Мы тонем в электронной почте

Так возникает замкнутый круг: пользователи получают сообщения по электронной почте, начинают работать с ними, им это нравится, они используют почту все больше, и в конце концов становятся ее рабами.

Я знаю людей, которые не могут взять даже недельный отпуск из-за боязни получить гору почты по возвращении на работу. Может быть, мой читатель также принадлежит к этой категории?

Аналогичная зависимость образуется и на работе. Мы учим своих сотрудников использовать новую почтовую систему. Они узнают буквально все о коммуникациях. Но мы не учим их большему. В результате они не знают и половины тех возможностей, которые обеспечивает эффективное использование системы. Мы не контролируем, насколько система эффективна, что приводит к ее засорению. Хранение и распределение информации выходит из-под контроля. Слышали об энтропии? Это закон, подобный закону тяготения. Он гласит: во всех сложных системах беспорядок возрастает, и они становятся все более и более запутанными. Это относится и к вашей системе. Только энергичные усилия способны сдержать возрастание энтропии.

Мы находимся на пороге решения проблемы путем широкого использования средств, с помощью которых распределение информации станет более упорядоченным.

С наивностью французского философа Жан-Жака Руссо, который призывал вернуться поближе к природе, мы верим, что как только любая информация будет доступна повсеместно, наступит счастливая эпоха. Может быть и так. Но мы слишком устанем, проведя всю ночь за чтением полученной почты, чтобы радоваться этому.

Мы часто не можем отделить информацию, которую мы можем прочесть, от информации, которая нам необходима для работы. Лист рассылки включает перечень из двухсот сообщений в день, но не более трех из них требуют каких-либо необходимых действий.

Мы также игнорируем разницу между распределением и просмотром информации с одной стороны и пользой от использования этой информации - с другой.

Мы требуем лучших фильтров и агентов, которые оградят нас от ненужной информации. Но, может быть, мы способны сделать это сами?

Необходимо обучать сотрудников умению сортировать и обрабатывать большие объемы информации. Тот, кто хранит 5000 неклассифицированных сообщений, либо посылает все свои сообщения в электронную почту, либо слишком занят, чтобы ответить на запрос по электронной почте в течение недели, не сможет сделать работу организации эффективной.

Мы должны установить для наших информационных систем правильный баланс между распределением информации и продуктивной работой. Необходимо управлять работой пользователей столь же тщательно, как и работой сетевых серверов. Тогда мы сможем разрабатывать и постоянно модернизировать коммуникационные протоколы, которые позволят поддерживать информационный сервис и, может быть, даже улучшать его.