Общеизвестно, что основа функционирования любой экономики - это трудовые ресурсы. Фразы типа "кадры решают все" или, наоборот, "незаменимых у нас нет" и т. п., возведенные в ранг идеологических лозунгов, лишнее тому свидетельство. Наблюдаемые сегодня в России подвижки в экономической обстановке неизбежно сопровождаются миграцией специалистов. Вместе с тем, несмотря на то что сейчас много говорят об актуальности вопросов трудоустройства, подбора кадров и мониторинга трудовых ресурсов, реальный переход от слов к делу, т. е. организации полномасштабной сервисной службы по работе с кадрами, представляет собой неясную перспективу. Объем потенциального рынка рабочей силы, расширение потребности в специалистах, миграция кадров, изменение статуса специалистов и ряд других факторов существенно затрудняют деятельность по актуализации предложений и спроса на современном рынке труда. Отчасти в результате этого трудоустройством, поиском, подбором кадров и охотой за головами на профессиональном уровне сегодня занимаются несколько рекрутинговых компаний и небольшое число бирж труда.
Сегодня без интегрального использования высокотехнологичных решений добиться успеха на ниве подбора кадров невозможно. Причем обычных решений типа работы с базами данных в этой прикладной области явно недостаточно - например, весьма сложно формализовать и заранее предугадать, какие навыки или личные качества потенциальных работников будут интересны компаниям через полгода или год. А составить адекватный портрет как нанимателя, так и претендента только на основе резюме, анкеты или даже одной личной беседы бывает очень трудно. В этой связи интересен опыт рекруитской компании - агентства "Анкор", имеющего в своем распоряжении самую современную технологию интеграции работы со структурированной (СУБД Informix) и неструктурированной информацией, предлагаемой компанией Excalibur и российской фирмой "МетаТехнология".
Шипы и розы кадрового бизнеса
Кадровый бизнес строится на следующих основополагающих принципах: выявление потребностей клиента - компании или организации, желающей набрать персонал; поиск претендентов на вакантные места; выявление наиболее подходящих кандидатов; предоставление клиенту информации по выбранным специалистам; организация встреч; соблюдение гарантийных обязательств. Кроме агентств на рынке трудовых ресурсов работают еще биржи труда, преследующие несколько иную цель - найти человеку работу, в то время как для агентств главное обеспечить компанию сотрудниками.
Процесс подбора кадров начинается со встречи консультанта кадрового компании с клиентом и определения требований, предъявляемых к потенциальным работникам. В соответствии с выдвинутыми условиями происходит отбор претендентов по базе данных. Если в базе нет нужных сведений, то поиск ведется другими путями, например через объявления в прессе.
Реальная жизнь, однако, зачастую выбивается из этой схемы. Например, иногда приходится "на месте" конкретизировать потребности клиента и вместе с ним разбираться, кто же в действительности требуется. А порой нелишне бывает объяснить, какие вообще имеются специалисты на нынешнем рынке, каков уровень их оплаты, спрос на каждую профессиональную группу - иначе говоря, предоставлять клиенту подробную консультацию. А для этого надо как минимум владеть актуальной информацией, следить за состоянием различных сегментов рынка - обрабатывать массу разноплановых данных, представленных в самых различных формах.
Процесс подбора претендентов отнюдь не прост. Работа с резюме и поиск среди возможных претендентов - это только малая часть кадрового бизнеса, который отличается многообразием форм. В этом бизнесе существует много форм работы. Можно просто пересылать заказчику резюме - и пусть сам разбирается, просеивает, договаривается с кандидатами, производит профессиональный отбор. Можно провести предварительную работу с претендентами посредством интервьюирования, и изготовить полуфабрикат - пакет с документами на более-менее подходящих сотрудников. Работать можно как с активными аппликантами - ищущими в данный момент работу, так и с пассивным резервом, состоящим из специалистов, попавших в поле зрения агенства, но в данный момент уже трудоустроенных.
В "Анкоре" существует практика, согласно которой поступившая однажды информация о специалисте навсегда остается в базе агентства; более того, за динамикой развития его карьеры менеджеры агентства ведут постоянное наблюдение. Время от времени они звонят данному специалисту, задавая вопросы типа: как дела, все ли в порядке, какие изменения произошли в карьере, а также ведут обзор периодической печати (кстати, к вопросу о пользе активных выступлений в специализированной и общественно-политической прессе), анализируют отзывы и рекомендации других клиентов агентства. Не исключена ситуация, когда информация об одном и том же специалисте попадает в банки данных разных рекрутинговых компаний. Такое внимание может показаться навязчивым, однако, при условии соблюдения конфиденциальности, оно свидетельствует о том, что данный специалист на виду, он котируется, о нем помнят и готовы предложить какие-то другие варианты. И наоборот, если тебе не позвонили, значит ты никому не интересен, т. е. есть повод задуматься. Кстати, на Западе норма - один звонок в день специалистам дефицитных специальностей, а если больше, то ты на волне, и можно надеяться на очередной шаг в карьере. Все это, как говорили раньше, формирует уверенность в завтрашнем дне, а занудная, на первый взгляд, деятельность рекрутинговой компании способствует сглаживанию социальной напряженности в обществе и созданию цивилизованного рынка рабочей силы.
