Как защитить персональные данные в соответствии с GDPR

25 мая 2018 года регулирующий акт Евросоюза «Общие положения о защите данных» (General Data Protection Regulation, GDPR) вступает в силу в полном объеме, он касается любой компании в мире, занимающейся обработкой и хранением персональных данных лиц, проживающих в ЕС. Новый акт предоставляет людям больше прав касательно управления их персональными данными (Personally Identifiable Information, PII), осуществляемого компаниями. Также он предусматривает крупные штрафы за его неисполнение и нарушение конфиденциальности данных – до 4% годового дохода компании. Кроме того, компании должны в течение 72 часов предоставлять отчеты об утечках данных.

Даже если вы не ведете бизнес с ЕС, вероятнее всего, новый закон окажет влияние на стандарты обеспечения глобальной безопасности в перспективе. Поэтому компании, работающие в ЕС или с данными, на которые распространяется действие GDPR, пытаются быстро и заблаговременно обеспечить соответствие этому документу. Службам безопасности необходимо будет убедиться в том, что данные, идентифицирующие личность, надлежащим образом защищены и соответствующие процедуры отчетности имеются.

По словам Брайана Вечи, технического евангелиста компании Varonis, которая специализируется на разработке систем по контролю и управлению правами доступа к распределенным файловым ресурсам, большинство компаний совсем не готовы к работе в новых условиях. Есть американские компании, которые подпадают под действие этого нового документа о конфиденциальности лишь потому, что кто-то из ЕС подписался на их информационную рассылку. И если в вашей организации имеются персональные данные гражданина одной из 28 стран – членов Сообщества, то этот акт касается и вас.

GDPR не определяет каких-либо конкретных средств управления защитой данных, которые должна использовать организация. Компания может сама определять необходимые средства обеспечения безопасности собранных данных, конфиденциальности и управления рисками.

GDPR не определяет каких-либо конкретных средств управления защитой данных, которые должна использовать организация. Компания может сама определять необходимые средства обеспечения безопасности собранных данных, конфиденциальности и управления рисками.

Оливье ван Хуф, менеджер по предварительным продажам в Европе бельгийской компании Collibra, разрабатывающей ПО, считает, что GDPR начинается с управления данными: «Вы должны установить платформу управления данными прежде, чем вы действительно сможете начать защищать данные. Это значительно больше, чем просто техническая защита данных. Большинство организаций начинают с рассмотрения своих бизнес-процессов, затем переходят к рассмотрению логических процессов, используемых при сборе данных, и затем – к самим физическим данным. GDPR – это также понимание того, что данные действительно принадлежат личности. Вы же в действительности лишь размещаете у себя эти данные».

Что GDPR подразумевает под персональными данными?

Определение персональных данных в GDPR значительно шире, чем ранее существовавшие. Оно включает в себя любую информацию, касающуюся конкретного человека, будь то личные, публичные или профессиональные данные. Это не только имена, адреса и финансовая информации, но и все то, что может идентифицировать личность (например, IP-адреса, идентификация пользователей при регистрации для входа в систему, данные биометрической идентификации, данные о географическом местоположении, видеоматериалы, статистика лояльности клиента, посты и фото в социальных сетях).

Обеспечение соответствия GDPR означает, что вы не только должны обеспечивать защиту большего числа видов данных в будущем, но и затрачивать больше усилий на идентификацию существующих данных.

Страны, затрагиваемые GDPR, должны будут идентифицировать в силу своих возможностей информацию, которая не отслеживалась или не индексировалась ранее. Например, записанный звонок в службу поддержки клиентов, возможно, необходимо будет локализовать, защитить, отследить и внести в отчет.

Каковы новые права пользователей в сфере персональных данных?

Документально оформленное добровольное согласие лица на использование информации должно даваться каждым человеком (или его официальным представителем). Согласие должно однозначно определять собираемые данные, цель их использования и длительность их хранения. Пользователи могут отозвать свое согласие в любое время и отправить запрос на удаление их персональных данных (при условии, что они укажут обоснованную причину).

В соответствии с GDPR физические лица могут также контролировать, что происходит с их персональными данными. Они могут рассчитывать на исправление фактических ошибок, видеть, какая информация о них хранится, и даже экспортировать ее для своего персонального просмотра и использования. Эти важные права являются новыми для большинства организаций.

