Электронные доски объявлений - основная форма систем групповой обработки сообщений - развивались почти столь же долго, как и сами компьютеры. Будучи естественным продолжением электронной почты, они находили, тем не менее, свое собственное место в электронной почте предприятия. И путь их развития был долог и тернист.
Самые ранние версии систем групповой обработки сообщений не имели широкой поддержки сетевых протоколов. Следующие версии не только не поддерживали копирование, или "тиражирование", самих себя на другие серверы, но и не регистрировали сообщения.
Широко использовать такие системы не позволяло отсутствие адекватных средств защиты, в частности шифрования информации во время передачи или на сервере. Не обеспечивалась нужная функциональность.
Без надежного мониторинга потока сообщений, без средств регистрации новых пользователей и без возможности присоединять документы и другие файлы к сообщениям эти системы не могли серьезно повлиять на улучшение производительности предприятия. Именно поэтому они и не стали активной частью рабочего процесса.
Выбор - дело непростое
Сегодня системам групповой обработки сообщений есть что показать. Все три программы, рассматриваемые в этом обзоре: Collabra Share 2.0 компании Collabra Software, FirstClass 3.0 компании SoftArc и Notes 3.3 компании Lotus Development - предлагают шифрование данных, строгий контроль доступа, генерацию информационных "цепочек", присоединение файлов и поддержку планируемого тиражирования данных на удаленные серверы. Notes и FirstClass включают средства конструирования форм сообщений.
Как результат, ПО групповой обработки сообщений находят все большее применение в корпоративном рабочем процессе. В самом деле, половина респондентов, принявших участие в недавнем опросе IDC, сообщили, что они постоянно используют групповые приложения, а еще четверть отметила, что обращаются к таким программам время от времени.
Удивительно, но все принявшие участие в опросе IDC компании, использующие соответствующие разработки, установили один и тот же пакет - Lotus Notes. Две трети из респондентов даже не рассматривали другие системы. Фактически, Notes в большей степени используется как магистраль распространения сообщений и документов, чем как инструмент для создания и управления настраиваемых групповых приложений.
Обо всем подробно
В обзоре затрагиваются следующие основные моменты: инсталляция, отправление сообщений, доступ к сообщениям, создание форм и администрирование.
Наиболее важный момент при использовании систем групповой обработки сообщений - это тиражирование. При большом числе географически рассредоточенных узлов и в случае критичности данных по времени, вы должны быть уверены в своевременном и правильном обновлении папок документов.
Системы на базе электронной почты, включая Collabra Share и FirstClass, позволяют администраторам относительно просто проводить тиражирование для небольшого числа узлов, но они имеют серьезные ограничения.
Во-первых, тиражирование ограничено параметрами соответствующей системы электронной почты, используемой для этих целей. Во-вторых, системы на базе электронной почты не могут осуществлять двустороннее тиражирование во время одного соединения, а это не дает уверенности в том, что все копии базы данных сообщений нужным образом синхронизированы. Наконец, если вы ошиблись и частично перекрыли время тиражирования, один узел может пропустить свой сеанс тиражирования и потеряет синхронизацию с другими.
Notes, обеспечивающий свою собственную схему тиражирования, свободен от таких проблем. Кроме того, для централизованного администрирования и мониторинга удаленных Notes-серверов предлагаются дополнительные средства, но, как может засвидетельствовать любой администратор Notes, инициализация широко распространенной сети может быть тяжелой и изматывающей процедурой.
Ведущая тройка в команде
Исследование было ограничено только тремя ведущими продуктами. В будущем мы рассмотрим и другие разработки, среди которых наиболее интересен готовящийся к выпуску Microsoft Exchange. Критерии отбора продуктов для этого обзора заключались в следующем. Программа должна была работать в среде глобальной сети, обеспечивать общедоступные фолдеры для сообщений, разделение документов, а также предлагать некоторый способ организации "цепочек" сообщений, т.е. возможности "нанизывать" сообщения и ответы таким образом, чтобы пользователи могли видеть, как они соотносятся.
Наличия собственной системы электронной почты не требовалось. Достаточно было, чтобы пакет мог работать с любыми системами электронной почты, поддерживающими Vendor Independent Messaging или Messaging API. Не рассматривались продукты, работающие только с каким-либо одним специальным пакетом электронной почты, таким, например, как Conference+ компании Mesa Group, который использует Microsoft Mail.
Инсталляция и конфигурация
Collabra Share 2.0
Удовлетворительно
Collabra Share проста в инсталляции и предлагает большие возможности настройки, чем FirstClass. К сожалению, программа имеет серьезные ограничения: работает только на платформе Windows и не обеспечивает прямую поддержку удаленных пользователей.
В пакет включены версии как для рабочей группы, так и для архитектуры клиент/сервер.
Каждый сервер, поддерживаемый Collabra Share, обслуживает от 100 до 200 пользователей. Для связи серверов в систему надо установить Collabra Replicator Agent (предлагается также Internet Agent для связи с группами новостей и пакет для доступа к базам данных Lotus Notes).
Мы инсталлировали клиент-серверную версию. При установке сервера программа сообщает требуемый и свободный объем на диске. Серверная часть должна быть один раз скопирована в NT-сервер, после чего Collabra Share запускается специальной утилитой через управляющую панель.
Клиенты устанавливаются на рабочие станции сетевым администратором или самими пользователями. Файлы можно копировать локально или инсталлировать их на сервер.
