Многие сегодняшние проекты на предприятиях, независимо от размеров организации, отрасли и структуры, выбираются и инициируются в отрыве друг от друга, без учета их взаимного влияния и общей стратегии. Каковы риски такого подхода к реализации проектов? Предприятие может столкнуться с конкуренцией за ресурсы, в том числе людские и технологические, а также с конфликтами при определении сроков и целей. Возможно даже, что реализация какого-то проекта негативно отразится на других областях бизнеса.

Зачастую каждое подразделение норовит присвоить наивысший приоритет именно своим проектам. Но если организация не обладает громадным количеством ресурсов или запасом времени и ставит перед собой достаточно четкие цели, одинаково приоритетными проекты быть не могут. Существуют стратегии оценки и расстановки приоритетов, уже доказавшие свою эффективность.

 

1. Вовлечение в планирование на стратегическом уровне

Первое, что должен сделать руководитель программы, проекта или управляющий портфелем, – это принять участие в планировании на стратегическом уровне. В контакте с руководством добейтесь полного понимания направлений развития бизнеса, поставленных сроков и ситуации в целом. Любые подробности окажутся здесь нелишними.

Возможно, потребуется несколько сеансов стратегического планирования, в ходе которых будет почерпнута ценная информация, помогающая принимать обоснованные решения в части программ, портфелей и проектов. Можно рассматривать это как составление плана, позволяющего не только очертить желаемые цели, но и наметить пути их достижения. Важно убедиться в том, что вы идете правильным курсом.

2. Выявление движущих сил проекта

Важность проектов может быть обусловлена различными факторами. Проекты инициируются в целях создания или расширения чего-либо, выполнения тех или иных требований, устранения барьеров, снижения рисков, преодоления существующих или потенциальных проблем, увеличения оборота, получения ранее недоступных возможностей и просто рационализации процессов. Переговорите с руководством и постарайтесь выяснить, какие из следующих движущих сил способствуют реализации каждого предлагаемого проекта:

• конкурентные преимущества;

• сокращение затрат и финансовая выгода;

• повышение операционной эффективности, улучшение процессов;

• законодательные, юридические, налоговые факторы;

• повышение качества;

• снижение рисков;

• возможности для роста бизнеса.

3. Количественная оценка стратегических ценностей

Попросите руководство обсудить рассматриваемые проекты, чтобы оценить их влияние и определить желаемую отдачу. Это поможет лучше понять и подсчитать их стратегическую ценность, текущее и долгосрочное воздействие, а также предполагаемые выгоды от реализации каждого проекта. Риски от затягивания начала проектов также должны быть тщательно взвешены. Возможно, некоторые проекты, имеющие высокую стратегическую ценность и сулящие многочисленные дополнительные преимущества, не были включены в число высокоприоритетных по итогам анализа юридических, налоговых и законодательных критериев.

 

4. Определение факторов, влияющих на успех проектов

Среди других факторов, которые необходимо учитывать, следует отметить окупаемость проектов, наличие бюджетных фондов, доступность ресурсов, сроки, а также существующие зависимости и ограничения. Бюджеты и сроки почти всегда ограничены, вследствие чего невозможно планировать реализацию сразу всех проектов одновременно. Некоторые из них приходится откладывать, поскольку они зависят от успешной реализации других проектов или от иных причин, находящихся вне зоны контроля предприятия.

5. Создание матрицы оценок и приоритетов

Обобщив всю информацию, полученную от руководства и из других источников, создайте матрицу оценок и приоритетов, позволяющую выстроить рейтинг проектов на основе сформулированных критериев. Используйте весовые коэффициенты (например, от 1 до 5, где 1 – очень низкий, 2 – низкий, 3 – средний, 4 – высокий, 5 – очень высокий), характеризующие важность каждого критерия, для точного определения приоритетности каждого проекта.

6. Проверка правильности полученных результатов

После того как будут учтены все критерии и определены приоритеты проектов, проверьте всё еще раз, прежде чем приступать к их реализации. Необходимо прояснить ожидания всех заинтересованных сторон. Это позволит руководству внести желаемые коррективы или подтвердить свое согласие со сделанными вами выводами.

– Moira Alexander. 6 proven strategies for evaluating and prioritizing IT projects. CIO. Nov 23, 2015