Очень важны в работе кадрового агентства результаты личной беседы с кандидатом и ее последующий анализ с привлечением всей имеющейся в распоряжении консультанта информации. Сбор этой информации может происходить через коллег или нынешнего руководителя данного специалиста. Сюда же входит и проверка резюме по ключевым параметрам: места работы, выяснение истинных причин увольнений и т. п. С человеком работают несколько консультантов, что исключает неизбежный в общении людей субъективизм и позволяет сформировать объективный портрет претендента. Тут важно собрать воедино отдельные записки, разрозненные отчеты о беседах, сделанные разными консультантами в разное время, подготовить информационный пул, достаточный для проведения непротиворечивой экспертной оценки. Проблемы могут возникнуть даже при обработке достаточно стандартной, но имеющей не более 30% полей анкеты с четко определенными правилами заполнения, которые практически невозможно заранее определить.
Анализ рынка по публикациям в прессе, прогноз развития отраслей на предмет активности как клиентов, так и специалистов, высвобождаемых в результате, скажем, серии банкротств - все это осуществимо лишь при наличии творческого подхода. Ясно, что работать приходится с изначально неформализуемым, огромным объемом информации. Чтобы скорректировать дефицит агентства, вам могут посоветовать пройти переобучение, поэтому надо постоянно следить за этим рынком и поддерживать партнерские отношения с сопредельными областями, как-то: обучение, маркетинговые исследования.
Нельзя забывать и о внешних проблемах, например конкуренции с другими агентствами, стимулирующей поиск новых методов борьбы за заказчика. Так, предоставив дополнительные услуги, можно выполнить работу оперативнее и лучше. Иногда лишние усилия могут оказаться даже важнее, чем сам результат - заказчик остался доволен тем, что в круг поиска попали все доступные специалисты, в работе не было сбоев, а агентство сделало все возможное, чтобы получить необходимые сведения о сложившемся на данный момент рынке труда.
И наконец, учитывая, что Россия уже давно стала членом международного сообщества, и, следовательно, заказчики и специалисты вправе распространять свои интересы за пределы страны, рекрутинговые агентства должны иметь контакты с зарубежными компаниями, занимающимися аналогичным бизнесом.
Как все начиналось
За семь лет работы в архивы "Анкора" попало около 100 тыс. записей по наиболее активным квалифицированным отечественным кадрам, и если еще можно было хранить эту кучу информации традиционным способом в виде папок, установленных на стеллажах, то об обработке и оперативном поиске говорить уже не приходилось. Более того, информация в этих папках не являлась также и четко структурированным массивом данных, который можно просто загнать в одну из приглянувшихся СУБД. Внешние условия постоянно ломают всякие статичные схемы классификации: меняется квалификация, приобретаются новые профессии, изменяется социальный статус, наконец просто внешний вид кандидата. В результате в папке или записи, имеющей ключевое слово "Референт", могут оказаться данные на специалиста по связям с общественностью, технического писателя или просто хорошего парня, способного поддержать доброжелательную атмосферу в коллективе.
В агентстве отдавали себе отчет в том, что автоматизация необходима. Однако до недавнего времени не было подходящих средств. Вести только базу данных недостаточно, а часто и неудобно. Консультанты постоянно сталкивались с ситуацией, когда статические параметры, занесенные в базу, плывут, а стандартные классификации не работают - изменились условия. С самого рождения агентства вынашивалась идея полной автоматизации - искали инструменты. Ведь ясно, что лучше вообще не проводить автоматизацию, чем делать ее частично, иначе увеличивается объем работы и бумаг, повышается энтропия, связанная с необходимостью одновременно вести ручную и автоматизированную технологию. Возрастает нагрузка на персонал.
В свое время известный биолог Тимофеев-Ресовский отмечал, что когда человек не имеет решения по какой-либо проблеме, он много говорит, пишет пространные формулы, изводит горы бумаги на пояснительные записки. Но стоит уяснить проблему, остается одна-две лаконичные фразы или формулы. Для многих слова о BPR - реорганизации бизнес-процессов, оптимизации и структуризации деловых процедур - пока звучат как красивые слова представителей консалтинговых компаний, набивающих себе цену умными рассуждениями о необходимости своего бизнеса. Однако скептикам стоит взглянуть на техническое задание, которое было составлено компанией "МетаТехнология" на основе бесед с представителями заказчика, чтобы убедиться в правильности высказывания Ресовского.
