Дайте им крылья

о том, что в недавнем национальном опросе некоторые из наиболее распространенных (и дорогих) форм изучения программного обеспечения получили низкие оценки, а высокие баллы достались самым дешевым методам обучения.

Администраторы информационных систем и подразделения, занимающиеся обучением, должны внимательно оценить возможности бюджета и понять, действительно ли обучающее подразделение в том виде, в котором оно существует, представляет интерес.

Компания Geiger Bros, издатель календарей и еженедельников, больше не собирается проводить обучение в форме семинаров. Эта компания не может найти достаточного количества начинающих, чтобы сформировать группу. "Большая часть знаний о программном обеспечении была получена нашими пользователями в результате экспериментов с пакетами или с помощью своих коллег", - признался Билл Кларк, специалист по обучению компании Geiger Bros.

В проведенном опросе приняли участие 263 человека. Они были произвольно выбраны из лицензированных пользователей баз данных ведущих производителей. Исследование охватило все виды и торговые марки программного обеспечения, автоматизирующего офисную деятельность: текстовые процессоры, электронные таблицы, базы данных и другие настольные приложения для ПК. В телефонных интервью участники давали оценку эффективности 30 методов обучения. Допускались свободные комментарии каждого из методов.

Оценивались как традиционные, так и нетрадиционные виды изучения программного обеспечения. К традиционным методам относятся формальные учебные семинары, обучение с использованием компьютеров (CBT), интерактивные учебные пособия и видеофильмы. Нетрадиционными методами можно назвать экспериментирование, обращение за помощью к коллегам и друзьям, а также использование предупреждающих сообщений и меню программы.

Итак, каков же наиболее эффективный метод изучения программного обеспечения? Экспериментирование. Да, простой метод проб и ошибок получил самую высокую оценку среди 30 способов обучения (см. таблицу с оценками).

На удивление низко оценивались семинары. Для многих руководителей ИС "изучение программного обеспечения" и "учебные семинары" являются синонимами. Тем не менее учебные семинары получили при оценке эффективности всего 23 место. Точно так же многие компании предлагают CBT, занявшее всего 25 позицию в нашей таблице.

Что работает?

"Мы верим в экспериментальный подход к обучению, - сказала Сюзан Геррити, старший менеджер по организационным и профессиональным разработкам в Ernst & Young Professional Development Group. - Студенты быстро приступают к практическим занятиям. Вместо продолжительных лекций мы проводим короткие консультации". Ernst & Young тратит более 13 млн. долл. в год на обучение ИС своих 5000 консультантов по управлению.

С другой стороны, некоторые компании удерживают сотрудников от экспериментов. Например, многие администраторы сети отказывают пользователям в доступе к новым программам до тех пор, пока те не посетят формальный учебный семинар.

По мнению Марши Чечмен, руководителя группы медицинских систем в Kaiser Permanente в Южной Калифорнии, самостоятельные эксперименты должны поощряться, но прибегать к ним следует с осторожностью, поскольку неопытные пользователи могут нечаянно переместить или удалить программу, что приведет к серьезным трудностям.

Другой момент - это нехватка кратких руководств для пользовательских настольных систем. Неплохо было бы положить краткие руководства или учебники на каждый рабочий стол: это обойдется менее чем в 50 долл. на пользователя. Подобные методы занимают по эффективности соответственно 9 и 13 места.

Крупные компании, в частности, не планируют отправлять пользователей на учебные семинары по новым программам, хотя и краткие руководства предоставляют редко. Согласно исследованию, учебные руководства, распространяемые на семинарах, - убогая замена, они заняли малоутешительное 28 место.

Чечмен, которая руководит предоставлением персональных комьютеров более чем 3000 врачей, отдает предпочтение справочникам. Она сказала, что 75% имеют собственные учебники, но считает, что нечто подобное должно быть у всех.

Что обмануло ожидания?

Почему учебные семинары неэффективны? Общее мнение участников было следующим: "Почему я должен проводить целый день на учебном семинаре, когда мне нужно всего-то 10-15 минут, чтобы получить ответы на интересующие меня вопросы?" Инструкторы могли бы работать более продуктивно за счет использования небольших формальных обучающих курсов и иметь больше времени на проведение личных консультаций.

Вторая причина - различный уровень подготовки слушателей. Десять лет назад вы могли набрать группу пользователей, которые никогда раньше не работали с электронными таблицами и текстовыми процессорами. Сегодня в любой учебной группе есть как новички, так и студенты, которые уже знакомы с программами, подобными изучаемым. Поэтому преподаватель вынужден рассчитывать свой курс на некий средний уровень, из-за чего ни новички, ни опытные пользователи не получают желаемого.

Очевидно, что метод обучения необходимо изменять

Гери Миллер, координатор по обучению в Министерстве естественных ресурсов шт. Миннесота, руководит обучением более 3000 сотрудников. "Большинство все еще предпочитает привычное сидение в учебном классе. Эти люди ценят время, проведенное вне офиса, когда нет отвлекающих моментов и они могут сосредоточиться на учебе", - заметил он.

Но в целях повышения эффективности работы Министерство естественных ресурсов практикует четырехчасовые курсы вместо полного дня обучения, и преподаватели теперь уделяют больше времени индивидуальным консультациям по программному обеспечению. Миллер сказал, что поскольку более "продвинутые" пользователи не имеют необходимости часто посещать учебные семинары, для них проводятся короткие консультативные сессии.

Кларк пояснил, что его сотрудники постепенно переходят от обучения к поддержке работоспособности. "Мы считаем учебные занятия эффективными только для обучения основам", - сказал он. Кларк теперь проводит консультации по ИС для совершенствования процесса работы сотрудников и подразделений.

Сотрудники университета шт. Джорджия то же признали, что требования к обучению 2000 их пользователей изменились. По словам Джейн Леонард, менеджера по технической поддержке пользователей по информационным системам и технологии в университете, менее 10% учебных курсов университета требуют занятий в течение целого дня, но, как правило, большая часть курсов рассчитана на четыре часа. Более того, подразделение предлагает курсы дополнительного обучения по специальным темам, которые длятся менее часа, например о слиянии WorldPerfect, Internet и электронной почты.

Таким образом, для применения на практике полученной информации вам, прежде всего, нужно узнать своих пользователей. Каков их уровень? Являются ли они в большинстве своем канцелярскими работниками, или это в первую очередь администраторы, или высокообразованные сотрудники, занимающиеся управлением своей собственной административной службы? К какому типу относятся ваши "ученики" - имеют ли они внутреннюю мотивацию или ими нужно руководить?

Вооруженные этими знаниями и результатами, полученными в ходе исследования, вы можете избавить пользователей от перспективы без толку провести долгий день в душной аудитории.

Приоритеты методов обучения