«КЭС-Холдинг» (ЗАО «Комплексные энергетические системы») является крупнейшей российской частной компанией, работающей в сфере электроэнергетики и теплоснабжения. В холдинг входит огромное число подразделений, обменивающихся между собой документами, так как все специфические функции выделены в отдельные юридические лица. Компании распределены по 16 регионам страны. Обмен внутренней документацией между юридическими лицами холдинга, согласование документов в такой ситуации вызывают большие сложности, в том числе и у сервисной компании по ведению бухгалтерского и налогового учета «Учетно-финансовый сервис» (УФС). Все документы передаются в бумажном виде на огромные расстояния, что не только обходится дорого, но и влияет отрицательно на оперативность и эффективность работы компании, а это может повлечь финансовые потери всего холдинга. Внедрение юридически значимого электронного документооборота между юридическими лицами холдинга должно было обеспечить оперативный обмен документами, сократить сроки закрытия бухгалтерской отчетности до одного дня, а значит, и вовремя возместить вычет по НДС.

В чем соль

Сегодня в России насчитывается порядка двух миллионов бизнесов, каждый месяц получающих счета за электроэнергию. Законодательство по электронному юридически значимому документообороту (ЭДО) уже полностью сформировано и позволяет обмениваться всеми документами в электронном виде. Однако энергетические компании испытывают сложности при переходе на ЭДО из-за особенностей обмена электронными счетами-фактурами. Несмотря на это, они уже сегодня решают с помощью электронных документов самые разные проблемы.

Дмитрий Капралов, начальник информационно-аналитического управления компании «Учетно-финансовый сервис», «КЭС-Холдинг»

Дмитрий Капралов, начальник информационно-аналитического управления компании «Учетно-финансовый сервис», «КЭС-Холдинг», D.Kapralov@ies-holding.com

Особенности

Специфика внешнего документооборота энергетических компаний в том, что энергетики являются генераторами существенного трафика. Обеспечивая электроэнергией множество физических и юридических лиц, зачастую распределенных по всей России, они тратят огромные средства на ежемесячные оформление, печать и доставку закрывающих бумажных документов за оказанные услуги (обычно это счет, детализация счета, акт и счет-фактура). Документы могут идти до клиентов продолжительное время. В тех же случаях, когда все контрагенты энергетика находятся в пределах одного города и имеют возможность посетить офис компании, чтобы получить документы «лично в руки», возникает другая проблема — огромные очереди в первых числах каждого месяца.

Так как электронные документы, подписанные электронной подписью, являются оригиналами и через оператора электронного юридически значимого документооборота (ЭДО) могут быть переданы за несколько секунд в другой конец страны, переход на ЭДО позволяет не только сократить «бумажные издержки», но и повысить эффективность взаимодействия с клиентами.

Однако в связи с особенностями обмена электронными счетами-фактурами и существующим законодательством по возмещению вычета по НДС многие компании не хотят переходить на электронное взаимодействие со своими поставщиками энергии. В особенности крупные холдинги и производственные предприятия. У таких клиентов ежемесячные затраты на электроэнергию составляют существенные суммы. В конце каждого месяца энергетики оценивают объем оказанных услуг и выставляют клиенту счет для оплаты. Затем в первой половине следующего месяца происходит перерасчет и выставляется окончательный счет-фактура, который и будет служить основанием для заявления вычета по НДС. Так как заявить вычет можно только по счетам-фактурам, фактически полученным в текущем квартале, то в первый квартал пользования электроэнергией клиенту энергетической компании приходится платить за три последних месяца, а получать вычет за два. В итоге возникает финансовая яма. Энергетики решают проблему двумя способами: выставляют либо авансовые счета-фактуры, либо корректировки следующим месяцем. Однако они довольно трудозатратны, поэтому на практике компании чаще всего идут в обход законодательства и выставляют счета-фактуры «задним числом». А так как, согласно порядку обмена электронными счетами-фактурами, утвержденному Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н, оператор ЭДО обязан фиксировать дату выставления документа, выставить электронный счет-фактуру «задним числом» не получится. Поэтому многие компании просто не решаются переходить на электронный документооборот с энергетическими компаниями.

