Расписание для «Вышки»

Вопрос автоматизации составления расписаний волнует все учебные заведения: у кого-то есть инструменты, помогающие в решении этой проблемы, кто-то о таком только мечтает. Однако у многих университетов, даже за рубежом, подобные решения не интегрированы с основными системами, что заметно снижает их эффективность», – подчеркивает Олег Щербаков, директор по ИТ Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики».

В НИУ ВШЭ многие традиционные для вузов проблемы выражены более ярко, что и потребовало перемен. Пожалуй, главной сложностью является дефицит аудиторного фонда, поэтому крайне важно с удвоенным вниманием относиться к эффективности использования площадей. В Москве университет имеет много учебных комплексов, и находятся они в разных местах города. Если в каком-то конкретном здании нет свободного аудиторного фонда, диспетчеру приходится назначать занятия в другом корпусе, при этом учитывая время перемещения студентов.

Другой особенностью является построение учебного процесса в ВШЭ, где присутствует большое число дисциплин по выбору. На них записываются студенты со всех образовательных программ, и важно контролировать формирование предметных групп, следить за выполнением запланированной нагрузки. Система позволяет поддерживать индивидуальный подход к каждому студенту и исключает ситуации накладок в расписании.

Общее количество дисциплин по выбору составляет порядка 3,8 тыс., изучают данные дисциплины в рамках индивидуальных учебных планов примерно 18 тыс. студентов только в Москве. К тому же в «Вышке» существует межкампусная мобильность, когда студенты имеют возможность поехать на семестр в другой город и изучить понравившиеся дисциплины. Поэтому необходима система, позволяющая аккумулировать все расписания в одном месте, что крайне сложно сделать с помощью переписки сотрудников в корпоративной электронной почте.

Важно было создать возможность бронирования аудиторий

Важно было и создать возможность бронирования имеющихся аудиторий. В вузе, в дополнение к основному учебному процесу, проводится много различных мероприятий: курсы повышения квалификации, семинары, совещания, конференции. От сотрудников идет очень большой поток заявок на разовое бронирование аудиторий, и сервис бронирования в рамках системы был крайне востребован.

Старыми методами – практически вручную – составлять расписание стало физически невозможно. Требовался иной подход.

Составная часть ERP вуза

Олег Щербаков, директор по ИТ Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики»

Как вспоминает Щербаков, идея внедрения единой системы планирования расписаний зародилась еще около трех лет назад. Тогда были написаны функциональные требования, и специалисты вуза долго выбирали ИТ-решение. Более того, они склонялись к самостоятельной разработке, так как на горизонте не видели достойных платформ, позволяющих решить эти задачи.

Главными проблемами были незрелость решений и практически полное отсутствие опыта масштабных комплексных внедрений. Это стало серьезным тормозом для развития и данного проекта. Лишь в последнее время он получил развитие.

«Так получилось, что “Галактика” успела показать развитие своей платформы, – говорит Щербаков. – Несколько лет назад она была настолько сырой, что не воспринималась всерьез, но за прошедшее время действительно произошли заметные изменения». В результате от планов по самостоятельной разработке решили отказаться и выбрали решение «Галактика: Расписание учебного заведения». Ввиду специфики организации образовательного процесса в университете ряд доработок по реализации недостающего функционала все-таки требовался.

Решение интегрировано с системой управления учебным процессом – основной учетной системой, собственной разработкой вуза – и потребляет очень много данных по дисциплинам, преподавателям, студентам, аудиториям и т. д.; эти данные достаточно сложны с точки зрения структуры и логики их представления. Оно стало важной частью своеобразной «ERP для вуза», созданной в ВШЭ.

«Партнеры нас не подвели, но, не зная специфики вуза, выполнить интеграцию систем в принципе было бы невозможно. Если бы у нас не было специалистов, досконально разбирающихся в существующих системах, проблему вряд ли удалось бы решить малой кровью», – подчеркивает Борис Линецкий, заместитель директора по ИТ НИУ ВШЭ, руководящий этим проектом.

Сергей Шаламков, руководитель проекта внедрения системы планирования расписаний НИУ ВШЭ со стороны функционального заказчика, руководитель Центра развития образовательной среды

Ситуацию усложнило то, что проект пришелся на момент реорганизации. Факультеты объединялись, менялась не только оргструктура, но и движение персонала, вносились изменения в систему управления учебным процессом.

«Входя в проект, мы полагали, что диспетчеры – основные пользователи системы – будут закреплены за учебными корпусами, а вышли с диспетчерами, закрепленными за образовательными программами. Разумеется, это повлияло на проектные работы», – говорит руководитель проекта внедрения системы планирования расписаний НИУ ВШЭ со стороны функционального заказчика, руководитель Центра развития образовательной среды Сергей Шаламков.

Пользователями системы в Москве являются более 70 диспетчеров, каждый из которых курирует от одной до нескольких образовательных программ в зависимости от количества студентов. Кроме того, у ВШЭ есть три кампуса – в Нижнем Новгороде, Перми и Санкт-Петербурге. Весной они были подключены к проекту и с сентября тоже планируют начать формирование расписаний учебных занятий в системе, при этом общее число пользователей системы достигнет сотни. Каждый диспетчер составляет расписания по своим образовательным программам.

