Определение
Управление персоналом — это стратегическое и оперативное управление деятельностью предприятия, направленное на повышение эффективности использования человеческих ресурсов организации.
Как информационные технологии помогают решать задачи кадрового менеджмента? До последнего времени само понятие «управление персоналом» в управленческой практике отсутствовало. Однако сегодня многие современные руководители сходятся во мнении, что любая проблема предприятия — это проблема управления человеческими ресурсами.
Прошло то время, когда на должность начальника отдела кадров можно было назначить не профессионала, а «своего» человека. Для успешной работы в условиях рынка сегодня на предприятиях наравне с оценкой потребности в финансах, оборудовании и материалах определяется потребность в людских ресурсах. От сотрудников, специализирующихся в области управления персоналом, зависит будущее организации. Он должен обладать знаниями по психологии управления, мотивации труда, обладать аналитическими способностями и т. д. Одновременно на него ложится огромный рутинный труд по ведению кадрового учета, по работе с организационно-распорядительной документацией, по формированию и анализу статистической информации. Возникает необходимость серьезной информационной поддержки.
Имеющиеся на рынке автоматизированные системы управления персоналом по их функциональной направленности можно разделить на следующие группы:
- многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию конкретных работников;
- экспертные системы для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом;
- программы расчета зарплаты;
- комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату.
Экспертные системы сопоставляют личные, профессиональные и психофизиологические качества кандидата с аналогичными параметрами лучших специалистов. Такие программы позволяют отбирать нужных специалистов. Но использовать их имеет смысл только для крупных предприятий, когда цена в несколько тысяч долларов оправдывает себя при большом количестве вакансий. Кроме того, такие системы не позволяют автоматизировать повседневную рутину.
Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии. В первую очередь такая система необходима руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Принять оперативное решение может лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию, владея оперативной информацией о положении дел в организации. Поэтому важным фактором является возможность интеграции системы кадрового учета с системами бухгалтерского учета и корпоративного управления.
Менеджеры по персоналу, используя специализированную программную систему, могут быть избавлены от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов. Учитывая, что на работу с документацией работники кадровых служб тратят до 60% времени, можно представить, на сколько повысится эффективность их труда, если будет использоваться высвобожденное время используется для творческой и аналитической работы. Хранение полной информации позволит эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников.
Расчет заработной платы в автоматизированном режиме с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях позволит работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость.
Такая система должна содержать составные части (модули), соответствующие основным направлениям работы, например: штатное расписание, учет кадров, табельный учет.
На модуль «Штатное расписание» возлагаются две задачи: определение структуры предприятия, в том числе и корпоративной, иерархии подчиненности подразделений, поддержка их штатных расписаний и получение основных форм отчетности как по штатному расписанию, так и по фактической расстановке персонала.
Модуль «Учет кадров» предназначается для работы с персоналом предприятия, различными приказами по кадрам и справочниками. В нем можно предусмотреть подготовку различных статистических данных и поддержку ведения документооборота (служебные записки, инструкции, заявления и т.п.) Хорошо, если в системе имеется функция автоматического формирования текста по персоналиям как результат конкретного действия с данными по работнику.
Модуль «Табельный учет» облегчит работу табельщицам по ежедновному учету отработанного времени, отпусков, больничных и прогулов.
Программный модуль «Расчет заработной платы» ориентирован на своевременные расчеты с персоналом по оплате труда, правильное отнесение на себестоимость продукции суммы начисленной заработной платы и отчисления органам социального страхования, подготовку и анализ показателей по труду и зарплате для оперативного руководства и составления необходимой отчетности.
Для решения других специфических задач кадрового менеджмента, например аттестации и оценки персонала, могут использоваться дополнительные модули или специализированные продукты третьих производителей.
Для того чтобы перечисленные модули образовали систему управления персоналом, их необходимо связать между собой единым информационным пространством. Только в этом случае возможно ее использование на различных рабочих местах как для планирования и учета людских ресурсов, так и для их анализа.
Сегодня на рынке доступны как отечественные, так и западные системы автоматизированного управления персоналом. К достоинствам отечественных пакетов можно отнести их адаптированность к российской системе учета и делопроизводства, а также существенно более низкую цену по сравнению с наиболее известными пакетами западных фирм.
Знание информационных технологий, умение ориентироваться на рынке программных продуктов и правильно выбрать необходимую для работы систему — хороший козырь в руках специалиста по кадровой работе.
Ольга Тютина — менеджер по маркетингу компании «АйТи»
Задачи управления персоналом
Что там, внутри?
Основные модули автоматизированной системы управления персоналом (на примере системы «БОСС-Кадровик»)
