Многочисленные исследования подтверждают: мобильность становится одним из важнейших приоритетов ИТ-директоров. Особенно она актуальна в свете идеологии BYOD, набирающей все большую популярность. Мобилизация корпоративной инфраструктуры отражается на всех офисных процессах, включая печать.

По прогнозам IDC, в 2013–2017 годах объемы печати в мире останутся примерно на том же уровне. При этом пользователи смартфонов и планшетов печатают больше, чем прочие пользователи. Более того, к 2015 году свыше половины корпоративных пользователей смартфонов и планшетов, даже находясь в офисе, будут печатать с мобильных устройств. Под мобильной печатью подразумевается не только сама печать с мобильных устройств, но и удаленная печать (печать по требованию, Pull Printing), а также поддержка мобильных устройств в рамках проектов аутсорсинга печати.

Как отмечает Михаил Корчагин, руководитель группы консалтинга Canon в России, во многих компаниях есть сотрудники без закрепленного рабочего места или посетители. Первые могут постоянно переходить из офиса в офис, сталкиваясь с разными пропускными системами, различными настройками сервисов, подсетями. В такой ситуации удобно иметь удаленный доступ к печати и сканированию. У гостей компании может возникнуть необходимость распечатать билет, командировочное удостоверение, документы на подписание, раздаточные материалы. Может и, наоборот, появиться потребность передать подобные документы в электронном виде.

В этих ситуациях мобильная печать не только повышает уровень производительности, но и способствует росту лояльности и улучшению репутации компании. Организация данных сервисов связана с техническими особенностями оборудования или программных комплексов.

Олимпийское решение

Пожалуй, одним из наиболее показательных проектов, реализующих современные возможности копировально-множительной техники, стал сервис печати, копирования и сканирования, построенный оргкомитетом Сочи-2014 при помощи «Ай-Теко». Построенное решение дало сотрудникам оргкомитета игр и представителям СМИ возможность осуществлять так называемую отложенную печать. Эта технология подразумевает получение отправленных на печать документов на любом из принтеров после авторизации. Помимо социальной значимости проекта, впечатляет его масштаб: сеть печатающих устройств составила более 70 принтеров, а сервисом воспользовались около 20 тыс. журналистов и сотрудников оргкомитета. «Боевые испытания» сервиса проходили в течение 2013 года в рамках различных международных турниров, проведенных в Сочи.

Реализованная система отложенной печати состоит из подсистем офисной и мобильной печати. Первая позволяет печатать и забирать документ на любом удобном сетевом принтере, авторизовавшись на нем либо по PIN-коду, либо с помощью RFID-метки аккредитационного удостоверения. При этом ведется полный учет объемов и стоимости печати.

С помощью подсистемы мобильной печати, внедренной в двух медиа-центрах, деревнях проживания атлетов, транспортных хабах и на всех спортивных объектах, журналисты могли распечатывать документы с любых устройств, будь то ноутбук, планшет, телефон. Решение дает возможность отправлять документы на печать, пересылая их на электронный почтовый ящик или направляя через веб-портал без какой-либо настройки устройств.

Для системы управления печатью использовалось решение Ysoft SafeQ. В ходе проекта были спроектированы и реализованы отказоустойчивые кластеры, а также организована круглосуточная поддержка, чтобы обеспечить бесперебойную работу всех задействованных единиц техники. Он оказался весьма сложным с точки зрения управления: необходимо было обеспечить работоспособность сервиса печати в условиях территориально распределенной структуры, многие объекты которой были введены в эксплуатацию совсем недавно. Важно было четко организовать логистику и «укомплектовать» проект необходимым количеством квалифицированных сотрудников, организовать взаимодействие специалистов, обеспечивавших работоспособность оргтехники непосредственно на объектах.

Использование аутсорсинга позволило оргкомитету Сочи-2014 не думать об обслуживании и ремонте техники, обеспечении расходными материалами и настройке печати пользователей. Если бы реализация всех этих задач была запланирована собственными силами, пришлось бы вложить немало ресурсов и времени в подбор, подготовку, обучение персонала. По оценкам экспертов, применение системы отложенной печати позволило сэкономить более 80% того объема затрат, который понес бы бюджет Игр при применении традиционных способов организации печати в массовых мероприятиях.

«Печать с мобильных устройств становится все более востребованной», — констатирует Тарас Бажан, менеджер по продукту компании «Xerox Россия». Компании при выборе решений придают особое значение тому, в какой степени они соответствуют принципам корпоративной мобильности. Поставщики вынуждены уделять внимание реализации этой технологии в своих продуктах.