Сбой был только однажды - во время установки серверной части при попытке заменить драйвер, "возможно используемый другим пользователем сети". Простое переименование файла позволило обойти проблему.
Поскольку инициализация пользователей очень проста, можно разрешить им проводить регистрацию самостоятельно. Но, если нужен повышенный контроль, лучше регистрировать пользователей вручную или импортировать их имена из адресной книги электронной почты.
У Collabra Share достаточно широкие возможности настройки интерфейса: пользователю доступны включение и отключение четырех инструментальных панелей, а также регулировка размера текста и пиктограмм. Иногда можно управлять поведением программы "по умолчанию", например автоматически проверять орфографию перед передачей сообщения.
Удаленные коммуникации не поддерживаются непосредственно, поскольку Collabra Share для передачи сообщений использует продукты других компаний - это Novell NetWare Connect, Shiva ShivaRemote и Microsoft Remote Access. Collabra Share поддерживает и Vendor Independent Messaging, и Messaging API для систем электронной почты. Использование Collabra Share Mail Agent позволяет посылать и получать сообщения с форумов Collabra Share из других систем.
First Class 3.0
Хорошо
За некоторыми исключениями, FirstClass прост в инсталляции, причем все ПО умещается на три дискеты: две для сервера и одна для клиента. В отличие от Collabra Share, FirstClass предлагает серверное и клиентское ПО и для Windows, и для Macintosh-платформ. SoftArc разрабатывает клиента для DOS и Unix.
Утилита установки для FirstClass извещает о требуемом и свободном пространстве и предлагает три типа инсталляции: стандартную, сокращенную и настраиваемую. Отличие состоит в наборе устанавливаемых программ, файлов поддержки, данных почтовой службы и файлов помощи.
Гибкая инициализация заслужила высокой оценки. К сожалению, SoftArc требует приобретения очень большого числа дополнительных лицензий, причем не только пользовательских, но и для отдельных протоколов и платформ.
Ко всеобщей досаде возникшую во время инсталляции проблему не помогли разрешить ни оперативная помощь, ни руководство пользователя: попытка войти в систему с автономной станции закончилась неудачей, поскольку программа не смогла найти IPX-драйвер, несмотря на то, что последний был корректным образом установлен и работал.
Возможности настройки интерфейса недостаточны. К примеру, отображение плавающей инструментальной панели можно только отключить; изменить же панель или хотя бы размер ее кнопок невозможно, что довольно неудобно, поскольку кнопки трудноразличимы на экране с разрешением 1024x786.
FirstClass проигрывает при оценке возможностей администратора: какие-либо методы автоматизации импорта списков пользователей из сетевых служб безопасности или адресных книг электронной почты отсутствуют. Вместо этого администратор должен либо регистрировать пользователей по отдельности, либо разрешить им регистрироваться самим.
При желании войти в систему можно по абонентской линии. Для удаленных коммутируемых соединений используется то же програмное обеспечение клиента, как для сетевых рабочих станций. Пользователи могут поддерживать файлы многих связей для соединения с различными серверами через разные средства передачи.
Lotus Notes 3.3
Очень хорошо
Lotus Notes заработал самую высокую оценку благодаря беспроблемной инсталляции и высокой степени настраиваемости. Ориентация Notes на предприятие проявляется в не имеющей себе равных платформенной поддержке. Серверное ПО существует для OS/2, Windows, NetWare, Unix и Windows NT. Клиенты для Windows, Macintosh, четырех версий Unix и OS/2 уже доступны, клиентское ПО для NT находится в стадии разработки.
Notes более гибок по сравнению с другими программами в отношении конфигурации нескольких серверов, позволяя управлять настройкой для более эффективного, в свою очередь, управления специальными функциями, включая концентратор, электронную почту, базу данных, коммутацию и шлюзовые функции. Это важно прежде всего для больших предприятий.
Доступны различные технологии для определения маршрутов электронной почты и тиражирования базы данных, хотя этот процесс отнюдь не так прост и ясен, каким мог бы быть. Изменяя параметры тиражирования, можно организовать серверы в конфигурации точка-точка, бинарное дерево и др.
Невзирая на размер и сложность Notes, его инсталляция удивительно проста. Программа сообщает, какой объем дискового пространства требуется и какой свободен на каждом логическом диске, поддерживает установку клиента с дискет, CD-ROM или с сервера. Единственная проблема, возникшая на одной из наших рабочих станций, - несовместимость с сетевой платой Intel.
Когда мы не смогли увидеть сервер с этой рабочей станции, работники службы поддержки Lotus предложили нам загрузить протокол NetBEUI раньше всех остальных. Это сработало и больше проблем не возникало.
По сравнению с другими программами, регистрация пользователей в Notes усложнена: перед началом работы каждый пользователь должен получить от администратора свой идентификатор.
Notes получил высшие оценки за прекрасную настраиваемость интерфейса пользователя. Администратор может описать особый сценарий инсталляции, что позволит загрузить специальный модем или файл шаблонов на рабочих станциях. Можно настроить и другие параметры (например, шифрование электронной почты), которые будут применяться всякий раз при установке программы.
Перед установкой на рабочую станцию вы вправе определить, дополнять ли основные файлы шаблонами, файлами с примерами, документацией, оперативной помощью и обучающей программой.
Предлагаются различные инструментальные панели, а набор пиктограмм автоматически изменяется, соответствуя определенному этапу работы программы. Пользователи могут создавать целиком новые инструментальные панели, а также добавлять и удалять пиктограммы из уже существующих.