Противники стали сторонниками

Так как внедрение в большинстве случаев проводилось «на пустом месте», сопротивления со стороны персонала факультетов не было. Разумеется, среди диспетчеров шли разговоры об уникальности образовательных процессов и невозможности автоматизировать творческую деятельность преподавателей. Но, что показательно, уже сейчас без системы работать стало сложно. При этом сотрудники, на первых обсуждениях проекта высказывавшие, вплоть до крика, больше всего критики, впоследствии стали самыми активными пользователями системы.

Централизация систем повысила культуру работы с информацией. Раньше в системе управления учебным процессом работники факультетов были и создателями, и основными потребителями информации. Теперь потребителей гораздо больше – это и студенты, и руководители образовательных программ. Когда у информации появилось много потребителей и она фактически стала открытой, качество данных заметно повысилось.

«Ключевое значение с управленческой точки зрения имеет создание сообщества пользователей информационных систем. С его помощью среди сотрудников развивается наставничество, процессы становятся “самоподдерживаемыми”, а значит, существенно снижается потребность в выделенных специалистах поддержки», – рассказывает Шаламков. Эта работа по оказанию консультационных услуг коллегам стимулируется, в том числе материально.

Первые результаты

«Что изменилось в работе вуза после внедрения системы? Проще сказать, что не изменилось. Это совершенно другой подход, сравнимый со сменой телеги на автомобиль», – говорит Щербаков. Тем не менее полноценный эффект от изменений удастся прочувствовать лишь к концу весны 2016 года, когда будет составляться расписание на следующий год. К этому моменту система пополнится данными из прочих вузовских информационных систем, а люди научатся эффективно работать с ней.

«На переходном этапе сотрудники, занимающиеся формированием расписания, еще не настолько втянулись в процесс, чтобы действовать максимально эффективно. Кто-то все еще ворчит, что в привычном Excel уже бы все было составлено», – согласен Линецкий. Тем не менее уже можно отметить оперативность публикации изменений в расписании, а также контроль за работой преподавателей: скрыть нераспределенную нагрузку уже не получится.

Решена и проблема оптимизации использования аудиторного фонда. «Раньше диспетчеры задействовали только тот аудиторный фонд, которым они пользовались наиболее часто. Теперь же у них появилась возможность выявить все “потаенные уголки” в виде свободных аудиторий и запланировать там занятие. Это позволяет повысить открытость загруженности аудиторного фонда», – отмечает Шаламков.

Система расписаний позволяет решить проблему информирования студентов обо всех изменениях

Можно отметить и индивидуальный подход к студентам – система расписаний позволяет автоматически решить проблему их информирования обо всех изменениях, отправляя информацию всем тем, кто в ней заинтересован.

Однако речь идет не только об информировании. Преподаватели и представители студенческой общественности имеют возможность с помощью системы забронировать аудиторию. Кроме того, преподаватели могут высказать пожелания по составлению расписания – так называемые ограничения, когда преподаватель по каким-либо причинам не может вести занятия в определенное время.

Мобильность – это современно

Важной частью системы планирования расписаний стало разработанное для нее мобильное приложение. Оно позволяет отслеживать в режиме реального времени индивидуальную «образовательную траекторию движения» студента – его персональное расписание.

«Мобильное приложение на первом этапе не было для нас приоритетом, и его функциональность на сегодняшний день удовлетворяет не всех заинтересованных пользователей, что вызывает их заслуженную критику», – отмечает Щербаков. Как и во многих подобных случаях, было необходимо сначала построить и интегрировать саму систему, а теперь обратная связь с конструктивно настроенными пользователями позволит довести мобильное приложение до приличного состояния.

Мобильное приложение позволяет отслеживать индивидуальную «образовательную траекторию движения» студента

«Система, не умеющая выдавать информацию на мобильные устройства, несовременна. Мобильные приложения – это не только модно, но и удобно», – считает Линецкий. Большинство людей покупают не просто телефоны, а смартфоны, позволяющие работать с информацией; ноутбуки же носят с собой не всегда и не везде. Если у человека нет возможности доступа к информации на устройстве, которое всегда рядом, это плохо, не говоря уже о том, что мобильные устройства для многих занятых людей являются персональным календарем. Выгрузка расписания в календарь в этом случае становится ценной возможностью.

Важно отметить и оперативность доставки информации. Бывает, что занятие отменяется незадолго до его начала, когда студенты уже собираются или едут на него. В этом случае предусмотрены push-уведомления. Наконец, в приложении реализована обратная связь, причем касающаяся не только работы самого приложения, но и пожеланий к расписанию.

Инвестиции окупятся

Сейчас формируются требования для второго этапа развития системы. Основное направление работ – ее дальнейшая интеграция и более четкое представление данных пользователям. С этой целью будет дорабатываться не только система планирования расписаний, но и система управления учебным процессом. Еще одна важная задача – публикация расписания на английском языке, поскольку среди студентов довольно много иностранцев. Изменится и учет технической оснащенности аудиторий. Это важно при составлении расписаний: далеко не во всех аудиториях есть средства видео-конференц-связи, синхронного перевода и т. п.

Наконец, будет реализован аналитический модуль для получения отчетов о фактически проделанной преподавателями работе. Как только в системе начнут обрабатываться реальные данные, встанет вопрос об их управленческом применении – создании показателей эффективности сотрудников с целью оптимизации их деятельности, определения загруженности аудиторий для их последующего дооснащения.

«Эффективность инвестиций мы обязательно будем считать», – говорит Щербаков. Но дело в том, что она измеряется не только и не столько в финансовых эффектах. Гораздо важнее то, что система управления вуза шаг за шагом переходит в новое качество.