам аналитиков компании Hurwitz Group. То и дело возникают производители, предлагающие всевозможные решения для этой сферы, начиная с технологий узкой специализации, таких как конференц-связь в Web, и заканчивая полными наборами средств коллективной работы, которые позволяют создать комплексный «ресурс знаний», образуемый общими документами, совместными совещаниями и деловыми беседами.

Не все решения совместной работы одинаковы по своим возможностям; среди них есть и простые средства, и сложные, фундаментальные системы.

В «легком весе» — средства совместной работы на базе сообщений, такие как Sametime компании Lotus Development и MidAlign компании Parlano; они предлагают функции общения в режиме реального времени — мгновенную передачу сообщений и поддержку «переговорных». Аналогичные продукты потребительского класса, наподобие America Online и Yahoo!, постепенно проникают и в мир бизнеса.

Инструментальные средства, выпускаемые компаниями Placeware и WebEx Communications, позволяют на базе конференц-связи, устанавливаемой через Web, проводить интерактивные совещания и семинары. Многие из этих средств включают интегрированные возможности совместного использования настольных систем и приложений, а также могут применяться в целях обучения и организации обслуживания клиентов.

Среднюю часть спектра занимают средства совместной работы, называемые «цифровыми рабочими пространствами» (digital workspace); они формируют виртуальные рабочие области, в которых члены коллектива могут хранить файлы, подбирать материалы на определенные темы, сверяться с групповыми календарями и проводить текущие обсуждения. Среди продуктов этой категории можно отметить e-Room, TeamAnywhere, SiteScape и ActiveProject. Все они могут весьма пригодиться при реализации различного рода долгосрочных совместных проектов.

Самая сложная категория сформировалась совсем недавно — это средства для совместной работы в области электронной коммерции, или, по определению аналитиков из Gartner Group, Meta Group и др., контекстной совместной работы. Новые продукты и службы, такие как Flypaper и Intraspect, предлагают все из вышеперечисленных возможностей, но «в одном флаконе», и плюс к этому могут интегрироваться с приложениями сети предприятия. Эти средства позволяют организациям объединить в центральном хранилище всю информацию из различных приложений, таких как CRM (customer relationship management — «управление отношениями с заказчиками») и SFA (sales-force automation — «автоматизация служб продаж»).

Сделайте правильный выбор

Первый шаг на пути к правильному выбору службы или продукта для совместной работы в среде Web заключается в том, чтобы определить, какой тип коллективной работы требуется в вашей компании. Проанализируйте, как сейчас у вас организована совместная работа, и определитесь, хотите ли вы расширить этот процесс или же просто перевести его на электронный уровень. Нужна ли вам мгновенная обработка сообщений или поддержка «переговорных» в их простейших формах? Требуется ли сохранять сеансы таких переговоров? Практикуется ли сейчас совместное использование файлов, и какие типы файлов в этом участвуют? Выбирайте службу организации совместной работы, которая обеспечивает общее пространство и поддерживает несколько типов файлов.

На втором этапе необходимо понять, как вы собираетесь использовать Internet для продвижения своих продуктов и услуг на рынок. Как организована связь с находящимися в разных регионах работниками, клиентами и поставщиками? Осуществляется ли обмен информацией по выделенным линиям или через межсетевые экраны? Интегрированы ли поставщики в действующие сейчас системы, и каким образом? Узнайте, как данная служба взаимодействует с межсетевыми экранами и какие методы обеспечения безопасности могли бы быть уместны. Некоторые производители накладывают ограничения на работу с межсетевыми экранами.

Затем следует выделить время для того, чтобы не только сформулировать требования в отношении интеграции и настройки, но и понять их суть. Для объединения критически важных бизнес-процессов необходима интеграция с имеющимися приложениями, подобными CRM. Многие приложения совместной работы могут быть интегрированы с внутренними серверными системами либо сразу после установки, либо в результате надлежащей обработки в течение нескольких недель.

Вместе с производителем определите, сколько времени займет интеграция и настройка. Flypaper предлагает систему так называемой мгновенной совместной коммерции, которую можно интегрировать во многие внешние продукты.

После этого обдумайте, какой объем работ по поддержке придется выполнять сотрудникам ИТ-службы вашего предприятия. Легко ли будет развертывать выбранную систему и обучать пользователей? Не понадобится ли расширять штат специалистов, занимающихся вопросами сопровождения и/или разработки? Достаточно ли имеющихся сотрудников, или потребуется дополнительное обучение? Совместная работа в сочетании с использованием модели хостинга во многих случаях позволяет снять большую часть проблем сопровождения, но не следует рассчитывать на то, что это произойдет само собой.

И последнее (по порядку, но не по значению): решение должно быть простым в использовании. Процессы совместной работы не всегда выглядят как нечто вполне естественное; они должны быть доступны в форме, наиболее привычной для людей, например, через Web или электронную почту. Вам необходимо получить четкое представление о культурных традициях, сложившихся в организации, и гибко применять мотивационную тактику при реализации выбранного решения. Разумеется, если вы будете активно пропагандировать выгоды предлагаемого решения, это только ускорит его внедрение.