Решение от КЭС

Компания УФС была создана несколько лет назад с целью вынести услуги по ведению бухгалтерского учета и расчету заработной платы для всего холдинга за рамки остальных предприятий. «УФС» выставляет комплекты закрывающих документов (акты и счета-фактуры) всем компаниям внутри холдинга за оказанные услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета, получает от остальных сервисных компаний холдинга закрывающие документы за транспортные услуги, услуги по договорам управления и т. п. Основной объем документооборота составляют, конечно же, исходящие документы. Ответственный за выставление документов бухгалтер компании в конце каждого месяца формирует документы реализации, которые затем проходят через все ответственные лица для согласования и финального подписания генеральным директором компании.

После того как с помощью унификации процессов движения документов, системы распределенного сканирования и внутренней СЭД было централизовано более сотни обособленных бухгалтерских подразделений УФС в три основных центра в Москве, Нижнем Новгороде и Екатеринбурге, компания решила пойти дальше и не только автоматизировать учет бухгалтерских документов, но и максимально ускорить и удешевить весь процесс документооборота. Поэтому в апреле 2013 года было принято решение о внедрении электронного юридически значимого документооборота. Переход на ЭДО полностью поддерживается руководством всех структур холдинга, так как это не только выгодно, но и позволяет оптимизировать сопряженные бизнес-процессы.

При выборе оператора ЭДО УФС приняла во внимание, что уже более шести лет 95% юридических лиц холдинга сдают электронную отчетность через систему «Контур-Экстерн» и пользуются сертификатами электронных подписей удостоверяющего центра оператора «СКБ Контур». К тому же внутренний бухгалтерский учет холдинга ведется в соответствии с корпоративной политикой по общим принципам для всех компаний, и одним из таких принципов является максимальное соответствие учетных систем типовым конфигурациям. В холдинге две корпоративные системы — SAP и «1С:Бухгалтерия 8.2», которая используется во всех компаниях, кроме крупных генерирующих. Поскольку у «СКБ Контур» для типовых конфигураций «1С» существует готовое, устанавливаемое как внешняя обработка, интеграционное коробочное решение, не изменяющее конфигурацию учетной системы и не требующее никаких дополнительных доработок, была выбрана система «Диадок».

Первый обмен комплектами закрывающих документов по встречным услугам с одной из сервисных компаний холдинга был проведен уже в апреле 2013 года. Затем началось массовое подключение к системе остальных компаний, и на сегодняшний день московский офис УФС обменивается документами по услугам со всеми внутренними сервисными компаниями исключительно в электронном виде.

Эффекты

Перевод документооборота с компаниями холдинга в Москве в электронный вид изменил этапы бизнес-процессов незначительно, однако они существенно ускорились. Это одно из основных достижений. Если ранее процесс согласования внутри компании по всем ответственным лицам занимал до нескольких недель, то сейчас процедура подписания электронных документов завершается в течение одного рабочего дня. Бухгалтерии больше не приходится дожидаться закрывающих документов, что позволяет оперативно отразить расходы и сократить сроки закрытия бухгалтерской отчетности до одного дня, а значит, и вовремя возместить вычет по НДС. Увеличилась и прозрачность документооборота: всю информацию по ведению бухгалтерии руководство может получать в режиме реального времени и, следовательно, оперативно и обоснованно принимать управленческие решения. Кроме того, прежде простая транспортировка бумажных документов между кабинетами и ответственными людьми обходилась компании приблизительно в 200 руб., теперь электронное согласование и подписание документов по существующим тарифам обходится в среднем в 25 руб.

Клиентами «КЭС-Холдинга» являются более 14 млн физических лиц и более 160 тыс. юридических лиц. На сегодняшний день о сроках перевода документооборота с ними в электронный вид компания не говорит: в условиях нынешнего законодательства ЭДО может сулить их клиентам неудобства, связанные с невозможностью получить налоговый вычет в полном размере. В 2013 году в ФНС уже устранили некоторые ограничения, вызывающие сложности при обмене и представлении счетов-фактур, книг покупок и продаж и журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур. Была доработана и схема проверки файла электронного счета-фактуры: в документе теперь возможно указывать цену с точностью до 11 знаков после запятой. По сообщению специалистов «СКБ Контур», Агентство стратегических инициатив подготовило «дорожную карту», в которой уже в 2014 году запланировано решение вопроса выставления счета-фактуры «задним числом». Как только проблема «заднего числа» будет решена на законодательном уровне, холдинг будет полностью готов к массовому переводу всех своих внешних контрагентов на электронное взаимодействие.

В связи с большим объемом внутренней документации в «КЭС-Холдинге» считают, что перевод внутреннего документооборота в электронный вид стал первым этапом глобальной оптимизации бизнеса.