Как и FirstClass, в Notes нет отдельной версии программы для удаленного клиента, но любая копия Notes может быть сконфигурирована так, чтобы обеспечивать связь с серверами Notes как через сеть, так и через коммутируемое соединение.
Создание форм
Collabra Share 2.0
Не поддерживает
Collabra Share не обеспечивает возможность создавать формы или базы данных, позволяя, однако, сохранять созданные документы в виде шаблона для последующего создания новых сообщений. Возможно включение OLE-объектов, но способа включить в шаблон поля данных или исполняемые компоненты не существует.
FirstClass 3.0
Хорошо
Для создания подходящих форм сообщения в FirstClass имеется отдельно устанавливаемый модуль Designer. Он достаточно эффективен, хотя не так прост в использовании, как хотелось бы, а по уровню гибкости и функциональности не в состоянии конкурировать с соответствующими возможностями Notes.
FirstClass позволяет при создании и модификации форм использовать три типа полей: Message, Graphics и Other. Поля Message содержат информацию, относящуюся к сообщениям, включая дату, имя автора, статус сообщения, тему, адреса и присоединенные элементы. Поля Graphics могут содержать пиктограммы, импортированные битовые карты или графические элементы, к примеру линии или эллипсы. Поля Others содержат все остальное: текстовые поля, check boxes, кнопки для инициализации программных команд или списков выбора. Можно даже добавить графическое окно, которое, например, отображает динамику процесса сохранения файла. Модуль Designer позволяет изменять стили и типы шрифтов и определять порядок выбора объектов. Однако цвета фона и рамок изменить нельзя: закрашивать области можно только одним стандартным "системным" цветом.
К сожалению, неинтуитивность работы с Designer стоила FirstClass нескольких баллов. Процедура присвоения имени новой форме запутана, она даже труднее, чем поиск и загрузка уже существующей формы. Кроме того, вы должны закрывать форму и открывать ее каждый раз, когда хотите сохранить изменения.
Необходимость создания и передачи специального файла "установок" адресатам, которым передается новая форма, на наш взгляд, не оправдана. Почему эти формы не могут быть сделаны автоматически доступными с сервера - не понятно.
Поскольку FirstClass - действительно программа для работы с сообщениями, а не с базой данных, как Notes, в ней, по существу, нет ни языков описания сценариев, ни языков программирования, ни возможности определить формулы для ввода данных или создать исполняемые элементы, чтобы включать их в формы. Единственное, что можно получить, - это добавление кнопок в формы для активации любой из 40 программных команд вроде FirstClass Send, Forward и Reply. Связывать поля данных в различных документах также не позволяет.
Lotus Notes 3.3
Notes получил самую высокую оценку в этой категории, поскольку предлагает практически все возможности для создания форм. Создание формы в Notes - это, в действительности, конструируирование базы данных, причем новые формы автоматически добавляются в меню этой базы данных. Построение формы заключается в добавлении и расстановке настраиваемых полей, которые могут одновременно использоваться как другими формами в базе данных, так и другими базами данных Notes. Создание форм могло бы выглядеть проще, но его функциональность не имеет себе равных среди имеющихся на сегоднящний день приложений групповой обработки сообщений.
Вы можете создать поля данных или обычные символьные поля, введя в них информацию обычным образом, например, через радиокнопки. Можете конструировать вычисляемые поля, куда данные вносятся в соответствии с формулами. Для полей возможны десять типов данных: текст, числа, время, ключевые слова, обогащенный текст, имя автора, имена адресатов, имена и секции.
Скрытые поля данных помогут вам, в случае необходимости, сделать информацию недоступной для конечных пользователей. Можно определить условия на данные, вводимые в определенные поля, например установить автоматическое изменение строчных букв на прописные при вводе текста в конкретное символьное поле. Notes позволяет назначать макросы кнопкам и пиктограммам для автоматического выполнения операций, например вставить кнопку для печати текущего документа или ведения поиска.
Следует, однако, отметить, что конструирование форм в Notes - процесс непростой. Создание форм - это программирование, и чем сложнее форма, тем в большей степени вы должны им владеть. Lotus несколько облегчает задачу, предлагая 25 шаблонов, - базы данных с формами, не содержащими информацию, могут быть для пользователя отправной точкой при создании собственных форм.
Будучи достаточно универсальным, язык программирования Notes не вполне развит. Другими словами, не стоит надеяться, что у вас получатся законченные приложения, как, скажем, в Visual Basic.
Доступ к сообщениям
Collabra Share 2.0
Очень хорошо
"Вылизанный" интерфейс Collabra Share и имеющиеся средства поиска и сортировки делают ее самой мощной программой в категории доступа к сообщениям.
Просмотр сообщений, связанных в информационные цепочки в отдельных конференциях, организован следующим образом: каждая цепочка записывается в иерархическом порядке, причем все ответные сообщения располагаются ниже исходных, уже прочитанные сообщения четко выделены. Непрочитанные сообщения можно отменить как прочитанные и наоборот.
К сожалению, в программе отсутствуют именно простые способы организации сообщения в "цепочки". Кроме того, информация о передаче сообщения другому абоненту не сохраняется вообще.
Сортировать сообщения в конференции можно по таким позициям, как автор, заголовок, дата, размер или важность. Изменить критерий сортировки очень просто, достаточно указать заголовок соответствующей колонки, а затем установить восходящий или нисходящий порядок сортировки, используя переключатель. Отображается не более 100 документов.