Конечно, потребность в мобильной печати зависит от специфики бизнеса. По мнению Корчагина, в некоторых отраслях (например, в страховых компаниях) возможность печати и сканирования документов через смартфоны и планшеты становится обязательным условием для нормального функционирования бизнеса. Для подготовки документов страховые агенты зачастую вообще не пользуются ноутбуком, так как все операции можно совершить с помощью мобильных устройств.

Но даже в тех отраслях, где мобильная печать не является первой необходимостью, такой расширенный функционал принтеров и МФУ все равно позволяет существенно облегчить жизнь сотрудникам, которые получают возможность полноценно работать с документами при помощи мобильных гаджетов. Кроме того, мобильная печать в современных офисных устройствах чаще всего является базовым функционалом и не требует значительных дополнительных расходов.

Мобильные технологии пользуются наибольшим спросом в организациях с развитой сетью отделений и филиалов, а также в случаях, когда в штате компании есть много сотрудников, чьи обязанности тесно связаны с деловыми поездками и работой вне офиса. Как подчеркивает Бажан, такие решения позволяют не только увеличить производительность и мобильность персонала, но и расширить границы офиса за счет возможностей удаленной работы. В последнее время востребованность мобильной печати устойчиво растет, поэтому при построении офисной инфраструктуры поддержка этой функции считается большим преимуществом. Это особенно актуально для современных динамично развивающихся компаний, а также для финансовых организаций, образовательных и государственных учреждений.

С ростом популярности мобильных технологий практически все производители многофункциональных устройств объявили о запуске приложений, позволяющих производить печать с мобильных устройств удаленно от корпоративной сети и собственно устройств вывода: Xerox Mobile Print, Canon Mobile Printing, HP ePrint и т. п. Существуют и специализированные решения: SafeCom Mobile Print, Ringdale FollowMe Printing, EFI PrintMe Mobile. Аналогичные решения разработаны для мобильного сканирования.

Технически все работает достаточно просто: документ отправляется на специальный ящик электронной почты, закрепленный за устройством печати, и оттуда уходит на бумагу. Таким же образом возможно организовать и гостевую печать. Не печатать различный спам из такого общедоступного ящика помогают всевозможные системы авторизации сотрудников или устройств. Дополнительными, но от этого не менее важными функциями решений мобильной печати становятся учет использования копировально-множительной техники и оптимизация затрат на ее обслуживание.

Не в ущерб безопасности

Конечно, мобильные технологии имеют свои особенности, которые заставляют выделять их в отдельный класс решений. «Производители мобильных устройств зачастую фокусируются на своей платформе и решении «перво­очередных» задач, тогда как функции печати и сканирования ложатся уже на плечи производителей решений в данной конкретной области», — говорит Корчагин. Эта нестыковка может вызывать целый ряд ограничений как в функциях, так и в эксплуатации смартфонов и планшетов в целом.

Кроме того, возникают и традиционные проблемы, связанные с безопасностью. С одной стороны, это связано с проблемой контроля беспроводных каналов передачи данных и предотвращения несанкционированного под­ключения к ним. С другой стороны, при внедрении концепции BYOD сотрудники ИТ-отделов сталкиваются с необходимостью интеграции в корпоративную инфраструктуру множества портативных устройств, которые работают на разных платформах и обладают разными техническими характеристиками. Все это делает особенно актуальными вопросы поддержки мобильных сотрудников и защиты передаваемой ими информации.

Тем не менее с точки зрения безо­пасности документооборота говорить о возникновении новой, «мобильной» дыры было бы некорректно. «Всегда есть вероятность того, что конфиденциальные документы сфотографируют на камеру или телефон. Тот факт, что вместо простого изображения у преступника будет удобный ему формат с распознанным текстом, ситуации не изменит», — уверен Корчагин.

Если же говорить об информационной безопасности в целом, то, конечно же, интеграция мобильных устройств требует дополнительных мер и инструментов. Одно дело, если печать выполняет внутренний сотрудник с сертифицированного компанией мобильного устройства по определенному алгоритму и с определенными настройками. Совсем другое, если это посетитель с неизвестным устройством и неизвестными файлами.

Разумеется, производители печатных и сканирующих решений всегда предлагают свои услуги по анализу инфраструктуры и рисков, связанных с мобильностью.

Как отмечает Бажан, использование возможностей мобильной печати и сканирования ставит новые проблемы перед ИТ-отделами компаний. Выстроить надежную систему информационной безопасности в таких условиях помогают инструменты для централизованного контроля периферийного оборудования и управления правами доступа. Например, достаточно известное на российском рынке решение Ysoft SafeQ позволяет избежать нецелевой эксплуатации аппаратов и более эффективно распределять среди них печатные потоки, регулируя доступ пользователей, в том числе и мобильных, к тем или иным функциям.