В «ЛогоВАЗ-Беляево» изучили Baan IV и сочли, что она соответствует нуждам предприятия

Принято считать, что системы класса ERP (enterprise resource planning — «планирование ресурсов предприятия») покупают в основном производственные предприятия. На самом деле это не так. Один из примеров «непроизводственного» использования системы, относящейся к классу ERP, — применение Baan IV в ЗАО «ЛогоВАЗ-Беляево».

«ЛогоВАЗ-Беляево» — первый официальный дилер Mercedes-Benz (впоследствии DaimlerChrysler) в России. Компания занимается продажей автомобилей Mercedes-Benz, их сервисным обслуживанием и ремонтом, продажей запасных частей. Кроме того, сейчас осваиваются новые направления: налажена служба эвакуации автомобилей, открыто собственное туристическое агентство, которое, в частности, предлагает специальные программы для покупателей новых автомобилей, а также для клиентов, сдавших автомобили в ремонт на длительный срок. Есть в компании свой учебный центр, где проходят подготовку и переподготовку технические специалисты «ЛогоВАЗ-Беляево». В штате компании около 300 человек.

Автоматизация до Baan

Практически сразу после открытия техцентра в компании было внедрено программное обеспечение IDIS (Integrated Dealer Information System), которое западный концерн рекомендовал своим партнерам. Предприятие использует систему IDIS более восьми лет. Эта система помогает вести складской учет, производить сервисное и гарантийное обслуживание автомобилей. По мнению Михаила Янчишина, руководителя компьютерной службы «ЛогоВАЗ-Беляево» с момента ее основания, IDIS — отличная складская программа, в ней реализованы все необходимые операции: продажа запасных частей через магазин, заказ и учет запчастей на складе. Совместно с IDIS на предприятии используется EPC (Electronic Parts Catalog) — электронный каталог запчастей, помогающий техническим специалистам подбирать детали, наилучшим образом подходящие к конкретным «мерседесам».

«ЛогоВАЗ-Беляево» — первый официальный дилер Mercedes-Benz в России. Компания занимается продажей автомобилей Mercedes-Benz, их сервисным обслуживанием и ремонтом, продажей запасных частей

Однако при всех своих несомненных достоинствах IDIS имеет существенный недостаток — в ней не предусмотрена связь с отделом продажи автомобилей, бухгалтерским, финансовым подразделениями и другими отделами компании.

Кроме того, на предприятии не были охвачены учетом склады, инструментальные кладовые и некоторые другие участки.

Расчет зарплаты приходилось вести в отдельной программной системе (а фактически по большей части вручную), при этом отчетность для налоговых органов готовилась еще в одной программе.

Данные передавались из отдела в отдел в основном посредством бумажных документов. Часть данных выгружались из IDIS в Microsoft Access, там они обрабатывались, после чего в бухгалтерию поступали бумажные отчеты.

С ростом компании объем бумажных документов резко увеличился.

Наконец, финансовой службе было необходимо взять под контроль и по возможности снизить накладные расходы предприятия. Для этого требовалась система составления бюджета и контроля за его исполнением.

Все это побудило руководство задуматься о построении интегрированной системы управления предприятием.

Выбор системы

Как рассказал Янчишин, еще четыре года назад в компании возникла мысль купить большую, хорошую программу западной разработки. Сотрудничество с Mercedes-Benz, продажа и ремонт дорогих престижных иномарок требовали наличия солидной системы с известным именем. Нелепые сбои и ошибки в программной системе могли дорого обойтись компании.

SAP R/3 сочли неподходящей, решив, что система предназначена прежде всего для больших организаций. Кроме того, сдерживала цена. В IBM порекомендовали внимательнее присмотреться к системе Baan. Однако тогда, четыре года назад, покупка системы была отложена в силу ряда причин. К идее покупки вернулись в конце 1999 года. Специалисты компании изучили Baan IV и сочли, что она соответствует нуждам предприятия. Осенью 1999 года «ЛогоВАЗ-Беляево» решило оформить покупку в компании «Баан-Евразия», воспользовавшись ее услугами внедрения. Решающую роль при этом сыграла принципиальная позиция компании работать с партнером, близким к западному разработчику, чтобы иметь максимальные гарантии качества внедрения и минимизировать ошибки, которые могли бы проявиться при последующем использовании системы.

После предварительного обследования предприятия было решено приобрести 20 пользовательских лицензий. Покупка системы финансировалась из бюджета расходов компании на программное обеспечение и включала три больших модуля: «БААН — Администратор деятельности предприятия», «Сбыт, снабжение, склады» и «Финансы» (последний включал в себя и бухгалтерский учет). Внедрение системы началось в середине 2000 года.

Внедренческий проект

Главная цель проекта состояла в создании в «ЛогоВАЗ-Беляево» единого информационного пространства, автоматизации деятельности по учету и планированию (это было необходимо для повышения управляемости предприятия в целом и его подразделений), а также в обеспечении поддержки принятия управленческих решений.