Утилита поиска в Collabra Share исключительно хороша. Она позволяет искать фразы, состоящие из нескольких терминов, к тому же вы можете использовать и шаблоны. Если требуется более сложный поиск, то обратитесь к Search Assistant и проведите поиск по содержанию, заголовкам или авторам документов. Кроме того, используя логические операторы "и" и "или", а также оператор приближения, нетрудно объединить элементы поиска. Оператор приближения не позволяет определить степень совпадения с искомым термином, но Collabra Share будет выстраивать последовательности всех найденных элементов по степени соответствия исходному термину. Вдобавок есть возможность вести поиск среди множества, являющегося результатом предыдущего поиска.
Collabra Share не включает средства просмотра присоединенных файлов. К сожалению, программа не смогла опознать не только файл Excel, но и обнаружить на диске самой программы Exel.
Для проведения поиска в присоединенных файлах программа автоматически индексирует их. Но если искомый элемент находится в присоединенном файле, Collabra Share не сообщает, в каком именно. Вместо этого просто выдается соответствующее сообщение с присоединенными элементами.
Collabra Share поддерживает и Hot List - определенный пользователем список документов - для быстрого извлечения наиболее используемых файлов. Вы можете создать несколько таких именованных списков.
FirstClass 3.0
Удовлетворительно
Платформа Macintosh никогда не отличалась хорошими приложениями для работы с сообщениями или документами. И возможно, именно поэтому FirstClass относительно слабо выглядит в этой категории.
Различия между FirstClass и другими программами выявились сразу же. К примеру, программа не записывает сообщения иерархически, как это делают другие пакеты.
Все элементы в конференции сортируются не в соответствии с логикой информационной цепочки, а по тому времени, когда сообщения были приняты. Можно отсортировать документы по имени, дате, теме, размеру и статусу, но на связь сообщений указывает только "Re:" в списке элементов. Если же сообщения были добавлены в конференцию после того, как вы ее просмотрели, пиктограмма конференции будет все время мигать, предупреждая о том, что есть непрочитанные сообщения.
Утилита Find предлагается как для поиска определенного сообщения среди других, так и для поиска на конференциях и в папках, а также во внешних каталогах и на других дисках. Впрочем, в этой утилите в FirstClass видны в основном лишь недостатки. В частности, наиболее неприятный момент состоит в том, что поддерживается поиск только символьных строк.
Поиск можно проводить по темам сообщений, именам файлов, содержимому документов и именам присоединенных файлов, а также полям "From", "TO" и "CC", причем по нескольким конференциям одновременно.
К чести разработчиков, создана уникальная возможность отображения сведений о пользователях (резюме), которые они же могут сами и редактировать. Когда пользователь указывает на имя, скажем, в поле сообщения, появляется резюме на этого человека.
Обеспечивая просмотр только текстов, несжатых PICT-файлов и звуковых файлов Macintosh, для просмотра присоединенных элементов FirstClass предлагает использовать "порождающее" приложение.
Специальных средств доступа к сообщениям удаленных пользователей нет. Обмен сообщениями электронной почты между удаленными пользователями и сервером происходит только через конференции.
При соединении все сообщения - и входящие, и исходящие - будут передаваться автоматически, вне зависимости от того, хотите ли вы ждать или нет. Очень неудобное автоматическое отправление информации как о входящих, так и о исходящих сообщениях в одно и то же диалоговое окно.
Lotus Notes 3.3
Очень хорошо
Notes представляет достаточно широкие возможности для сортировки и доступа к документам. Легкое разочарование вызывает, однако, неудобство поисковых средств Notes.
Как и Collabra Share, Notes предлагает по умолчанию список информационных цепочек, в которых в виде оглавления перечислены исходные сообщения и ответы на них. Элементы, которые были добавлены или изменены, отмечаются символом в левом поле страницы. Как только вы открываете элемент, звездочка удаляется. Это сделано для того, чтобы создать информационную цепочку для передачи ее другому адресату.
Набор средств поиска вполне достаточен. Используя утилиту Find, можно выполнять простой поиск символьных строк в базе данных, контекстно-зависимый или фонетический поиск, причем можно установить и поиск только целого слова. Для более сложного поиска предварительно создается полный индекс базы данных. После этого утилита Find позволит отыскивать фразы, состоящие из нескольких терминов, связанных логическими операциями. Вы можете ограничиться, например, только поиском документов с датой, не позже указанной. Программа поддерживает и приближенный поиск, аналогично Collabra Share. Результаты можно отсортировать по дате или выделить.
Notes, к нашему разочарованию, не позволяет проводить поиск в базах данных, ограничиваясь текущим документом или текущим видом. Утилита Find сохраняет установки по умолчанию для поиска внутри документа, а не оставляет их такими, какие они были сделаны для поиска внутри вида.
Возникли трудности и при позиционировании на найденных элементах, поскольку способ перехода на следующий найденный элемент не очевиден и сам элемент иногда скрыт диалоговым окном поиска.
Сортировка и фильтрование сделаны более продуманно. Можно сортировать документы по дате выпуска, дате создания или по теме. Создатель форума или пользователь, имеющий соответствующие привилегии может организовать документы в категории и может разрешать их визуализацию, отдельного документа, несколько предварительно выбранных документов, а также документов, принадлежащих к одной категории.
Notes не предлагает своих собственных средств просмотра файлов, но существуют две возможности для просмотра присоединеных элементов: загрузить присоединенные файлы в "порождающие" приложения или отсоединить их для последующей загрузки.