Большинству компаний сначала просто нужно понять, какие положения GDPR у них уже выполняются. Им необходимо выяснить, где хранятся эти данные и подпадают ли они под действие GDPR. Затем им необходимо обеспечить их защиту по принципу минимальных привилегий и отслеживание их изменений. Компания Varonis так и делала с самого начала. Она специализируется не только на поиске данных, но и на определении, кто к чему имеет доступ и нужен ли им доступ к этим данным. Прежние нормативные документы, касающиеся защиты данных, требовали обеспечивать защиту данных от доступа извне. Теперь их необходимо лучше защищать изнутри, поскольку статья 25 GDPR гласит, что данные должны быть защищены по принципу минимальных привилегий намеренно и по умолчанию. И вы не можете сделать это, не понимая, где они находятся и кто может получить к ним доступ.

Каким образом GDPR влияет на структуру служб безопасности?

GDPR дает определение многочисленных функций участников процесса, прописывает правила и обязанности каждого из них. Субъект данных – это лицо, чьи персональные данные собираются. Управляющий данными – это организация, собирающая данные. Обработчик – это организация, обрабатывающая данные по поручению управляющего данными. Управляющие и обработчики обязаны вести письменный учет того, какие данные были собраны, каким образом они были собраны, как они были использованы, когда они были удалены.

Службам безопасности предстоит не только защищать данные от традиционных угроз, но и делать это так, чтобы процесс был прозрачным, документально оформленным и пригодным для возможного использования в отношении большого количества субъектов данных, и все это при строгом обеспечении безопасности данных. Каждому члену службы компьютерной безопасности необходимо разъяснить методы обеспечения соответствия требованиям GDPR.

Многие предприятия-участники, частные и государственные, должны иметь ответственного за защиту данных (data protection officer, DPO). Руководитель по защите данных должен обладать техническими знаниями или иметь персонал для защиты данных и обеспечения преемственности бизнеса. В ЕС считают, что позиция DPO настолько важна, что разработали отдельный, подробный 18-страничный документ о данной позиции.

Может показаться, что позиция по защите данных больше всего подходит руководителю информационной безопасности, однако руководитель по защите данных должен четко понимать требования к конфиденциальности и обеспечению соответствия, что обычно лучше понимают директора по вопросам конфиденциальности (chief privacy officer, CPO) или другие защитники конфиденциальности, однако они могут не понимать технической стороны вещей. В малом бизнесе все может закончиться назначением «наиболее подходящего» работника в качестве управляющего данными или даже выбором внешнего руководителя по защите информации. В любом случае GDPR требует, чтобы такой руководитель был независимым аудитором соответствия требованиям и был доступен для субъектов данных, для организации, следующей предписаниям данного акта, и для инспекторов GDPR.

Ван Хуф отмечает, что большинство европейских компаний уже наняли директоров по защите данных.

Отчеты о защите и обработке данных должны храниться и предоставляться для текущих и регулярных проверок не только аудиторам, но и субъектам данных. Каким образом организация обеспечит доступ к отчетам для индивидуальной частной проверки и в то же время защитит их от несанкционированного просмотра? Потребуется ли для каждого отдельного субъекта новая система сопровождения управления идентичностью и контроля доступа с учетом того, что потенциально возможных субъектов данных миллионы? Может ли организация соответствовать требованиям GDPR, просто распечатывая личные отчеты и рассылая пользователям бумажные копии? Это важные моменты, которые должны проработать директора по защите данных, руководящий состав и служба безопасности.

Национальные органы управления защитой данных

Каждая страна – член Сообщества имеет национальный орган управления защитой данных (data protection authority, DPA). DPA несут ответственность за установление соответствия и проведение в жизнь соответствующих законов на национальном уровне, но обязаны быть независимыми даже от контроля со стороны собственного национального правительства.

Страны – члены Сообщества могут иметь один или более органов управления. Каждая организация может выбрать один DPA, который контролирует соответствие GDPR для организации в целом. Единый надзорный орган имеет возможность контролировать обработку и защиту данных, обеспечиваемые в других странах-членах. Критики справедливо отмечают, что компании, работающие в нескольких странах – членах Сообщества, могут выбрать для работы наиболее гибкий DPA подобно тому, что они уже сегодня делают для снижения налогов и организационной независимости.

