Что нужно учитывать, если вы решили контролировать продуктивность сотрудников

Появление интеллектуальных средств контроля за производительностью труда на рабочем месте – еще один результат растущей популярности Больших Данных. Работодатели могут получить более полную информацию о том, как сотрудники используют свое рабочее время, и попробовать дать объективную оценку их эффективности. Однако контроль за продуктивностью вызывает вопросы с точки зрения конфиденциальности частной жизни работника. Какие параметры предполагается отслеживать и каковы будут объемы и продолжительность мониторинга?

Элис Чин, директор компании Your Other Half, предоставляющей услуги кадрового агентства и предлагающей аутсорсинг операций в целях повышения эффективности бизнеса клиентов, считает, что такой подход даст преимущества при условии правильной организации управления. В компании Чин отслеживание продуктивности помогает задавать и настраивать показатели эффективности, и она охотно помогает своим клиентам внедрять аналогичные системы.

Программное обеспечение для контроля за производительностью труда и рабочим временем может оказаться весьма полезным в поиске и ликвидации утечек рабочего времени, в повышении эффективности и автоматизации повторяющихся процедур, при определении рентабельности продуктов и услуг, а также производительности сотрудников, особенно если они работают сразу над несколькими проектами.

Обеспечьте прозрачность

Если вы решились внедрить программное обеспечение для отслеживания производительности труда (средства контроля за электронной почтой, звонками, посещением сайтов, потраченным временем или иными параметрами), нужно вести себя с сотрудниками максимально открыто.

Если вы следите за своими сотрудниками, они должны знать об этом. При приеме сотрудника на работу обсудите с ним все рабочие процессы и используемое программное обеспечение.

Чин предлагает сразу разъяснить работникам, какие цели преследует компания и какие задачи надеется решить посредством контроля. Уведомляя сотрудников о контроле за продуктивностью, мы стараемся избавить их от сюрпризов. Для людей, непосредственно осуществляющих такой контроль и принимающих участие в программе, можно придумать и соответствующие стимулы. Но после того как план утвержден, его нужно соблюдать неукоснительно.

«Если вы рассказали сотрудникам о своих целях, а затем начинаете использовать данные каким-то совершенно иным образом, они перестанут вам доверять», – добавила Чин.

Учтите, что не все работают в одном темпе

Еще один важный фактор, который необходимо помнить при отслеживании продуктивности, – не все сотрудники выполняют свою работу одинаково. Некоторые предпочитают устраивать частые перерывы, другие интенсивно трудятся с утра, для того чтобы потом устроить более продолжительную паузу. Кто-то доделывает свою работу дома после окончания рабочего дня, проводя день в офисе тихо и спокойно. Если вы отслеживаете только «непроизводительно потраченное время», не учитывая другие факторы – усиление напряжения по мере приближения сроков сдачи или расслабленность, обусловленную тем, что предыдущий проект уже завершен, – то рискуете найти проблемы там, где на самом деле их нет.

Руководитель компании The Dancel Group Селеста О'Киф смотрит не только на потраченное время, но и оценивает конечные результаты. Ее волнуют соблюдение работниками заданных сроков и качественное выполнение ими поставленных задач. Если обнаруживаются какие-то недоработки в конечном продукте, она использует собранные данные, чтобы вернуться назад и уяснить, что можно улучшить и что привело к задержкам. Особенно полезен такой подход во взаимоотношениях с новыми сотрудниками – данные дают возможность выявить, где возникли затруднения и на каком этапе имеет смысл провести дополнительное обучение. Это помогает штатным специалистам быстрее вливаться в работу, а сезонным работникам совершенствовать свои навыки.

Нередко встречаются ситуации, когда сотрудники проводят свой день в социальных сетях в интересах работодателя. Если они отвечают за ведение страницы компании в Facebook, если им нужно получать дополнительную информацию о клиентах или выпускать рекламу для различных платформ, то время нахождения в социальных сетях нельзя считать непроизводительным. Поэтому нужно принимать во внимание особенности должностной инструкции сотрудника.

Ставьте четкие и ясные цели

Прежде чем приступить к контролю за продуктивностью сотрудников, нужно поставить ясные цели, определить, чего вы желаете добиться, и сформулировать, что является приемлемым, а что – нет. Перед тем как инициировать разговор на эту тему, надо понять, какой выигрыш вы хотите получить от отслеживания и какие показатели здесь важны.

«Один из моих клиентов, к примеру, не следит за временем, если сотрудники находятся в офисе и не заняты работой на компьютере, – заметила Чин. – Если же они работают в дистанционном режиме, контролировать нужно все их время. Каким бы ни было соглашение, его необходимо сформулировать четко и изложить на бумаге. В этом случае сотрудник всегда может сослаться на него».

Отход от руководящих указаний порождает разногласия среди работников. Определив политику, в дальнейшем нужно обеспечивать ее неизменность. Производительность труда рекомендуется контролировать, оценивая, сколько времени осталось до завершения проекта. При этом необходимо следить за вовлеченностью сотрудников и устранять нарушения в технологических процессах, выявляя наиболее успешные проекты и продукты.

Не нужно охватывать больше, чем это действительно необходимо. Просматривая данные о сотрудниках, работодатель должен задать себе вопросы: «Насколько все это соотносится с их производительностью труда? Зачем мне нужна соответствующая информация? Действительно ли она играет важную роль или же мы начинаем погружаться в какие-то отвлеченные темы?»

– Sarah K. White. 3 tips for tracking employee productivity. CIO.JAN 4, 2017