Еще одно разочарование: удаленные пользователи не могут выбирать загружаемые из электронной почты сообщения, в частности просмотр заголовков и передачу отдельных сообщений. Notes 4.0, как сообщается, предложит более широкие возможности выбора загружаемых сообщений, а также обеспечит удаленное тиражирование.
Администрирование
Collabra Share 2.0
Удовлетворительно
Collabra Share предлагает адекватное множество средств, хотя и не обеспечивает столь изысканное управление тиражированием широко распределенных баз данных, как это делает Lotus Notes. Опять же, в отличие от Notes, Collabra Share не позволяет администратору проводить централизованную инсталляцию. Система требует по крайней мере одного администратора на каждый участок сети, поскольку индексировать и реконструировать форумы можно только локально. Можно, тем не менее, послать системные журналы на центральную станцию. Хотя Collabra Share позволяет вести журналы мониторинга тиражирования и системных ошибок, использование конференций не отслеживается.
Collabra Share проигрывает и при сравнении средств управления работой пользователя, практически разрешая администратору не вмешиваться в этот процесс. По умолчанию пользователи могут создавать новые форумы сами, хотя администратор способен отменить эту привилегию и выборочно позволять им запускать средства администратора и начинать тиражирование. Он может также разрешить пользователю установить ПО и зарегистрироваться самому в системе Collabra Share.
К сожалению, создать группы пользователей, чтобы упростить процесс разрешения доступа к форумам, невозможно. От администратора зависит, разрешит ли он доступ каждому пользователю индивидуально или оставит форум открытым для всех. Создатель форума может устанавливать различные права доступа на форум, определив равные права для всех и изменяя их потом индивидуально.
В частности, создатель форума может установить право доступа на форум "с подтверждением". Это значит, что все, что посылает пользователь с такими правами, должно быть одобрено и передано через пользователя с большими правами до того, как какое-либо сообщение появится на форуме.
Collabra Share предлагает единое базовое множество средств защиты информации по всей системе. Защита паролем обеспечивается как для системы в целом, так и для отдельных форумов. Хотя Collabra Share не осуществляет шифрование сообщений в своих базах данных, создатель форума может установить шифрование всех поступлений на форум. Шифроваться при этом будут только сообщения, переданные на форум после включения опции шифрования, кроме того, сообщения не шифруются во время передачи.
Как и другие рассмотренные программы, Collabra Share не обеспечивает каких-либо встроенных средств для архивации или резервирования базы данных сообщений, кроме того, отсутствуют и средства управления содержимым форума. Удивительно, но администратор не может вручную удалить документы, имеющие определенные даты, хотя любой пользователь с соответствующими правами может определить период, после которого все неактивные цепочки будут автоматически удалены. Создатель форума может также определить, что сообщения, превышающие установленный размер, не будут допускаться на форум. Критический размер можно установить и для всего форума в целом.
В Collabra Share средства тиражирования также представляют собой единый набор. Программа не обеспечивает фильтры для тиражирования, как это сделано в Notes, поэтому можно тиражировать только весь форум целиком. Чтобы связать два сервера в Collabra Share, нужно, во-первых, установить Collabra Replicator Agent. Затем организовать почтовый ящик для Mail Agent, создать новый узел и установить тиражирование выбранных форумов между этими двумя серверами.
Можно планировать время тиражирования для каждого форума индивидуально, но количество сеансов ограничено параметрами системы электронной почты, поскольку все тиражирование осуществляется через ее сообщения. Проводить двусторонние сеансы тиражирования нельзя, но убедиться, что все копии на конференции идентичны, очень просто, поскольку все сообщения в Collabra Share могут редактироваться только авторами. Таким образом, конфликтов, связанных с изменениями в конференциях, у вас не будет.
Администратор может разрешить пользователям тиражирование форумов без ограничения или требовать подтверждения новых сеансов. Он же определяет, куда и кому отправить уведомления о тиражировании и сообщения о возникающих ошибках.
FirstClass 3.0
Хорошо
FirstClass не предлагает таких возможностей, которые имеются у Notes, но предоставляет удобный набор простых в использовании средств администратора. Если вам не нужна необычайно строгая секретность, выбор сообщений для тиражирования и централизованное управление удаленных серверов, FirstClass предлагает достаточную административную функциональность.
FirstClass позволяет устанавливать защиту паролем как для всей системы, так и для отдельных форумов, а также обеспечивает дополнительные возможности по шифрованию передаваемых данных. Данные не шифруются на сервере, поскольку программа рассчитывает на соответствующие возможности самого сервера.
FirstClass обеспечивает гибкое управление доступом пользователя к возможностям программы: разрешение или запрет доступа к любой из 22 функций, включая частные сообщения, участие в конференциях, chat-сессии, загрузку сообщений, перенаправление, просмотр сведений о пользователях и все остальные. Администратор может установить ежедневное ограничение времени работы и определить неактивный период, после которого пользователь будет выведен из системы; назначать права пользователям по отдельности или создавать для этого "группы привилегий", которые, впрочем, можно изменять индивидуально для каждого пользователя.
Все пользователи имеют доступ к общим конференциям, в то время как индивидуальный или групповой доступ к частной конференции разрешается администратором. Предлагается восемь предопределенных уровней доступа. Самый нижний - это Summary: пользователи вправе просматривать лист сообщений, не открывая ни одно из них. Наивысший - Controller, включающий все права, например возможность изменять права доступа и редактировать пользовательские сообщения.