Само задание, построенное на принципах методологии IDEF0, почти не содержит текстов - только диаграммы и графические иллюстрации, раскрывающие суть бизнес-процессов, происходящих в кадровом бизнесе. Если раньше человеку, не принимавшему участие в проекте, трудно было по текстовой пояснительной записке к ТЗ быстро уяснить суть задачи, то записка, подготовленная для проекта "Анкором", дает даже неподготовленному человеку исчерпывающую информацию о проблемах в простой и наглядной форме.
В качестве инструментария была взята СУБД Informix - реализация поиска по формализованным запросам в структурированной базе данных текстовой информации; Excalibur EFS - поиск с помощью неформальных запросов на естественном языке по хранилищу неструктурированных данных. Кроме того, специально разработана программа-монитор, реализующая интерфейс к EFS и Informix, отображающий все этапы утвержденной агентством технологии работы.
Успех налицо
В результате автоматизации агентство оказалось впереди многих зарубежных компаний, упорно использующих только СУБД. И хотя не все складывается так быстро, как хотелось бы, но уже введено в систему около 20 тыс. записей о специалистах, а все вновь поступающие резюме, анкеты, отзывы, отчеты консультантов сразу попадают в базу. Мало того, сегодня можно по сети получить небольшую программку, полностью воссоздающую процесс заполнения анкеты, и, сформировав с ее помощью двоичный файл, переслать ее обратно по электронной почте.
Гибкость EFS дает возможность осуществлять поиск сразу на нескольких языках, что удобно как для кандидата, так и для консультанта агентства. Имеются обширные средства настройки синонимов, что позволяет работать с произвольно составленными документами.
Сейчас ежедневно система обрабатывает поток объемом в среднем 300 записей (анкет, резюме, отчетов), автоматически отлавливая, например, одинаковые резюме, посланные (для верности) специалистом с интервалом в несколько дней.
Аппаратная конфигурация основана на двухпроцессорном сервере Sun SparcStation, где установлены Informix и Excalibur, работающие с полусотней рабочих мест.
Решение оказалось достаточно универсальным, и агентство тиражирует его по своим отделениям. Можно, конечно, предлагать его и другим рекрутинговым компаниям, если бы не "ноу-хау", касающееся настроек и разработанного монитора, формирующего запросы к базе и осуществляющего интерфейс с кандидатом на должность, консультантом, администратором.
Главный результат внедрения системы - это высвобождение времени для живого общения с соискателями, а также уверенность в том, что ему будет предоставлена вся интересующая его информация.
Перспективы
СУБД Informix и система Excalibur - это всего-навсего неплохие инструменты, доступные для всех компаний-конкурентов, однако далеко не каждый, имея возможность свободно купить в магазине молоток или пилу, станет классным плотником. Мало иметь инструмент, мало иметь хорошего партнера в виде солидной консалтинговой компании, которая завтра не разорится или не бросит своего заказчика, надо еще уметь почувствовать направления интеграции своего бизнеса и средств автоматизации.
Ближайшие перспективы - распространение данного продукта среди всех региональных отделений агентства, завершение переноса всего информационного массива в базу знаний системы, переход на единую технологию работы, исключающую ручной труд. Расширение источников получения информации также входит в планы агенства: Web, автоматический ввод и обработка факсимильных сообщений, анализ фотографий соискателей.
Честно говоря, до внедрения системы расширению базы данных "Анкора" мешали своеобразные фильтры, особенно в точках, где потенциально могло быть много специалистов. Причина - не было уверенности, что 50 сотрудников агентства смогут обработать большой поток анкет и резюме, причем заведомо зная, что информация о наиболее активной части населения уже занесена в базу. Однако ситуация меняется, кроме этого, действует уже упомянутый здесь объективный закон - хорошие специалисты на вес золота, и их всегда меньше, чем вакантных мест. Это подталкивает к еще более скрупулезному поиску. Приходится иметь дело с материалом со все меньшим объемом полезных сведений, а резервов для отлова специалистов пока еще достаточно: студенты, аспиранты, списки конференций и симпозиумов, наконец различные закоулки Internet, его почтовых и адресных служб. Теперь, после перехода на пару Informix/Excalibur, появилась реальная возможность просеивать даже достаточно бедную породу с целью выявления самородков - высококлассных специалистов.
Однако следует еще раз повториться: сама суть кадрового бизнеса предполагает доминирование человеческого фактора, поэтому главная задача автоматизации - максимально освободить время для творческой работы, избавив консультантов от рутинного труда.