DPA созданы в рамках предыдущего закона ЕС о защите данных, но были значительно усилены в регулирующем акте. DPA фактически являются официальными государственными регулирующими и надзорными органами в структуре GDPR. Орган управления защитой данных помогает принимать решения в правовых вопросах и может расследовать деятельность компаний в случае нарушений и приостанавливать работу управляющих данными и обработчиков, несущих юридическую ответственность за нарушения GDPR, и определять штрафные санкции. Кроме того, он решает, может ли организация передавать данные за пределы ЕС, и если да, то какие механизмы защиты следует применить. В конкретной организации основным лицом, поддерживающим связь с DPA, вероятно, будет руководитель по защите данных.

Если субъект данных понимает, что произошло нарушение, он может связаться либо с DPO, либо с DPA, который был выбран данной компанией и контакты которого были переданы субъекту. На практике это может быть очень неудобно, поскольку DPO или DPA компании, управляющей данными или обрабатывающей их, может не находиться в той же стране.

Об утечках данных следует сообщать незамедлительно

Об утечках персональных данных следует сообщать немедленно или по крайней мере в течение 72 часов в единый надзорный орган – DPA. Лица, которых это коснулось, должны быть оповещены, если ожидаются негативные последствия. Однако если эти данные соответствующим образом зашифрованы или обезличены и эта критичная защита не была взломана, то людей оповещать не следует.

Службы безопасности, вероятно, будут испытывать больше давления, поскольку должны убедиться в том, что все персональные данные надлежащим образом зашифрованы или обезличены. Ранее шифрование в основном было направлено на защиту портативных устройств. Обеспечение соответствия GDPR, скорее всего, приведет к большому спросу на еще большее шифрование данных во всей компании.

Также службы безопасности будут подвергаться повышенному давлению из-за необходимости быстрее, чем раньше, определить, явилась ли утечка данных событием, требующим отчетности. 72 часа – слишком малое время для многих организаций, особенно если пытаться понять, может ли какой-либо факт предотвратить необходимость сообщать об утечке затронутым субъектам данных или в прессу.

Как подготовиться

Любой сотрудник компаний, подпадающих под действие GDPR, занятый сбором, хранением, обработкой данных, уже должен знать основы регулирующего акта. Необходимо сформировать группы людей, которые будут заниматься подготовкой к введению GDPR в действие и обеспечением его выполнения. Наиболее важные сотрудники должны пройти обучение по GDPR с проверкой их знаний. При необходимости назначьте или наймите сотрудника, ответственного за обеспечение соответствия данных требованиям GDPR.

Оцените готовность вашей компании выполнить требования GDPR (например, персонал, инструменты и процессы), отметив области, требующие наибольшего внимания. Простое определение имеющихся данных, уже соответствующих требованиям GDPR, будет серьезной первоначальной задачей. Большинство компаний столкнутся с необходимостью создать новые системы для отслеживания изменений данных в соответствии с нормами GDPR или изменить существующие системы.

Заранее определите, что вашей компании придется делать в случае утечки персональных данных. С кем вы будете связываться? Какую информацию вы должны передать? Кто определяет, следует ли уведомить субъектов данных?

GDPR – это новый стандарт по защите конфиденциальности персональных данных. Он призван дать субъектам данных больше возможностей по контролю данных и обеспечить прозрачность операций и защиту. Это отличная вещь для защиты конфиденциальности, но масса работы для тех, кто должен выполнять требования этого акта.

***

Многие компании видят в GDPR лишь еще одну обузу, дополнительные расходы. Но, может быть, следует его рассматривать как возможность? Часто бывает, что компании собирают данные в течение длительного времени и даже не уверены, нужны ли они им. А GDPR заставит их пересмотреть причину сбора этих данных, срок их хранения, способ их обработки. Это шанс оптимизировать не только данные, но и работу, связанную с этими данными.

− Roger A. Grimes. How to protect personally identifiable information under GDPR. CSO. August 14, 2017