Создатель форума в FirstClass так же, как и в Collabra Share, может установить подтверждаемые права доступа к форуму, к отдельным сообщениям и к присоединенным файлам. Если администратор установит для некоторых конференций атрибут "unlisted", видеть такие конференции смогут только те пользователи, кому была дана соответствующая привилегия View Unlisted.
FirstClass предлагает широкие возможности по отслеживанию любой из 18 различных статистик, включая общее количество входов в систему, общее количество открытых сообщений, количество загруженных сообщений на форумах и т.п. Вы можете проследить и записать любую из 39 различных пользовательских статистик, включая chat-сессии, подписку на конференции, доступ к почтовому ящику и т.п. Эти журналы сохраняются в текстовых файлах на сервере.
Тиражирование конференций в FirstClass может включать только весь форум целиком, поскольку программа не предлагает фильтры на базе формул, аналогичных имеющимся в Notes. Чтобы тиражировать конференцию в обоих направлениях между двумя серверами, нужно сначала создать конференции с одинаковыми именами на обоих серверах, затем определить соответствующие шлюзовые коммуникации и расписание. Все сообщения в определенном форуме будут затем выбраны и тиражированы на удаленную позицию. В повторном тиражировании смогут участвовать только новые и измененные сообщения.
Поскольку FirstClass осуществляет тиражирование через электронную почту, двустороннее тиражирование во время одного соединения невозможно.
Такое положение вещей приводит не только к усложнению планирования сеансов тиражирования, но и к возможным нарушениям синхронности, если несколько копий одного и того же документа редактируются между сеансами тиражирования.
Хотя FirstClass не предлагает, как Notes, широких возможностей управления тиражированием или централизованных средств мониторинга, он обеспечивает эффективный выбор маршрутов для сообщений электронной почты, учитывая и то, какие из серверов работают, а какие нет.
FirstClass не имеет встроенных средств резервирования, но позволяет легко избавляться от старых документов. Сообщениям в момент создания присваиваются даты удаления. Можно установить дату удаления для конференции в целом и делать исключения для выбранных сообщений. Сжатие баз данных происходит каждую ночь.
Lotus Notes 3.3
Очень хорошо
Среди других программ этого обзора у Notes - самый сильный и гибкий инструментарий для управления большими системами. Будучи более сложной, чем другие, программа требует и значительно большего внимания администратора.
Во-первых, не стоит разрешать пользователям самим регистрироваться в этой системе. Для того, чтобы войти на сервер и, конечно, открыть зашифрованные данные, каждый пользователь должен иметь сертифицированный ID-файл, предоставленный администратором. Защищены паролем и базы данных. Следующий уровень безопасности данных - это Access Control Lists. Кроме того, администратор базы данных может присваивать пользователям различные права доступа.
Notes позволяет администратору упростить работу по управлению, предоставляя возможность создавать группы пользователей и присваивать права всем одновременно.
Имеются все необходимые средства для создания склада данных на базе данных. Любой пользователь с соответствующими правами может вручную удалить старые и ненужные документы, но тот, кто обладает правом Manager, способен удалять и старые базы данных.
Освободившееся дисковое пространство может потребоваться для преобразования баз данных или для выполнения инициированной администратором с системной консоли команды Compact для сжатия одновременно всех баз данных на сервере.
Notes заработал дополнительные очки за то, что позволяет установить шифрование всех данных во время передачи по сети, хотя это может замедлить процесс. Данные на диске частично защищены по умолчанию, поскольку они скрыты в .NSF-файлах Notes. Полное шифрование локальных баз данных будет предложено в Version 4.0. Пересылаемые документы зашифровываются как по отдельности, так и все вместе. Администратор может заставить шифроваться сообщения по всей системе, редактируя файл NOTES.INI.
Notes предлагает значительно большее управление процессом тиражирования, чем другие программы. Связь с другими серверами строится через создание "документа коммуникаций". Отсутствие каких-либо средств, облегчающих ввод данных в эту форму, например списков выбора, схем и т.п., довольно неприятно, но форма имеет поля для определения сервера, с которым надо связываться, времени сеансов тиражирования и интервалов повторения. При необходимости, администратор установит и маршруты обмена сообщениями.
Через "коммуникационные документы" можно организовывать связь между серверами в топологии звезды или схемы "точка-точка". Если установите несколько телефонных номеров для модемных коммуникаций, Notes будет набирать их последовательно, пока не состоится соединение.
Можно отменить тиражирование документов, имеющих определенный срок давности, а также битовых карт или присоединенных файлов; установить тиражирование только документов выбранных авторов и указать, нужно ли тиражировать вместе с базами данных определенные формы, виды, макросы, формулы тиражирования и списки управления доступом. Такая возможность обусловлена причинами безопасности и финансирования - необходимо посылать только те данные, которые действительно нужны удаленным узлам.
Notes предлагает столь же мощные средства управления обменом по электронной почте. Например, будет автоматически выбираться альтернативный маршрут в случае возникновения ошибки при передаче по данному маршруту или, если заново начинается коммуникация, превышены ограничения количества ожидающих сообщений.
Как и другие программы, Notes не обеспечивает встроенных средств резервирования. Рекомендуемый метод - использовать сторонние резервирующие программы для того, чтобы копировать критические файлы с сервера Notes на файл-сервер и обращаться затем к возможностям резервирования, имеющимся на файл-сервере.