С Дмитрием Волковым можно связаться по электронной почте по адресу vlk@osp.ru.
Особенности автоматизации биржи труда на примере системы SNI SCOOL
В период серьезных общественно-экономических изменений в стране происходит обострение ситуации на рынке труда, сопровождаемое наплывом людей в биржи труда. В отличие от рекрутингового бизнеса цель бирж труда более альтруистична - трудоустройство граждан, временно оказавшихся без работы. Их задача - обеспечение "прозрачности" рынка труда за счет придания ему целенаправленных импульсов, призванных уравновесить жизненные интересы работников и работодателей.
Биржи труда выполняют следующие функции:
На рисунке приведена общая структура системы автоматизации работы биржи труда на примере конкретного решения SCOOL (Server Client Open Object for Labour), предлагаемого сегодня компанией Siemens Nixdorf для европейских стран и реализованного на Украине, в Белоруссии и Польше.
В таблице приведены параметры различных иерархически разнесенных подсистем SCOOL.
Концепция SCOOL предусматривает наличие четырех компонентов: база, предприятие, инфотейнмент (самостоятельный поиск) и модуль on-line. Объединяя отдельные компоненты, можно получить интегрированную систему, реализующую поставленные перед ней задачи по трудоустройству. База - общий для всех модуль, необходимый для поддержки работы всех других компонентов и используемый для координации и управления их работой.
Предприятие - модули, реализующие функции трудоустройства, выплаты пособий и построения статистических форм отчетности. Первый модуль в равной степени предназначен для работодателей и для людей, ищущих работу - роль системы здесь сводится к посредничеству на базе обработки данных как с точки зрения компании, набирающей себе персонал, так и с точки зрения потенциального кандидата. Возможность масштабирования данного модуля позволяет строить системы, работающие на общегосударственном уровне, что означает доступ к региональным и межрегиональным базам данных. Если ситуация далека от идеальной (когда обе стороны: работодатель и кандидат четко знают, чего они хотят), то система позволяет затребовать информацию о всех вакансиях или заявлениях о приеме на работу в пределах конкретной прикладной области и региона.
Одна из основных задач бирж труда - выплата пособий, позволяющих поддержать жизнедеятельность человека на период поиска работы. Основные функции системы предприятие/выплата пособий - вычисление размера пособия и учет порядка его выплаты. Интегральный характер системы и возможность ее масштабирования позволяют оптимизировать финансовые потоки, прогнозировать возможные колебания численности безработных и вовремя перераспределять средства между регионами.
Управление трудовыми ресурсами - это один из основных вопросов политического обустройства страны: государственные, правительственные, коммерческие и общественно-политические структуры постоянно нуждаются в достоверной информации о положении на рынке труда. В системе SCOOL предприятие/статистика интегрированы функции мониторинга рынка трудовых ресурсов, вплоть до масштабов страны: предоставление табличной и графической информации по перемещению кадров, изменению их состава, характеристикам каждой профессиональной группы (уровень оплаты, квалификационные требования, распределение по регионам и т. п.). В отличие от деятельности кадровых агентств, где функция самопоиска ограничивается только предоставлением кандидатам информации об имеющихся в данный момент у агентства заказах на заполнение вакансий, для бирж труда эта функция имеет более широкое звучание.
В общем случае поиск подходящего рабочего места может оказаться достаточно долгим - человеку приходится просматривать массу объявлений в прессе, общих и специализированных изданиях. При этом часто выходит, что представленные в виде традиционного плоского текста данные о вакансиях оказываются малоинформативными, не отражающими реального состояния дел.
В результате происходит пустая трата времени как кандидата, так и сотрудников компаний, подбирающих себе персонал. В системе SCOOL-инфотейнмент используются все доступные на сегодняшний день средства представления информации с помощью мультимедийных технологий: аудио- и видеоданные о потенциальном работодателе, интерактивные многоязычные формы взаимодействия, вплоть до организации телеконференции с работодателем на родном языке кандидата. Кроме этого, в системе предусмотрена возможность целенаправленного поиска по Web-узлам компаний, публикующим информацию о вакансиях. Учитывая, что среди кандидатов, использующих систему самопоиска, могут быть люди самой различной квалификации, SCOOL-инфотейнмент имеет максимально простой интерфейс, позволяющий неподготовленному пользователю общаться с системой.
Кандидаты получают полнофункциональный инструмент для доступа в локальную или региональную базу данных всех вакансий, содержащую исчерпывающую информацию о требованиях к работникам, условиях их найма, координатах работодателя и т. п. Это позволяет существенно сократить период поиска работы.
Таким образом, у систем типа SCOOL имеется вся необходимая функциональность для решения задач мониторинга национальных трудовых ресурсов, выполнения посреднических услуг по трудоустройству в масштабах страны.