Исходя из этой цели были сформулированы основные задачи проекта. Среди них — формализация всех бизнес-функций и бизнес-процессов предприятия; анализ финансовых потоков, затрат, создание в компании системы бюджетирования и контроля за исполнением бюджета; обеспечение управления финансовыми потоками; усовершенствование бухгалтерского учета; создание системы контроля за списанием расходных материалов в производстве.

Кроме того, в ходе проекта предполагалось заново автоматизировать функции расчета зарплаты и управления персоналом, ведения складов (инструментального, продуктового и склада хозяйственного инвентаря) и, кроме того, обеспечить автоматическую обработку в системе уровня «банк-клиент» входящих и исходящих документов. Наконец, требовалось осуществить интеграцию Baan и внешних программ, обеспечивающих функции логистики.

Для реализации проекта на предприятии был создан координационный совет. Его возглавил генеральный директор компании Mихаил Кошер. В его обязанности в рамках проекта входило утверждение результатов работы проектной группы и всех основных документов, а также изменение рамок проекта и, когда требовалось, принятие решений о дополнительном финансировании. Помимо генерального директора в совет вошли топ-менеджеры и руководители подразделений: управляющий финансами, главный бухгалтер, руководители отделов запасных частей, продажи автомобилей, производства и компьютерной службы.

Координатором проекта (непосредственным руководителем всех работ) со стороны заказчика был назначен Янчишин. Разумеется, в реализацию проекта были вовлечены все сотрудники компьютерной службы компании.

Поначалу рядовые пользователи восприняли новую систему неоднозначно, недовольных было много. Доверие к системе возрастало по мере того, как люди ее осваивали. Постепенно команде проекта удалось преодолеть порог, после которого пользователи настолько свыклись с системой, что уже не захотели возврата к старому.

Интеграция программного обеспечения

Диаграммы Ишикавы позволяют отслеживать деятельность подразделений компании практически в реальном времени, детализируя информацию по мере необходимости

Одной из задач проекта была интеграция Baan IV с другими программными системами, в частности с системой IDIS (проект не предусматривал отказ от ее использования).

В ходе реализации удалось обеспечить автоматическую обработку полученных из IDIS данных в системе Baan, применяя в числе прочего встроенные в нее механизмы проверки целостности и непротиворечивости данных. Полученная информация затем переносится в таблицы Baan и «вписывается» в структуру внутренних взаимосвязей между модулями и пакетами системы. Для интеграции данных разных систем был применен модуль Baan-DDC (Dynamic Data Collection).

Для управления персоналом и расчетами заработной платы решено было использовать модуль «Зарплата, Кадры, Персонал» компании «АиТ». В ходе проекта удалось осуществить интеграцию этого модуля с системой Baan.

В начале лета система была сдана в опытно-промышленную эксплуатацию.

Бизнес-функции и их развитие

Очень важным результатом проекта стала реализация контроля за списанием материалов под ремонтные работы и сервисное обслуживание. Менеджеры предприятия и учетные службы получают ясное представление, какие запчасти, краски, масла и прочие материалы взяты со складов, для какого заказа они предназначены. Это помогает контролировать накладные расходы, производить более точную оценку стоимости заказов на ремонт и гарантийное обслуживание. В компании уверены, что введение жесткого контроля за расходованием материалов на этом участке поможет сэкономить немало средств.

В распоряжение генерального директора поступила система поддержки принятия решений, основанная на возможностях работы с диаграммами Ишикавы, которые позволяют отслеживать деятельность подразделений практически в реальном времени. С помощью этих диаграмм можно детализировать информацию, касающуюся отдельных подразделений предприятия, лучше понять, что там происходит, и принять оперативные решения.

Для топ-менеджмента компании ежедневно генерируется отчет об оборачиваемости средств.

Внедрение Baan позволило привести в порядок бухгалтерию, сделать ее более прозрачной для руководства, облегчить проведение аудита. Сейчас бухучет ведется параллельно в двух системах — старой и новой. Важным испытанием стал расчет баланса второго квартала. Получив необходимый опыт, компания готовится полностью перевести бухучет на новую систему.

В ходе проекта средствами Baan реализуется бюджетирование и финансовое планирование. Финансовый директор получит возможность следить за реальным состоянием бюджета и контролировать его использование. Однако, как признались специалисты компании, нынешний блок финансового планирования и бюджетирования рассматривается как временный. Предприятие планирует в дальнейшем приобрести специализированную программную систему. Еще одним шагом в развитии информационной системы предприятия, вероятно, станет автоматизация отдела продаж.

Таким образом, покупка и внедрение систем ERP — удел не только крупных предприятий, но и относительно небольших, причем как производственных, так и сервисных. Надо лишь, чтобы руководство предприятия ясно представляло себе, ради чего покупает эту систему, и сумело обеспечить ее эффективное использование.

Структура ИС «ЛогоВАЗ-Беляево»

Главная цель проекта по построению интегрированной системы управления предприятием состояла в создании в «ЛогоВАЗ-Беляево» единого информационного пространства, автоматизации деятельности по учету и планированию, а также в обеспечении поддержки принятия управленческих решений