С другой стороны, Notes заработал высший балл за средства мониторинга Notes-системы. Программа строит журналы, которые регистрируют размер базы данных, ошибочные файлы, проблемы, возникающие при удаленных коммуникациях, проблемы тиражирования, проблемы маршрутизации электронной почты, ошибки сервера и ошибки планирования. Вы можете также иметь журнал, описывающий использование базы данных, включая информацию о тех, кто обращался к базе данных, в течение какого времени и какие документы были открыты и обновлены.
Дополнительно можно приобрести Lotus Notes View, который обеспечивает централизованные графические средства для отслеживания состояния серверов, очередей сообщений и тиражирования баз данных по всей системе.
Размещение и отправление сообщений
Collabra Share 3.0
Хорошо
Collabra Share обеспечивает простой способ размещения и отправления сообщений, и мы считаем, что метод интеграции процесса размещения сообщений и поддержки электронной почты очень удобен.
Чтобы начать новую информационную цепочку или ответить на имеющееся сообщение, достаточно вызвать новую форму. Благодаря удобной форматирующей панели, легко изменить тип и размер шрифта в тексте сообщения, добавить разметку (bullets), установить поля на странице и отформатировать абзацы. Collabra Share не предлагает, в отличие от Notes, средства сохранения стилей отдельных абзацев для быстрого форматирования всего текста, но вы можете сохранить документ в качестве шаблона для последующего создания новых документов.
С помощью двух кнопок - Post или Notify - вы отправите написанное вами сообщение на форум и вызовете адресную книжку, используемую в системе электронной почты, для подготовки уведомления о рассылке и переписке его определенным пользователям. Посылка самого сообщения по электронной почте требует несколько большего количества действий, но тоже довольно проста.
Чтобы ответить на сообщение, достаточно нажать кнопку Reply и будет открыта форма для нового документа. По окончании работы послание будет автоматически добавлено в "цепочку" к сообщению, на которое вы отвечаете. Необычайно удобная возможность - Reply Privately, позволяющая послать ответ на сообщение непосредственно автору, а не использовать форум в качестве промежуточного этапа.
FirstClass 3.0
Удовлетворительно
Иногда мелочи имеют принципиально важное значение. А FirstClass, не уделив внимание некоторым мелочам, подчеркнула свою неприспособленность к миру Windows. Возникающие вследствие этого сложности использования и отсутствие поддержки OLE снизили оценку FirstClass в этой категории.
Хотя FirstClass позволяет изменять тип, цвет и стиль шрифта, отдельного диалога для этих целей не предлагается. Это значит, что каждый раз, когда вам понадобится изменить эти атрибуты, придется снова возвращаться к меню. Другую ловушку вы обнаруживаете, открывая конференцию и выбирая New Message (новое сообщение). То, что сообщение будет передано на уже открытую конференцию, вполне логично, но никакого списка адресов, чтобы помочь отправить его и на другую конференцию, FirstClass не предлагает, и вы вынуждены пытаться вспомнить нужное имя.
Как и Notes, FirstClass имеет встроенную службу электронной почты, но возможности адресации сообщения не совсем полны. С одной стороны (и это следует отнести к положительным моментам), FirstClass облегчает ввод адреса, автоматически осуществляя поиск уже при наборе первых символов, и заменяет их целиком на найденное имя. В том случае, если введенная строка не соответствует какому-либо адресу из списка или соответствует более чем одному пользователю, FirstClass предлагает список адресов, из которых вы можете выбрать нужный. С другой стороны (и это отрицательный момент), FirstClass изначально не предлагает список для выбора, и потому вы вынуждены набирать адрес по памяти, надеясь, что он будет чему-нибудь соответствовать в системном каталоге. Кроме того, вы не можете создавать группы для одновременной рассылки сообщений нескольким пользователям.
FirstClass безупречно выполняет функции по обмену данными (копирование из буфера и обратно). К любому посланию можно присоединить столько внешних файлов, сколько вы сочтете нужным. Однако добавление OLE-объектов FirstClass не поддерживает.
Как и Notes, FirstClass предлагает множество предопределенных форм сообщений и даже позволяет создавать бланки ("stationery") - частично заполненные копии форм сообщений. Например, вы можете, имея бланк уже адресованного кому-нибудь телефонного сообщения, вызвать его, дополнить нужным образом и отправить.
FirstClass получил дополнительные баллы за обеспечение утилиты chat, а также за возможность записать копию любой chat-сессии.
Lotus Notes 3.3
Очень хорошо
Среди программ, рассматриваемых в этом обзоре, Notes самый мощный набор средств для создания сообщений за исключением очень небольших недочетов.
В отличие от FirstClass, Notes имеет единый диалог для определения типа, размера, цвета и других атрибутов шрифта, причем можно использовать любой из установленных Windows-шрифтов. К сожалению, никаких способов предварительного просмотра выбранного шрифта не предлагается. Вы можете отформатировать абзац, и, кроме того, Notes, в отличие от других программ, позволяет выравнивать поля страницы и создавать нижние и верхние колонтитулы (headers & footers). Notes уникален и в том, что позволяет сохранить стиль абзаца для быстрого форматирования всего текста. Программа также обеспечивает свою собственную утилиту для создания таблиц в сообщениях.
В дополнение к формам разделов и отчетов в базах данных, предлагаемых в качестве примеров, имеется множество предопределенных форм, включая формы для получения телефонных сообщений, записей информации о контактах, запросов данных и т. п.. Доступные формы определяются открытой базой данных. Особенность Notes в том, что есть возможность связывать данные, создавая DOCLinks, которые позволяют переходить из текущего документа или сообщения в другое.
Перенос текста (cut & paste) между документами Notes и при присоединении внешних файлов к документу несложен. Мы не нашли каких-либо встроенных программ просмотра для проверки присоединенных файлов, но можно запустить соответствующие приложения из Notes или сохранить присоединенный элемент отдельно.
В дополнение к размещению сообщений в базах данных Notes, вы можете послать сообщение через встроенную в Notes электронную почту или через cc:Mail. Единственная значительная разница между размещением документов и отправлением по электронной почте заключается в том, что формы для почтовых сообщений содержат кнопки для выбора адресов, проверки имен и посылки сообщений.
Мы обнаружили только два недочета на этом этапе нашего тестирования. Во-первых, хотя инструментальная панель Notes в достаточной степени настраиваемая, программа не позволяет добавлять в нее пиктограммы для объединения разделов и ответов на сообщения. Вместо этого вы должны пользоваться функциями меню. Во-вторых, хотя Notes позволяет вставлять OLE-объекты в документы (и LET-объекты в Unix), при включении электронных таблиц Exel Notes не всегда должным образом изменяет размер окна.
|
|
|
|
|
|
|
|
СВОДКА РЕЗУЛЬТАТОВ
Сравнивая три программы обработки групповых сообщений, мы четко определяем, кто из них первый, кто второй и кто третий. Вы можете, конечно, просто купить продукт, получивший наивысшую оценку, но каждой из программ есть что предложить, и важно решить, нужна ли вам серьезная база данных или просто целостная система обработки сообщений, при этом недорогая и простая в управлении. Неудивительно, что Lotus Notes 3.3 компании Lotus Development получила высший балл в нашем обзоре. В некотором смысле Lotus Notes стал стандартом, которому стремятся следовать все остальные программы групповой обработки сообщений. В девяти из десяти случаев, если компания использует систему групповой обработки сообщений, - это система Lotus Notes. Хотя Notes лидирует в категории приложений по групповой обработке сообщений, список ее возможностей простирается далеко за пределы простой обработки сообщений. Безусловно, Notes прекрасно справляется с размещением сообщений на электронных досках объявлений, но истинное предназначение этой системы проявляется в предлагаемых ею средствах создания и управления приложениями для пользовательских баз данных.
Например, используя Notes, вы можете создать базу данных, содержащую информацию о контактах, доступ к которой может получить любой сотрудник компании, как находясь в офисе, так и в номере отеля в Лас-Вегасе. Кроме того, Notes предлагает межплатформенную поддержку, включая Windows, Macintosh, OS/2 и Unix, и позволяет адаптироваться к требованиям больших и широко распределенных предприятий. Notes имеет встроенную систему электронной почты для передачи частных сообщений. Хотя функции электронной почты достаточно полны, они не соответствуют стандартному набору, имеющемуся в cc:Mail у того же Lotus.
Прежде чем приобрести Notes, убедитесь, что вы не покупаете пушку для стрельбы по воробьям. Для работы только с электронными досками объявлений Notes слишком сложен и дорог. Но если ваша компания действительно стремится иметь общедоступные базы данных и вы можете разрешить персоналу уделить достаточное время разработке необходимых приложений, то Notes будет лучшим решением. Второе место в нашей "табели о рангах" занял FirstClass 3.0 компании SoftArc, недавно перенесенный с платформы Macintosh на Windows. Программа занимает промежуточное положение между Collabra Share и Notes по уровню предлагаемой функциональности, но по цене с ней не может сравниться никто - версия на 100 пользователей стоит меньше 5000 долл.
FirstClass, как и Notes, имеет встроенную систему электронной почты и средства создания и настройки форм сообщений; большой набор поддерживаемых платформ, хотя и не в таком объеме, как Notes; программы сервера и клиента для Windows и Macintosh. Программы клиента для DOS, OS/2 и Unix находятся сейчас в стадии разработки.
Нас вполне удовлетворила функциональность FirstClass, хотя хотелось бы большей простоты. Пользователи Windows, в частности, обратят внимание на некоторые недочеты, свидетельствующие о первоначальной ориентированности системы на Macintosh, например на отсутствие диалоговых окон для ввода параметров или клавиши Save для сохранения информации.
Но, поскольку это всего лишь первое выступление на арене Windows, мы считаем, что программа подает большие надежды. Имея хорошее соотношение цена/функциональность, она предлагает пользователям беспроблемную связь между системами Windows и Macintosh.
Collabra Share 2.0 финишировала третьей, прежде всего из-за отсутствия средств генерации настраиваемых форм сообщений, хотя и является самой легкой для изучения и самой простой в управлении среди рассматриваемых в этом обзоре программ. Если ваша единственная цель - расширить возможности электронной почты в плане обеспечения проведения общих дискуссий, то Collabra Share - прекрасный выбор.
Обратите, однако, внимание, что Collabra Share отнюдь не самодостаточное решение, как Notes или FirstClass. Обеспечивая хорошую интеграцию с почтовыми системами, поддерживающими Vendor Independent Messaging и Messaging API, она не имеет встроенной системы электронной почты, встроенного языка программирования или языка описания сценариев для добавления исполняемых элементов в формы.
Программа клиента имеется только для платформы Windows. Короче говоря, Collabra Share в действительности всего лишь дополнение в виде электронной доски объявлений к существующей системе электронной почты, а не самостоятельная система групповой обработки сообщений. Но, если такое положение вещей для вас вполне приемлемо, убедитесь, что это наиболее подходящая и самая простая разработка из имеющихся.